Serbest Meslek Kazanç Defterini Işyerinde Bulundurmak Zorunlu Mu?

SERBEST MESLEK KAZANÇ DEFTERİNİ İŞYERİNDE BULUNDURMAK ZORUNLU MU?

GİRİŞ

Serbest meslek kazanç defterini işyerinde bulundurmanın bir zorunluluk olup olmadığı konusu aynı zamanda serbest meslek erbabının ilgili defteri ne şekilde tutacağı ve tasdik ettireceği ile de yakından ilgilidir Bu ilgiden dolayı yazımızda bu konuya da değineceğiz

Bilindiği üzere defter tasdik ettirme ve kullanma konusunda serbest meslek erbabı için ciltli matbu defter kullanma ya da bilgisayar yazıcısından alınan birbirinden bağımsız A4 yapraklı veya kenarları delikli, birbirine ekli devamlı sayfaların bulunduğu defterleri tasdik ettirme seçenekleri bulunmaktadır Ciltli matbu defterde kayıtlar elle yazıldığından, hem zaman kaybı oluşmakta, hem de matematiksel hata yapma ihtimali artmaktadır Ayrıca bilgisayar ortamında tutulan defterlerin sağladığı kolaylık ve avantajlar da bu defterlerde bulunmamaktadır

Yukarıda sayılan bunca olumsuzluğuna rağmen, birçok serbest meslek erbabının halen ciltli matbu defter tutma ısrarı ise iki sebepten kaynaklanmaktadır: Bunlardan birincisi, serbest meslek kazanç defterine muamelelerin günü gününe kaydedilmesi gerektiği, diğeri ise serbest meslek kazanç defterinin işyerinde bulundurulmasının zorunlu olduğu anlayışından kaynaklanmaktadır Bu konudaki yasal düzenlemelere değinerek ve vergi idaresinin vermiş olduğu özelgelere de yer vererek değerlendirmelerimizi ortaya koyacağız

YASAL DÜZENLEME

Vergi Usul Kanunu'nun "Mükellefin Ödevleri" başlıklı II kitabının, defter tutma ile ilgili II kısmında gerçek ve tüzel kişilerin tutacakları defterler, defterleri hangi maksatları sağlayacak şekilde tutacakları, tasdike tabi defterler, tasdik zamanları, tutulacak defterlerle ilgili uyulacak usul ve esaslar tek tek sayılmıştır

Aynı Kanunun 219 maddesinde muamelelerin defterlere zamanında kaydedileceği belirtilip, devamında; "Şöyle ki:

a) Muamelelerin işin hacmine ve icabına uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır Bu gibi kayıtların on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir

b) Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten müesseselerde, muamelelerin bunlara işlenmesi, deftere işlenmesi hükmündedir Ancak bu kayıtlar, muamelelerin esas defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilmesine cevaz vermez

c) Günlük kasa, günlük perakende satış ve hasılat defterleri ile serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir”

hükmüne yer verilmiştir Bu hükme uyulmadığının tespiti halinde ise 352maddede belirtilen 1derece usulsüzlük cezası kesilir 2015 yılında serbest meslek erbabı için uygulanacak 1derece usulsüzlük cezası ise 77-TL'dir

Aynı Kanunun, şekli ve usuli hükümlerine uyulmaması halinde uygulanacak özel usulsüzlük cezalarının belirtildiği 353maddesinin 1fıkrasının 4bendi ise şu şekildedir: "Günlük kasa defteri, günlük perakende satış ve hâsılat defteri ile Maliye Bakanlığınca tutulma ve günü gününe kayıt edilme mecburiyeti getirilen defterlerin; işyerinde bulundurulmaması, bu defterlere yazılması gereken işlemlerin günü gününe deftere kayıt edilmemesi veya yoklama ve incelemeye yetkili olanlara istendiğinde ibraz edilmemesi halleri ile vergi kanunlarının uygulanması bakımından levha bulundurma veya asma zorunluluğu bulunan mükelleflerin bu zorunluluğa uymamaları halinde her tespit için 200-TL özel usulsüzlük cezası kesilir"

GENEL DEĞERLENDİRME

Yukarıda yer verilen yasal düzenlemelerde belirtildiği üzere, muamelelerin defterlere zamanında kaydedilmesi kanuni bir zorunluluktur Muamelelerin bilgisayara işlenmesi yani kaydedilmesi, deftere kaydedildiği anlamına gelmemektedir Muamelelerin deftere kaydedilmiş sayılması için ya elle doğrudan deftere yazılmış olması ya da bilgisayara kaydedilen kayıtların yazıcı marifetiyle deftere aktarılması gerekmektedir

Bilgisayara kaydedilen muamelelerin belirli aralıklarla defterlere aktarılması genellikle hesap dönemi bittikten sonra gerçekleşmektedir Bu durum VUK'un 219maddesi ile açıkça çelişmektedir Zira, ilgili madde hükmüne göre; (a) bendinde belirtilen işlemlerin 10 gün içinde, (b) bendinde belirtilen işlemlerin 45 gün içinde, (c) bendinde belirtilen işlemlerin ise günü gününe yani aynı gün ilgili defterlere kaydedilmesi(yazılması) gerekmektedir İşletmeler açısından bu kurala uymak ve defterleri dönem içerisinde birçok defa yazdırmak, sık karşılaşılan bir durum değildir

Kamu idaresince incelenmek üzere istenmiş olması gibi nedenler dışında defterlerin dönem içerisinde belli aralıklarla yazdırılması mükellef açısından fiili imkansızlığı barındırmaktadır Bu durum, serbest meslek kazanç defteri için geçerli olduğu gibi yevmiye defteri veya işletme defteri gibi diğer bütün defterler için de geçerlidir Aralarındaki fark ise; işletme veya yevmiye defterinde muamelelerin 10 gün içerisinde deftere kaydedilmesi zorunlu iken, serbest meslek kazanç defteri için günü gününe kayıt zorunluluğu bulunmaktadır

Doğrudan doğruya deftere yazılma yönteminin ise, çok nadiren işletme defterlerinde, genel olarak da serbest meslek kazanç defterlerinde sıklıkla kullanıldığı görülmektedir Bu yöntemi benimseyenler, ciltli ve matbu müteharrik yapraklı serbest meslek kazanç defterleri kullanmaktadırlar

Serbest meslek erbabının, serbest meslek kazanç defterini ciltli, matbu defter olarak tasdik ettirip kullanma sebebi ise, giriş bölümünde belirttiğimiz üzere ilgili deftere muamelelerin günü gününe kaydedilmesi gereği ile serbest meslek kazanç defterinin işyerinde bulundurulmasının zorunlu olduğu anlayışından kaynaklanmaktadır Serbest meslek erbabının, muamelelerin günü gününe kaydedilmesi gerektiği ile ilgili kaygısı esasında diğer defterler için de söz konusudur Ancak, uygulamada örneğin yevmiye defterinin matbu ciltli defter olarak tasdik ettirilip kullanılması, istisnai durumlar hariç, söz konusu değildir Muameleleri günü gününe deftere işlemek fedakarlığı gerektirdiği gibi, her on günde bir işlemek de benzer fedakarlığı gerektirir Hatta, işlemlerin yoğun olduğu işletmelerde yevmiye defterine her on günde bir bilgisayar kayıtlarının aktarılması birçok zorluğu barındırmaktadır Bu yönüyle bakıldığında, serbest meslek kazanç defterine günü gününe kayıt yapma zorunluluğundan dolayı ciltli defter kullanma gerekçesi ortadan kalkmaktadır

Serbest meslek kazanç defterinin işyerinde bulundurulmasının zorunlu olduğu düşüncesi ise, bize göre VUK'un 353maddesinin 4 numaralı bendindeki hükmün yanlış yorumlanmasından kaynaklanmaktadır Zira, ilgili bentte; "Günlük kasa defteri, günlük perakende satış ve hâsılat defteri ile Maliye Bakanlığınca tutulma ve günü gününe kayıt edilme mecburiyeti getirilen defterlerin; işyerinde bulundurulmaması, bu defterlere yazılması gereken işlemlerin günü gününe deftere kayıt edilmemesi veya yoklama ve incelemeye yetkili olanlara istendiğinde ibraz edilmemesi halleri ile vergi kanunlarının uygulanması bakımından levha bulundurma veya asma zorunluluğu bulunan mükelleflerin bu zorunluluğa uymamaları halinde her tespit için 200-TL özel usulsüzlük cezası kesilir" hükmü yer almaktadır

Yukarıdaki madde hükmüne göre, Maliye Bakanlığınca tutulma ve günü gününe kayıt edilme mecburiyeti getirilen defterlerin de işyerinde bulundurulması zorunludur Serbest meslek kazanç defteri, her ne kadar VUK'un 219maddesinin bir gereği olarak, muamelelerin deftere günü gününe kaydedilmesi zorunluluğu getirilen defterlerden birisi olmasına karşın, Maliye Bakanlığı'nca tutulma ve günü gününe kayıt edilme mecburiyeti getirilen defterlerden değildir Bu durumda da, serbest meslek kazanç defterlerinin iş yerinde bulundurulması zorunluluğu bulunmamaktadır Bu konuyla ilgili İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı'nca verilen 14/08/2014 tarih ve 2066 sayılı özelgenin ilgili bölümleri aşağıdadır:

"İlgi özelge talep formunuzda; avukatlık faaliyetinden dolayı Vergi Dairesi Müdürlüğünün vergi kimlik numaralı mükellefi olduğunuzu belirterek serbest meslek kazanç defterinin işyerinizde bulundurma zorunluluğunuzun olup olmadığı hususunda Başkanlığımız görüşünün talep edildiği anlaşılmıştır

213 sayılı Vergi Usul Kanununun 171 inci maddesinde; defterlerin mükellefin vergi ile ilgili servet, sermaye hesap durumlarını, vergi ile ilgili faaliyet ve hesap neticelerini tespit etmek, vergi ile ilgili muameleleri belli etmek, mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek, mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını kontrol etmek ve incelemek amacıyla tutulduğu belirtilmiş, 172 nci maddesinde ise; defter tutma zorunluluğu olan gerçek ve tüzel kişiler sayılmış olup, 5 numaralı bentte de serbest meslek erbabına yer verilmiştir

Mezkur Kanunun 210 uncu maddesinde; "Serbest meslek erbabı bir (Kazanç defteri) tutarlar Bu defterin bir tarafına giderler, diğer tarafına da hasılat kaydolunur Defterin gider tarafına, yapılan giderlerin nev'i ile yapıldığı tarih ve hasılat tarafına ise ücretin alındığı tarih ve miktarı ile kimden alındığı yazılır " hükmü yer almaktadır

Öte yandan, anılan Kanunun 219 uncu maddesinde ise; "Muameleler defterlere zamanında kaydedilir şöyle ki:

c) Günlük kasa, günlük perakende satış ve hasılat defterleri ile serbest meslek kazanç defterine muameleler günü gününe kaydedilir" hükmüne yer verilmiştir

Yine aynı Kanunun 353 üncü maddesinin 4 numaralı bendinde; "Günlük kasa defteri, günlük perakende satış ve hâsılat defteri ile Maliye Bakanlığınca tutulma ve günü gününe kayıt edilme mecburiyeti getirilen defterlerin; işyerinde bulundurulmaması, bu defterlere yazılması gereken işlemlerin günü gününe deftere kayıt edilmemesi veya yoklama ve incelemeye yetkili olanlara istendiğinde ibraz edilmemesi halleri ile vergi kanunlarının uygulanması bakımından levha bulundurma veya asma zorunluluğu bulunan mükelleflerin bu zorunluluğa uymamaları halinde her tespit için 190 -TL (432 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği) ile 112014'den itibaren) özel usulsüzlük cezası kesilir" hükmü yer almaktadır

Bu itibarla, iş yerinde bulundurulmaması ve günü gününe kayıt edilmemesi halinde özel usulsüzlük cezası kesilecek defterler, Maliye Bakanlığınca kendisine verilen yetkiye dayanılarak ihdas edilip tutulma ve günü gününe kayıt edilme zorunluluğu getirilenlerdir Ancak, Serbest Meslek Kazanç Defteri Vergi Usul Kanununun 210 uncu maddesi uyarınca tutulma ve aynı Kanunun 219 uncu maddesinin birinci fıkrasının "c" bendine göre de günü gününe kaydedilme zorunluluğu olan bir defter olmakla birlikte, Maliye Bakanlığının yetkisine dayanılarak ihdas edilmiş bir defter değildir

Buna göre, serbest meslek kazanç defterini işyerinde bulundurma zorunluluğunuz bulunmamakla birlikte, söz konusu defterin ibrazı için tarafınıza verilecek münasip bir süre içerisinde ibraz görevini yerine getirmemeniz halinde adınıza Vergi Usul Kanununun mükerrer 355 inci maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası kesileceği, ayrıca serbest meslek kazanç defterinin günü gününe tutulmadığının, kayıt nizamına uyulmadığının tespiti halinde ise aynı Kanunun 352 nci maddesi uyarınca ceza kesileceği tabiidir"

Yukarıdaki özelgede de görüleceği üzere vergi idaresi de de serbest meslek kazanç defterinin, işyerinde bulundurulması zorunlu defterlerden birisi olmadığı görüşündedir Serbest meslek kazanç defterinin işyerinde bulundurulmasının zorunlu olmadığı, yasal mevzuat ve vergi idaresinin görüşü ile bu şekilde ortaya konulduktan sonra, serbest meslek erbabının ciltli defter tasdik ettirip kullanmasındaki ikinci gerekçe de bize göre ortadan kalkmış bulunmaktadır

SONUÇ

Yukarıdaki bölümlerde izah edildiği üzere; serbest meslek kazanç defteri, muamelelerin günü gününe kaydedildiği ancak işyerinde bulundurulması zorunluluğu bulunmayan defterlerdendir Meslektaşlarımızın, serbest meslek kazanç defterini tasdik ettirme aşamasında bu durumları göz önünde bulundurarak, kullanacağı defterin A4 biçiminde mi, delikli ve birbirine ekli devamlı sayfalı mı yoksa matbu defter biçiminde mi olacağına yani defterin şekline karar vermesi gerekmektedir

Cihangir ÖZKÖK
YMM
cihangirozkok@hotmailcom