Halkla İlişkilerde Kullanılan Araçlar

HALKLA İLİŞKİLERDE KULLANILAN ARAÇLAR

Halkla ilişkiler uzmanları, pazarlamaya ilişkin kararlara ürünün ya da hizmetin tüketiciye nasıl ve nerede sunulması gerektiğine ilişkin bilgiler sunarak yardımcı olurlar Pazarlama karması içinde halkla ilişkiler tanıtım faaliyetleri, özel bir takım olaylar, sergiler vs düzenleyerek potansiyel tüketicinin dikkatini çekmeyi başararak pazarlamaya yardımcı olur

Halkla ilişkilerde ,hedef kitleyle iletişim kurulup,haberleşmenin sağlanabilmesi için hem kişisel hem de kişisel olmayan çeşitli araçlardan yararlanılır Halkla ilişkilerde kullanılan araçlar arasında, radyo, televizyon, kitap, gazete, dergi, broşür, el kitapları, afiş, el ilanları, bültenler, yıllıklar, toplantı, sergi, seminer vb araçlar bulunmaktadır Planlama yapılırken, hedef kitleye iletilecek mesajların hangi araçlarla iletileceği önceden belirlenmelidir Burada temel amaç, hedef kitleye mesajların, en kısa zamanda, en az maliyetle ve en uygun hangi araçları kullanarak iletilmesinin belirlenmesidir

Halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılan çok sayıda ve türde araç bulunmaktadır Bununla birlikte, herhangi bir işletmenin halkla ilişkiler çalışmaları sırasında, söz konusu araçların tamamının kullanılması gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır Bu konuda önemli ve uyulması zorunlu olan kural, yapılacak uygulamanın tüm yönleriyle (hedef kitle, süre, bütçe, personel vs) değerlendirilmesi ve araç seçiminin, bu çok yönlü değerlendirme sonrasında yapılmasıdır

AYazılı Araçlar:

Yazılı araçlar, gazeteler ,basın toplantısı ve basın bülteni,dergiler ve işletme tarafından hazırlanıp yayınlanan araçlar olan broşürler ,bültenler, el kitabı,yıllık ,afişler,pankartlar ve el ilanları olarak özetlenebilir

Haberlerin halkla ilişkiler amaçlı olarak gazete ve dergilerde istenilen kapsamda yayınlanması,oldukça karmaşık ve uzmanlık gerektiren bir iştirBurada en önemli sorun ,gazetenin geleneksel tutumuna ve düzenine halkla ilişkiler biriminin uymak zorunda olmasıdırHalkla ilişkiler birimleri gazetelere hem takdir yetkisi bırakmalı hem de zorlamalardan kaçınmalıdırGazetelerden bir halkla ilişkiler aracı olarak yararlanmada dikkat edilmesi gereken diğer bir nokta ise haber niteliği taşıyan mesajların zamanlamasıdırGazetelerin halkla ilişkiler aracı olarak sahip oldukları nitelikler dergiler için de geçerlidirDergilerin hedeflediği kitleler olduğu gibi okuyucuların da tercih ettikleri dergi türleri vardırDergiyi gazeteden ayıran en önemli fark “zaman” yani iki yayın arasındaki süredir

Yazılı ve görüntülü medyaya haber aktarmakta kullanılan en yaygın yöntemlerin başında basın toplantısı ve basın bülteni gelirBasın toplantısının başından sonuna kadar tüm aşamaları halkla ilişkiler görevlilerinin gözetiminde olmalıdırBasın toplantısının başarısı ilgili konunun yalnızca kitle iletişim araçlarında yer almasına değil,kamuoyunda yeterince yankı yapmasına , ilgi görmesine bağlıdırkamuoyunda gerekli yankıyı ve ilgiyi göremeyecek olayların basın toplantısına konu edilmemesi gerekir

Kuruluşa ilişkin olaylar veya gelişmeler haber niteliği taşıyorsa yazıya dönüştürülerek basın bülteni haline getirilirBasın bülteni,olayın ilgili kurum tarafından haberleştirilip medyaya dağıtılmasıdırBasın bültenlerinin hazırlanmasında ve ilgililere yollanmasında yine en büyük görev halkla ilişkiler birimine düşerBasın bülteni çok sık kullanılan bir araçtır

Bazı durumlarda gazete ve dergilerde yazı yayınlamak gerekebilirBunlar çoğunlukla makale,fıkra,köşe yazısı, küçük yorumlar biçiminde olabildiği gibi , okuyucu mektubu biçiminde de düzenlenebilir

Broşürler ,kurum tarafından hazırlandıkları için belirli üstünlükler taşırBroşürün içeriği tümüyle kuruluşun denetimindedirBu yüzden broşürü istenilen biçimde hazırlamak ve süreci baştan sona denetim altında tutmak mümkündürBu, broşürü dergi ve gazetelerden ayıran en önemli farktırHalkla ilişkiler çalışmalarının anlatılması bazen daha çok sayıda sayfaya ihtiyaç gösterebilirBu durumda broşür yerine el kitabı hazırlamak gerekirEl kitapları sayfa olarak daha fazladır ve basit referans kaynağı olarak konuların açıklanmasına yardımcı olur

Bültenler konuyla ilgili olan kişilerin dikkatlerine sunulan çalışmalardırBültenlerin içinde ilgilinin dikkatini çekecek yan bilgilere, güncel verilere ve olaylara da yer verilmektedirBültenler kuruluşların iç halkla ilişkilerinde sık sık kullanılmaktadır

Yıllık , kuruluşun bir yıl içinde gerçekleştirmiş olduğu çalışmaları açıklayan ve ansiklopedik bilgiler içeren bir yayın türüdürYıllıklar genellikle kurumun eylem çevresi içinde kalan kişilere gönderilir

Geniş yığınlara öz anlatımla belirli mesajlar gönderilmek zorunda kalındığında kullanılan araçlarda biri de afişlerdirAfişlerde resimle anlatım ön plandadırAncak kullanılan sözcükler de resimlerin anlamını tamamlayıcı ya da güçlendirici olmalıdırBu yüzden afişler son derece yoğun bir düşünsel ön hazırlığa ihtiyaç gösterir

BYayın Araçları:

Yayın araçları denildiğinde ilk akla gelen araçlar radyo ve televizyondur
Radyo, halkla ilişkiler faaliyetlerinde çok sık kullanılan etkili araçlardan biridirRadyonun hemen hemen bütün programlarından bu konuda yararlanmak mümkündürHaber bültenleri , söyleşiler, açık oturumlar , röportajlar hatta kısa anonslar bile birer halkla ilişkiler programı olabilir
Televizyonun söyleneni görüntü ile güçlendirmesi,görüntüyü ön plana getirip belirli bir düşünce veya görüşü oluşturmaya yardımcı olması onu daha etkili bir duruma getirmektedirRadyo için söylenenleri televizyon için de söylemek doğru olur

C Festivaller:

Festival yada şenlik düzenlenmesi ,çok sorunu olan ,yorucu ve koşuşturmayı gerektiren bir çalışmadırBir tek kuruluş bu işin altından kolay kolay kalkamazOnun için belirli kuruluşlar ya da kişilerle işbirliği yapılması gerekirHalkla ilişkiler tekniği içinde çeşitli toplumsal olaylardan yararlanılmaya çalışılırBu tür olaylar önemli birer fırsattırBir kentin kurtuluşu ya da önemli bir ürünün tanıtımı ve dolayısıyla tüketimi hızlandırmak için düzenlenen yöresel düzeydeki festivaller kadar ülke düzeyinde ses getiren önemli film, müzik festivalleri halkla ilişkilerle uğraşanlara böyle bir fırsatı vermektedirGünümüzde gelişmiş kitle iletişim teknolojisi ,gerektiğinde bu tür etkinlikleri en uzak yerlere duyurabilmektedirBu konuda halkla ilişkiler uzmanlarına büyük görevler düşer

D Yarışmalar:

Değişik kesimler ya da değişik kişiler arasında düzenlenen yarışmalar kamuoyunun ilgisini kuruluş üzerine çekmek için düşünülmüş ilginç yöntemlerden biridirYarışmalar herşeyden önce ödüllü olmak zorundadırBu ödül hem ilgiyi arttırır hem de yarışmaya daha ciddi bir görünüm kazandırırYarışmalarda amaç daha çok kişinin katılmasını sağlamaktırBunun için de yarışma konularının iyi seçilmiş olması gerekirYarışmalarla hem yararlı bir çalışma yapılmış ,belirli bir konu işlenmiş olur hem de kuruluşun tanıtımıyla ilgili önemli bir adım atılmış olurBu tanıtımdan yalnızca kuruluşun toplumsal çevresi değil aynı zamanda yarışmalara ilgi duyan herkes nasibini almaktadırKuruluşun toplumsal statüsünün yükselmesinde yarışma önemli bir araçtır

E Sergiler:

Çizgilerle anlatılan mesajları bir araya toplayan sergiler son yıllarda oldukça sık kullanılan bir yöntem haline gelmiştirKuruluşları ve onların çalışmalarını tanıtıcı nitelikteki sergiler belirli koşullara uymak zorundadırBu koşullar beklenen sonucu elde etmeyi kolaylaştırırHerşeyden önce sergi anlatmak istediklerini kolayca anlatabilmelidirGörüntüler olabildiğince açık olmalıdırSergiler basit bir anlatım içinde ve bu anlayışa uygun olarak düzenlenmelidirSergileme süreci halkla ilişkiler görevlileri tarafından izlenmeli ve kuruma veya kurum belleğine aktarılmalıdır

F Toplantılar:

Toplantıların konuları kadar toplantıya katılanlar ve olayın kamuoyuna duyurulması da önemlidirKonu güncel olmalı , önemli olmalı ve olabildiğince geniş bir kitlenin ilgi alanına girmelidirToplantıların yer ve zaman seçimine de özen göstermek gerekirHalkla ilişkiler açısından önemli olan ,toplantının kitle iletişim araçlarında yer alması ,yankı bulması ve ilgi çekmesidir

G Törenler:

Günümüzde törenler de birer halkla ilişkiler yöntemi olmuşturÜst düzey devlet yöneticilerinin katılması, ülkenin çeşitli alanlarda isim yapmış kişilerinin törenlere gelmesi ,olayı medyaya aktarmak için yeterlidirTörenler için birçok bahane bulunabilirKuruluş içi halkla ilişkilerde de bir araç olarak törenlerden yararlanılabilirÖnemli olan , bir noktayı yakalayıp onu halkla ilişkiler çalışmalarıyla bezemek , süsleyip topluma sunmaktırTörenler kuruluşlar için halkla ilişkiler açısından çok ilginç fırsatlar sağlarHalkla ilişkiler uzmanları hem bu noktaları yakalamalı hem de ilginç düzenlemelerle insanların takdirini kazanıp , ilgisini çekebilmelidirBu takdir ,hem kuruluşa hem de kuruluşun halkla ilişkiler birimine ait olacaktır