Tutanak Nedir ?

Kelimenin birkaç değişik anlamı vardır:
1 Meclis, kurul mahkeme gibi yerlerde söylenen sözlerin olduğu gibi yazıya geçirilmesi, zabıt, zabıtname
2 İlgililerce imzalanmış, bir durumu anlatan yazı, zabıt varakası
3 Birçok kimsenin imzaladığı rapor, mazbata

Değişik amaçlarla düzenlenen toplantılarda yapılan konuşmaların olduğu gibi yazıya geçirilmesi ve bu yazılanların yetkililerce imzalanmasıyla resmiyet kazanan yazılara tutanak denir bu tarzdaki tutanaklar, genellikle zabıt kâtipleri tarafından yazılır

Bir olayın veya bir durumun nasıl olduğunu ifade eden ve ilgili (veya yetkili) kimseler tarafından imzalanan belgelere de tutanak adı verilir

Bir toplantı tutanağı hazırlanırken; önce toplantının hangi tarihte, ne zaman ve nerede nasıl başlatıldığı belirtilir Toplantılarda önceden belirlenmiş ve ilgililere duyurulmuş gündem maddeleri sırasıyla tartışılır ve o konuyla ilgili karar verilir Tutanağını yazan kişi, toplantıda söz alanların düşüncelerini (veya beyanlarını) açık ve öz olarak aynen yazar Toplantının bitiminde ilgililer tutanağın altını imzalarlar

Olay tutanakları yazılırken olayın ne olduğu, nerede, ne zaman ve nasıl cereyan ettiği, olaya kimlerin ne şekilde karıştığı (varsa tanıkların ifadeleriyle birlikte) yazılır ve ilgilerce imzalanır

Tutanaklar, yalın ve açık bir üslûpla, sanat yapma kaygısından uzak, kişisel görüş ve yorumlara yer verilmeden aynen yazılır