Zaman Yönetimi

Sınıfta Zaman Yönetimi

Genellikle öğrenciler derse çalışmak için yeterli zamanı bulamamaktan, öğretmenler ise eğitim programını yetiştirmek için yeterli zamanları olmadığından söz ederler

Öğretmenler sınıflarını yöneterek eğitim programını yetiştirmekten, öğrencilerinin bilgi ve becerilerini geliştirip başarılarını arttırmaktan sorumlu kişiler olarak aslında zamana karşı yarışırlar Bu nedenle sınıfı etkili yönetmek için gerekli olan unsurlardan birisi de sahip olduğumuz öğretim süresini israf etmeden zamanı iyi yönetmektir Okullarda eğitim programını yürütmek için verilen süre sınırlıdır, ve aniden ortaya çıkan beklenmedik bir durum varolan sürenin daha da kısalmasına yol açar

Bunların dışında sınıfta öğretim sürerken de öğretmenler çok değerli ve sınırlı olan ders saatinden zaman ayırmalara yol açan, çalışmayan bir araç, birbirleriyle konuşan ya da başka bir işle uğraşan bir kaç öğrenci, kitabını unutmuş ya da kalemini kaybetmiş aranan bir öğrenci gibi bir çok durumla karşılaşabilirler

Bir öğretmenin bu gibi sorunlarla zaman kaybetmeden başa çıkabilmesi ve zamanı daha etkili kullanabilmesi için yapması gerekenlere ilişkin açıklama, örnek ve önerilere yer verilebilir


Zaman Yönetiminin Önemi
Öğretmenin zamanı dikkatlice kullanması hem öğrencilerin başarısını hem de disiplin problemlerini ortadan kaldırmak açısından oldukça önemlidir Öğrenciler öğrenme fırsatı bulduklarında doğal olarak başarıları artar Başarılı olan öğrencilerin ise motivasyonları artar Zamanı etkili kullanmak sadece öğrenci için değil, öğretmen açısından da fayda sağlar Zamanın etkili kullanımı öğretmeni dağınıklıktan kurtarır, zihinsel ve fiziksel yorgunluğu azaltır

Etkili Zaman Yönetimine Nereden Başlamalıyız?
Etkili zaman yöntemi için kabul etmemiz gereken bazı gerçekler vardır Bunlardan birincisi zaman kaybının aslında bizim hatalarımızdan kaynaklandığıdır İkincisi, zaman kaybına neden oldukları için başkalarını suçlamanın kolay bir yol olduğunu bilmektir Üçüncüsü ise zamanı etkili kullanmak için biraz zaman harcamamız ve elimizdeki zamanı planlamamız gerektiğidir Üçüncü madde de olduğu gibi öğretmenler işlerinin gereği zaten plan yaptıkları için bu konuda daha şanslı sayılabilirler Zaman yöntemi ile ilgili problemleri çözmek için bir öğretmenin yapması gereken işlerin başında daha etkili, daha ayrıntılı planlar yapmak gelir

1Öğrencilerin sınıfa giriş ve çıkışları
Öğrencilere ders zili çalar çalmaz sınıfa girmeleri, yerlerine oturmaları ve verilen etkinlik üzerinde hemen çalışmaya başlamaları öğretilebilir Ancak bunun için öğrenciler sınıfa girdiğinde ne yapacağının öğretmen tarafından belirlenmiş olması ve bunun tahtaya yazılmış ya da tepegöz kullanarak öğrencilerin görebileceği bir yere yansıtmış olması gerekir

2Yoklama, devamsızlık ve geç kalma
Yoklamanın yapılması öğretmenin görevleri arasında yer alan bir iştir Ancak öğrenciler öğretmenin dersin başında yoklama için çok zaman harcadığını ve önemli bir şey yapmadığını düşünürse derse geç kalmayı alışkanlık haline getirebilirler

Yoklama yapılarak devamsızlığı olan öğrenciler belirlenebilir Bunu engellemek için de devamsızlığın nedeni araştırılır Öğrencilerin okulu önemsiz görmesi ve öğretim programının onların ihtiyaçlarına cevap vermemesi de devamsızlığa neden olabilir Bu durumda devamsızlık yapmalarını önlemek için olumlu bir öğrenme ortamı yaratmalı ve öğretim etkinliklerini öğrencilerin ihtiyaçlarına göre düzenlemeliyiz

3Öğrencilerin sınıfta dolaşmaları
Sınıfta dolaşan öğrenciler diğerleriyle konuşarak sınıfta karmaşa yaratırlar Gelişim özellikleri düşünüldüğünde bu öğrencilerin sabit olarak ders süresince oturmaları oldukça zordur Ancak öğretmen hazır bulunduracağı önceden ucu açılmış kalemler ya da silgiler, kağıt, mendil vb Öğrencilerin dolaşmalarını azaltacaktır

4Gerekli materyallerin sınıfa getirilmesi
Bu durumlar içinde öğretmenin yedek birkaç kitap ya da teksir vb gibi gerekli materyalleri bulundurması uygun olur Ancak “nasılsa öğretmende fazla vardır” düşüncesi ile materyalleri unutulma sıklığının artmaması içinde gereken önlemlerin alınması gerekir

5Verilen ödevlerin bir yörünge doğrultusunda hazırlanması
Ödevlerin yapılışı için açık bir yörünge vermek oldukça önemlidir Aksi takdirde öğrenciden gelecek birçok sorunla karşılaşmak mümkündür Bunun için sınıfta daha önceden belirlenen bir köşeye ödevlerle ilgili yörüngeleri asmak veya fotokopi ile çoğaltıp öğrencilere dağıtmak ve öğrencilere arasıra bunlara bakmalarını hatırlatmak iyi bir yoldur

6Sınıfta birbiriyle konuşma
Öğrencilerin sınıfta birbirleriyle konuşmaları gurup çalışmaları dışında istenen bir durum değildir Ancak öğrenciler sosyal varlıklar oldukları için ve birbirleriyle etkileşimde bulunma ihtiyacı hissettiklerini de unutmamak gerekir Bazı öğretmenler her türlü konuşmayı yasaklayabilir bazıları ise daha esnek davranabilir Tercih öğretmene bağlıdır

7Söz alma
Tartışmalar esnasında öğrenciler nasıl söz alıp konuşacaklar? Belli bir sıra mı izleyecekler yoksa konuşma sırasını öğretmen mi belirleyecek? Genellikle izlenen yol parmak ya da el kaldırılması ve öğretmenin de bunlar arasından seçim yapmasıdır Ancak her öğretmen kendine göre kurallar geliştirebilir

8Öğretmenden yardım isteme
Öğrenciler bireysel ya da grup halinde çalışırken zaman zaman öğretmenin yardımına ihtiyaç duyabilirler Öğrenciler yardıma ihtiyaç duyduklarında öğretmenin masasına gidip yardım mı isteyecekler yoksa öğretmeni yanlarına mı çağıracaklar? Eğer öğrencilerden öğretmen masasına gelmeleri bekleniyorsa bu durum zaman kaybına ve sınıfı kontrol edememeye neden olabilir Çünkü masanın etrafına toplanan öğrenciler sınıfın tümünün görülmesini engeller Bu nedenle öğretmen yardım isteyen öğrencinin yanına gidip gerekenleri söyledikten sonra bir başka öğrenciye yardım etmek üzere sınıfı dolaşıyor olabilir

9Araç gereçlerin kullanımı
Öğretim sırasında kullanılacak araç ve gereçlerin ders başlamadan önce hazır duruma getirilmesi gereklidir Aracın çalışıp çalışmadığı kontrol edilmeli, sınıfa uygun bir yere yerleştirilmelidir Bu durum öğretim sırasında karşılaşacağımız sorunları ortadan kaldıracaktır
Bu kuralların oluşturulması sınıftaki öğrencilerin özelliklerine, öğretmenin tercihine ve yaratıcılığına bağlıdır Oluşturulan kurallar sadece işlerin daha çabuk yapılması ve zaman kazanmayı sağlamaz Ne yapacağını bilen öğrenciler daha az disiplin problemlerine neden olurlar Böylece öğretmen gereksiz işlerle uğraşmadığı için enerjisini öğretim üzerinde harcamış olur Öğrenciler de öğrenme için daha çok zaman kazanırlar

Çalışma Hayatında Zaman Yönetimi

Teknoloji, enformasyon ve iletişim alanlarındaki büyük gelişmeler ülkelerin ekonomik yarışını hızlandırmış, dolayısıyla rekabet artmış; kalite ve verimlilik daha da önem kazanmıştır

Değişen bu koşullarla orantılı olarak insan-zaman ilişkisi daha da belirginleşmiştir Günümüzde zamanın azlığından şikayet eden insanların sayısı azımsanmayacak kadar çoktur Oysa ki, zaman insanların her dönemde eşit olarak sahip oldukları tek kaynaktır Üstelik çoğaltılamaz ya da depolanamaz İnsanların zamana karşı bu tavırları, zaman yönetimi çalışmalarının ortaya çıkmasına neden olmuştur Ülkemizde oldukça yeni olan bu kavram, verimlilik artırma tekniklerinden biri olarak kullanılabilir Çünkü, zaman yönetimi ile iş verimi ve motivasyon artarak maliyetler düşürülmekte ve kalite yükseltilmekte, sonuçta başarı ve karlılık gelmektedir

ZAMAN VE BİYOLOJİK RİTM İLİŞKİSİ
Gün içinde zihinsel ve bedensel performansın en düşük, en yüksek olduğu zamanlar vardır Bunlar vücudun biyolojik ritmini oluştururlar Bu ritme göre en önemli işleri, performansın en yüksek olduğu zaman yapmak, önemsizleri daha sonraya bırakmak zamanı etken kullanmak açısından oldukça önemlidir Uyku ve uyanıklık konusunda çalışmalar yapan Chicago Üniversitesi fizyologlarından DrKleitman, güne hızlı başlamada vücut ısısının etkisini ortaya koyan çalışmasında, ortalama 37 derece olan vücut ısısının sağlıklı bir insanda bile gün boyunca 1 derece oynayabileceğini açıklamaktadır Vücutta oluşan bu ısı değişimi iş verimini, zihinsel uyanıklığı ve vücut performansını belirler

İnsanın uykudaki ve uyanık haldeki bazal metabolizmasının farklı düzeylerde olması da insan enerjisinin değişiklik göstermesine, neden olur Bu açıklamalar, biyolojik ritm açısından tüm insanların genellikle şu 3 kategoriden birine uyduğunu göstermektedir:

Sabah Tipleri: Bu tipler sabah çok enerjik olurlar Öğleye doğru enerjileri zirveye ulaşır ve sonra yavaş yavaş azalmaya başlar Akşam üzeri bütün performansın bittiği görülür

Öğleden Sonra Tipleri: Bu tipler çok zor uyanırlar, sabahları kayıtsız ve uyuşukturlar Öğlen biraz açılmaya başlarlar, öğleden sonra enerji dolu olurlar Hava karardığında ancak durulurlar

Her Zaman Hazır Tipler: Bu tip kişiler, sabah ve öğleden sonra tipinin en iyi yönlerinin karışımıdır Sabah erken kalkar ve enerjik olurlar, öğleye doğru durulurlar, öğleden sonra performansları tekrar artar

O halde kişilerin performanslarının ne zaman yüksek olduğunu bilmeleri, zamanlarını verimli kullanmaları açısından çok önemlidir Kişilerin yüksek performans zamanlarını saptamada iki üç hafta boyunca her gün tutulacak çizelgelerin, uyku düzenlerini kontrol altına almalarının, vücut ısısının sabah saatlerinde yüksek tutulması, vb önlemlerin yararları olacağı düşünülmektedir Hangi kategoride olursanız olun, zamanınızı verimli kullanabilmek için;

En yüksek performans gösterilen saatler için şunlar önerilebilir;
-Yapılacaklar listesinde önemlileri saptamak,
- Öncelikli işler üzerinde tartışmakOrta performans gösterilen saatler için;
- Rutin işleri yapmak,
- Daha sonraki işler için planlama yapmak Düşük performans gösterilen saatler için ise;
- Telefon görüşmeleri yapmak,
- Ziyaretçileri kabul etmek,
- Mektupları cevaplandırmak

ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR?

Zaman yönetimi, amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır

ZAMAN YÖNETİMİ NEDEN ÖNEMLİDİR?

Zamanı verimli kullanma isteğinin çoğunlukla erişkin insanlarda görülen bir davranış biçimi olduğu gerçektir Çocuklarda bile zaman kavramının iki yaşından sonra gelişmeye başladığını bilmemiz, erişkinlerde bunun ne kadar önemli ve anlamlı olduğunu algılamamızı sağlar Çünkü erişkinlerde sorumluluk bilinciyle birlikte, sorumluluk alanlarının artması, bu sorumlulukların gerçekleştirilebileceği zamanın da planlanması gerektiğini ortaya çıkarmaktadır Zaman yönetimi bilinciyle hareket edildiğinde insanlar:

- Aile ile daha çok vakit geçirmek,
- Arkadaşlarla daha çok beraber olmak,
- Müzik dinlemek, kitap okumak vb aktivitelere daha çok zaman ayırabileceklerdir Bu liste daha da uzayabilir Ama zaman yokluğundan şikayet edilerek bu isteklerin birçoğu gerçekleştirilemez Hepimiz bir günde 24 saate sahibiz Kaynak kısıtlıdır; ama onu kullanma biçimleri çok çeşitlidir Başarılı zaman yönetiminin daha çok çalışmayla, günün her dakikasını işle doldurup, gece bitiminde yorgun, bitkin olmayla bir ilgisi yoktur Zamanı iyi kullanmak akılcı, bilinçli ve planlı çalışmaktır Zamanı iyi planlamamak, diğer bir ifadeyle hedeflerin belirsizliği, önceliklerin olmayışı; zamanı kullanma konusunda başarısızlıklara neden olabilir ki bu da isteklerin gerçekleşmesini engeller Zaman yönetiminin önemi burada ortaya çıkmaktadır Zamanın nereye harcandığı konusunda günlük olarak bilgi toplanması ve bu bilgilerin analiz edilerek zaman kullanma sorunlarının belirlenmesi ve sorunlara çözüm bulunması gerekmektedir

ZAMANI NASIL HARCIYORUZ?

Herkes günde 24, haftada 168 saate sahip olmasına rağmen bazı insanlar için zaman hep yetersizdir Bu kişiler çok çalıştıklarından, zamanlarının büyük bir bölümünü işyerlerinde geçirdiklerinden, ailelerine, arkadaşlarına vakit ayıramadıklarından şikayetçidirler Oysa durum gerçekte bu kadar kötü olmayabilir Haftalık ya da günlük zaman analizleri yapılarak, zamanın büyük bir kısmının nasıl harcandığı belirlenebilir Aşağıdaki tablo bu analizler yardımıyla, haftalık zaman kullanımı konusunda bir örnektir



KİŞİSEL İŞLER : Haftada 89 saat
Bu kişisel işler ;
Uyku (ortalama günlük 7 saat) Haftada 49 saat
Yemek yeme (ortalama günlük 2 saat) Haftada 14 saat
Giyinme (ortalama günlük 1 saat) Haftada 7 saat
İşe gidiş geliş (ortalama günlük 1 saat) Haftada 5 saat
Kendimiz, ailemiz ve evimiz için yapılması gereken işler (ortalama günlük 2 saat) Haftada 14 saat
GELİR ELDE ETMEK İÇİN İŞ : Haftada 40-50 saat
AİLE, EĞLENCE, EĞİTİM, OKUMA, HOBİ, BOŞ ZAMAN : Haftada 30-40 saat
TOPLAM HAFTALIK ZAMAN (ORTALAMA) HAFTADA 168 SAAT

Haftalık zaman analizine göre, zamanın çok büyük bir kısmı, kişisel işler için harcanmaktadır Arta kalan zamanın bir bölümü kazanç elde etmek için işe, bir kısmı aile, eğlence ya da hobi için ayrılmaktadır Kazanç elde etmek için harcanan zaman belirli olmasına rağmen, insanlar neden zaman darlığından şikayet etmektedirler? Kazanç için harcanan 40-50 saatin dışında, kendilerine ayırabilecekleri zamanları olmasına rağmen, sorun zaman darlığı mı yoksa zamanın doğru kullanılmaması mıdır?

ZAMANI NASIL ETKEN KULLANIRIZ?

Zaman bir kaynak olduğuna göre, bu kaynağın etken kullanımı önemlidir Zamanı etken kullanmak; sahip olunan her saati, her dakikayı belli bir hedef ve amaç doğrultusunda, planlayarak kullanmak olarak tanımlanabilir

ZAMANI ETKEN KULLANMADA DAVRANIŞ BİÇİMLERİNİN ÖNEMİ

Zamanı etken kullanmada davranış biçimleri çok büyük paya sahiptir Özellikle çalışma hayatında davranış biçimlerinin önemi daha da artmaktadır Yapılan araştırmalar sonunda insanların A ve B tipi davranış biçimi sergiledikleri görülmüştür Buna göre;

A tipi davranış biçimi : A tipi davranış biçiminde bulunan insanlar, kişilik özelliklerinden dolayı yetki devretmezler, ekip çalışmasına inanmazlar, her şeyi ben yaparım düşüncesindedirler ve özel merakları yoktur Ayrıca sosyal ilişkileri iş arkadaşlarıyla sınırlıdır Bu davranış biçiminin özellikleri aşağıdaki gibidir;

- Rekabet halinde başarıya ulaşma çabası içindedirler,
- Saldırgandırlar,
- İhtiraslıdırlar,
- Acelecidirler,
- Ben merkezcidirler,
- Konuşma ve hareketlerinde hızlıdırlar,
- Hızlı karar verirler,
- Kendileri için zaman bulamazlar

B tipi davranış biçimi : B tipi davranış biçiminde bulunan insanlar, ekip çalışmasına önem verirler, yetki devrine inanırlar ve sosyal ilişkileri çok kuvvetlidir Bu tip davranış biçimi bulunan kişiler, A tipinin karşıt davranışlarını sergilerler Bu davranış biçiminin özellikleri ise;

- Rekabet duyguları gelişmiş değildir,
- Sakin ve yavaş yapıdadırlar,
- Hayatları ve işleri konusunda çok rahattırlar
- Planlamaya önem verirler
- Onlar için nicelik değil nitelik önemlidir
- İyi dinleyicidirler
- Çok düşünür ve geç karar verirler Kişiler yalnızca A tipi ya da B tipi davranış özellikleri göstermezler Birçok insanda A ve B tipi davranış özellikleri birlikte bulunur Bazı insanlarda A tipi davranış özelliği baskın, bazılarında B tipi davranış özelliği fazladır Buna göre ayırıcı özellik A tipi davranış biçiminin sayısı ve şiddetidir

ZAMANI ETKEN KULLANMAK İÇİN NELER YAPILMALI?

Zamanı etken kullanmak için, kişi öncelikle bu konuda istekli olmalı, ve kendisine yardımcı olacak alışkanlıklar kazanmalıdır Çalışma hayatında bu alışkanlıkların önemi daha da artar Ayrıca, kişide çalışma ahlakı nosyonunun gelişmesi gerekmektedir Çalışmanın onurlu bir uğraş olduğu ve buna ayrılan zamanın boşa harcanmaması düşüncesi çok önemlidir Böyle bir düşünce, kişinin verimli ve kaliteli iş üretmesine, dolayısıyla zamanı etken kullanmasına neden olacaktır Bunun yanı sıra günümüzde artan ve değişen rekabet koşulları zamanı geri dönüşümü olmayan bir maliyet unsuru olarak tanımlamaktadır Zamanı etken kullanmak için kazanılması gereken alışkanlıklar şöyle sıralanabilir:

1- Hedef ve amaçların belirgin olması
2- Planlama yapılması,
3-Önceliklerin belirlenmiş olması,
4-Acil durum değerlendirilmesinin yapılması gerekmektedir

1-HEDEF VE AMAÇLARIN BELİRGİN OLMASI

Amaç, gelecekte sahip olmayı istediğimiz değerler ve kendimizi görmek istediğimiz yerdir Yaşamımızda ulaşmak istediğimiz "şey" dir Birçok insan "amacınız nedir?" sorusuna bu kapsamda cevap veremezken, gün içinde bir çok amaçsız hedefi de yerine getirir Ancak hedefler, bireyi amacına ulaştıracaksa önemlidir ve zamanın doğru kullanılması ile eşdeğerdir Doğru ve belirgin amaçları olmayan insanların günlük olarak belirledikleri hedefleri gerçekleştirmek için çırpınmaları, genellikle düş kırıklığı ve başarısızlıkla sonuçlanır Bu durum, zamanın etken kullanılmamasıdır Oysa, belirlenmiş bir amaca ulaşmak için gerçekleştirilebilir hedeflerle çalışmak, ertelenebilir ve vazgeçilebilir işler arasından hedefe uygun zekice seçimler yapma olanağını yaratır Bu seçimler, zamanı iyi organize etmek ve doğru programlayabilmektir

Başarılı, belirgin ve gerçekleştirilebilir hedefler belirleyebilmek için, bir hedefte bulunması gereken özellikler aşağıda verilmiştir Hedefler:


- Belirli,
- Ölçülebilir,
- Ulaşılabilir,
- Sonuca yönelik,
- Zamanlı olmalıdır

2-PLANLAMA

Planlama, belirlenen hedeflere ulaşmak için gerekli araç ve yöntemlerin seçimidir Bu seçimde var olan seçenekleri belirlemek ve en uygun olanına karar vermek yaratıcı düşünceyi, ileriyi görme sezisini gerektirir Ayrıca araştırmalar göstermiştir ki;etken çalışma süresinin %60'ı planlanabilmekte, %40' lık süre dışardan gelen etkilere harcanmaktadır Planlama yapmak gerekliliğine rağmen, çok kolay değildir Çünkü önünde birçok engel vardır Planlamanın önündeki engeller;

- Amaç ve hedeflerin belirsizliği ya da doğru belirlenmemiş olması,
- Amaca ulaşmada hedef belirlemenin öneminin bilinmesi
- Günlük ve acil olaylara önem verme
- Planlamayı önemsemeyen tutucu kişilerin yönetimde olması,
- Yönetim ve kalite standartlarının iyileştirme bilincinin olmaması

Planlama, bilinçli bir seçim ve karar verme sürecidir Geleceğe dönük olduğu için de bu süreçte zaman kavramı çok etkendir Planlamada en büyük güçlük, geleceği isabetle tahmin etmek olduğu için, planlamanın çok uzun süreli olmamasına dikkat edilmelidir Günlük, aylık ya da yıllık yapılan planlamaların daha verimli olduğu düşünülebilir

Planlamalar şu dönemler içinde incelenebilir;

- Kısa dönemli planlar,
- Orta dönemli planlar,
- Uzun dönemli planlar

Kısa dönemli planlar: Bunlar günlük planlardır Günlük planlarda, önemliler ve öncelikler göz önünde bulundurularak, yapılacaklar listesi hazırlanmalıdır Bu listeyi yaparken, kişinin kendi biyolojik ritmini bilmesi ve buna göre en verimli zamanlarını en önemli işler için planlaması gerekmektedir Ayrıca, kişinin yaptığı işin özelliğini göz önünde bulundurması da çok önemlidir Günlük plan, günün hedeflerini belirleyip, tercih edilen yolu çizebilmemizi sağlar Bu yolun çizilmesinde masa takvimi ya da ajanda yardımcı planlayıcı araçlardır Bu araçların kullanılması günlük olarak randevuların, adres ve telefonların, hedeflerin, harcamaların, özel günlerin kaydedilmesine ve planlanmasına yarar

Orta dönemli planlar: Aylık planlar olarak tanımlanabilir Aylık planlar için gerekli olabilecek materyal, ayların belirtildiği bir takvim veya ajanda olabilir Bu takvim ya da ajandalara daha sonraki aylarda yapılacak toplantılar, yolculuklar yazılabilir ve randevular işaretlenebilir

Uzun dönemli planlar: Uzun dönemli planlar, yıllık plan olarak düşünülebilir Her yılın sonunda, bir sonraki yılın planlaması için, kişi kendine zaman ayırmalı ve daha geniş bir bakış açısıyla, periyodik işleri programlamalıdır Örneğin; düzenli olarak yapılan satış toplantıları gibi kullanılan ajandalar ya da takvimler insanın kendisini düzene sokması için, bir sistem ve taşınabilir bürolardır Zamanı verimli kullanmak adına ajandalar, stres nedenine dönüşmemelidir

3-ÖNCELİKLERİN BELİRLENMESİ

Planlama yaparken gerekli olan yapılacaklar listesi, öncelik sırasına göre hazırlanmalıdır Bu sıralamada nispi öncelikleri belirlerken, şu sorulara cevap aranmalıdır

1 iş ya da konu gerçekten önemli mi?
2 İşteki amaçlarınıza katkısı ne olabilir?

Yapılan öncelik belirlemesi kişinin amaçlarına ve hedeflerine uygun olmalıdır Önemlilik tespiti yapılan konu öncelik sırasına konmalıdır Önemlilik belirlenmesi için yapılan analize göre önemliler dört gruba ayrılır :

- Çok önemli (asıl amaç için mutlaka yapılmalı)
- Oldukça önemli (yapılması gerekli)
- Önemli (yapılması faydalı)
- Önemsiz (yapılması gerekli değil)

4-ACİL DURUM DEĞERLENDİRMESİ

Acil durum, çözümü geciktiğinde krize neden olan sorundur Zamanı etken kullanmada gecikme süresinin belirlenmesi durumun aciliyetini değerlendirmek açısından önemlidir Acil durum değerlendirilmesi için bir takım kriterler vardır Bunlar;

- Çok acil (hemen yapılması gerekli)
-Acil (kısa zaman içinde yapılmalı)
- Aciliyeti yok (zaman olduğunda yapılmalı)
- Zaman önemli değil

Plan dahilinde çalışan işletmeler de dahi zaman zaman acil durum görülebilir Bu aciliyet çalışma planlarını bozabilir ve önemli işlerin ertelenmesine neden olabilir Zaman, acil durum değerlendirmesinde çok önemli bir faktördür Kritiklik söz konusu olunca aciliyet ölçüsü gündeme gelmekte, kriz durumunda daha da önem kazanmaktadır Kriz durumlarında yaşanan büyük panik başarısızlığı da beraberinde getirmektedir Ancak, acil durum dikkatimizi önceliklerimizden uzaklaştıran bir faktördür Sürekli acil işleri yapıyor olmak, önemli işlerin göz ardı edilmesine neden olabilir Amaç sadece acil işleri yapmak değil, önemli işleri öncelik sırasına göre gerçekleştirmektir

Acil, krize neden olan ya da panik durumlarında yapılacak ilk iş, o anki sorunun çözümüyle uğraşmak ama hemen sonrasında bu durumların tekrar yaşanmaması ya da en az zararı verebilmesi için ne yapılması gerektiğini düşünmektir

ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN NEDENLER

Değişen dünya ile beraber sorunlarımız da değişmektedir Özellikle zamansızlık, günümüz insanı için en büyük sorundur Bu sorun toplumumuzda da her kesimden insanı etkilemektedir Bu sorunun üstesinden gelebilmek için, insanlar düzenli bir şekilde günlük yaptıkları işleri bir kenara not etmeli ve bunu alışkanlık haline getirmelidir Zamanı yönetebilmek ancak özyönetimle mümkündür Kendi zaman yönetiminde başarısız olan kişiler, başkalarının zamanına karşı da hassas olmayacaklardır Zaman yönetimiyle istenilen; iş ve kişisel zamanı dengeleyebilmek, stressiz ve mutlu bir yaşam sürebilmektir

İşletmelerde zaman yönetimini engelleyen nedenler aşağıdaki şekilde gruplandırılmıştır

- Kişisel nedenler,
- Dışsal nedenler,
- Örgütsel nedenler,
- Mekanik nedenler

KİŞİSEL NEDENLER

insanların kişilik yapıları, alışkanlıkları, biyolojik ritimleri zaman yönetimine yaklaşımlarını değiştirebilir ve kişiler bilinçli ya da bilinçsiz zaman yönetimine engel olabilirler Zaman yönetimine engel olan kişisel nedenler şöyle sıralanabilir :

- Organize olamamak,
- Ertelemek,
- Sürüncemede bırakma,
- Kendim yapacağım tutkusu,
- Zaman tahminlerinde yanılma,
- Hayır diyememek,
- Masa düzeninin olmayışı

Dışsal Nedenler: Zaman yönetimini engelleyen nedenlerden bir kısmı, kişinin doğrudan sebep olmadığı ama çalışma verimini düşünen ve performansını engelleyen nedenlerdir Bu nedenler;

- Ziyaretçiler,
- İş gezileridir

Örgütsel Nedenler: Zaman yönetimini engelleyen nedenler arasında, işletmelerin yönetsel ve organizasyonel yapılarından kaynaklanan nedenler önemli bir yer tutar Bunların başlıcaları :

- Yetki ve görev devrinin olmayışı
- Karar verememe,
- Kriz yönetiminin olmayışı,
- Verimsiz toplantılar,
- Çalışma ortamının koşulları,
- Kuralsız yazışmalar,
- Hızlı okuma tekniklerinin olmayışı,
- Öğle yemeği ve dinlenme aralarının uzaması,
- Sekreterlerin verimsizliği

Mekanik Nedenler: Teknolojinin büyük bir hızla geliştiği günümüzde, özellikle iletişim ve bilgisayar teknolojilerindeki büyüme baş döndürücüdür Ancak bu gelişmeler, kullanılmadığında ya da amaç dışı kullanıldığında zaman yönetimini engelleyen nedenlerden biri olmaktadır Bu engeller;

- Telefonlar
- Teknoloji olarak sıralanabilir

Zamanın maliyeti yüksektir Çünkü geçen zamanın geri getirilmesi mümkün olmadığı gibi, zaman biriktirilip, depolanamaz da Ancak herkesin eşit olarak sahip olduğu kişisel bir kaynak olan zamanı kullanma biçimini kişi kendisi belirler Zamanın doğru kullanımındaki ön koşul, kişinin istekli ve bilinçli olmasıdır Bu istek ve bilinç kişinin bir takım yeni alışkanlıklar edinmesine neden olacaktır Planlama bu alışkanlıklardan sadece biridir

Günümüzde ekonomik gelişmeler ve rekabet artışı, yönetsel değişikliklere ve çalışma zamanının kullanımındaki farklılıklara neden olmuştur Artık, denetimci, baskıcı yöneticiler yerine özellikle bilgi akışına önem veren ve zamanın doğru kullanımına özen gösteren yöneticilere ve çalışanlara bırakmış ve bu tip çalışanlara bırakılmış ve bu tip çalışanlar daha başarılı olarak nitelendirilmiştir

Kaynak: Asuman UĞUR, Anahtar Dergisi, Sayı:143

Yönetimde Zamanı İyi Kullanma Kuralları

Yönetimde zamanı iyi kullanma, başarılı olmanın etkili yoludur Zamanı iyi kullanmanın kuralları da şunlardır:

1 Planlama yapın Zira, zamanı en iyi yönetmenin yöntemi, planlama yapmaktır Planlama, zamanı akılcı kullanma, kısaca "zamanlama" demektir Özellikle günlük ve haftalık işlerinizi önceden planlayın ve planlı- programlı çalışın Daima yapılacak işlerin listesini çıkarın ve sırayla yapın
2 Sizin yapmanız gerekmeyen işleri başkalarına verin Yetki devredin Bunu yaparken de, istediğiniz sonucu alabilmek için, işi verdiğiniz kişilere günü gününe sorumluluk yükleyin ve denetleyin
3 Sekreter çalıştırın Sekreter, sizi arayanlara muhatap olarak zaman kaybınızın bir bölümünü önleyebilecek, örneğin telefonlara cevap verecek ve sizinle görüşmek isteyenlere randevu verecektir Veya, gelen telefonlardan kurtulmak için telesekreter kullanın
4 Maiyetinizde çalışanlara, sizinle görüşmeleri için belirli bir saat tanıyın ve önceden planlayarak bütün sorunların bu süre içinde ele alınmasını sağlayın
5 Yardımcılarınızın ve sık sık görüştüğünüz astlarınızın odaları, yerleşim olarak, size yakın olsun Fiziki yakınlık iletişimi hızlandırır ve zaman kazandırır
6 Zamanınıza hasis davranın Toplantılara, kendi büronuz yerine başkalarının odalarında veya toplantı salonunda yapın Kendi büronuzda çalışırken de, kapıyı kapalı tutun (açık kapı, herkese giriş serbest demektir
7 Odanızda uzun süre oturup zaman çalan bir ziyaretçinizi "dışarı çıkarmak için, sekreteriniz içeri girip size bir toplantınızı veya randevunuzu hatırlatsın
8 Yolculuk sırasında yada beklerken zamanı değerlendirmek için yanınıza bir kitap yada bir iş alın (rapor tetkik edin)
9 Astlarınızla yapacağınız toplantıları ancak gerektiği zaman yapın ve toplantılarınıza sadece gerekli kişileri çağırın
10 Her şeyden önce zamanınızı iyi yönetin: (a) Günlük zorunlu işleri yaptıktan sonra dinlenmek için kendinize zaman ayırın, (b) Olağanüstü baskıların üstesinden gelebilmek için işe ara verin, (c) Okumak, gelişmenizi sağlamak, yeni beceriler kazanmak ve kişisel ilişkiler kurmak için kendinize zaman ayırın Zamanı iyi kullanmanın amacı, sadece mükemmel çalışmak değil, aynı zamanda dinlenmeye ve düşünmeye de zaman bulabilmektir Çünkü yöneticilik, her şeyden önce, zihinsel bir etkinliktir
11 Başkalarının işlerini yaparak yada işlerine karışarak zamanınızı harcamayın Kendi işinize bakın Zaman "artık" değildir
12 Zorunlu, gerekli ve önemli olmayan formaliteleri ve kırtasiyeciliği kaldırın, zaman kazanın Kırtasiyecilik, iş yapmak ve çalışmak değildir Çalışır görünmek ve zaman öldürmektir
13 Rutin ve sıradan işleri astlarınıza (yardımcılarınıza) bırakın, zaman kazanın ve önemli işlere siz bakın
14 Yapılacak işleri ajandaya / takvime yada "akıl defterine" not edin ve her gün kontrol edin

Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

Zamanı verimli kullanma isteğinin çoğunlukla erişkin insanlarda görülen bir davranış biçimi olduğu gerçektir Çocuklarda bile zaman kavramının iki yaşından sonra gelişmeye başladığını bilmemiz, erişkinlerde bunun ne kadar önemli ve anlamlı olduğunu algılamamızı sağlar Çünkü erişkinlerde sorumluluk bilinciyle birlikte, sorumluluk alanlarının artması, bu sorumlulukların gerçekleştirilebileceği zamanın da planlanması gerektiğini ortaya çıkarmaktadır

Zaman yönetimi bilinciyle hareket edildiğinde insanlar:

- Aile ile daha çok vakit geçirmek,
- Arkadaşlarla daha çok beraber olmak,
- Müzik dinlemek, kitap okumak vb aktivitelere daha çok zaman ayırabileceklerdir

Bu liste daha da uzayabilir Ama zaman yokluğundan şikâyet edilerek bu isteklerin birçoğu gerçekleştirilemez Hepimiz bir günde 24 saate sahibiz Kaynak kısıtlıdır ama onu kullanma biçimleri çok çeşitlidir Başarılı zaman yönetiminin daha çok çalışmayla, günün her dakikasını işle doldurup, gece bitiminde yorgun, bitkin olmayla bir ilgisi yoktur Zamanı iyi kullanmak akılcı, bilinçli ve planlı çalışmaktır Zamanı iyi planlamamak, diğer bir ifadeyle hedeflerin belirsizliği, önceliklerin olmayışı, zamanı kullanma konusunda başarısızlıklara neden olabilir ki bu da isteklerin gerçekleşmesini engeller Zaman yönetiminin önemi burada ortaya çıkmaktadır Zamanın nereye harcandığı konusunda günlük olarak bilgi toplanması ve bu bilgilerin analiz edilerek zaman kullanma sorunlarının belirlenmesi ve sorunlara çözüm bulunması gerekmektedir

Zaman Yönetimi Teknikleri

I Amaç Belirleme: Başarmak istediğimiz tüm işlerde olduğu gibi, zaman yönetimi konusunda da öncelikle “belirgin bir amacımızın” olması gerekir Burada önemli olan nokta, amacımızın “belirginliğidir” Bizler, zamanımızı nasıl değerlendireceğimiz konusunda sayısız seçeneğe sahibizdir Bu nedenle de zamanımızın büyük bölümü, “ne yapacağımıza karar vermeye çalışmakla” geçer İşte bu noktada belirsiz amaçlar, zaman yönetiminin baş düşmanı olan erteleme davranışına yol açar Belirsiz amaçlar, neyin daha önemli olup olmadığının belirsizliği anlamına da gelmektedir Bu da zamanımızı kullanma konusunda önümüzde duran seçeneklerin bir sıraya konulamaması durumuna neden olur Böylece de bir türlü ne yapacağımıza karar veremeyiz ve karar verme işini erteleriz ya da önemli konular dururken daha az önemli işlerle uğraşmaya başlarız Yaşamda başarılarından doyum elde etmiş kişilerle, bu doyumu yaşayamayan kişiler arasındaki en önemli fark, başarılarından doyum elde etmiş kişilerin amaçlarını iyi belirlemeleri ve yaşamlarını amaca yönelik planlamalarıdır Bu farkın kaynağında ise, kişinin zaman perspektifi yatmaktadır Başarılarından doyum elde etmiş kişiler, amaçları doğrultusunda zamanlarını iyi kullanırken, bu doyumu yaşayamayan kişiler ise zamanı yalnızca "bir şeyin ne kadar eski olduğunu ya da bir olayın ne zaman gerçekleşeceğini bilmeye yarayan bir araç" olarak görmektedirler

Peki, "belirgin amaç" nedir ve nasıl belirlenir? Bu soruyu uygulamalı olarak yanıtlamak daha yararlı olacaktır Şimdi biraz düşünün ve üç tane "kısa vadeli amacınızı" bir kenara yazın(1) Bu kısa vadeli amaçlarınız, önümüzdeki bir yıl içinde tamamlamayı planladığınız amaçlarınız olsun Bu amaçları belirlerken, bir yandan da amaçlarınıza ulaşabilmek için yaşamınızda yapmanız gereken değişiklikleri de gözden geçirin(2) Kısa vadeli amaçlarınızı belirledikten sonra, bunların yukarısına üç tane uzun vadeli amacınızı yazın(3)Amaçları Alt-amaçlara Bölme: Bu kısa alıştırmayı tamamladıktan sonra amaçları belirginleştirme konusunda yaşamsal önemi olan "amaçları alt-amaçlara bölme konusuna" değinmek gerekir Şimdi uzun vadeli amaçlarınızdan birini bir başka kâğıda yazın(4) Daha sonra bu amaca ulaşabilmeniz için gerekli alt-amaçları belirleyin ve altına bunları yazın(5) Sonra da her biri için yeni alt-amaçlar belirleyin(6) Alt-amaçlar iyice belirginleştiğinde kısa vadede yapmanız gereken işler net bir biçimde karşınıza çıkacaktır Zaman planınızı bu amaçlar doğrultusunda yapmaya başlayacaksınız

Böyle bir liste daha ayrıntılandırılarak ve her bir amaç için bitirme zamanı belirlenerek yapılabilir Bu tür bir liste sosyal alanda yapılmak istenen şeyler için de yapılabilir ve çeşitlendirilebilir
Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da "aciliyet" ve "önem" konusudur Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir, bir kısmı ise bize zevk veren uğraşılardır Ancak bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir Bu iki durum temel alınarak, yapmamız gereken ve yapmayı istediğimiz işler dört kategoride toplanabilir Bunlar:

1 Acil Olmayan ve Önemsiz İşler: Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur Saatlerce bilgisayar oyunları ile uğraşmak, bütün bir akşam telefonla dedikodu yapmak vb işler bu kategoriye girer Bunlar kişisel zevklerimizdir Yaşamsal önemi yoktur ve sosyal anlamda da, akademik anlamda da yaşamımıza pek bir şey katmaz Bu tür uğraşların gerektiği durumlarda ertelenmesi ve boş zaman etkinlikleri olarak yapılması zaman yönetimi açısından önemlidir

2 Acil Ama Önemsiz İşler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur Ders çalışmamız gereken bir zamanda, arkadaşımıza bizden istediği bir kaset kaydını yetiştirmeye çalışmak bu türden bir iştir Arkadaşımızın, kaseti ertesi gün almak istiyor olmasından ötürü iş acil bir iş olabilir ama yaklaşan bir ara sınavdan daha önemli değildir Bu tür bir durumda arkadaşımıza gerekli açıklamada bulunarak ek süre talep etmek, arkadaşlığımıza zarar vermez ama bizi başarıya götürür

3 Acil Olmayan Ama Önemli İşler: Bu tür işler yanıltıcı olabilir Aylar sonra olacak olan bir sınav önemlidir ama acil değildir Ne var ki, sınavlarda başarılı olmak ve öğrenilmesi gereken bilgileri sindirerek öğrenmek ancak düzenli tekrar ile olabilir Zaman planımızda günlük tekrar için zaman ayırıp ayırmamak konusunu bu gerçeği düşünerek ele almak önemlidir Sınav döneminde sıkışıp kalmak yerine uzun vadeli çalışma planı yapmak daha akıllıca görünmektedir Zaman planlamada önemle üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler bu kategorideki işlerdir

4 Acil ve Önemli İşler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız Doğru düzgün hazırlanılmamış bir sınava bir gece önce çalışmaya başlamak ya da önemli bir dönem ödevinin başına teslim tarihinden iki gün önce oturmak bu tür işlerdendir Zaman planının, önemli bir aksilik olmadıkça bu tür işlerle karşılaşılmayacak biçimde yapılması önemlidir

Bir işin önemi, zaman planlaması açısından gerçekten çok önemlidir Bize bir büyük kavanoz verdiklerini ve önümüze de bir miktar büyük taş, bir miktar küçük çakıl taşı ve bir miktar da kum koyduklarını düşünelim Bizden, bu malzemelerin tamamını kavanoza sığdırmamızı istediklerini farz edelim Böyle bir durumda kavanoza önce kum koyarsak, kavanoz ancak birkaç tane çakıl taşı daha alabilir, büyük taşlara ise hiç yer kalmayacaktır Önce çakıl taşlarını yerleştirirsek, bütün kumu kavanoza yerleştirme şansımız olacaktır ancak yine büyük taşlara yer kalmayacaktır Önce büyük taşları yerleştirirsek, aralara çakıl taşlarını sığdırabilir geri kalan boşlukları da kumla doldurabiliriz Büyük taşları "önemli işlere", çakıl taşlarını "daha az önemli işlere" ve kumu da "boş zaman etkinliklerine" benzetirsek; işlerin önemini belirlemenin zaman yönetimi açısından önemini de daha iyi kavrayabiliriz

İşlerimizin önem derecesini belirlemek için, kendimize uğraştığımız iş hakkında bazı sorular sorabiliriz:

1 Eğer bu işle uğraşmaktan tümüyle vazgeçersem ne kaybederim?
2 Bu iş, yerine daha önemli bir iş konulacak şekilde başka bir zamana ertelenebilir mi?
3 Ben bu işe gerçekten önemli olduğu için mi, yoksa yalnızca zevk aldığım için mi konsantre olmuş durumdayım?
Bu sorulara verilecek yanıtlar, bize, uğraşmakta olduğumuz işin ne kadar önemli olduğunu gösterebilecek ipuçları verecektir

II Uzun Vadeli Takvim Belirleme: Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır Bunun için bir adet yıllık ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini (ödev teslim tarihi, sınav tarihleri vb) bu ajandaya kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır
III Haftalık Plan Yapmak: Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajanda da işaretlendikten sonra gelinen aşama "haftalık plan" yapmaktır Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir Bu işe girişmeden önce, bir hafta boyunca planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kâğıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur Bu aşama tamamlandıktan sonra işe belirlediğimiz kısa vadeli amaçları, haftalık plansız yaşamımızda vakit ayırdığımız işleri ve zevk aldığımız etkinlikleri bir kâğıda yazarak devam edebiliriz Bunu yaptıktan sonra listedeki işleri A, B ve C olarak sınıflandıralım A, olmazsa olmaz; B,olmalı; C, olursa iyi olur türünden işleri ifade etsinler Bu ayrımı yaparken "Amaç Belirleme" bölümünde söz edilen aciliyet ve önem konuları göz önünde bulundurulmalıdır Özetle uzun vadeli hedeflerimiz için önemli olan işleri, kişisel ve sosyal gelişimimiz açısından önemli olan etkinlikleri, beceri ve yeteneklerimizi geliştiren ya da bize çok haz veren uğraşıları A kategorisine koymamız bize önemli ölçüde kolaylık sağlayacaktır

güzel ve yararlı bir konu olmuş, teşekürrler