Devlet Malzeme Ofisi Satinalma Yönetmeliği

DEVLET MALZEME OFİSİ SATINALMA YÖNETMELİĞİ

DEVLET MALZEME OFİSİ SATINALMA YÖNETMELİĞİ

Devlet Malzeme Ofisi Satınalma Yönetmeliği
Maliye Bakanlığından:
Resmi Gazete Tarihi : 20/07/2005
Resmi Gazete Sayısı : 25881
BİRİNCİ BÖLÜM : Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1 - Bu Yönetmeliğin amacı, Devlet Malzeme Ofisinin kârlılık ve verimlilik ilkelerine uygun olarak Ana Statüsünde belirtilen mal ve hizmetlerin 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (g) bendi kapsamında satınalınmasına ilişkin esas ve usulleri düzenlemektir
Kapsam
Madde 2 - Bu Yönetmelik Devlet Malzeme Ofisinin Merkez ve Taşra Teşkilâtında uygulanır
Genel Bütçeye dahil dairelerle katma ve özel bütçeli idarelerden, belediyelerden, özel kanunla kurulmuş kamu kurum ve kuruluşlarından, 233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname kapsamına giren teşebbüs, kuruluş, müessese ve bağlı ortaklıklardan satınalınacak mal ve hizmetler bu Yönetmeliğe tabi olmadan doğrudan doğruya Genel Müdürlük'ce temin edilebilir
Dayanak
Madde 3 - Bu Yönetmelik 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (g) bendi ve 28/10/1984 tarihli ve 18559 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Devlet Malzeme Ofisi Ana Statüsüne dayanılarak hazırlanmıştır
Tanımlar
Madde 4 - Bu Yönetmelikte geçen;
a) Ofis; Devlet Malzeme Ofisini,
b) İşletme Bütçesi; Devlet Malzeme Ofisi İşletme bütçesini,
ifade eder
İKİNCİ BÖLÜM : İşletme Bütçesiyle Tespit, Satınalmaların Komisyonlarca Yapılması
İşletme bütçesiyle satınalmaların ve prensiplerin tesbiti
Madde 5 - Ofisçe satınalınacak mallarla plânlanması mümkün olan hizmetlerin cins, miktar ve tahmini bedelleri her yıl işletme bütçesi ile belirlenir ve prensipleri tespit edilir
İşletme Bütçesinde gösterilmemiş olmakla beraber, daha sonra stok yapılması gerekli görülen satınalmalar için, Yönetim Kurulundan izin ve ödenek kararı alınır Ayrıca, her yıl Yönetim Kurulu Kararı ile Malzeme Kataloğunda yer alacak malzeme, Katalogdan Satınalma Usulüne göre temin edilir
İşletme Bütçesinde öngörülmeyen veya öngörülmüş olmakla beraber toplu olarak satınalınamayan ve acil olarak sağlanması gereken malzeme ile "Katalogdan satınalma" usulüne göre temin edilen malzeme; "Müteferrik Satınalmalar" karşılığı konulan ödenek ile satınalınır Bu satınalmaların yapılabilmesi için yetki limiti bakımından önceden satınalmaların icrasına yetkili mercilerden izin alınır
Satınalmaların satınalma komisyonlarınca yapılması
Madde 6 - Bu Yönetmelikte, usûl ve yetki bakımından belirli görevliler ile servis ve birimlere bırakılmış satınalmalar hariç, bütün mal ve hizmet satınalmaları, Satınalma Komisyonlarınca yapılır
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM : Satınalma Organları, Teşekkülü, Malzeme Kataloğu Çalışma Komisyonu Başkanlığı
Satınalma organları
Madde 7 - Satınalma organları aşağıda belirtilmiştir
a) Merkez Satınalma Komisyonları,
1) I Numaralı Merkez Satınalma Komisyonu,
2) II Numaralı Merkez Satınalma Komisyonu,
b) Mahalli Satınalma Komisyonları,
c) Geçici Satınalma Komisyonları,
d) Satınalma Dairesi ve Ticaret Servisleri
Satınalma organlarının teşekkülü
Madde 8 - Satınalma organlarının teşekkülü aşağıda belirtilmiştir;
a) Merkez satınalma komisyonları;
1) I Numaralı Merkez Satınalma Komisyonu; Satınalma Komisyonu Dairesi Başkanı, IHukuk Müşaviri, Satınalma Dairesi Başkanı, Pazarlama ve Satış Dairesi Başkanı, Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanı ve her yıl Genel Müdürlükçe tespit edilecek Merkez elemanlarından 2 kişiden teşekkül eder Müessese ihtiyacı için satın alınacak makina ve malzeme alım işleri için de Müessese Müdürü üye olur Satınalma Komisyonu Dairesi Başkanı Komisyonun Başkanıdır Satınalma Dairesi Başkanı Komisyonun ikinci başkanıdır
2) II Numaralı Merkez Satınalma Komisyonu; Satınalma Dairesi Başkanı, her yıl Genel Müdürlükçe tespit edilecek Satınalma Dairesi, Pazarlama ve Satış Dairesi, Muhasebe ve Mali İşler Dairesi Başkanlıklarından birer Şube Müdürü veya Müdür Yardımcısı ve 1 Avukattan teşekkül eder Şube Müdürleri bulunmadığı zaman yerlerine Müdür Yardımcıları katılır Satınalma Dairesi Başkanı Komisyonun Başkanıdır Başkan bulunmadığı zaman Satınalma Şube Müdürü Komisyona Başkanlık eder I Numaralı Merkez Satınalma Komisyonunun işlerinin fazla olması halinde hizmetin biran önce görülmesini sağlamak üzere, II Numaralı Merkez Satınalma Komisyonu Genel Müdürlükçe belirlenecek iş ve işlemleri yürütür Komisyonlar üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanırlar Komisyonların üyeleri bulunmaması halinde, yerlerine kimlerin Komisyonlara katılacağı her yıl Genel Müdürlükçe tespit edilir Yedek üyeler atanıncaya kadar mevcut yedek üyeler görevlerine devam eder Başkan bulunmadığı zaman ikinci başkan komisyona başkanlık eder Başkanın ve ikinci başkanın bulunmamaları halinde ise, Komisyona, en kıdemli üye başkanlık eder
b) Mahalli Satınalma Komisyonları; Başkan ile birlikte üç kişiden az olmamak üzere her yıl Genel Müdürlük tarafından belirlenir Yeni Komisyon belirleninceye kadar mevcut Komisyon görevine devam eder Herhangi bir sebeple Başkan veya Üyelerden birinin geçici olarak bulunmaması halinde, ilgili Müdür derhal geçici olarak birini görevlendirir ve durumu Genel Müdürlüğe bildirir Komisyonun teşekkül etmesi için çoğunluğun bulunması şarttır Komisyon kararları üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır Mahalli Satınalma Komisyonu Başkanı ve Üyeleri lüzum görüldüğü takdirde Genel Müdürlükçe değiştirilebilir
c) Geçici Satınalma Komisyonu; muayyen işlere münhasır olmak üzere ve bu işlerin mahiyeti ve önemine göre kurulabilir I Numaralı Merkez Satınalma Komisyonu işlerinin fazla olması halinde hizmetin biran önce görülmesini sağlamak üzere belirli bir süre için de Geçici Satınalma Komisyonu kurulabilir Bu Komisyonun kurulmasına ve yetki limitleri ile konularını belirlemeye Yönetim Kurulu yetkilidir Satınalma Komisyonlarına işin mahiyetine göre Ofis dışından da eleman görevlendirilebilir Bu hususda karar vermeye de Yönetim Kurulu yetkilidir
d) Satınalma Dairesi ve Ticaret Servisleri Eliyle Satınalma; Merkezde Satınalma Dairesi Başkanlığınca, Taşra Teşkilâtında, Ticaret Servislerince, yapılacak araştırmaya istinaden Satınalma Komisyonundan geçirilmeksizin, Merkezde Genel Müdürlüğün, Taşra Teşkilâtında Müdürlerin onayı ile kesinleşen satınalmadır Bu suretle yapılacak satınalma limiti, Merkez ve Taşra Teşkilâtı için Yönetim Kurulunca her yıl belirlenir Bu satınalmaların istek yazısındaki vasıflar gereğince veya numune suretiyle yapılması mümkün olup, şartname düzenlenmesi zaruri değildir Bu hüküm, Fob bedeli bu limitler içerisinde kalmak kaydıyla Satınalma Dairesi Başkanlığınca yapılan dış satınalma için de geçerlidir
Malzeme kataloğu çalışma komisyonu başkanlığı
Madde 9 - Malzeme Kataloğu Çalışma Komisyonu; Genel Müdürce görevlendirilecek Genel Müdür Yardımcısının Başkanlığında, Satınalma Dairesi Başkanı, Pazarlama ve Satış Dairesi Başkanı, Standardizasyon ve Kalite Kontrol Dairesi Başkanı ile Genel Müdürlükçe tespit edilecek yeteri kadar Müfettişten oluşur Bu Müfettişlerden Genel Müdürlükçe belirlenecek olanlar Kataloğun 2 Bölümünde yer alan malzemenin ayrıca pazarlıkla veya ihale suretiyle satınalınması halinde, I Numaralı Merkez Satınalma Komisyonunun yanı sıra II Numaralı Merkez Satınalma Komisyonuna da müşahit olarak katılırlar Komisyonun ikinci Başkanı Satınalma Dairesi Başkanıdır
Malzeme Kataloğu Çalışma Komisyonu ile ilgili diğer hususlar 8 inci maddenin birinci fıkrasının (a) bendinin (2) nolu alt bendi ile 13 üncü maddesinin birinci fıkrasında belirtilen usûl ve esaslara tabidir
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM : Komisyonların Çalışması
Satınalma mevzularının bildirilmesi
Madde 10 - Satınalma Dairesi Başkanlığı ve ilgili birimler, İşletme Bütçesinin Yönetim Kurulunca onayını müteakip, komisyonların görev alanı içine giren satınalma mevzularını 15 gün içerisinde, yetki sınırlarını da dikkate alarak, I Numaralı Merkez Satınalma Komisyonuna intikal ettirirler
I Numaralı Merkez Satınalma Komisyonu, 29 uncu madde hükümlerini de dikkate alarak, 15 gün içerisinde; kendilerine intikal ettirilen mevzuların Satınalma Usulleri hakkında alacağı prensip kararını Yönetim Kurulunun Onayını müteakip Satınalma Dairesi Başkanlığı ve ilgili birimlere bildirir Tüm Satınalma Organları işbu prensip kararına tabidir
Satınalma dosyası
Madde 11 - İlgili birimler bu Yönetmelik hükümlerine göre hazırlayacakları dosyaları ilgili Satınalma Komisyonu Başkanlığına bir yazı ile gönderirler
Satınalma dosyası, satınalma mevzuunu teşkil eden ticari şartname ve varsa teknik şartname ile satınalma konusu mal veya hizmetin özelliğine göre tespit edilecek hususları da kapsayacak şekilde hazırlanır
Tekliflerin tetkik, muayene ve mukayeseleri
Madde 12 - İlgili Komisyonlarca lüzum görülmesi halinde teklifler ile ihaleye katılan istekliler hakkında her türlü araştırma ve inceleme ilgili birimlerce yapılır Sonuçlar bir rapor halinde Komisyonlara intikal ettirilir İhtiyaç duyulduğu takdirde Genel Müdürlükçe ayrı bir araştırma ve inceleme komisyonu da kurulabilir
İlgili birimin kadrosu, bu tetkiklerin yapılmasına yeterli olmadığı takdirde, bu hizmet Ofis dışından sağlanır Buna Merkezde Genel Müdür, Taşra Teşkilâtında ise, ilgili Müdür yetkilidir
Komisyon kararlarının alınması ve onayı
Madde 13 - Kararlar üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır Kararlarda çekimser kalınamaz Karara muhalif kalan üye muhalefet sebebini yazarak imzalar Oylarda eşitlik olması halinde Başkanın bulunduğu taraf çoğunluk kabul edilir Komisyon Başkan ve Üyeleri oylarından şahsen sorumludurlar
Satınalma Komisyonları tarafından verilen kararlardan her yıl Yönetim Kurulunca tespit edilen limitler dahilinde olanlar Genel Müdürlüğün, bu limitlerin üzerinde olan kararlar ise, Yönetim Kurulunun onayı ile kesinleşir
Mahalli Satınalma Komisyonlarının yetki limitleri, işin özellik ve mahiyetine göre her yıl Genel Müdürlükçe veya Yönetim Kurulunca belirlenir
Mahalli Satınalma Komisyonları tarafından verilen kararlar Müdürlerin onayı ile kesinleşir
Komisyon kararlarının imzalanması
Madde 14 - Komisyon kararlarının imzalanması ve onaylanmasını komisyon başkanları temin eder ve sonucunu Satınalma Dairesi Başkanlığı ve ilgili birimlere bildirir Komisyon kararının aslı Komisyon arşivinde saklanır
Damga vergisi
Madde 15 - Komisyonlar tarafından aksine bir karar alınmadıkça veya şartname ve sözleşme tasarısında kaydedilmedikçe satınalma kararı ile ilgili karar damga vergisi, yurt dışı alımlarda ise, ayrıca sipariş damga vergisi Ofis tarafından karşılanır
Muamelât ve arşiv işleri
Madde 16 - Muamelât ve arşiv işleri aşağıda belirtilen esaslara göre yapılır:
a) I Numaralı Merkez Satınalma Komisyonunun her türlü muamelât ve arşiv işleri Satınalma Komisyonu Daire Başkanına bağlı Şube Müdürlüğü tarafından, II Numaralı Merkez Satınalma Komisyonunun her türlü muamelât ve arşiv işleri ise, Satınalma Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülür
b) Mahalli Satınalma Komisyonları raportörlüğü, bu Komisyon Başkanlarının sorumluluğu altında ve kendi bünyelerinden görevlendirilecek bir elemana yaptırılır
c) Geçici Satınalma Komisyonlarının raportörlüğü, Komisyon Başkanının sorumluluğu altında, Merkezde satınalma mevzuu ile ilgili Birim Amirinin, komisyonun Taşra veya yurt dışında görev yapması halinde, Komisyon Başkanının tespit edeceği bir elemana yaptırılır Geçici Satınalma Komisyonları, görevin bitiminden itibaren en geç iki hafta içerisinde, alınan kararların asıllarını sonuçlanmış olarak Satınalma Komisyonu Dairesi Başkanlığı Bürosuna veya işle ilgili Mahalli Satınalma Komisyonlarına teslim ederler
d) Malzeme Kataloğu Çalışma Komisyonunun muamelât ve arşiv işleri Satınalma Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülür
BEŞİNCİ BÖLÜM : Satınalmanın Duyurulması, Satınalma Usulleri, Teklif Verilmesi, Teminat İstenmesi
Satınalmanın duyurulması
Madde 17 - Satınalmalar teklif isteme, ilân veya mektupla duyurulur Ayrıca, mahalli meslek teşekkülleri de durumdan haberdar edilebilir Yurtdışı satınalmalarda yabancı ülkelerin Türkiye'deki Büyükelçiliklerine ve Türkiye'nin yurtdışındaki ticaret müşavirliklerine de alım keyfiyeti bildirilebilir
a) İlândan amaç, özellik, mahiyet ve önemine göre satınalmaların uygun araçlarla ilgililere duyurulmasıdır İlânlar, satınalma için piyasada olabileceği düşünülen mahallerde ilgililerin haberdar olmalarına ve hazırlıklarını yapmalarına imkân verecek şekilde yapılır
b) Mektupla teklif isteme usulü, bahis konusu satınalma hakkında bu Yönetmelik hükümleri dairesinde satınalma ile ilgili isteklilerin tespit edilen adreslerine mektup yazılması suretiyle tekliflerinin istenmesidir İlân veya mektuplarda, satınalma konusu olan mal veya hizmetin cins ve miktarının, teklif mektubunun verileceği yer ve zamanın, şartnamenin temin edileceği yerin ve ihaleye katılacak olanlar için şartname ve eklerinin bedelinin belirtilmesi mecburidir
Satınalma usûlleri
Madde 18 - Satınalmalarda aşağıda belirtilen usûller uygulanır
a) Mutemet eliyle alım usûlü,
b) Pazarlık usûlü,
c) Açık teklif usûlü,
d) Kapalı teklif isteme usûlü,
e) Katalogdan yapılacak satınalma usûlü
Mutemet eliyle alım usûlü
Madde 19 - Satınalma ile ilgili eleman tarafından piyasada araştırma yapılmak suretiyle icra edilen, Merkezde ilgili birim yetkilisinin, Taşra Teşkilâtında Müdürlerin onayı ile kesinleşen satınalma usûlüdür
Bu suretle yapılacak satınalma limiti, Genel Müdürlük ve Taşra Teşkilâtı için her yıl Yönetim Kurulunca tespit edilir
Bu satınalmaların istek yazısındaki vasıflar gereğince veya numune suretiyle yapılması mümkün olup, şartname düzenlenmesi zaruri değildir
Bu satınalmalar mutemetlerce alınacak avans yolu ile de yapılabilir
Pazarlık usûlü
Madde 20 - İstekli veya istekliler ile satınalmaya yetkili olanlar arasında pazarlık yapılması usûlüdür
Bu usûl aşağıdaki durumlardan en az birinin meydana gelmesi halinde uygulanır
a) Bir mal veya hizmetin yalnız bir isteklinin elinde bulunması,
b) Mal veya hizmetin özelliği, ivediliği veya önemi itibariyle satınalmanın muayyen bir istekliden yapılmasının lüzumu veya mal veya hizmetin açık teklife konulmasında fayda görülmemesi,
c) Derhal onarımı gereken teknik arıza veya ani bir harabiyet sonucu taşıma aracı, makinaların onarım zarureti veya işletme malzemesinin işletmeyi durduracak ve Ofis zararını doğuracak bir seviyeye düşmesi,
d) Müşterilerce ihtiyaçlarına binaen marka, tip, özellik, numune ve benzeri hususlar belirtilmek suretiyle malzeme talep edilmesi,
e) Kapalı teklif isteme usûlü ile yapılan ihalelerde, istekli çıkmadığı veya teklif olunan bedel komisyonlarca uygun görülmediği takdirde veya açık teklif usulüyle yapılan ihalelerde istekli çıkmadığı, isteklilerin belgeleri veya son teklifleri uygun görülmediği takdirde, yeniden aynı usûlle ihale açılmazsa; Ofis yararının görülmesi durumunda, işin pazarlıkla yaptırılması zarureti
Bu usûlün tatbikinde satınalmayla görevli merciler, tespit edilerek bildirilen istekli veya istekliler ile pazarlık yapar Pazarlık muhabere suretiyle de yapılabilir İhale, şartname esaslarına uygun mal bulunamaması sebebiyle geri kalmış ise, zaruret nedeniyle şartname düzenlenmeyip, ihtiyaç ve istek yazılarında gösterilen özellikler veya numuneler esas tutulmakla yetinilebilir
Açık teklif usûlü
Madde 21 - Açık teklif usûlüne göre ihaleler, isteklilerin satınalma komisyonları önünde tekliflerini sözlü olarak belirtmeleri suretiyle yapılır
Ancak; istekliler ilânda belirtilen ihale saatine kadar komisyon başkanlıklarına ulaşmış olmak şartıyla, tekliflerini iadeli taahhütlü bir mektupla da gönderebilirler Teklif sahibi komisyonda hazır bulunmadığı takdirde posta ile gönderilen teklif son ve kesin teklif olarak kabul edilir
İlânda belirtilen ihale saatinde, komisyon başkanı, isteklilerin belgelerini ve geçici teminat verip vermemiş olduklarını inceleyerek kimlerin ihaleye katılabileceğini bildirir Katılamıyacakların belge ve teminatlarının geri verilmesi kararlaştırılır Bu işlemler, istekliler önünde, bir tutanakla tespit edilir
Tutanaktan sonra, ihaleye giremiyecekler ihale yerinden çıkartılır, diğer istekliler, önce şartnameyi imzaya ve daha sonra, sıra ile tekliflerini belirtmeye çağrılır Yapılacak teklifler ihaleye ait artırma ve eksiltme kağıdına yazılır ve teklif sahipleri tarafından imzalanır
İlk teklifler bu suretle tespit edildikten sonra, komisyon başkanı posta ile yapılmış teklifler varsa okutarak bu tekliflerin de ihaleye ait artırma ve eksiltme kağıdına yazılmasını sağlar, bundan sonra istekliler sıra ile tekliflerde bulunmaya devam ederler İhaleden çekilen isteklilerin bu durumları ihaleye ait artırma ve eksiltme kağıdına yazılır ve imzaları alınır İlgilinin imzadan çekilmesi halinde durum ayrıca belirtilir İhaleden çekilenler yeniden teklifte bulunamazlar
Kapalı teklif isteme usûlü
Madde 22 - İlân etmek veya doğrudan doğruya isteklilere mektup göndermek suretiyle kapalı teklif isteme usûlüdür
Diğer usûllerin uygulanması için bu Yönetmelikte gösterilen haller hasıl olmadıkça yurt içinden ve dışından yapılacak satınalmalar bu usûl dahilinde yürütülür
Katalogdan yapılacak satınalma usûlü
Madde 23 - Toplu alım yoluyla tedarik edilerek stok edilmesinde fayda görülmeyen malzemenin Malzeme Kataloğu Çalışma Komisyonu tarafından belirlenen usûl ve esaslara göre Genel Müdürlük ilgili birimlerinin de iştiraki ile hazırlanan ve Yönetim Kurulunca onaylanan Açık Satışlara Ait Satınalma Sözleşmesi çerçevesinde gerçekleşen satınalma usûlüdür
Teklif mektuplarının muhtevası
Madde 24 - Teklif mektuplarında satınalma mevzuu mal veya hizmetin cinsi, miktarı, bedeli ve şartname ve eklerinin okunup aynen kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen fiyatın açık olarak yazılması zorunludur
Teklif mektupları, fiyatın bildirildiği bir iç zarf ile şartnamesinde yazılı belgeleri ihtiva eden dış zarf olmak üzere iç içe konulmuş iki zarf ile gönderilir
Teklif mektuplarının verilmesi
Madde 25 - Teklif mektupları belirtilen gün ve saate kadar Ofise verilir Alınan teklifler bir tutanakla tespit edilir Bu saatten sonra verilen teklif mektupları kabul edilmez Posta ile gönderilen teklif mektuplarının belirtilen gün ve saate kadar satınalmaya yetkili mercilere gelmiş olması gerekir
Postada gecikmiş teklifler dikkate alınmaz
Ofis'e verilen teklifler herhangi bir sebeple geri alınamaz ve ek teklif kabul edilmez
Teklif mektuplarının açılması
Madde 26 - Usûlüne uygun olarak verilen veya gönderilen teklif mektupları, satınalma ile görevli merciler tarafından hazır bulunmak isteyen teklif sahipleri veya vekilleri huzurunda sıra ile açılır Kimlerin ihaleye kabul edildiği hazır bulunanlara duyurulur İhaleye kabul edilmeyen isteklilerin iç zarfları açılmayarak kendilerine veya vekillerine iade olunur İhaleye kabul olunmayanlar komisyon toplantı mahallinden çıkarılır Bundan sonra iç zarflar sıra ile açılarak yüksek sesle okunur
Komisyon oturum neticelerini bir tutanakla tespit eder
Teklif mektuplarındaki noksanlıklar
Madde 27 - Teklif mektuplarındaki noksanlıklardan;
a) Teklif edilen miktarın bildirilmemiş olması,
b) Fiyatın bildirilmemiş veya şüphe ve karışıklığa meydan verecek şekilde yazılmış olması,
c) Teknik özellik veya teslim müddet veya yerinin eksik olarak bildirilmiş olması,
d) Teklifin imzasız olması,
e) Ticari şartname ile teklif mektubuna ek olarak istenilen belgelerin eksik olması,
f) İşin hususiyetine göre teklif mektubunda görülecek noksanlıklar,
arz ettikleri öneme göre tekliflerin reddine sebep olabilir
Tenzilât teklifi
Madde 28 - Herhangi bir usûl ile yapılan satınalmada, ilk teklif fiyatlarının belirlendiği günü takip eden üç iş günü içerisinde, kararlaştırılan en uygun bedelden % 10'dan aşağı olmamak ve teklif edilen bedel üzerinden kesin teminat vermek şartıyla ihaleye iştirak etmiş olan istekli veya istekliler tarafından yapılan tenzilât teklifleri kabul edilebilir
Bu takdirde, teklifi en münasip olan istekli ile tenzilât teklifinde bulunan istekli veya istekliler arasında, bir defaya mahsus olmak üzere açık eksiltme yapılır
Teminat istenmesi
Madde 29 - Satınalınacak mal ve hizmetlerin mahiyeti ve özellikleri, teminat alınmasını gerektiriyorsa, bu husus ve alınacak teminat miktarı işin selâmeti ve emniyeti de gözönünde bulundurulmak suretiyle Yönetim Kurulunca onaylanan prensip kararı ile belirlenir ve işin başlangıcında ilgililere duyurulur
Teminat olarak kabul edilecek değerler
Madde 30 - Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda sayılmıştır;
Tedavüldeki Türk Parası,
Bankalar ve özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektupları,
Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen Devlet İç Borçlanma Senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler
Birinci fıkrasının (c) bendinde belirtilen senetler ve bu senetler yerine düzenlenen belgelerden, nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden teminat olarak kabul edilir
İlgili mevzuatına göre Türkiye'de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiye'de faaliyette bulunan bankaların veya özel finans kurumlarının düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir
Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir
Her ne surette olursa olsun, Ofis'ce alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz
İhale serbestisi
Madde 31 - Ofis ihaleyi yapıp yapmamakta veya kısmen ihale etmekte veya tercih ettiği talibe vermekte tamamen serbesttir
Ofisin ihaleyi yapıp yapmamakta veya kısmen ihale etmekte veya tercih ettiği talibe vermekte tamamen serbest olduğunun, şartname, ilân ve teklif isteme mektuplarında belirtilmesi mecburidir
İhalelerde, dış ticaret, kambiyo rejimleri gibi mevzuat icap ve zaruretleri de göz önünde bulundurulur
Satınalma sonucunun bildirilmesi
Madde 32 - Şartnamesinde aksine hüküm bulunmadığı durumda; Satınalmaya ait komisyon kararının yetkili merciler tarafından onaylandığı tarihten itibaren en geç opsiyon süresi içerisinde satınalmanın sonucu, kendisine ihale yapılan istekliye yazı ile bildirilir
Malzeme miktarının artırılması
Madde 33 - Ofis dilerse yüklenicinin muvafakatini almak kaydıyla sözleşme konusu malzemeyi ilk ihale miktarını aşmamak kaydıyla, aynı şartlarla artırabilir
Avans
Madde 34 - Mal ve hizmet alımlarında şartnamesiyle, sözleşme tasarısında öngörülmek veya isteklilerin talep etmeleri ve satınalma organlarınca kabul edilmesi kaydıyla, ihale bedelinin % 25 'ine kadar avans verilebilir % 25'in üzerindeki avanslar ise, Yönetim Kurulu Kararıyla verilir Verilecek avansın gerekçesi ilgili kararda belirtilir
Yurtiçi satınalmalarda avans tutarının % 50 fazlasıyla kati süresiz banka avans teminat mektubu, yurtdışı satınalmalar için ise, avans tutarı kadar kontrgarantili avans teminat mektubu karşılığında avans verilebilir Avansı verip vermemekte ve miktarını tesbitte Ofis serbesttir
Satıcıların tanınması ve piyasaların takibi
Madde 35 - Satıcıların tanınması ve piyasaların takibinde aşağıdaki işlemler uygulanır:
a) Teşekkülde Satınalma organları satınalınacak mal ve hizmetler için bunların satışları ile iştigal eden firmaların isim ve adreslerini tespit ederek bunların (ithalatçı, imalatçı, toptancı veya acenta gibi) durumlarıyla, sermaye ve iş kabiliyetlerini Ofis nezdindeki sadakat durumlarını resmi kaynaklardan mümkün olduğu kadar bilgi alarak inceledikten sonra, bu hususlarda her firma için temin ettikleri bilgileri bilgisayar kayıtlarına veya düzenleyecekleri firma repertuvarına geçirerek muhafaza ederler Ayrıca, malın fiyatı ile ilgili değişiklikleri veya yerine geçerli olabilecek yeni ürünleri ve bunların firmalarını da takip ederler Teşekkülde satınalma organı ve komisyonlar, satınalınacak mal ve hizmetlerin iç piyasaya ait fiyat dalgalanmalarının yönlerini tayine ve bu hususta mümkün olduğu kadar özel ve resmi kaynak ile yayınlardan yararlanarak sıhhatli etüdler yapmaya özen gösterirler
b) Dış piyasa alımları için Satınalma Dairesi Başkanlığı ilgili piyasa ve firmalara ait bilgileri ve varsa bunların Türkiye'deki mümessillerini (Vekil, acenta gibi) tespit ederek repertuvarına kaydeder
ALTINCI BÖLÜM : Sözleşme ve Şartnameler, Fesih Hükümleri
Sözleşme tasarıları ve şartnamelerin onayı
Madde 36 - Tip sözleşme tasarıları, katalog kapsamındaki firmalardan gerçekleştirilecek Açık Satışlara Ait Satınalma Sözleşmeleri ve Ticari Şartnameler Genel Müdürlük ilgili birimleri ile Hukuk Müşavirliği tarafından hazırlanarak Yönetim Kurulunun onayından geçirilir
Satınalma mevzuuna ait teknik şartnameler, ilgili Genel Müdürlük biriminin işbirliği ile Standardizasyon ve Kalite Kontrol Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanarak Genel Müdürlüğün onayından geçirilir
Fesih hükümleri
Madde 37 - Fesih hükümleri aşağıda gösterilmiştir
a) Yaptırılacak işe ait ihalenin kendisine yapıldığına dair bildirim tarihinden itibaren, 15 gün içerisinde istekli, Ofise müracaat ederek kesin teminatını vermeye ve bütün masrafları kendisine ait olmak üzere sözleşme yapmaya mecburdur Bu süre zaruret halinde Genel Müdürlükçe uzatılabilir Aksi takdirde, ayrıca protesto çekmeye ve bir hüküm almaya gerek kalmaksızın isteklinin teminatı irad kaydolunur Durum istekliye yazılı olarak bildirilir Süresi içerisinde kesin teminatı vermeyen veya verilen siparişi kabul etmeyen yahut sözleşme imzalamayan isteklilerden ihale bedeli üzerinden, her yıl Yönetim Kurulunca tespit edilen oranlarda ayrıca cezai şart alınır
b) Sözleşmenin aktinden sonra yüklenici, sözleşme hükümlerine kısmen veya tamamen riayet etmez veya taahhüdünü yerine getirmez ise, protesto keşidesini müteakip, bir hüküm almaya hacet kalmaksızın sözleşmeyi feshetmeye Ofis yetkilidir Sözleşme feshedildiği takdirde yüklenicinin kesin teminatı irad kaydolunur Durum yükleniciye yazılı olarak bildirilir Fesih halinde taahhüdün ifa olunmayan kısmına ait tutarın her yıl Yönetim Kurulunca tespit edilen oranında ayrıca cezai şart alınır Bu hallerde ayrıca yüklenici nam ve hesabına ihaleye çıkılmaz İrad kaydolunan teminat cezai şarttan mahsup edilmez
Yüklenicinin borç ve alacağı tasfiye edilir
c) Yüklenici iflâs ederse sözleşme fesholunur ve teminat irad kaydedilir, (b) bendi hükmü uygulanır
d) Hakiki şahıs olan yüklenicinin ölümü halinde teminat geri verilir ve sözleşme hükümsüz addedilir Bununla beraber 45 gün içerisinde lüzumlu teminatı vererek taahhüdün yapılmasına talip olan varislere aynı hükümleri ihtiva etmek şartıyla, mevcut sözleşmeyi devre Ofis yetkilidir
e) Herhangi bir suçtan tevkif edilip, mevkufiyeti 30 günden fazla olduğu takdirde, Ofisçe kabul edilebilecek bir vekil göstermek sureti ile yüklenici işe devam edebilir Aksi takdirde sözleşme feshedilir (b) bendi hükmü uygulanır
f) Sözleşmeye bağlanan ihale mevzuu iş, Ofisin izni olmadıkça başkasına devredilemez Aksi takdirde sözleşme feshedilir ve (b) bendi hükmü uygulanır Bu takdirde yüklenici hiç bir hak talep edemez
g) Yüklenicinin askere çağrılması halinde işi yürütmek üzere Ofisçe kabul edilebilecek bir vekil tayin etmeye mecburdur Bu vekil işin sonuna kadar yüklenicinin bütün yetki ve sorumluluğuna sahip bulunacaktır Yüklenici askeri hizmete çağrıldığını ileri sürerek taahhütten vazgeçemez Aksi takdirde (b) bendi hükmü uygulanır
h) Katalogdan satınalma ile ilgili hususlarda katalog kapsamındaki firmalardan gerçekleştirilecek Açık Satışlara Ait Satınalma Sözleşmesi hükümleri esastır
Sözleşme ve şartnamelere konulması mecburi hükümler
Madde 38 - Çeşitli satınalmalara ait ticari şartnamelerle, yapılacak sözleşmelere aşağıdaki hükümlerin konulması mecburidir
a) 37 nci maddenin uygun görülen hükümleri,
b) Bu Yönetmeliğin, isteklilerin müracaat şekillerini tespit eden hükümleri,
c) Genel mevzuat, ticari teammüllerin gerektirdiği diğer hususlar,
d) 39 uncu madde hükmü
Şartnamelerle sözleşme hükümleri arasında aykırılık
Madde 39 - Satınalmaya esas olan teknik ve ticari şartnamelerin hükümleri ile bunlara dayanılarak akdedilecek sözleşme hükümleri arasında aykırılık olduğu takdirde, bunlardan Ofis lehine olanlar tatbik edilir
İhaleye katılamayacak olanlar
Madde 40 - Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamazlar:
a) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 3713 sayılı *****le Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar
b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler
c) Ofisin ihale yetkilisi kişileri ile bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler
d) Ofisin ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar
e) (c) ve (d) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri
f) (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç)
İhale konusu işin danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler bu işin ihalesine katılamazlar Aynı şekilde, ihale konusu işin yüklenicileri de o işin danışmanlık hizmeti ihalelerine katılamazlar Bu yasaklar, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir
Ofis bünyesinde bulunan veya Ofis ile ilgili her ne amaçla kurulmuş olursa olsun vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar ile bu kuruluşların ortak oldukları şirketler Ofis'in ihalelerine katılamazlar
Ayrıca, 2/10/1981 tarihli ve 2531 sayılı Kamu Görevlerinden Ayrılanların Yapamayacakları İşler Hakkında Kanun hükümlerine de uyulması zorunludur
Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir
Yasak fiil veya davranışlar
Madde 41 - İhalelerde aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır:
a) Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikap, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek
b) İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, isteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak
c) Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak veya bunlara teşebbüs etmek
d) Alternatif teklif verebilme halleri dışında, ihalelerde bir istekli tarafından kendisi veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten ya da vekaleten birden fazla teklif vermek
e) 40 ıncı maddeye göre ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılmak
Bu yasak fiil veya davranışlarda bulunanlar hakkında bu Yönetmeliğin Yedinci Bölümünde belirtilen hükümler uygulanır
YEDİNCİ BÖLÜM : Yasaklar ve Ceza Sorumluluğu
İhalelere Katılmaktan Yasaklama
Madde 42 - 41 inci maddede belirtilen fiil veya davranışlarda bulundukları tespit edilenler hakkında fiil veya davranışlarının özelliğine göre, bir yıldan az olmamak üzere iki yıla kadar, üzerine ihale yapıldığı halde mücbir sebep halleri dışında usulüne göre sözleşme yapmayanlar hakkında ise altı aydan az olmamak üzere bir yıla kadar, Kamu İhale Kanununun 2 nci ve 3 üncü maddeler ile istisna edilenler dahil bütün kamu kurum ve kuruluşlarının ihalelerine katılmaktan yasaklama kararı verilir
Haklarında yasaklama kararı verilen tüzel kişilerin şahıs şirketi olması halinde şirket ortaklarının tamamı hakkında, sermaye şirketi olması halinde ise sermayesinin yarısından fazlasına sahip olan gerçek veya tüzel kişi ortaklar hakkında birinci fıkra hükmüne göre yasaklama kararı verilir Haklarında yasaklama kararı verilenlerin gerçek veya tüzel kişi olması durumuna göre; ayrıca bir şahıs şirketinde ortak olmaları halinde bu şahıs şirketi hakkında da, sermaye şirketinde ortak olmaları halinde ise sermayesinin yarısından fazlasına sahip olmaları kaydıyla bu sermaye şirketi hakkında da aynı şekilde yasaklama kararı verilir
İhale sırasında veya sonrasında bu fiil veya davranışlarda bulundukları tespit edilenler, Ofisçe o ihaleye iştirak ettirilmiyecekleri gibi yasaklama kararının yürürlüğe girdiği tarihe kadar Ofis tarafından yapılacak sonraki ihalelere de iştirak ettirilmezler
Yasaklama kararları, yasaklamayı gerektiren fiil veya davranışın tespit edildiği tarihi izleyen en geç kırkbeş gün içinde verilir Verilen bu karar Resmî Gazete'de yayımlanmak üzere en geç onbeş gün içinde gönderilir ve yayımı tarihinde yürürlüğe girer Bu kararlar Kamu İhale Kurumunca izlenerek, kamu ihalelerine katılmaktan yasaklı olanlara ilişkin siciller tutulur
Ofis, ihalelere katılmaktan yasaklamayı gerektirir bir durumla karşılaştığı takdirde, gereğinin yapılması için bu durumu ilgili Bakanlığa bildirmekle yükümlüdür
İsteklilerin ceza sorumluluğu
Madde 43 - Taahhüt tamamlandıktan ve kabul işlemi yapıldıktan sonra tespit edilmiş olsa dahi, 41 inci maddede belirtilen fiil veya davranışlardan Türk Ceza Kanununa göre suç teşkil eden fiil veya davranışlarda bulunan gerçek veya tüzel kişiler ile o işteki ortak veya vekilleri hakkında Türk Ceza Kanunu hükümlerine göre ceza kovuşturması yapılmak üzere yetkili Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur
Hükmolunacak cezanın yanısıra, Ofisçe 42 nci maddeye göre verilen yasaklama kararının bitiş tarihini izleyen günden itibaren uygulanmak şartıyla bir yıldan az olmamak üzere üç yıla kadar bu Kanun kapsamında yer alan bütün kamu kurum ve kuruluşlarının ihalelerine katılmaktan mahkeme kararıyla 42 nci maddenin ikinci fıkrasında sayılanlarla birlikte yasaklanırlar
Bilgi ve belgeleri açıklama yasağı
Madde 44 - Bu Yönetmeliğin uygulanmasında görevliler ile danışmanlık hizmeti sunanlar; ihale süreci ile ilgili bütün işlemlere, isteklilerin iş ve işlemleri ile tekliflerin teknik ve mali yönlerine ilişkin olarak gizli kalması gereken bilgi ve belgelerle işin yaklaşık maliyetini ifşa edemezler, kendilerinin veya üçüncü şahısların yararına kullanamazlar Aksine hareket edenler hakkında ilgisine göre 42 ve 43 üncü maddelerde belirtilen müeyyideler uygulanır
SEKİZİNCİ BÖLÜM : Geçici Hükümler, Yürürlük ve Yürütme
Geçici Madde 1 - Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önce başlamış olan işler tabi oldukları esas ve usule göre sonuçlandırılır
Yürürlük
Madde 45 - Bu Yönetmelik 5/5/2005 tarihinden geçerli olmak üzere yayımı tarihinde yürürlüğe girer
Yürütme
Madde 46 - Bu Yönetmelik hükümlerini Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürü yürütür

Kaynak: mevzuatadaletgovtr