Şirket Personelinin Seyahat Harcamalarının Belgelendirilmesi

Şirket Personelinin Seyahat Harcamalarının Belgelendirilmesi

Tarih: 22082013

Başta pazarlama, lojistik, inşaat ve denetim şirketleri olmak üzere tüm şirketlerin işletmede çalışan personeli, işin gereği olarak seyahat etmekte ve seyahat esnasında yapmış olduğu yeme, içme, konaklama ve otopark gibi harcamalarını belgelendirmektedir


1 Vergi İnceleme Elemanlarının Uygulamaları


Vergi müfettişleri yapmış oldukları vergi incelemelerinde, yazar kasa fişleri ile belgelendirilen personel seyahat harcamalarını gider olarak indirimini kabul etmemektedirler
Bu belgelere dayanılarak yapılan katma değer vergisi indirimi de reddedilmektedir Bu durum şirketlerin cezalı vergi tarhiyatı ile muhatap olmalarına neden olmaktadır Özellikle KDV iadesi için vergi dairesine başvuran mükellefler büyük sorunlarla karşılaşmaktadır
Mükelleflerin mağduriyetine neden olan bu uygulama yasa maddelerinin farklı yorumlanmasından kaynaklanmaktadır


2 Piyasada Yaygın Olan Uygulama


Şirket personeli işle ilgili olarak çıktığı seyahatlerde yapmış olduğu yeme-içme, konaklama, otopark ve benzeri masraflarını yazar kasa fişleri ile belgelendirmektedirler İlgili şirket bu belgelere dayanarak söz konusu seyahat harcamalarını gelir veya kurumlar vergisi matrahının tespitinde gider olarak indirmekte, yüklenilen KDV’yi de indirim konusu yapmaktadır


3 Maliye Bakanlığı Uygulaması


Maliye Bakanlığı (Gelir İdaresi Başkanlığı), işletmelerin, personelinin işle ilgili seyahatlerinde yapmış oldukları yeme-içme ve konaklama harcamalarının fatura ile belgelendirilmemesi halinde, söz konusu harcamaların gelir ve kurumlar vergisi matrahının tespitinde gider olarak indirimini kabul etmemektedir Ayrıca bu harcamalar nedeniyle yüklenilen KDV’nin de indirim konusu yapılamayacağı görüşündedir İdarenin bu yönde verilen özelgelerinde özetle şöyle denilmektedir


Özelge-1 “Firmanın pazarlama ve satış departmanlarında çalışan elemanlarının şehir içi ve şehir dışı seyahatlerinde yeme içme gibi harcamalarının kurum kazancının tespitinde gider olarak indirilebilmesi için fatura ile tevsiki zorunludur (MB'nin, 20112007 tarih ve 29/2925-233-929 sayılı Özelgesi)


Özelge-2 “KDV mükelleflerinin işletmelerinde tüketime konu olacak kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri, gıda gibi genel giderlerin ödeme kaydedici cihaz fişi ile tevsik edilmesi mümkündür
Ancak, bunlar dışında kalan alış ve giderler ödeme kaydedici cihaz fişi ile tevsik edilemeyeceğinden, söz konusu belgelerde yer alan katma değer vergisi de indirim konusu yapılamayacaktır" (MB GİB İzmir VDB'nin, 04102011 tarih ve 351601-176300-500 sayılı Özelgesi)


Özelge-3 "204 ve 206 Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğlerle yapılan düzenleme mükelleflerin sadece iş yerinde kullanmak ve tüketmek amacıyla satın aldıkları mal ve hizmetleri kapsamakta olup, şehir içi ve dışındaki iş seyahatlerinde yeme, içme gibi harcamalarının bu kapsamda değerlendirilmesi mümkün bulunmamaktadır Bu tür harcamaların kurum kazancının tespitinde gider olarak dikkate alınabilmesi için fatura ile tevsiki mecburidir" (MB GİB'nin, 23112009 tarih ve B070GİB00129/2925-233-965/110919, Ankara VDB'nin, 22072011 tarih ve B071GİB406180232mük257-8165-581 sayılı Özelgeleri)


4 Maliye Bakanlığı Uygulamalarının Yasal Dayanakları ve İstisnaları


Maliye Bakanlığı özelgelerdeki bu görüşünü VUK'un 232'nci maddesi ile bu konuda yayınladığı bazı tebliğlere dayandırmaktadır Sözü edilen 232'nci maddeye göre, mükelleflerin birbirlerine sattıkları mal veya yaptıkları işler için bedeli ne olursa olsun fatura vermeleri, almaları ve istemeleri zorunlu olup, bunlar dışında fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışlarında (örneğin tüketicilere yapılan satışlar) ise perakende satış fişi/yazarkasa fişi vermeleri gerekmektedir Fatura düzenleme ve verme mecburiyetine ilişkin sınır, 2013 yılı için 800 TL'dir Dolayısıyla, mükelleflerin faaliyetleri ile ilgili giderlerini ve alımlarını esas olarak fatura ile belgelendirmeleri ve bu faturaya dayanarak kayıtlarına yansıtmaları gerekmektedir Genel ilke böyle olmakla birlikte Maliye Bakanlığı yayımladığı tebliğlerle bu düzenlemeye istisnalar getirerek, bazı alımlarda perakende satış/yazar kasa fişlerini gider belgesi olarak kabul etmiştir Bunlar aşağıdadır:
· İşyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın alınan ve bedeli 2013 yılı için 800 TL'yi aşmayan yiyecek ve içecekler, kırtasiye ve sair büro malzemesi (bilgisayar sarf malzemesi gibi), temizlik malzemesi, ampul, pil, tüp gaz alımları vb( 204 ve 206 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu genel tebliğleri),
· Bedeli 2013 yılı için 800 TL'yi aşmayan taksi fişleri (275 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği),
· Bedeli 2013 yılı için 800 TL'yi aşmayan akaryakıt alımları (58 Seri Nolu ÖKC Tebliği),
· Üzerinde yazılı tutar ne olursa olsun akaryakıt pompalarının bağlı olduğu ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle otomatik olarak düzenlenen fişler (üzerinde "Taşıt Veya Müşteri Tanıma Sistemi Faturaya Dönüştürülecek" ibaresi bulunanlar hariç, 68 Seri Nolu ÖKC Tebliği)


5 Konunun değerlendirilmesi ve kişisel görüşümüz


Yukarıda yapılan açıklamalardan da anlaşılacağı üzere, şirketlerin mağduriyetine neden olan söz konusu uygulama, tamamen yasa hükümlerinin farklı yorumlanmasından kaynaklanmaktadır Genel olarak vergi uygulamaları ve yargıya taşınan olaylara bakıldığında bu durum bariz bir şekilde ortaya çıkmaktadır
Personelin seyahat harcamaları, şirketlerin bizatihi kendisi tarafından doğrudan yapılan giderler değildir Bu tür giderler tamamen seyahate çıkan personel tarafından yapılan ve seyahat dönüşü yolluk bildirimi ile şirkete bildirilen giderlerdir Şirketler ise yolluk bildirimi ve eki belgelere dayanarak söz konusu harcamaları giderlerine intikal ettirmekte, karşılığı tutarları ise personeline ödemektedirler Ödenen bu tutarlardan gündelikler ücretin bir unsuru, diğer harcamalar ise işle ilgili olarak yapılan masrafların karşılanması niteliğindedir Seyahat harcamaları şirketlerin alım satımını yaptığı veya işletmede tüketilmek üzere satın aldığı bir mal ve hizmet değildir
Kişisel görüşümüze göre, bizzat personelin kendisi tarafından alınan ve tüketilen ancak işle ilgili olduğu için şirketlere yansıtılması gereken söz konusu seyahat harcamalarının 2013 yılı için belirlenen 800 TL'yi aşmaması şartıyla perakende satış/yazarkasa fişi ile belgelendirilmesinde VUK'un 232'nci maddesine aykırı bir durum konusu değildir
Vergi ve vergilendirmeye ilişkin olarak bir yorum yapılırken, öncelikle VUK'un 3/B maddesinde hükme bağlanan "Vergilendirmede İşlemlerin Gerçek Mahiyetinin Esas Olması" ilkesinin dikkate alınması gerekir Bu nedenle Maliye Bakanlığı'nın konuyu bu çerçevede yeniden değerlendirmesi uygun olacaktır Kalıcı ve bağlayıcı çözüm ise bu yönde yapılacak bir yasa değişikliği olacaktır


6 Maliye Bakanlığı’nın Uygulamasını Değiştirmemesi Halinde Çözüm


Şirket personeli işle ilgili olarak çıktığı seyahatlerde yapmış olduğu yeme-içme, konaklama, otopark ve benzeri masraflarını yazar kasa fişleri ile belgelendirme yerine, İlgili şirket tarafından halen Multinet gibi firmalardan satın aldığı ve personeline lokantalarda yedirdiği yemek bedelinin ödeme aracı olarak kullandırıldığı sistemde olduğu gibi uygulama yapılması halinde, personelin işle ilgili seyahat sırasında yapmış olduğu yeme- içme ve konaklama giderlerinin söz konusu firmalardan satın alınan kartın seyahat sırasında personele verilmesi ve personelin de bu harcamalarını bu kartla yapması halinde, harcamalara ilişkin bedelin satıcılarca kartı çıkaran firmaya fatura edilecektir
Kartın satın alınması sırasında da işletme adına fatura düzenlenmiş olduğundan Maliye İdaresinin söz konusu harcamaların fatura ile belgelendirilmesi gerektiğine ilişkin görüşüne uygun olarak söz konusu harcamalar fatura ile tevsik edilmiş olacağından söz konusu seyahat harcamalarının gelir veya kurumlar vergisi matrahının tespitinde gider olarak indirmesi ve yüklenilen KDV’nin de indirim konusu yapılması mümkün olacaktır

Kaynak: wwwMuhasebeTRcom-



Hayrullah DOĞAN
Yeminli Mali Müşavir
E Hesap Uzmanı
DT Denetim Turkey