Etkili Sunuş - Kitap Özeti

Yazarı: Christian E BINGAMAN
Yayınevi: Rota Yayınları
Bilim Grubu: Başarı
1BÖLÜM - SUNUŞLAR NEDEN YAPILIR?
Sunuş, bir topluluk önünde konuşma forumudur Bir organizasyon adına içeride ya da dışarıda sunuş yapılabilir Dış sunuşlar ikna etmeye yöneliktir Bunlar özel tutumlar örneğin,”Toplumun gelişmesine yardımcı olmak istiyoruz” ya da “Fiyatları yükseltmemiz lazım” ya da “Biz sizin için çalışıyoruz” veya “ürünlerimiz tamamen doğal maddeler içermektedir” gibi geliştirmeye çalışır
İçe yönelik sunuşlar genellikle enformasyon yaymak amacıyla verilir Bunlar; bolümler, yöneticilerle astları, kıdemli işçilerle genç işçiler arasında bilgi paylaştırmanın bir aracı işlevini görür İç sunuşlara örnek olarak brifingler, tanışmalar ve eğitim etkinlikleri verilebilir
Sunuş bir iletişim kanalıdır Organizasyonun büyüklüğü, karmaşıklığı ve yönetim felsefesi sunuş gerektiren olayların yapısını ve türünü belirler Sunuşlar çok çehrelidir Konuşmacı, dinleyiciler, amaç, zaman, yer ve konu bunların tümü sunuşun etkinliğine katkıda bulunur Bu yüzden, konuşmacının iletişim sürecinin karmaşıklığının ve dinamiklerinin bilincinde olması önem taşır
BİR GRUP ÖNÜNDE KONUŞMA KORKUSUNU HAFİFLETMEK
Şirket içinde bir sunu yapmanın düşüncesi bile midenizde kramplar oluşturuyor, ağzınızı kurutuyor, terlemenize neden oluyor ve bacaklarınızı titretiyor mu? Eğer durum buysa, yalnız değilsiniz Çoğu insan topluluk önünde konuşmaktan korkar Bu korkuyu insanları gerçeklikten kaçmaya yönelten algılanmış bir tehdit meydana getirir Korku, algılanmış tehditle orantılı ya da orantısız olabilir
Kendisini yaratan nedenle orantılı olan korku, sizi olumlu ve yapıcı bir şeyler yapmaya yöneltir
Buna karşılık orantısız korkular psikolojik ve duygusal bakımdan zararlıdır Bir sunuş yapma korkusu algılanan tehditle genellikle orantılı olur Konuşmacılar çoğunlukla; birincisi anlayış arayarak, ikincisi korkuyu yapıcı eyleme dönüştürerek -görevi üstlenerek- stresi yönetirler
İLETİŞİM SÜRECİ
Etkili iletişim iki yönlü bir süreçtir; bir verici ile bir alıcı arasındaki düşünce alış verişidir Konuşmacı (verici) olarak göreviniz, dinleyicilerin (alıcı) mesajı anladıklarından emin oluncaya kadar bitmez Dinleyicilerden bir mesaj aldığınız zaman, bu mesajı anladığınızı dinleyicileri ikna edecek bir biçimde ifade edinceye kadar göreviniz tamamlanmaz Verici ve alıcı eş zamanlı biçimde mesajı süzgeçten geçirir
Süzgeçten geçirme işleminin sonucu şudur; Alıcı mesajı vericinin kastettiği biçimde algılamayabilir
Dinleyicinin anlayışını zenginleştirecek müdahelerde bulunmak amacıyla sunuşun planlanmış düzenini değiştirmek için, konuşmacıların iletişim dinamiklerinin bilincinde olması gerekir Örneğin, bir konuşmacı mesajı yeniden ifade edebilir, örneklere başvurabilir, diyagramlar çizebilir, dinleyicilerin duygularını yansıtabilir ve özetleme yapabilir Sözcüklerin herkes için mutlaka aynı şeyi ifade etmeyeceğini unutmayın algılama kişisel birşeydir
İLETİŞİMİN ÖĞELERİ
Sözlü sunuşların yapılmasında yer alan iletişim öğeleri konuşma, dinleme, geri besleme (sözlü veya sözsüz) ve soru sormaktır
Konuşma: Sesiniz tutumunuzu, duygularınızı ve iç durumunuzu yansıtır İç dünyanızın bir aynasıdır Sesli anlatımın başlıca öğeleri ses hacmi, ses perdesi, tonlama, kalite, hız, lehçe ve stildir
Ses Hacmi: Yüksek ses, fikirleri vurgulamak amacıyla etkili biçimde kullanılabilir Buna karşılık, gereksiz yere sesi yükseltmek mesajdan çok şey götürebilir ve dinleyicileri kızdırabilir Öte yandan bazı insanlar çok yumuşak konuşur Sanki odada dinleyicilerin olduğunun farkında bile değildirler Ses hacmi ya da tonunda hiçbir değişiklik olmadığından bunların konuşma biçimleri monotondur Sonuç olarak dinleyiciler hayallere dalıp uyuklayabilir ya da sinirlenebilir
Ses Perdesi: Etkili konuşmacılar anlamı güçlendirmek ve kullandıkları sözcüklere canlılık kazandırmak amacıyla seslerini alçaltır ya da yükseltir Ses perdesinin uygun kullanımı anlamı berraklaştırır
Hız: Konuşmacının sözcükleri söyleme hızının farkında olması ve bunu kontrol etmesi gerekir Konu karmaşık olduğu zaman konuşma hızı düşürülmelidir
Kalite: Kalite, kişinin sesinin kendine özgülüğünü anlatır Ama duygusal ve fiziksel durumlarda etkide bulunur
Tonlama ve Telaffuz: Tonlama, konuşma seslerinin yapısını anlatır Telaffuz ise seslerin sözcükler içinde kaynaşmasıdır
Stil: En çekici stil sohbet biçiminde olanıdır Bu, ezbere, kendiliğinden konuşmak demek değildir Tam tersine dinleyicilerden herbirine sanki kendisine konuşuluyormuş duygusunu veren bir konuşma tarzıdır
Dinleme: Etkili iletişim hem dinlemeye hem de konuşmaya bağlıdır İki tür -pasif ve aktif- dinleme vardır Pasif dinleme dikkatli suskunluğu ve en az yanıt vermeyi kullanır Diğer kişinin fikirlerini istediği gibi ifade etmesine izin verir Konuşmacı uzunca bir sözlü etkileşim beklemez Suskunluk ya da tek bir sözcük yeterli olabilir Bazen sözsüz bir karşılık daha uygun düşer
Aktif dinleme daha zordur Dinlerken karşımızdaki kişinin dilini, hızını ve konuşmasının içeriğini izlememiz gerekir Aktif dinleme karşınızdakinin duygularını paylaşarak dinlemektir
Geri Besleme: Geri besleme kişiye başkalarını nasıl etkilediği konusunda bilgi verir İki tür geri besleme vardır
Sözlü geri besleme ses perdesi, ses tonu ve konuşma hızıyla birlikte kullanılan sözcükleri kapsar Sözlü anlatım konuşmacının başlıca mesajını dinleyicilere aktarır Sesin kontrol edilmesi ses hacmi, ses perdesi, hız, nitelik, telaffuz ve stil üzerinde yoğunlaşarak başarılır
Ses perdesi değişmesi bir sözcüğe genel anlamından daha güçlü bir anlam verir
Sözsüz geri besleme, yani beden dili; yüz ifadelerini, göz temasını, duruşu, jestleri, fiziksel mekanı ve zamanı kapsar Konuşmacının vücut hareketleri dinleyiciye gönderilen ikinci dereceden mesaja katkıda bulunur
Yüz kasları ve gözler belki de vücudun diğer kısımlarından daha fazla sözsüz mesaj iletir Örneğin, bir kaşın havaya kalkması şaşkınlık, gözlerin açılması hayret, tavana bakma derin düşüncelere dalma, yere bakma günlük hayaller kurma anlamına gelebilir Yüz ifadeleri ve göz hareketleri dinleyenlere konuşmacının onlarla iletişim kurmak isteyip istemediğini ve mesajı anlamalarına ilgi duyup duymadığını anlatır Dinleyenlerin mesajı anlamadığını düşünüyorsanız, konuyu yeniden anlatmanız ya da tekrar etmeniz veya karışıklığı düzeltmek için belki de bir örnek vermeniz gerekir
Beden Dili: Konuşmacı kürsüye ya da podyuma yaklaşırken dinleyicide ilk izlenimini oluşturur En iyi strateji emin adımlarla yürümek, notları hızlı bir şekilde düzenlemek, dinleyicilere bir göz atmak ve derin bir nefes alarak konuşmaya başlamaktır
Öne arkaya sallanmak, ağırlığı bir bacaktan ötekine vermek ve gereksiz yere podyumun gerisine doğru gitmek dinleyicinin dikkatini dağıtır Jestler el ve kollarla yapılan vücut hareketleridir Genellikle konuşmacının kendini konuya kaptırması sonucu kendiliğinden ortaya çıkar Örneğin, dinleyicilerden biri konuşmacıya bir soru yöneltirken konuşmacı kollarını göğsüne kavuşturarak durursa, dinleyiciler konuşmacının soruyu önemsemeyerek, savunmaya geçtiğini ya da başka sorular dinlemek istemediğini düşünebilir
Poz konuşmacının duruş biçimidir Dimdik durmak ya da kendini koyuvermek dinleyiciye ayrı ayrı mesajlar verir Konuşmacı fiziksel olarak rahat edebileceği şekilde, gergin olmayan bir çeviklik ve kontrol duygusu yaratarak durmalıdır Ayaklar birbirine yakın olmalı ve ağırlık iki ayağa da eşit olarak dağılmalıdır
Oturma Düzeni: Bir sunuş için oturma yerlerinin fiziksel düzenlenmesi bir mesaj verir ve dinleyicilerde bir tepki yaratır Konuşmacının niyeti hazır bulunan herkesin aktif katılımını sağlamaksa, bu durumda oturma düzeninin bu mesajı vermesi gerekir
Sunuş Programı: Dinleyicilerin zamanının en az sizinki kadar değerli olduğunu unutmayın Başlangıç ve bitiş zamanları en küçük noktasına kadar belirlenmelidir Ne olursa olsun, programa bağlı kalınmalıdır Konuşmaya geç başlarsanız ya da önceden belirtilen zamanlarda ara verilmezse, bu durum konuşma konunuzu gölgede bırakabilir