Resmi Yazışma Kuralları....1) Yöneticilerin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları :

1 Yöneticilerin görev, yetki ve sorumlulukları :

Bilindiği gibi istikrarlı ve etkili yönetim; yönetimin amaç, teşkilât ve süreç boyutlarının birbirlerini tamamlamaları ile mümkündür

Bir görevler dizini olan ve götürülmesi istenilen bütün hizmetleri kapsamına alan amaç boyutu, yetişmiş insan unsuruna dayanmaktadır Yönetimler, ne kadar yetişmiş insan gücü potansiyeline sahip olurlarsa, yapılması istenilen hizmetler de o oranda zamanında ve yerinde sunulmuş olur Buna paralel olarak toplumdaki huzur ve refah seviyesi giderek yükselir

Yönetimin önemli bir boyutunu da iletişim hizmetleri oluşturmakta, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerinin büyük bir kısmı resmî yazılar yoluyla sağlanmaktadır

İletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi; bu konudaki kurallara uyulmasına bağlı olduğu kadar, yöneticilerin yetkilerini yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanmasına, her kademedeki personelin de yetiştirilmesine ve sorumluluk bilinciyle hareket etme*sine bağlıdır

3797 sayılı Millî Eğitim Bakanlığı'nın Teşkilât ve Görevleri Hakkında Kanun, İl ve İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri Yönetmeliği, yetki devri yapılmasına ilişkin Bakanlık Onayları vb diğer mevzuat ile Bakanlığımız merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı birimlerinin görevleri, bu birimlerde hizmet gören her kademedeki yönetici ve diğer personelin yetki ve sorumluluk*ları belirlenmiştir

Bu çerçevede, her kademedeki yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğunun bilinciyle hareket etmesi beklenen ve istenen bir durumdur Bu bakımdan, her kademedeki yöneticiler, maiyetlerindeki personelin resmî yazışmalarda uyulması gereken hususlarda yetişmelerini sağlayacak, sorunların zamanında, yetki ve sorumlulukları doğrultusunda, mahallinde çözümlenmesi ve gereksiz yazışmalardan kaçınılması için gerekli tedbirleri alacaktır

Bu noktadan hareketle; resmî yazışmaların Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikâyetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri ile belirlendiği gibi hiyerarşik kademeye uygun olarak yapılması sağlanacak, her kademedeki yetkili birimler, sorunların çözümlenmesinde yetkilerini kullanmaktan kaçınmayacaktır Özellikle mevzuatta tereddüte meydan vermeyecek şekilde açık hüküm bulunan ve genelge, genelge açıklama veya münferit açıklama yapılan konularda kesinlikle üst makamlara görüş sorulmak suretiyle iş hacmi artırılmayacaktır

Sorunlar oluştuğu mahalde varolan mevzuat ve diğer kaynaklardan yararlanılarak çözüm*lenmeye çalışılacak, çözümlenemediğinde konu ayrıntılı bir şekilde ortaya konulmak suretiyle bir üst birimden görüş istenecektir Araştırma yapmadan ve kendi görüşlerine yer vermeden hiçbir sorun üst makamlara veya birimlere taşınmayacaktır

Nitekim yazışmalarda müracaat ve şikâyetlerde hiyerarşik kademelerin atlanmaması ilkesinden amaç, uygulamada karşılaşılan aksaklıkların mahallinde çözümlenemiyorsa bir üst makamda çözümlenmesi, dolayısıyla üst yönetim kademelerinin teferruatlı işler dışında tutulmasıdır

Bu bakımdan, yukarıda da ifade edildiği gibi basit bir araştırma ve inceleme sonucunda mahallinde çözümlenebilecek konuların, tereddüt konusuymuş gibi üst birimlere veya makamlara taşınmasının önlenerek ilçe ve il teşkilâtlarının aracı durumdan kurtarılması sağlanacaktır

Konuyu bir örnekle açıklamak gerekirse; öğretmenlerin aylık karşılığı okutmaları gereken derslerin hangileri olduğu son olarak, Talim ve Terbiye Kurulu'nun 17/01/1994 gün ve 2399 sayılı Tebliğler Dergisi'nde yayımlanan 523 sayılı “Öğretmenliğe atanacakların atamalarına esas branşlarıyla mezun oldukları yüksek öğretim programı ve aylık karşılığı okutacakları esas derslerle diğer dersler” konulu kararı ile belirlenmiş olup, bu kararda, “Matematik” öğretmenlerinin aylık karşılığı okutacağı dersler arasında “Ticaret” dersi sayılmadığı halde, matematik öğretmeninin ticaret dersini aylık karşılığı okutup okutamayacağının sorulması gereksiz yazışmayı teşkil edecektir

Bu durum her derece ve türdeki okul ve kuruma Tebliğler Dergisi gönderilmesi nedeniyle daha başlangıçta okul müdürlüğü düzeyinde çözümlenmesi gereken bir konudur

Burada önemli görülen bir diğer hususa değinilmesinde yarar görülmektedir Üst birimlerce teşkilâtımızın en alt kademesindeki bütün personele duyurulması istenilen genelge, genel açıklama, bülten, döküman vb'nin duyurulmasında birimler arasındaki kopukluk veya gecikmenin önlenmesi, sorunların mahallinde ve zamamında çözümlenmesi bakımından önem arzetmektedir Bununla ilgili hassasiyet ve dikkatin her kademedeki sorumlular tarafından gösterilmesi yönünde birim amirlerince önlem alınması gerektiği ortadadır