Resmi Yazışma Kuralları..Yazının Gönderileceği Makam

5 Yazının Gönderileceği Makam

Resmî yazıların gönderileceği “makam”la ilgili hususlara, Esasların 10 uncu maddesinde yer verilmiş ve yeterli açıklama yapılmıştır

Ancak, gerek Bakanlığımız merkez birimlerinin birbirleriyle, gerekse taşra teşkilâtının merkez birimleriyle yaptığı yazışmalarda; yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilememesinin zaman ve kırtasiye israfına neden olduğu sıkça rastlanan bir durumdur

Yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilebilmesi herşeyden önce, yukarıda “1 - Yöneticilerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları” bölümünde değinildiği gibi hangi türdeki iş ve işlemlerin hangi birimlerce yürütüldüğünün belirlendiği mevzuatın çok iyi bilinmesini gerektirir

Dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da Bakanlığımız merkez teşkilâtı birimlerinden gönderilen ve sonucundan bilgi ve belge istenilen genelge, genel açıklama veya münferit yazıların cevabının hangi birim veya makama bilgi verileceğinin tespitidir

Özellikle bazı genelge veya genel açıklama türündeki yazılarda, yazıyı kaleme alan birimce, sonucundan bir başka birime bilgi ve belge gönderilmesi istenildiği halde bilgi veya belgelerin yazıyı kaleme alan birime gönderildiği görülmektedir Bu nedenle bu tür uygulamalara meydan verilmeyecektir

Konuyu örnekle açıklama gerekirse, öğretmenlerimizin yer değiştirme suretiyle atanma esas ve usullerini belirleyen Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün 12/1/1994 gün ve 2014MEVDBŞKMPlnŞb94/114-5280 (1994/5) sayılı genelgesinde yer değiştirme işlemlerine yönelik bilgi ve belgelerin branşlar itibariyle tasnifinin yapılarak genelgenin mevzuat dairesinden çıktığı dikkate alınarak bu daireye değil ayrı ayrı üst yazılarla Personel Genel Müdürlüğü'nün ilgili atama dairesi başkanlıklarına gönderilmesi gerekmektedir

Yani, matematik öğretmenleri ile ilgili bilgi ve belgelerin gönderildiği yazıda genelge ilgi tutulmakla beraber yazının gönderileceği makam bölümünün;

MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA

(Personal Genel Müdürlüğü Matematik - Fen Grubu

Atama Dairesi Başkanlığı)

şeklinde yazılması, yazının doğrudan ilgili birimine gitmesini kolaylaştıracaktır

Merkez teşkilâtı birimlerince, taşra teşkilâtına gönderilen yazıların makam kısmına “ VALİLİĞİNE” ifadesi kullanıldığı bilinen bir durumdur

İlgili birim amirince özellikle valilik makamınca görülmesinde yarar olduğu tespit edilen yazılar dışında, bilgi ve belge akışının daha da hızlandırılması bakımından yazının gideceği makam kısmı;

VALİLİĞİNE

(İl Millî Eğitim Müdürlüğü)

şeklinde düzenlenebilecektir

Başbakanlığa doğrudan gönderilecek yazılarda sadece “BAŞBAKANLIĞA” başlığı kullanılacak, bu başlık altında parantez içinde alt birim belirlenmeyecektir

Başbakanlığa bağlı olup, görev dağılımında Devlet Bakanlıklarına bağlanan kurumlara gönderilecek yazıların özelliğine göre gönderilecek makam aşağıda verilen örneklere uygun olarak yazılacaktır

ÖRNEK 1

DEVLET BAKANLIĞINA

(Sn Aykon DOĞAN)

ÖRNEK 2

DEVLET BAKANLIĞINA

(Devlet Personel Başkanlığı)

Diğer bakanlıklara gönderilecek yazılarda ise mümkün olduğu kadar ilgili Bakanlığın adının altında parantez içinde alt birim belirlemesi yapılacaktır

ÖRNEK 3

MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA

(Personel Genel Müdürlüğü)
Ayrıca, resmî ve özel ayrımı yapılmaksızın kişilere gönderilecek yazılarda isimden önce “Sayın” ifadesi kullanılacaktır