Access Veritabanının Bölümleri

Aşağıda, standart bir Access veritabanının bölümleri kısaca açıklanmaktadır

• Tablolar
• Formlar
• Raporlar
• Sorgular
• Makrolar
• Modüller

Tablolar

Bir veritabanı tablosu görünüm olarak bir elektronik tabloya benzer, burada veriler satır ve sütunlar içerisinde saklanır Dolayısıyla elektronik tabloları veritabanı tablolarına almak genellikle oldukça kolaydır Verilerin bir elektronik tabloda saklanması ve bir veritabanında saklanması arasındaki temel fark verinin düzenlenme biçiminden ileri gelir
Veritabanını mümkün olan en esnek şekilde kullanabilmek için verilerin, artıkların oluşmadığı tablolarda düzenlenmesi gerekir Örneğin çalışanlarınızın bilgilerini saklıyorsanız, sadece çalışanların verilerini tutmak üzere hazırlanmış bir tabloya her çalışan için sadece tek bir giriş yapmanız gerekir Ürün verileri kendi tablosunda, şube verileri başka bir tabloda saklanır Bu işleme normalleştirmedenir
Tablodaki her sıra bir kayıt olarak kabul edilir Kayıtlar bağımsız bilgi parçalarının saklandığı alanlarda bulunur Örneğin, "Çalışanlar" olarak adlandırılan bir tablonuz olabilir; burada her kayıt (sıra) farklı bir çalışanın bilgilerini içerir ve her alanda (sütunda) ad, soyadı, adres, vs gibi farklı bilgi türleri bulunur Alanların; metin, tarih ve zaman, sayı veya diğer türler gibi belli bir veri türü olarak atanması gerekir
Kayıtları ve alanları, kütüphanelerde bulabileceğiniz eski tip kart katalogları örneği ile gözünüzde daha iyi canlandırabilirsiniz Bölmedeki her kart, veritabanındaki birkaydı ifade eder Kartlarda bulunan her bilgi parçası ise (yazar, başlık, vs) veritabanındaki bir alanı simgeler
Formlar

Formlar zaman zaman "veri giriş ekranları" olarak kullanılır Bunlar verilerinizle çalışırken kullandığınız arayüzlerdir ve genellikle çeşitli komutları uygulayan komut düğmelerine sahiptir Verilerinizi tablo veri sayfalarında düzenleyerek, formları kullanmak zorunda kalmadan, kolaylıkla bir veritabanı oluşturabilirsiniz Ancak çoğu veritabanı kullanıcısı tablolardaki verileri görüntülemek, düzenlemek ve tablolara veri girmek için formları kullanmayı tercih etmektedir
Formlar, verilerle çalışmaya yönelik kullanımı kolay bir biçim sunar; ayrıca formlara komut düğmeleri gibi işlevsel öğeler ekleyebilirsiniz Bu düğmeleri formda hangi verilerin görüntüleneceğini belirlemek, diğer formları veya raporları açmak ve çeşitli görevleri gerçekleştirmek üzere programlayabilirsiniz Örneğin, müşteri verilerini girdiğiniz ve "Müşteri Formu" olarak adlandırdığınız bir forma sahip olabilirsiniz Müşteri formunda, o müşteri için yeni sipariş girişi yapabileceğiniz formu açan bir düğme yer alabilir
Formlar aynı zamanda diğer kullanıcıların veritabanındaki verilerle etkileşimini denetlemenize olanak tanır Örneğin, sadece belirli alanları gösteren ve belli işlemlerin gerçekleştirilmesine izin veren bir form oluşturabilirsiniz Bu sayede verilerinizi koruyabilir ve verilerin gerekli şekilde girilmesini sağlayabilirsiniz
Raporlar

Raporlar, verileri tablolar halinde özetlemenizi ve sunmanızı sağlayan araçlardır Bir rapor genellikle “Bu sene her müşteriden ne kadar para kazandık?” veya “Müşterilerimiz hangi şehirlerde ikamet ediyor?” gibi belli bir soruya yanıt verir Her rapor, bilgileri mümkün olduğunca kolay okunabilecek şekilde sunmak üzere biçimlendirilebilir
Raporlar herhangi bir zamanda çalıştırılabilir ve daima veritabanındaki geçerli veriyi yansıtır Raporlar genellikle çıktısı alınabilecek şekilde biçimlendirilir, ayrıca ekranda görüntülenebilir, başka bir programa verilebilir veya e-posta iletisi olarak gönderilebilir
Sorgular

Sorgular, veritabanının en çalışkan özelliğidir, sorgularla pek çok farklı işlevi gerçekleştirebilirsiniz En sık kullanılan işlevi, tablolardan belirli verilerin bulunup, alınmasıdır Görmek istediğiniz veri genellikle çeşitli tablolara dağılmış durumdadır ve sorgular sayesinde bunları tek bir veri sayfasında görüntüleyebilirsiniz Ayrıca tüm kayıtları aynı anda görmek istemeyeceğinizden dolayı, sorgular sayesinde sadece istediğiniz kayıtları almanıza olanak tanıyan bir veri "filtresi" ölçütü ekleyebilirsiniz Sorgular genellikle formlara ve raporlara yönelik kayıt kaynağı olarak hizmet verir
Bazı sorgular " güncelleştirilebilir", bu sayede sorgu veri sayfaları aracılığıyla, esas alınan tablolardaki verileri düzenleyebilirsiniz Güncelleştirilebilir bir Sorgu ortamında çalıştığınızda, değişiklikleriniz sadece sorgu veri sayfasında değil ayrıca tablolarda da gerçekleştirilir
İki temel sorgu türü vardır: Bunlar seçme sorguları ve eylem sorgularıdır Bir seçme sorgusu, veriyi bulup alır ve kullanıma hazır hale getirir Sorgunun sonuçlarını ekranda görüntüleyebilir, yazdırabilir veya panoya kopyalayabilirsiniz Diğer yandan sorgu sonuçlarını bir form veya rapora yönelik kayıt kaynağı olarak kullanabilirsiniz
Bir eylem sorgusu, adından da anlaşılacağı gibi, verilerle ilgili bir görev gerçekleştirir Eylem sorguları yeni tablolar oluşturmak, mevcut tablolara veri eklemek, verileri güncelleştirmek veya silmek üzere kullanılabilir
Makrolar

Access ortamında makrolar, veritabanınıza işlev eklemek üzere kullanabileceğiniz basitleştirilmiş bir programlama dili olarak kabul edilebilir Örneğin form üzerindeki bir komut düğmesine bir makro ekleyebilirsiniz, bu sayede söz konusu düğmenin her tıklanışında bu makro çalıştırılabilir Makrolar bir raporun açılması, bir sorgu işleminin gerçekleştirilmesi veya veritabanının kapatılması gibi görevleri yerine getiren eylemler içerir Elle gerçekleştirdiğiniz çoğu veritabanı işlemi makrolar sayesinde otomatik hale getirilebilir, bundan dolayı zaman kazandıran cihazlardır
Modüller

Modüller, tıpkı makrolar gibi, veritabanınıza işlev eklemek üzere kullanabileceğiniz nesnelerdir Access ortamında makrolar makro eylemleri listesinden seçilerek oluşturulurken, modüller Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basic for Applications (VBA): Microsoft Windows tabanlı uygulamalar programlamak için kullanılan ve bazı Microsoft programlarıyla birlikte gelen makro dili sürümü)programlama dilinde yazılır Bir modül bildirimler, ifadeler ve yordamların toplamından oluşur ve bir birim olarak bir arada depolanır Bir modül sınıf modülü veya standart modül olabilir Sınıf modülleri formlara veya raporlara eklenir ve genellikle eklendikleri form ve rapora özgü yordamlar içerir Standart modüller, diğer nesnelerle bağdaştırılmamış genel yordamlar içerir Standart modüller Gezinti Bölmesi'nde Modüller altında listelenirken sınıf modülleri burada yer almaz