Sözlü Araçlar

SÖZLÜ ARAÇLAR

1 Yüz yüze Görüşme

Sözlü ile iletişimde en yaygın biçimde kullanılan araç yüz yüze görüşme ya da konuşmadır Halkla İlişkilerde yüz yüze görüşme, firmayı temsil eden kişilerle halk grupları arasında yapılan konuşmalardır Tüzel kişiliğe sahip olan bir firma ile aynı özelliğe sahip bir başka kuruluş adına konuşan sonuçta insandır Yüz yüze yapılan görüşmeler yazılı iletişimden daha etkili sonuçlar doğurur Çünkü yazılı iletişim daha çok tek yönlü işler, oysa sözlü iletişim ve özellikle yüz yüze iletişim iki yönlü çalışır Bu durumda verici konumunda bulunan kişi karşı tarafın algılama, davranış ve tepkilerini anında saptayabilir Kaldı ki yüz yüze yapılan iletişimin sonucunda alıcı ya da hedef kitle olumlu bir izlenim edinmişse bu izlenimlerini başkalarına aktararak kurum adına bir hizmete getirmiş olacaktır
Yüz yüze görüşmede firma temsilcisinin (vericinin) bazı noktalara özen göstermesi gerekir Bu noktalar özet olarak şöyle sıralanabiliri:

• Başkasıyla konuşurken sabırlı, nazik, sakin ve güler yüzlü olmalıdır

• Karşıdaki insanın eğitimi, görünüşü, statüsü ve diğer görünen ve bilinen özelliklerine göre bir davranış içine girilmelidir

• Halkla İlişkiler bir güven olayıdır Karşıdaki kişiye güven verici bir davranışa girmeli, bu nedenle konuşulan konuya ilişkin yeterli bilgi taşınmalıdır

• Konuşurken, uzun ve karmaşık bir dil yerine sade, anlaşılır ve net bir dil kullanılmalıdır

• Firma adına gizli kalması gereken bilgileri karşı tarafa aktarmamalıdır

• İyi bir dinleyici olunmalıdır

• Karşı tarafın düşünce

• Karşı tarafın düşünce ve inançlarına saygılı biçimde konuşmalı ve özellikle olay etmekten kaçınmalıdır

• Konuşurken kızgın, öfkeli, yüksek tonlu sesten uzak durmalı, gereksiz tartışmaya girmemelidir

• Konuşurken karşı tarafa adıyla ve bey veya hanım eklentisiyle hitap edilmelidir

• Yüz yüze iki yönlü iletişim olduğu için karşı tarafı etkilemek kadar, onunda vereceği mesajlara açık olunmalıdır

2 Telefonla Görüşme

Sözlü görüşmenin bir başka aracı da telefondur Yüz yüze gelmekle birlikte telefonla görüşme Halkla İlişkilerde önemli bir araçtır Firma adına konuşan kişi ile karşı taraf arasında bir diyalog kurma fırsatı yaratılır Karşı tarafa bir uyarı şansı olmadığına göre firma adına konuşan kişinin bazı kurallara uygun davranması gerekir Bu kurallar şöyle sıralanabilir:

• Zil sesi üzerine telefonu açan kişi kendisini tanıtmalıdır

• Telefonun defalarca çalınmasına izin verilmemelidir

• Ses tonu ne çok yüksek ne de karşı tarafın zor duyacağı kadar kısık olmalıdır

• Telefonda gereksiz konuşmalara yer vermeden konu ve amaç kısaca anlatılmalı

• Konuşurken el altında mutlaka kağıt, kalem bulunmasına dikkat etmelidir

• Konuşma sırasında karşı tarafı dikkatle izlediğimize ilişkin “evet efendim”, “sizi dinliyorum” gibi pekiştirici sözler söylenmelidir

3 Toplantılar

Halkla İlişkiler açısından toplantılar bilgi verme, değerlenme ya da bilgi alma amacıyla yapılır Katılanlar karşılıklı görüş ve düşüncelerini açıklayarak bilgi alış-verişine girişir ve firma katılanlara toplantı sırasında en doyurucu – tanıtıcı bilgileri sunar

Toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat önceden kitle iletişim araçlarında duyurulmalıdır Toplantıya basın mensupları çağırılarak, toplantı konusunun ve sonuçlarının hedef kitlelere duyurulması sağlanmalıdır

4 Konferans ve Seminerler

Tek yönlü iletişim araçlarında biri de konferanstır Genellikle konuşmacı tarafından hedef kitleye mesajlar iletilir Konuşmacı ile katılanlar arasında bir diyalog kurulmaz Eğer konferansın konusu dinleyenlerin ilgisini çekmiyorsa beklenen etkiyi sağlamayabilir

Seminerler ise kitlenin ilgi ve güvenini kazanmak için düzenlenen faaliyetlerdendir Genellikle birkaç gün sürmekte ve güncel konularda düzenlenmektedir Seminerin son günü, tartışma açılarak karşılıklı bilgi aktarımı yapılmaktadır

Paylaşım için teşekkürler Yeşimciwciw