Prizma Sistem Entegre Muhasebe Entegrasyonu Programı'nın Amacı

Prizma Sistem Entegre Muhasebe Entegrasyonu Programı'nın Amacı
Prizma Sistem Entegre Muhasebe Entegrasyonu Programı'nın Amacı

Prizma Sistem Entegre
Muhasebe Entegrasyonu Programı'nın amacı, stok/faturalama programı, çek/senet programı ve cari hesap programı ile girilmiş hareketlerin istenildiği zaman genel muhasebe programına aktarılmasıdır Program bunu gerçekleştirebilmek için başlangıç olarak kullanıcıdan cari hesap kodlarına, stok kartlarına karşılık gelen muhasebe hesaplarının ve KDV, çek ve senet hesaplarının tanımlanmasını ister Bu tanımlamalar bir kez yapıldıktan sonra entegrasyon işlemleri tümüyle otomatik olarak gerçekleşir I - Ön Tanımlar
Yukarıda sözedilen ön tanımlar için program ana menüsündeki entegrasyon ön tanımları seçeneği kullanılır Bu seçenek altında cari hesap/muhasebe, çek- senet/muhasebe, stok-fatura/muhasebe ilişkileri kurulur
I 1 - Cari Hesap/Muhasebe Ön Tanımları
Dağıtım ve Tablo olmak üzere İki şekilde gerçekleştirilebi-lir Cari hesap programında her hesaba karşılık bir muhasebe hesap kodu yok ve belirli cari hesap gruplarına karşılık tek bir muhasebe hesabı var ise, cari hesap kodlarına karşılık gelen muhasebe kodlarının tanımı, dağıtım ile aksi halde, tablo ile tanımı yapılır
I 1 1 - Dağıtım
Karşınıza gelen cari/muhasebe kod dağıtım işlemleri parametreleri tanımlanarak belli özellikteki cari hesaplara karşılık olan muhasebe hesap kodu belirlenir Örneğin, cari hesaplarda müşterilerin cari hesap özel kodu "M" olarak tanımlanmış ise ve müşteriler için muhasebe hesap planınızda "2001" müşteriler hesabı ise, dağıtım parametrelerinde işleme girecek özel kodlara "M", genel muhasebe hesap koduna da "2001" yazılarak dağıtım işlemi gerçekleştirilir Bu şekilde cari hesaplardaki "M" özel kodlu tüm hesaplar, genel muhasebedeki "2001" hesabına bağlanmış olur Dağıtımda sadece özel kodla değil, cari hesap kodu aralığı seçimi ile de tanımlamalar yapılabilir Ekle/Sil/Değiştir seçeneği ile daha önceki tanımlar silinebilir, değiştirilebilir ya da bu tanımlamalara yenileri eklenebilir
I 1 2 - Tablo
Her cari hesaba karşılık bir muhasebe kodu olduğunda, cari muhasebe ilişkilerini kurmak için kullanılır Seçildiğinde cari hesaptaki bütün hesapların kod ve adları ekrana gelir, bu hesaplara karşılık gelen muhasebe hesap kodları kullanıcı tarafından doldurularak tanımlanmış olur Yanlış tanımlamalar her zaman düzeltilebilir, değiştirilebilir
I 2 - Çek-Senet / Muhasebe Ön Tanımları
Çek-Senet programından girilerek oluşmuş çek ve senet hareketlerinin muhasebe fişlerine aktarılabilmesi için yapılması gerekli tanımlardır Seçildiğinde proram bizden alacak çeklerinin, alacak senetlerinin, keşide çeklerinin ve borç senetlerinin genel muhasebe programındaki hesap kodlarını ister
I 3 - Stok - Fatura / Muhasebe Ön Tanımları
Giren ve çıkan faturaların muhasebeleşmesi için gerekli tanımlar burada yapılır Bu tanımlar dört ana başlık altında toplanabilir
Mal-Muhasebe
Mal Alış Muhasebe
Mal Satış Muhasebe
Hizmet-Muhasebe
Alınan Hizmetler
Verilen Hizmetler
İskonto-Muhasebe
Bize Yapılan İskontolar (Alış İskontoları)
Bizim Yaptığımız İskontolar (Satış İskontoları) KDV-Muhasebe
Ödenen KDV (Alış KDV'leri)
Alınan KDV (Satış KDV'leri)
I 3 1 - Mal - Muhasebe
Stok programında tanımlanmış her mal kartının ait olduğu mal satış ve mal alış muhasebe hesaplarının tanımlarını yapmakta kullanılır Eğer belli mal gruplarının muhasebedeki mal alış ya da mal satış hesapları aynı ise, dağıtım seçeneği ile, stoktaki her mala karşılık bir satış bir de alış hesapları ayrı ayrı tanımlı ise tablo seçeneği ile gerçekleştirilir Mal alış hesapları ya da mal satış hesapları altında, tablo seçildiğinde stok programında mevcut her malın kodu ve açıklaması ekrana gelir, karşılık muhasebe mal alış hesabı ya da muhasebe mal satış hesabı kullanıcı tarafından tanımlanır Dağıtımda ise yine özel kod ya da mal kodu özelliğine göre belirli grup mallar tek bir mal alış ya da tek bir mal satış hesabına bağlanabilir
I 3 2 - Hizmet - Muhasebe
Alınan hizmetler giriş faturalarındaki hizmet satırlarının içeriklerine göre değişen muhasebe hesaplarının tanımlanmasına, verilen hizmetler ise satış (çıkış) faturalarındaki hizmet satırlarının muhasebe hesaplarının tanımlanmasına olanak verir Her iki durumda da hizmet satırının açıklamasında geçen herhangi bir sözcük ya da sözcük grubu karşılık muhasebe hesabının belirlenmesinde kullanılır Örneğin "3001" bakım gelirleri hesabı ise ve çıkan faturalarda hizmet satırlarında "Tamir", "Bakım" sözcükleri geçiyorsa, bu hizmet satırının bakım giderleri hesabına entegre edilmesini istiyorsak, verilen hizmetler seçeneği altında, iki satırlık bir tanım yapılmalıdır Satırlardan birinde hizmet sütununda "Tamir", hesap no sütununda "3001" , diğer satırda ise hizmet sütununda "Bakım", hesap no sütununda yine "3001" yazılmalıdır Bu şekilde çıkan faturalarda hizmet satırlarında tamir ya da bakım sözcüğü geçtiği vakit bu satır doğrudan 3001 hesabı ile entegre edilecektir Tanımlama sınırı yoktur İstendiği kadar sözcük belirli hesaplara bağlanabilir Aynı sözcüklerin farklı hesaplara bağlanması halinde sonra gelen geçersiz olur Giren faturalardaki hizmet satırlarının da ilgili masraf hesaplarına bağlanması aynı şekilde gerçekleştirilir
I 3 3 - İskonto - Muhasebe Ön Tanımları
Bize yapılan ve bizim yaptığımız iskontoların ilgili hesaplara işlenmesi için kullanılır Tanımlanmadığı durumlarda mal alış, mal satış ve hizmetle ilgili hesaplar eğer faturalarda iskonto yapılmışsa iskontolu halleri ile işlenirler, aksi halde iskontosuz halleri ile işlenip, iskontolar ilgili hesaplarına gönderilir
I 3 4 - KDV - Muhasebe Ön Tanımları
Giren ve çıkan faturalardaki KDV'lerin ilgili KDV hesaplarına işlenebilmesi için yapılması şart olan tanımlardır Seçildiğinde program ödenen ve alınan KDV hesaplarının KDV oranlarına göre tanımlarını bizden ister Tek bir KDV oranı kullanılıyor ise, bu KDV oranının girilerek ödenen (alış) KDV hesabının ve alınan (satış) KDV hesabının kodunun girilmesi yeterlidir Birden fazla KDV oranı sözkonusu ise her KDV oranı için bu işlem ayrı ayrı yapılmalıdır Tüm KDV oranları için aynı muhasebe hesabı kullanılıyor olsa dahi, her KDV oranı ayrı ayrı girilerek aynı muhasebe hesabı ile tanımlanmalıdır
II - Muhasebe Entegrasyonu
Yukarıda bahsedilen ön tanımlar bir kez gerçekleştirildikten sonra stok-fatura, çek-senet ya da cari hesap programları ile girilmiş hareketlerden istenildiği anda muhasebe fişleri oluşturularak genel muhasebe programına işlenmesi mümkün olur Bunu gerçekleştirebilmek için ana menüdeki muhasebe entegrasyonu seçeneği kullanılır Program bizden muhasebeye aktarılacak hareketlerin tarih aralığını, kaç günlük hareketlerin bir fişte toplanacağını, her hareket tipi için ayrı veya tek bir fişte mi toplanacağını, hareketler fişe aktarılmadan önce tek tek onaylanıp onaylanmayacağını, oluşan fişlerin muhasebeye aktarılmadan önce onaylanıp onaylanmayacağını ve bu fişlerin yazıcıdan dökülüp dökülmeyeceğini, hangi cari hesaplar ile ilişkili hareketlerin muhasebeleşeceğini ve fiş oluşturulurken seçilecek hareket tiplerini bize sorar Bu tanımlar yapıldıktan sonra entegrasyona başla komutu ile fişler otomatikman oluşur Eğer hareketlerin tek tek onaylanmasını istemiş isek, hareketi fişe aktarmadan önce onayımızı ister Böylece sadece istenilen hareketler fişe aktarılabilir Bir fiş oluştuktan sonra fişin muhasebeye aktarılmadan önce onayı istenmiş ise, fiş karşımıza gelerek olduğu gibi muhasebeye aktarmamıza veya fiş içine girerek istediğimiz her tür değişikliği yaptıktan sonra muhasebeye aktarmamıza ya da muhasebeye aktarmadan bir sonraki fişe atlamamıza olanak verir Hareketler bir kez entegre edilebilir Bundan sonra ancak muhasebe programı içinde değişiklikler yapılabilir Entegrasyon sırasında entegrasyon için gerekli ön tanımlardan herhangi biri bulunamamışsa program entegrasyonu sürdürür ancak tanımını bulamadığı hesaba aktarması gereken işlemi hata hesabı adı altında özel bir hesaba açıklaması ile aktarır Böylece eksik bir tanımı sonradan yapabilme olanağı doğar ve entegrasyon yarıda kesilmemiş olur
III - Hata Listeleri
Entegrasyon sırasında tanımlanmamış öndeğerler nedeniyle hata hesabına aktarılan işlemlerin listesidir Bu liste sayesinde muhasebe programında düzeltilmesi gereken fiş ve yevmiye satırları belirlenir