Karar Defteri

Hükmi şahıs olan tacirler tarafından tutulan karar defteri gerek genel kurul veya ortaklar kurulu, gerekse idere meclisi tarafından görüşmeler sonucunda verilen kararlarda toplantıda hazır bulunan üyelerin adları ve soyadları ve toplantı günü ile beyan edilen oy ve görüşmelerin tam bir şekilde bilinmesi için tutulan defterdir Bu deftere kararlar veya varsa diğer konularda işlenir ve kararların altına imza koymaya yetkili olanlar tarafından imzalanır
Genel kurul karar defterine kayıt edilecek hususlar şöyledir:
• Genel kurulda alınan kararlar,
• Genel kurulda hazır bulunan üyelerin adları ve soyadları,
• Toplantı günü
• Toplantıda beyan edilen rey ve müzakerelerin tam bir surette bilinmesi için diğer gerekli olan hususlar,
• Kararların altına şirket namına imza koymaya yetkili olanlar tarafından imzalanması,
• Hükümet komserinin defteri imzalaması
Genel kurul defterinin işlenmesi ise, tutanakların doğrudan doğruya görüşmeler sırasında karar defterine el ile yazılması, önce karar defterine yazılmayarak imzalanmış asıllardan buraya el yazısıyla geçirilmesi, görüşmelerin doğrudan doğruya daktilo ile yazılması ve bunların karar defterine yapıştırılması ve bu daktilo edilmiş sayfaların karar defterine yapıştırılması şeklinde olur
Yönetim kurulu karar defterinin şeklide genel kurul karar defterinin şekli gibidir Yani bu defterlerde ciltli, noterden tasdikli ve sayfalarının da sıra numaralı olması gerekmektedir
Yönetim kurulu karar defterine geçirilecek şu hususlara dikkat edilmesi gerekir;
• Toplantı tarih ve sıra numarası,
• Toplantıda hazır bulunan ve bulunmayan üyelerin isimleri,
• Özürlü olarak gelemeyen üyelerin toplantı tutanağında gösterilmesi,
• Gündemin yönetim kurulu karar defterine geçirilmesi,
• Görüşmelerin ve kararların yönetim kurulu karar defterine kaydedilmesi,
• Kararların imzalanması
Yönetim kurulu toplantı tutanakları ise karar defterine şöyle kaydedilir Bunlardan birinci usul, yönetim kurulu görüşme ve kararlarının bir yönetim kurulu üyesi tarafından veya yönetim kurulu üyeleri dışında görevlendirilecek biri tarafından deftere geçirilerek altının toplantı sırasında toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanmasıdır
İkinci, toplantıya ait tutanaklar toplantı sırasında kağıtlara yazıldıktan sonra bu kağıtların imzalanması, devamında aslına sağdık kalarak ifade bozuklukları ve şekil hataları giderildikten sonra karar defterine yine el yazısıyla geçirilip, altının tutanağı imzalayanlarca imzalanmasıdır
Üçüncü ise, toplantı sırasında mevcut üyelerce imzalanan tutanağın daktilo ile gerekli düzeltmeler yapılarak yeniden yazılmasından sonra, bunun yine aynı üyeler tarafından imzalanmasını müteakip karar defterine koparılamayacak veya değiştirilemeyecek şekilde yapıştırılmasıdır Bu durumda, deftere yapıştırılan tutanak kağıtlarının köşelerine şirket kaşesinin basılması uygun olacaktır