Muhasebe Belgeleri

Muhasebenin temel kavramlarından birisi tarafsızlık ve belgelendirme kavramı olup bu kavram, muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş objektif belgelere dayandırılması ve muhasebe kayıtlarına esas alınacak yöntemlerin seçilmesinde tarafsız ve ön yargısız davranılmasını gerektirir Bu kavram çerçevesinde muhasebe belgesi veya kısaca belge; gerçekleşen bir işlemi kişi, yer, zaman, nitelik ve nicelik gibi açılardan saptayan, tanıtlayan ve kanıtlayan yazılı bir nesne olarak tanımlanabilir Muhasebede yapılan her kayıt yazılı bir belgeye dayanmak zorundadır Çünkü, belgenin olmadığı yerde muhasebe son bulur Belge, hesaplara yapılan kayıtlar arasında organik bağlantıyı sağlar Onun içindir ki, belge muhasebenin temel taşıdır İşletmedeki mali karakterli olayların iş akışları doğal ve yapay belgelerle sağlanır Doğal belgeler kanun hükümleriyle, yapay belgeler ise, genellikle isteğe bağlı olarak düzenlenirlerdışarıdan işletmeye ve işletmeden dışarıya olan iş akışları doğal belgelerle, işletme içinde oluşan olaylar ise, yapay belgeler ile sağlanır Doğal belgelerde bulunması gereken hususlar ilgili kanunlarda belirtilmiştir Belirtilen hususlara uyulmaması halinde belgenin doğal niteliği kaybolur Doğal belgeler karşılıklı ilişkiler dolayısıyla düzenlendiklerinden en az iki suret olarak düzenlenmelidirler Çünkü, bu belgeler her iki tarafça da kaydedilmektedir Muhasebe defterlerine yapılan her kaydın mutlaka, işlemin gerçek durumunu yansıtan, usulüne uygun olarak düzenlenmiş ve işletme ile ilgili tüm finansal bilgi kullanıcılarına karşı ispat edici özelliği olan objektif bir belgeye dayandırılması gerekir Ülkemizde muhasebe belgeleri ve bu belgelerin düzenlenme koşul ve esasları başta vergi kanunları olmak üzere Türk Ticaret Kanunu ve sermaye piyasası mevzuatında ayrıntılı bir şekilde düzenlenmiş bulunmaktadır Bu yasal düzenlemeler kapsamında, işletmelerin düzenlemek zorunda oldukları belli başlı muhasebe belgelerini açıklamadan önce aşağıda belge türleri ve belgeleme ilkeleri açıklanmıştır


B)Belge türleri Muhasebe işlemlerinin dayanağı olan belgeleri şu şekilde ayırıma tabi tutmak mümkündür:
Ba) Oluşumuna göre muhasebe belgeleri Bb) İşletmedeki değişik işlevlerine göre muhasebe belgeleri Bc) Çeşitli yasalara göre düzenlenen muhasebe belgeleri Ba) Oluşumuna göre muhasebe belgeleri

Belgeler oluşumlarına göre; doğal belgeler ve yapay belgeler olmak üzere ikiye ayrılır 1)Doğal muhasebe belgeleri: Ticari işlemler sonucunda kendiliğinden oluşan muhasebe belgelerine doğal belgeler denilmektedir İşletmede kullanılan belgelerin büyük bir bölümünü doğal belgeler oluşturmaktadır Doğal belgelerin türleri de çoktur Bu nedenle doğal belgeleri düzenlendikleri işlemlere göre aşağıdaki gibi sınıflandırabiliriz: Alışlara ait belgeler: Mal ve hizmet satın alınması ile ilgili belgelerdir Bu belgelerin başında fatura gelir Ancak, bazı durmlarda örneğin müstahsilden satın alınan mallar için fatura alınması mümkün olmayabilir Bu tür mal alımları için fatura yerine geçen bir belge türü olan müstahsil makbuzu düzenlenir

Satışlara ait belgeler: Mal ve hizmet satışlarını belgelendirmek için düzenlenen belgelerdir Bu belgelerin de başında fatura gelmektedir Satış faturası genellikle toptan satışlar için düzenlenmektedir İşletmede gerçekleşen perakende satışlar için fatura yerine geçen perakende satış vesikaları düzenlenir

Giderlere ait belgeler: Elektrik, su, telefon, seyahat, ücret gibi giderler yapıldıkça alınan belgelerdir Bu belgelerin de başında fatura gelmektedir Ancak, avukat, mali müşavir gibi serbest meslek erbabına yaptırılan işler için bunlara yapılan ödemeler sırasında alınan serbest meslek makbuzu da bir gider belgesidir Ayrıca, hamala, gündelikçi gibi belge düzenlemesi mümkün olmayan kişilere yaptırılan işler için işletme tarafından düzenlenen gider pusulası diğer bir gider belgesidir Bunların dışında, mükelleflerin işyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek üzere satın aldıkları kanuni haddi aşmayan mal ve hizmet alımları için düzenlenen perakende satış fişi veya yazar kasa fişleri de gider belgesi olarak kabul edilmektedir

Tahsil ve ödeme belgeleri: Kayıtlarda yer alan bir alacağın para veya para yerine geçen araçlarla tahsil edilmesi veya bir borcun yine para veya para yerine geçen araçlarla ödenmesi için düzenlenen belgelerdir İşletme alacağını karşı taraftan; nakit veya çek olarak tahsil ederken kasa tahsil makbuzu düzenler; alacağına karşılık senet almış ise senet giriş bordrosu düzenler Defter tutan tüccarlar arasında, bir taraf için tahsil makbuzu karşı taraf için ödeme makbuzudur Ancak bazı durumlarda parayı veya çeki tahsil eden tarafın defter tutmaması nedeniyle tahsil makbuzu düzenlemesi mümkün değildir Bu gibi hallerde tüccarın borçları için ödeme yaparken nakit veya çek ile yaptığı ödemeler için kasa ödeme makbuzu düzenleyerek, ödemeyi yaptığı tarafa imzalatıp muhafaza etmesi gerekir Ödemenin senet ile yapılması halinde senet çıkış bordrosu düzenlenir

Mahsup belgeleri: Hesaba geçirme belgeleri olarak da adlandırılan bu belgeler, para ve para yerine geçen ödeme araçları tarafından kullanılmaktadır Örneğin , bir bankanın bir işletmeyi neden belirterek borçlandırılması halinde bu işlem için bir borç dekontu düzenlenir Diğer yandan, bankanın işletmeyi yine bir neden belirterek alacaklandırması halinde bu kez alacak dekontu düzenlenir

Diğer doğal belgeler: Bu tür belgeler yukarıda sayılan gruplarda yer almayan belgelerdir Bu belgelere şu örnekler verilebilir: vergi daireleri, sosyal sigortalar, ticaret ve sanayi odaları, PTT ve diğer resmi dairelere yapılan ödemeler sonucu alınan makbuz ve belgeler, takdir komisyonu kararları, mahkeme kararları, muhabere evrakı, sözleşmeler, taahhüt ve kefalet yazıları vb

2)Yapay muhasebe belgeleri: Doğal belge düzenlenmesi zorunlu olmayan işlemler için işletme içinde düzenlenen, muhasebe kaydına esas alınan belgelerdir Yapay belgeler, doğal belgelere göre türce ve sayıca daha azdır Çünkü kural olarak, doğal belgesi olmayan işlemler için yapay belge düzenlenir Yapay belgeleri düzenlendikleri işlemleri esas alarak aşağıdaki gibi sınıflandırabiliriz

Giderlere ilişkin yapay belgeler: Bazı giderler için belge alınması çok zor veya imkansızsız olabilir İşte ilgili dolmuş ücreti, vapur ücreti, tren ücreti gibi giderler bunlara örnek olarak verilebilir Ancak yine de bu gibi hallerde, gideri yapan kişi, bunların açıklamalı bir listesini yaparak imzalar Bu belgeye gider listesi adı verilmektedir Bu gider listesi, giderlere ilişkin bir yapay belgedir Giderlere ilişkin diğer bir yapay belge türü de, işte ilgili olmak şartıyla verilen harcırahlar (yolculuklar) için düzenlenen harcırah beyannamesidir


Envanterle ilgili yapay belgeler: Dönem sonu envanter çalışmalarına dayanak olmak üzere düzenlenen belgelerdir Bu tür belgelere şu örnekleri verebiliriz: Mal sayım cetvelleri, amortisman hesaplama tabloları, yeniden değerleme tabloları, gelecek yıllara ve aylara ait giderlerin hesaplama çalışmaları, gelecek yıllara ve aylara ait gelirlerin hesaplama çalışmaları, gider ve gelir tahakkuklarını hesaplama çalışmaları vb

Maliyet muhasebesi belgeleri: İşletmede gerçekleşen her türlü stok hareketlerini izlemek için düzenlenen belgeler, birer yapay belgedir Bu belgelere şu örnekleri verebiliriz: Hammadde ve malzeme istek fişi, hammadde ve malzeme teslim alma fişi, depodan üretime hammadde ve malzeme çıkış fişi, üretim raporları, ambar fişi, hammadde ve malzeme fişi vb Bb) İşletmedeki değişik işlevlerine göre muhasebe belgeleri İşletmedeki işlevlerine göre muhasebe belgeleri dört gruba ayrılmaktadır

1) Alışlara ait belgeler: Alış faturaları, perakende satış belgeleri gibi,

2) Satışlara ait belgeler: Satış faturaları, perakende satış belgeleri gibi,

3) Giderlere ait belgeler: Serbest meslek makbuzları, gider pusulası, ücret bordrosu gibi,

4) Genel nitelikli belgeler: Ticari mektuplar, kira kontraltoları, banka hesap özetleri gibi Bc) Çeşitli yasalara göre düzenlenen muhasebe belgeleri Ülkemiz uygulamasında ispat edici muhasebe belgelerinin önemli bir bölümü Vergi Usul Kanununda , Türk Ticaret Kanununda ve sermaye piyasası kanunu çerçevesinde çıkarılan sermaye piyasası kurulu tebliğlerinde düzenlenmiş bulunmaktadır Bu kanunlar çerçevesinde düzenlenen başlıca muhasebe belgeleri şunlardır:

1) Vergi Usul Kanununda düzenlenen belgeler: Fatura, sevk irsaliyesi, perakende satış belgeleri, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu, ücret bordrosu, yolcu listeleri, günlük müşteri listeleri, muhabere evrakı ve diğer belgeler

2) Türk Ticaret Kanununda düzenlenen belgeler: Poliçe, bono, çek, hisse senedi, tahvil, emtia senetleri, ordino, konşimento, manifesto, hamule senedi, taşıma senedi

3) Sermaye piyasası mevzuatında düzenlenen belgeler: Sermaye piyasası mevzuatında, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde düzenlenen tüm belgeler ispat edici belgeler olarak aynen kabul edilmiş ancak kamuyu aydınlatma ilkesi çerçevesinde sermaye piyasası faaliyetlerinin özelliği gereği hisse senetleri,tahviller gibi belgeler yeniden düzenlenmiş, bunların yanında aracı kurumlar ve diğer bazı sermaye piyasası yardımcı kurumları için bu kurumlara özgü işlem ve kayıtlarda geçerli olacak yeni bazı belgeler oluşturulmuştur Bu belgelerden özellikle aracı kurumların düzenleyecekleri bazı belgeler şunlardır: menkul kıymet hareket listesi, menkul kıymet dökümü, işlem sonuç formu, emanet giriş fişi, emanet çıkış fişi, menkul kıymet bordrosu, seans takip formu, işlem dağıtım listesi, emir takip formu, kredili işlem-açığa satış ve ödünç işlemleri izleme formları, repo işlem dekontları, aracılık sözleşmeleri

C) Belgeleme ilkeleri Güvenilir bir muhasebe kaydının yapılması bakımından bu konudaki literatürde ve uygulamada aşağıda belirtilen bazı ilkeler benimsenmiştir 1) Her kayıt bir belgeye dayandırılmalıdır 2) Karışıklığı ve mükerrerliği önlemek için bir kaydın dayandığı belge kesin olarak belirlenmelidir 3) Belgeler üzerinde yazılı bilgiler okunmaz hale getirilmemeli, gerekli düzeltme parafe edilerek gösterilmelidir 4)Muhasebe kaydından sonra belge üzerine işaret konularak belgenin kayda geçmemesi ve mükerrer olarak kayda geçmesi önlenmelidir 5)Aynı işlemin fazla olması halinde toplu bir belge düzenlenerek rasyonel çalışma düzeni sağlanmalıdır 6)Belgeler ile ilgili işlemlerde kolaylık sağlanması ve hataların önlenebilmesi için belgeler farklı renklerde bastırılmalı, seri ve sıra numarası dahilinde teselsül ettirilerek, tasnifli ve kolayca erişilebilecek şekilde arşivlenmelidir 7)Tüm belgeler düzenleyen, kontrol eden ve onaylayan yetkili kimseler tarafından imza ve parafe edilmelidir