Halkla İlişkiler Ve Etkin İletişim Teknikleri

HALKLA İLİŞKİLER VE ETKİN İLETİŞİM TEKNİKLERİ

Halkla İlişkiler olgusunun temelinde iletişim vardır Etkili bir halkla ilişkiler politikasının uygulanması büyük ölçüde iki yönlü çalışan açık iletişimin kanallarının varlığına ve işleyişine bağlıdır Halkla ilişkilerde iletişim daha çok firma ile toplum arasındaki tanıtım ve tanıma sürecinin gerçekleşmesini amaçlar Bir başka anlatımla iki kesim arasında bilgi alış verişi için açık bir iletişim sisteminin kurulması gerekir

İletişim dar anlamda, bireyler ve kurumlar arası bilgi, düşünce ve duygu alış verişi olarak tanımlanabilir Temel amaç ortak noktalarda anlaşma ve uzlaşmaya varmaktadır

Organizasyon açısından ele alındığında iletişim, firmada yer alan tüm organlar arasında bir canlı varlığı saran sinir sistemi gibi yatay ve dikey kanalların oluşmasını anlatır

1 İletişim Süreci

İletişim en yalın anlamda, düşüncelerini belli simgelerle anlatan bir verici ile (bayrak) bu simgeleri çözümleyip algılayan bir alıcıyı (hedefi) gerekli kılar Bu sürecin amacı vericinin düşüncelerini alıcı da oluşturmaktadır En az iki kişi arasında oluşan bu iletişim sürecinde dört önemli öğe vardır

* Verici: Mesajı ileten insan ya da kurum olabilir Vericinin işlevi gönderilecek mesajın önce saptanması , sonra anlaşılır nitelikte olmasına özen göstermektedir
* Mesaj: Burada iki nokta önem taşır; mesajın dili ve içeriği Mesajın dili, alıcı tarafından zorlanmaksızın anlaşılabilir, net ve kesin nitelik taşımasını ifade eder
* Kanal: Mesajın alıcıya iletildiği yol ya da araçlardır Bunlar yazılı , sözlü, sözsüz veya görsel işitsel araçlar olabilir
* Alıcı : İletişim sürecinin son aşaması alıcıdır Bir kişi ya da grup olabilir Alıcı gelen mesajı kendi anlayış yeteneğine, biraz da çıkarlarına uygun biçimde değerlendirir

2 Geri Bildirim Süreci

İletişimin tamamlanması için mesajın kaynağına dönüşü gerekir Burada dikkati çeken en önemli nokta rollerin değiştiğidir Bu kez alıcı verici durumuna dönüşürken, vericide alıcı rolünü oynamaktadır Geri bildirim (feed-back) olarak nitelendirilen bu ikinci aşamada, birinci aşamada görülen tüm güçlüklerin ortaya çıkabileceğini unutmamak gerekir

Bir kişiden diğer bir kişiye herhangi bir mesajın gönderilmesi çoğu kez anlam ve biçim değiştirme riskiyle karşı karşıya bulunmaktadır Bu riski azaltmak için özellikle vericiye düşen önemli sorumluluklar vardır Verici alıcının kişilik, sosyal yapı ve esneklikte mesaj iletmek, fakat ayanı zamanda mesajın alınıp alınmadığını , nasıl algılandığını yakından denetlemekle yükümlüdür

3 Biçimsel İletişim kanalları (Formal)

Dinamik bir varlık olan örgütlerin kendine özgü işlevlerini yerine getirmek için kurum içinde dikey ve yatay iletişim kanallarını kullanmaları gerekir Yöneticiler, iş görenlere ara basamakları da kullanarak belirlenen amaçları doğrultusunda emir ve direktifler verir veya çeşitli konularda uyarıcı mesaj iletirler (kanal I)
İş görenler ise, çeşitli dilek, istek, yakınma, öneri ve raporlarını aşağıdan yukarıya doğru işleyen iletişim kanalıyla iletirler (kanal II) Ayrıca aynı düzende yer alan organlar arasında iş birliği, bilgi alış verişi ve eş güdümü sağlamak için yatay ilişkiler kurulur(kanal III)

Yatay kanallar kişiler arası anlaşma, dayanışma ve yardımlaşmayı kolaylaştıracağı gibi dikey kanalları geçici olarak devre dışı bırakarak iletişimde zaman kaybını önler ve mesajın çeşitli basamaklardan geçerken özünü yitirme riskini de azaltmış olur

4 Doğal İletişim Kanalları ve halkla İlişkiler (İnformal)

Toplum içinde bireyler tüm örgütlerin kendi ihtiyaç ya da çıkarları için ne gibi çaba gösterdiklerini sürekli olarak öğrenip bilmek isterler Eğer bir örgüt, halkın öğrenme ihtiyacını karşılamaz, yaptıklarından, amaç ve politikalarından kamuoyunu bilgisiz bırakırsa halk onun yapmadığını kendisi yapar, ancak bunu yaparken de genellikle gerçeği yansıtmayan söylenti, dedikodu gibi biçimsel olmayan iletişim araçlarından sağladığı kulaktan dolma bilgileri kullanır Kuşkusuz çoğu kez, böyle bir ortam kamuoyunda işletme veya örgütle ilgili gerçek dışı yanlış kanıların doğmasına yol açar Bu bakımdan işletmenin kendi kamuoyunu oluşturan çevrelerin bilgi ihtiyacını karşılaması gerekir Sözgelimi, işletmenin iş görenleri, örgütün ilerlemesi veya kendi işlerini etkileyen değişiklikler hakkında bilgi edinmek ister Ortaklar ise şirketin finans durumu ve gelişmesiyle yakından ilgilenirler

Formal iletişim kanalları bir örgütte sağlıklı işlemezse doğal iletişim kanalları (informal) otomatikman devreye girer Üstelik firma içinde çalışanlar ya da kurumla dışarıdan ilişkisi olanlar gereksinme duydukları bilgileri resmi ağızdan alamayınca doğal iletişim kanallarından (informal) çoğu zaman, abartılı , gerçek dışı ya da eksik bilgiler olmak durumuyla karşı karşıya kalırlar Oysa halkla İlişkilerin temel ilkelerinden birisi doğru bilgileri, doğru zamanda ilgili kişilere tam olarak yansıtmaktır Bu açıdan incelendiğinde doğal iletişim halkla ilişkilerle tam bir çelişki oluşturur Bunun çözümü formal kanalları iki yönlü olarak işler kılmaktır

Paylaşım için teşekkürler Yeşimciwciw