ForumSinsi - 2006 Yılından Beri

YAZILI ARAÇLAR

1. Gazeteler

Halkla ilişkiler alanında kullanılan yazılı araçlar, işletme gazetesi, dergi, broşür , el kitapçığı, bülten, yıllık raporlar, mektup, pul, kartvizit vb. araçlardır. Bu araçlar gerek işletme içinde çalışanlara gerekse işletme dışında yer alan çeşitli kişi ve kuruluşlara iletilerek firmadaki gelişmeler konusunda bilgi aktarır. Amaç firmayı iç ve dış çevreye tanıtmaktır. Ancak bu tanıtım, abartmalı olmaktan uzak, reklam kokmayan, doğru bilgiler içeren yönde olmalıdır.

1a. İşletme Gazetesi

Halkla İlişkilerde kullanılan ene ilginç bilgi aktarma ve firmayı tanıtma araçlarından biri işletme gazetesidir. Bu yayın organı başta işletmede çalışanlar olmak üzere firmanın ilişki içinde bulunduğu kuruluşlara da dağıtılır. Firmanın ekonomik, sosyal, teknik yapısı, yatırımları ve son gelişmeler konusunda bilgi aktarılır, ayrıca çalışma koşulları ve doğum, ölüm, işe yeni giren ve çıkanlar, mutlu günler gibi kişisel haberler verilebilir.

İşletme gazeteleri, haftalık, 15 günlük, aylık ya da iki aylık süreli yayınlar şeklinde çıkartılabilir. Bu tür yayınlarda kullanılan dilin de, haberin anlaşılabilirliğini kolaylaştırmak açısından önemi büyüktür. İşletme gazeteleri, açık ve anlaşılır olmalı, dürüstlükten ayrılmamalı, hedef kitlelere yönelik hazırlanmalıdır.

1b. Basın Bültenleri

Basınla ilişkilerde kullanılana en yaygın yöntemlerden birisidir. Basın bültenleri açık ve kısa olmalıdır. Bültenin her paragrafı kenedi başına bir haber niteliği taşımalıdır. Basın bültenini destekleyici dokümanlar hazırlanmalıdır (fotoğraf, resim vb.).

Basına gönderilen bültenin güncel olması gerekir. Hazırlanan bültende; tarih, adres, telefon, firma adı bulunmalı, basın bülteninin sonuna ayrıntılı bilgi alınabilecek kişi veya kişilerin adları yazılmalıdır.

1c. Basın Toplantısı

Kitle iletişim araçlarına basın bülteni ile yansıtılmayacak önemli haberlerin aktarılmasında kullanılır.

Basın toplantısı düzenlerken belirli kurallara uymak gerekir:

• Basın toplantısının yapılacağı yer ve zaman önem taşımaktadır.
• Toplantının yapılacağı yer, basın mensuplarının kolay ulaşabileceği bir yer olmalıdır.
• Seçilen gün ve saatte önemli bir başka olayın olması, basın mensuplarının katılımını etkileyebilir.
• Basın toplantısının yapılacağı salonun düzeni gazetecilerin rahat hareket edebilmesine olanak sağlamalıdır. Çünkü gazeteciler, fotoğraf çekmek, ses almak, telefon etmek isteyebilirler.
• Basın toplantısı çok uzun olmamalı, asıl iletilecek mesajlara ağırlık verilmelidir.
• Toplantı ile ilgili haberler gazetelerden takip edilerek derlenmeli ve basın mensuplarına teşekkür edilmelidir.

1d. Basın Turları.

Basın turları ve gezileri işletmeyi tanıtma bakımından diğer bir Halkla İlişkiler uygulamasıdır. Tanıtma bakımından önemi küçümsenemez, ancak pahalıdır Hazırlanması da zaman alır. Örnek olarak GAP bölgesine düzenlenen basın turları gösterilebilir. Öte yandan işletmenin açılışı ya da ek bir tesis söz konusu olduğunda basın organlarının davet edilerek yeniliklerin tanıtılmasına çalışılır.

1e. Kupür Derleme.

Halkla İlişkiler görevlilerinin basını dikkatle izleyerek, kurum hakkında çıkan haberleri değerlendirmesi gerekir. Bu amaçla halkla ilişkiler görevlileri gazetelerde çıkan haber, röportaja, fotoğraf, yazı, karikatür gibi materyallerin makaslanarak arşivlenmesini sağlar. Bu işleme kupür derleme diyoruz.
Derlenen kupürler, daha sonra işletme için bir belge niteliği taşır.

1f. Röportaj

Güncel bir konuda, belli bir okuyucu kitlesi için hazırlanan, kolay okunabilen, resimlerle desteklenmiş, hazırlayanın kendi görüşleri ile birleştirilerek yazılan yazılardır.

2. Dergiler

Dergiler gazetelere göre daha uzun zaman dilimleri içinde çıkarılan halkla ilişkiler aracıdır. Dergiler; haberler, röportaj ve magazin türü konulara ağırlık verir. Ancak hangi okuyucu kitlesine hitap edeceği önceden iyi saptanmalı ve ona göre hazırlanmalıdır.

3. Broşür

Broşür genelde az sayfalı, ufak bir dergi boyunda basılan bir tanıtma aracıdır. Daha çok 8 ila 16 sayfa arasında basılır ve önemli özelliği bol resimli oluşudur.
Broşürler daha çok firmayı tanıtan özlü bilgiler içerir. İşletmenin üretim ve sosyal tesislerinde renkli görüntüler verir.

4. El Kitapçığı

El kitapçığı işletmeye yeni gelen ve giren personele firmayı çok yönlü tanıtan, yeni elemanın hak ve sorumluluklarını gösteren kitapçıktır. Bunlar broşürlerden farklı olarak resimli sayfalar yerine daha uzun yazıları içeren sayfalardan oluşurlar. El kitapçığında kurum tanıtıldıktan sonra personeli ilgilendiren konulara da yer verilir. Şöyle ki; personelin izin, sağlık, sportif faaliyetler, lojman, çalışma saatleri, çalışma koşulları vb. konularda bilgi verir.

5. Afiş, İlan Tahtası ve Bültenler

İşletmenin belirli yerlerine konulan ya da asılan bu tür araçların en önemli niteliği iletilmek istenen habere, ilgili ilgisiz herkesin dikkatini çekmektir. Bu açıdan değerlendirildiğinde, afi, ilan ve bültenlerin diğer araçlardan daha çarpıcı ve etkili olması gerektiği söylenebilir.

6. Diğer Yazılı Araçlar

Yukarıda sayılan yazılı araçların dışında ayrıca yıllık raporlar, mektup, kartvizit, pul, karikatür, pankart ve el ilanları sayılabilir.

Yıllık raporlar işletmenin bir yıl içinde yapmış olduğu çalışmaları özetleyen bir belgedir. Firma ortaklarına, bankalara ve ilgi duyan diğer kurumlara dağıtılabilir.
Mektuplar diğer iletişim araçlarından farklı olarak toplumsal değil kişisel bir araçtır. İyi yazıldığında hedef kitleyi bizzat ziyaret etmek kadara etkili olabilirler.

Halkla İlişkiler konusunda bir kampanya açıldığında etkili sloganların yazıldığı, büyük puntoların kullanıldığı pankartlardan yararlanılabilir. Halkla İlişkiler Bölümünün kullanacağı yazılı araçlar içinde ayrıca kurumun kimliğini yansıtan antetli kağıtlar, kartvizitler, bayram kartları, özel bastırılmış pullar, karikatürler kullanılabilir.