Turizmin Tanımı Ve Önemi

TEMEL KAVRAMLAR VE ÖZELLİKLERİ

TURİZMİN TANIMI

Turizmin tarihsel süreç içerisinde pek çok tanımı ve ifadesi vardır Günümüzdeki tanımlarından birkaçını şöyle sıralamak mümkün :
“Turizm; kazanç sağlamak amacına yönelik olmamak ve sürekli yerleşmemek koşulu ile yabancıların bir yere seyahatleri ve orada konaklamaları sonucunda ortaya çıkan ilişkilerin tümü ya da sürekli yaşanan yer dışında tüketici olarak yapılan geçici konaklama olayıdır”

Diğer bir tanım da şöyledir; “Turizm, insanların sürekli ikamet ettikleri, çalıştıkları ve her zamanki olağan ihtiyaçlarını karşıladıkları yerlerin dışına seyahatleri ve buralardaki genellikle turizm işletmelerinin ürettiği mal ve hizmetleri talep ederek geçici konaklamalarından doğan olaylar ve ilişkilerin bütünüdür”

Diğer bir tanım ise; “Turizm, herhangi bir amaç izlemek üzere insanların kendi konaklama yerleri dışında seyahat ve konaklamalarından meydana gelen olaylar, ilişkiler bütünüdür”

Yukarıdaki tanımlardan da anlaşılacağı gibi turizmin öznesi insandır ve turizme ilişkin belirleyici üç ana özellik vardır Bunlar:

1 Seyahatin, devamlı ikamet edilen, çalışılan ve günlük olağan ihtiyaçların sağlandığı yerler dışına yapılması,

2 Konaklama sırasında turizm kesimi işletmelerinin ürettiği mal ve hizmetlerin talep edilmesi,

3 Konaklamanın geçici olması durumudur

Öncelikle gezip görme, dinlenme, eğlenme gibi psikolojik, sosyal ve kültürel gereksinmelerin karşılandığı, ekonomik ve sosyal alanda geniş etkiler doğurduğu günümüz turizm anlayışı ile ilgili olarak bu tanımlar bir fikir verebilir

TURİZMİN ÖNEMİ

Turizmin önemini genel olarak aşağıdaki ana maddeler altında toplayabiliriz:

1 Turizm milyonlarca insanı tüketici ve üretici olarak ilgilendirir

2 Turizm sağladığı döviz gelirleri ile dış ödemeler ve dış ticaret bilançolarının düzeltilmesini sağlayan bir faktördür

3 Turizm gelişmemizin itici ve sürükleyici bir elemanıdır Herşeyden önce turizm amaçlı mal hizmetlerin tüketimi bu hizmetleri üreten firmalar için bir gelirdir Bu ihtiyaçların artması daha çok mal ve hizmet üretmek zorunluluğunu, yatırımları, üretimi ve gelirleri arttırmıştır

4 Turizm faaliyetleri yeni çalışma alanlarının açılmasını sağlamaktadır Bu olay geliştikçe de yeni turizm işletmeleri açmak ve daha çok personel kullanmak gerekmektedir

Turizm faaliyetlerinin sosyal bakımdan önemi ise;

1 Turizm, insanlar ve uluslar arasındaki karşılıklı tanımanın bir aracıdır

2 Turizm, ülkenin birbirinden farklı anıtsal ve kültürel değerlerini karşılıklı olarak tanımaya, insanların genel kültür düzeylerini yükseltmeye imkan veren bir araçtır

3 Turizm, doğal, sosyal ve kültürel çevrenin korunmasını ve değerlendirilmesini sağlayan bir elemandır

HALKLA İLİŞKİLERİN TANIMI

Halkla İlişkiler ile ilgili bazı ansiklopedik tanımlar şöyledir: “Kişilerin veya kuruluşların karşılıklı iş yaptıkları gruplarla ilişkiler kurması veya varolan ilişkilerini geliştirmek için gösterilen çabalardır”

“Kişi, şirket ya da bir kurumla ilgili halk arasındaki karşılıklı iyi niyeti ve anlayışı geliştirme bilimi veya sanatıdır”

“Bir sanayi kolu, sendika, şirket, meslek grubu, işçi, ortak gibi özel kamuoyları ya da geniş anlamda halkla sağlam, verimli bağlar kurup, bunları geliştirerek kendisini çevresine kabul ettirme, topluma tanıtma için giriştiği çabadır”

Uluslararası Halkla İlişkiler Birliği’nin (IPRA) 1954’te yaptığı kongrede kabul edilen tanım ise şöyledir:

“Bir işletmenin, özel ya da kamusal kuruluşun bağlantı kurduğu veya kurabileceği kimselerin anlayış, sempati ve desteğini elde etmek ve bunu devam ettirmek için yaptığı sürekli ve örgütlenmiş bir yönetim görevidir”

Bu tanımı incelediğimizde şu özelliklerle karşılaşırız:

 Halkla İlişkiler bir işletmenin özel ya da kamu kurumunun yönetim fonksiyonudur

 Sürekli örgütlenmiş ve planlı bir yönetimdir

 İlişki kurulmuş ya da kurulabilecek kişilerle geliştirilen karşılıklı ve çok yönlü bir çabadır

 Kandırıcı değil inandırıcı, yanıltıcı değil kanıtlayıcı ve karşılıklı iyi niyetlere dayanan dürüst bir uygulamadır

O halde diyebiliriz ki; 21 yüzyıla yaklaşırken bir şirket yöneticisinin, bir sendika başkanının olduğu kadar bir bakanın, başbakanın da halkla ilişkilerin ne olduğunu bilmesi gerekmektedir

HALKLA İLİŞKİLERİN GELİŞMESİ

Halkla İlişkiler olarak nitelenebilecek çabaların tarihin ilk yıllarında dahi göründüğünü söylemek olasıdır Her ne kadar eski çağlarda sürdürülen çabalar bugünün modern dünyasında olduğu kadar bilinçli ve ayrıntılı değilse de bu tür çalışmaların çok eskilere kadar dayandığı söylenebilir Örneğin Mısır’da , İran’da, Mezopotamya’da yapılan kazılar sonucu bulunan tabletlerin, sanat eserlerinin çoğu o dönemin yöneticilerini halka tanıtmak, yapılan olumlu işleri bildirmek amacını taşımaktadır Yine Roma ve eski Yunan’da halkın katılmasıyla yapılan forumlar, halkla ilişkiler amacıyla düzenlenen toplantılardır

Tanım olarak halkla ilişkilerin adı ilk kez 1897’de ABD’de Yale Üniversitesi’nde “Halkla İlişkiler ve Hukukçuların Yükümlülükleri” adlı konferansta geçti 20 yüzyıla kadar rast gele methodlarla yürütülen halkla ilişkiler çalışmaları bu yüzyılda büyük bir gelişme göstererek bilimsel bir çalışma durumuna gelmiş bulunmaktadır

Bugünkü anlamda halkla ilişkilerin doğuşu ve gelişmesi önce ABD’de olmuştur 1807’de ABD Başkanı Thomas Jefferson bu deyimi kongreye gönderdiği bir mesajda kullanmıştır Halkla İlişkilerin yönetim ve işletmeler açısından kaçınılmaz olduğunun anlaşıldığı dönemse 1929 Büyük Bunalımlı Dönemi’dir O zamana kadar savaş, başkanlık, seçimler ve yerel grevler dolayısıyla başvurulan halkla ilişkiler özel kesimde de önemli bir yer tutmaya başladı Zira bu bunalım işçiler ve tarımla uğraşanlar kadar öteki tüketici kategorilerini de etkilemeye başlamıştır Bunun yanında 1929 bunalımı ile halkla ilişkiler uygulaması toplumsal bir içerik kazanmaya başladı Zira o döneme dek yalnızca kar amacını güden firmalar karın yanında sürekliliğini de sağlamak ve çevreyi etkileyici yeni çalışmalara gitme zorunluluğunu duymaya başladılar Bu arada özel kesimin öncülük rolü halkla ilişkilerin kamu kesiminde de anlaşılması sonucunu doğurdu

Çağdaş anlamıyla öncelikle ABD’de uygulanmaya başlanan halkla ilişkiler ikinci Dünya Savaşı’ndan sonra da Kara Avrupa’sında önem kazanmaya başlamıştır

Bugün dünyada 50-60 yıllık bir geçmişi olan halkla ilişkiler ülkemizde 1950 olayı ve 1961 Anayasasından sonra başlamıştır Milli Savunma Bakanlığı ve Genel Kurmay Başkanlığı Basın ve Halkla Münasebetler Şubeleri dar anlamda da olsa ilk halkla ilişkiler üniteleridir Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) Yayın ve Temsil Şubesi 1961’de kurulan gerçek anlamda halkla ilişkiler ünitesidir Sonra sırasıyla 1964 Nüfus Planlaması Genel Müdürlüğü Tanıtma ve Halk Eğitim Şubesi izlemiştir Bu arada basılı yayınlar, radyo programları, basın bültenleri ve basın büroları kurulmuştur Bunların en önemlileri Basın Yayın Enformasyon Genel Müdürlüğüdür 1966 yılında ise halkla ilişkiler Ankara Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesine bağlı Basın Yayın Yüksekokulu Halkla İlişkiler Bölümü öğretime başlamış ve halkla ilişkiler başlı başına bir ders olarak üniversite programlarına alınmıştır

Tüm bu gelişmelerin ışığında, halkla ilişkiler fonksiyonunun gelişmesi, önem kazanması aşağıdaki faktörlerin bir sonucudur

 Kuruluş ile çevresi arasındaki ilişkiler son derece kompleks bir özellik kazanmış bulunmaktadır Ekonominin, teknolojinin ve eğitimin düzeyinin hızla geliştiği, iletişim araçlarının büyük gelişme gösterdiği bir çağda teşebbüsün rakipleri ve müşterileriyle olan ilişkileri de artmıştır

 Teşebbüsün ticari ve yönetsel boyutları büyük gelişme göstermiş, teşebbüsü idare edenlerle dış çevresindeki daha çok insanlarla daha çok ilişki kurma zorunluluğu doğmuştur

Teşebbüsün dış çevreye olan bağımlılıkları artmış, birçok kurumlarla beklenmeyen ilişkiler kurmak zorunluluğu doğmuştur

Eleştiriye hazır, son derece meraklı bir kamuoyunun varlığı çevreden gelen eleştirileri arttırmıştır Bu nedenle işletmeler kendilerine yönelmiş sayısız sorunlarla ve eleştirilerle karşı karşıya bulunmaktadır

TÜRKİYE’ DE HALKLA İLİŞKİLERİN GELİŞİMİ

Türkiye’de 1920 yılında Anadolu Ajansı kurulmuş, reformların halkla tanıtımı doğrudan Atatürk tarafından yapılmıştır 1919’da İrade-i Milliye normal gazetesi yayınlandı ve 1920 yılında yine şimdiki Basın- Yayın Ve Enformasyon Genel Müdürlüğü Atatürk’ün Teşkilatı içinde “ Yayın ve Temsil Şubesi ” kuruldu, daha sonra Dışişleri Enformasyon Dairesi, çeşitli bakanlıklarda Basın ve Halkla İlişkiler Daire Başkanlıkları oluşturulması başlandı Özel kesimde ise nacak 1970’li yıllardan sonra halkla ilişkiler çalışmalarının başladığı izlenmiştir 1970’lerde Koç, Eczacıbaşı, Yaşar Holding gibi büyük holdinglerde halkla ilişkiler üniteleri kurulmuştur 1966 yılında Türkiye’de üniversite düzeyinde halkla ilişkiler eğitimi başladı Bugün üniversitelerde bu eğitim verilmektedir Bu tabloya bakıldığında halkla ilişkiler gelişiminin ne kadar hızlı olduğu görülecektir Ancak bu kadar hızlı gelişme beraberinde birçok dezavantaj getirmiştir Öncelikle halkla ilişkiler eğitimi gören pek çok kişi eğitim gördüğü alanda çalışamamaktadır

İlk kez 1971 yılında İstanbul’da Halkla İlişkiler Derneği kurulmuş, ikinci dernek ise 1985 yılında İzmir’de açılmıştır

Ülkemizde halkla ilişkilerin yeni bir uzmanlık dalı olarak hızla geliştiği dikkatleri çekmektedir Bu dala ilgi her geçen gün artmaktadır Ne var ki işletmelerimizin bir çoğunda halkla ilişkiler birimi, reklam ve tanıtım ünitesi içerisinde yürütülmektedir

HALKLA İLİŞKİLERİN TEMEL İLKELERİ

Her alanda olduğu gibi halkla ilişkiler çalışmasında da uyulması zorunlu bazı temel ilkeler vardır Bunların başlıcaları :

1 DÜRÜSTLÜK

Her şeyden önce bu ilke bu konudaki çalışma ve çabalara halkla ilişkiler adının verilebilmesini etkileyebilecek kadar önemlidir Belli bir süreç içerisinde yürütülebilecek çalışmaların tüm aşamalarında dürüstlük ilkesinden ayrılmamakta titizlik göstermek gerekmektedir Araştırma, değerlendirme, yöntem ve araçların saptanmasında, mesajların saptanmasında ve planların uygulanmasında dürüstlük ilkesi en sağlıklı bir biçimde uygulanmalıdır Zira bu titizlik çalışmanın başarısını geniş ölçüde etkileyecektir Bu ilkeyi aynı zamanda onurlu çalışma, doğruluk ve güvenirlilik ilkesi olarak da incelemek mümkündür Halkla İlişkiler çalışmalarında yalnız gerçeğin yeri vardır Açıklık ve dürüstlük vazgeçilmez öğelerdir

2 İNANDIRICILIK

Halkla İlişkilerde diğer bir ilke ise mesajların sunulmasında inandırıcı olabilmektir Bu da çeşitli etkenlere bağlıdır Konuya önce inanmak sonra da hedef kitleyi tanımak ve özelliklerini bilmek gerekmektedir Bu iki olgu gerçekleşirse mesajın inandırıcı olması beklenebilir Bu konuda en etkili özelliklerden biri de dildir, dilin iyi kullanılmasıdır

3 YİNELEME

Diğer bir ilke ise önemli mesajların bir çok kez tekrarlanmasıdır Böylece hedef kitlenin konuyu unutmadan belleğine yerleştirmesi sağlanır

4 SABIRLI ÇALIŞMA

Halkla İlişkiler çalışmaları yürütülürken bazen uzun bir süreç gerektirebilmektedir Bu çalışmalar esnasında aceleci davranılmalı, konu tüm yönleriyle araştırılmalı, tartışılmalı daha sonra uygulamaya geçilmelidir

5 AÇIKLIK

Belli bir süreç ve teknik içerisinde yürütülecek olan çalışmaların tüm aşamalarında açıklık ilkesine uyulmalıdır Yapılan çalışmalar tüm boyutlarıyla açıkça göz önüne serilmeli, karşı tarafın kafasında soru işaretleri oluşması önlenmelidir

HALKLA İLİŞKİLERİN ORGANİZE EDİLMESİ

Halkla İlişkiler organizasyonuna temel anlamda iki ayrı yönden yaklaşmak olasıdır:

A Boyutlar yönü

B Faaliyetler yönü

A Boyutlar Yönü

a) Yatay : Konaklama işletmelerinin kendi aralarında otel zinciri oluşturmaları ile ulaştırma şirketlerinin beraber çalışma alanları ile tur tertipleyici ve perakendicilerin örgütlenmeleriyle oluşur

b) Dikey : Turizm Endüstrisinde ürünü oluşturan tüm kuruluşların (resmi turizm büroları, konaklama, ulaştırma, tur tertipleyiciler vb) işbirliğiyle gerçekleşir

Turizm de halkla ilişkileri yürütenlerin her şeyden önce kamuoyunun belirli bir yöre hakkında ne düşündüğü, o yörede neler beklendiği, hangi tabaka, sınıf toplumunun o yöreye ilgi göstereceğini bilmesi gerekir

BFaaliyetler Yönü

Halkla İlişkiler faaliyetlerinin organize edilmesi beş aşamadan oluşur Bunlar sırasıyla;

1 Bilgi Toplama : Teşebbüs her şeyden önce çevrenin kendi gelecek faaliyetleri ile ilgili başlıca akımları incelemelidir İlişki kurulacak hedef kitle hakkında ilişkileri yürütmek için bilgi toplanması, bilimsel bir araştırma çalışması gerekir Bilgi toplama değişik yöntemlerle yapılabilir Örneğin; hedef olarak seçilmiş bir toplumun özellikleri o toplumla ilgili yayınlanmış makale, kitap, inceleme gibi yayınlardan, o toplumda yaşamış kişilerden elde edilir Burada önemli olan kullanılan araçların güvenilir olması ve uygun, verimli biçimde kullanılmasıdır

2 Planlama : Bu aşamada eldeki bulgulardan yararlanılarak çalışılır, plan hazırlanır Seçilen hedefe neyin nasıl söyleneceği kararlaştırılır ve haberleşme mesajları hazırlanır Hedef kitlenin eğitim durumu, eğilimleri, sosyolojik durumları dikkate alınırBu aşamada kısa ve uzun vadeli amaçlar ve strateji de saptanır Ayrıca amaç ve hedefler doğrultusunda uygun araçlar ve bütçe hesaplanır

3 Ön Deneme ve Uygulama : Hazırlanan planın ve özellikle belirlenen mesajların küçük gruplar üzerinde ön deneme ile uygulama sonradan çıkabilecek bir takım aksaklıkların giderilmesinde yarar sağlar

4 Uygulama : Ön denemeden sonra hazırlanan planın uygulanmasına geçilir Haberleşme araçlarından ve kitle ile ilişki kuracak çeşitli yollardan yararlanılarak hedef kitleler için hazırlanan mesajlar yerine ulaştırılır, dikkatle takip edilir, gerekli denetimler yapılır

5 Sonuçların Değerlendirilmesi : Teşebbüs yöneticileri geleceği keşfetmek, değerlendirmek, çevrenin etkilerini dikkate almak, çevre ile iyi ilişkiler kurmak bu ilişkileri değerlendirmek ve etkin yolları buldurarak, politikaların saptanmasında dikkate almak zorunluluğundadır Çünkü, yönetimin görevi sadece kar sağlamak değil çevrenin neyi, niçin üretmekte oldukları sorularının cevabını da vermektir Burada kampanyanın nasıl sonuç verdiği ve hedef kitlenin tepkileri incelenir Bu aynı zamanda uygulama sonuçlarının değerlendirilmesi ve sonraki çalışma içinde bir ön araştırmadır

HALKLA İLİŞKİLERİN SINIRLANDIRILMASI VE İLETİŞİM

1 HALKLA İLİŞKİLER VE İNSAN İLİŞKİLERİ

Örgütün çevreye verdiği hizmet ve çalışmalarda halkın etkili olmasını amaçlarından biri olarak benimseyen halkla ilişkiler örgüt içi ilişkilere de ilgi duyar Örgütte ast-üst ilişkilerini iyileştirme, etkin bir haberleşme ve verimi arttırma teknikleri halkla ilişkilerin alanına girer Günümüzde insan ilişkileriyle halkla ilişkilerin belirli uygulamalarını birbirinden ayırmak gerçek anlamda olası değildir Hatta belirli konu ve alanlarda beşeri ilişkiler anlayış ve uygulamasını kapsadığını söyleyebiliriz

2 HALKLA İLİŞKİLER VE REKLAMCILIK

Halkla ilişkilerin karıştırıldığı tekniklerden biri de reklamcılıktır Ancak, aralarında bazı benzer özellikler bulunmakla beraber her ikisi de farklı alanlardır Halkla ilişkilerde çevreyi tanıma ve örgütü çevreye tanıtma ilkesi vardır Bu ilkeleri yerine getirirken de “Uluslar arası Halkla İlişkiler Ahlak Yasası” ya da “Atina Yasası” olarak bilinen metne bağlılık halkla ilişkiler uygulamasını belirli sınırlar içinde tutma ve bazı sakıncalardan arındırma bakımından gereklidir Reklam ise yer ve zaman alma eylemidir Her şeyden önce amaç kar etmek amacıyla müşterileri etkilemek, malı satmak, hizmeti pazarlamak ya da onlara karşı talebi arttırmaktır Karlılığı sürdürmek, örgütü çevreden ve kamudan gelecek tehlikelere karşı korumak esastır Ancak, firmalar arasında bir rekabet aracı da değildir Kısaca halkla ilişkiler bir işletmenin esenliği için yürütülen bir görev iken reklam karı maksimize etmek için yapılan ve karşılığı kar olarak, para olarak geri gelebilecek bir harcamadır

3 HALKLA İLİŞKİLER VE PROPAGANDA

Propaganda da bireye verilmek istenen düşünce biçimi ile ilgili mesajların tek yönlü olması ve tek merkezden yönetilmesi zorunludur tartışmaya açık değildir Mesajların sayısız denebilecek ölçüde tekrara özen gösterilir Propaganda da kitle iletişim araçları çok önemli bir yer tutar Halkla ilişkilerde ise, yüz yüze ilişkiler de en az bu araçlar kadar önemlidir Propaganda da birey belleğe yerleştirilen sembol ve kavramlarla belirli olaylar ve uyarılar karşısında istenilen biçimde davranmaya hazır duruma getirilir Halkla ilişkilerde tam aksine bireye karşılaştırma yapması, sorunu tartışması kendiliğinden tanınmış bir haktır Sonuçta halkla ilişkiler ve propaganda arasındaki farkları şöyle sıralamak mümkün :

Halkla İlişkiler

 İki yönlüdür

 Temel olan doğru bilgi ve dürüst harekettir

 Tartışmaya açık ve demokratiktir

 Gerçekleri açıklamak yoluyla inandırmaya çalışır

 Yanıltıcı değildir

 Yıkıcı olamaz

Propaganda

 Tek yönlüdür

 Abartma üzerine kuruludur

 İyi niyet , doğru bilgi ve dürüstlüğü her zaman yer vermez

 Dogmatik ve diktacıdır, kalıplaşmıştır, çok tekrar yoluyla inandırır

 Yanıltıcı olabilir

 Yerine göre yıkıcı olabilir

HALKLA İLİŞKİLER VE İLETİŞİM

Halkla ilişkilerin uygulanmasının temelinde iletişim yatar Halkla ilişkiler olayı aynı zamanda bir iletişim olayıdır Doğal olarak iletişimde kaynaktan hedefe mesaj yollanıp ve mesajın hedef tarafından algılanmasıyla iletişimin bittiği kabul edilir Ancak, yanıtın kaynağa geri dönmesi kendiliğinden olmaz, bunu elde etmek için kaynağın özel bir çaba harcaması, planlı davranması gerekmektedir Buna “Besleyici Yankı” denir Bu özelliğinden ötürü de halkla ilişkilerin iki yönlü bir iletişim olayına dayandığı kabul edilir İletişiminde her şeyden önce bir plana bağlanması gerekmektedir Özellikle kaynağın niteliği göz önünde durmaktadır Bu arada hedefin niteliğini de unutmamak gerekir İletişimi oluştururken hedef kişi ya da kitlenin ilgisini çeken onun ilgi alanı içinde kalan mesajların seçilmesi oldukça önemlidir Mesaj anlamı bozmadan hedefe istenilen şeyleri aktarabilecek biçimde oluşturulmalıdır Mesajı oluşturan simgeler kaynak ve hedef için aynı anlama gelebilecek ortak simgeler olmalıdır Halkla ilişkiler kimi kez fizyolojik gereksinmeleri kimi kez güvenlik gereksinmesini kimi kez de kültürel gereksinmeyi karşılamak üzere uygulamaya konabilir Birey mesajlar içinden beklentisine uygun olanı algılar, beklentilerine ters düşen mesajla ise reddeder

HALKLA İLİŞKİLERDE İZLENEN AMAÇLAR

Çağdaş işletmeler kamuoyunun önemini göz önünde bulundurarak halkla ilişkiler politikalarını belirlerler Günümüzde artık halkla açılmayan ve onunla bütünleşmeyen işletmelerin uzun ömürlü olma şansı yoktur

İşletmelerin kendi bünyelerinde oluşturdukları halkla ilişkiler politika ve uygulamalarından bir çok beklentileri vardır:

• Özel girişimciliği aşılama

• İşletmeyi koruma

• Finansal güçlenme

• Saygınlık sağlama

• Satış arttırma

• İş gören bulma

• Endüstri ilişkilerini geliştirme

Özel işletmelerin yöneticileri çalışmalarının yerindeliği ve düşüncelerindeki farklılığı gerçekçi biçimde topluma açıklarlar ve onun desteğini kazanırlar İşletmeler, çalışmalarıyla yurt içinde ve yurt dışında saygınlıklarını koruyarak tanınmış bir işletme özelliği kazanırlar Satış arttırma ise işletmelerin verimli çalışmalarıyla ilgili görülen bir sonuçtur Halkla ilişkilerin sonuçlarından birisi de işletmelerin nitelikli iş görenler bulmasıdır

Dünyada ve Türkiye’de yeni yapılanlara göre bir işletmenin halkla ilişkiler birimine sahip olması demek, o firmanın tüm halkla ilişkiler faaliyetlerinin sorumluluğunu üstlendiği departman ile yapması demek değildir Asıl önemli olan koordinasyonu sağlamak ve başarının temelinde ise paylaşmak ve kollektif çalışmak vardır

Toplumsal açıdan izlenen amaçlar şu şekilde özetlenebilinir:

Halkla ilişkiler halkı aydınlatmak, halkla işbirliği sağlayarak hizmetlerin daha çabuk ve kolay görülmesini sağlamak ve halkın yönetimle olan ilişkilerinde işlerini kolaylaştırmaktır İşletmenin halkla açılması, halkın sorunlarına sahip çıkması toplum tarafından çok iyi karşılanır

Halkla ilişkilerde temel ilkeler otel işletmelerinde halkla ilişkiler departmanında önemle üzerinde durması gereken ilkelerdir Bunlar:

• İki yönlü ilişki kurma

• Doğru bilgi verme

• İnandırıcılık

• Sabırlı çalışma

• Yaygın sorumluluk

• Açıklık

• Yineleme ve süreklilik

• Otel imajı olarak sıralanabilir

Halkla ilişkilerin her aşamasında dürüst davranmak, araştırma ve değerlendirmelere, mesajların ve programların hazırlanmasında, planların uygulamasında dürüstlükten ayrılmamak, çalışmaların başarı ortamını arttırır

Halkla ilişkilerin otel işletmeleri açısından en önemli ilkelerinden ve belki de amaçlarından birisi kamuoyunda olumlu bir firma imajı yaratma çabasıdır

TURİZM SEKTÖRÜNDE HALKLA İLİŞKİLER FAALİYETLERİ

Herhangi bir turizm ürününün, bir konaklama işletmesinin rekabet ortamında başarı sağlayabilmesi açısından geniş tüketici kitleler arasında yaygın olarak benimsenmesi ve tutunması son derece büyük bir öneme sahiptir Turizmde belirli bir ürünü yaygın olarak benimsetme ve tutundurma çabaları içinde tanıtma ve halkla ilişkilerin büyük yeri ve önemi bulunmaktadır be bu önem diğer endüstri dallarında olduğundan çok daha fazladır

Turizm alanındaki tanıtıcı çabalarda öncelikle tarafsızlık ve dürüstlük imajı yerleştirerek ve kamuoyu aydınlatıcı ve bilgi kılıcı bir ifade tarzı kullanılarak bir turizm ürününün benimsetilmesine çaba gösterilir

Halkla ilişkiler; bir kuruluşun veya işletmenin çevresi ile olan ilişkilerini düzenlemek ve geliştirmek amacıyla yaptığı tanıtım çalışmalarında ortaya çıkar Bu özelliğini turizm açısından ele aldığımızda, kamu yönetimleri de toplumun özelliklerini, yapısını, gelenek ve göreneklerini diğer toplumlara tanıtmak zorundadırlar Amaç; ülkeye veya turistik işletmeye karşı çevrenin sempati ve desteğini kazanmak, bunu olumlu bir imaj yaratarak devam ettirmektir

Turizm verilerinin dış ülkelerde tanıtılması alanında bugüne kadar denenmiş en etkili tekniklerden birinin halkla ilişkiler olduğu bilinmektedir Halkla ilişkilerin her alanda büyük önemi ve etkisi olmakla birlikte, özellikle turizm alanında tanıtılacak ve pazarlanacak, sonuçta ekonomik bir menfaat sağlanacak olan turizm ürününün alışkanlıkları, gelenekleri, kültür düzeyleri, mensup oldukları dini ırkları birbirinden çok farklı olan kişilere hitap etmesi, halkla ilişkileri turizm alanında daha da önemli bir faaliyet haline getirir

Turistik tanıtımda halkla ilişkilerin etkinliğini arttırıcı etkenler aşağıdaki gibidir:

1 Turistik ürünün farklı tüketici gruplarının eğilimleri, zevkleri, istekleri önceden saptanmalı,

2 Turistik ürünün uluslar arası piyasada çok çeşitli tüketici gruplara hitap etmesi nedeniyle, halkla ilişkilerin bu farklı tüketici gruplarıyla ilişkiler kuracak şekilde yürütülmesi gereklidir

3 Halkla ilişkilerin, diyalog kuracak toplumun niteliklerine göre belirlenmesi zorunluluğu vardır

4 Halkla ilişkilerin en önemli hedefi duymayı ve duyurmayı sağlamayı gerçekleştirmesidir

5 Halkla ilişkiler programlarının uygulanmasına yardımcı olan gazeteler, seyahat acentaları gibi kuruluşlar mali ve teknik bakımdan desteklenmelidir

Tanıtmanın amacı, tüketim toplumlarının değişik kesimlerinde tanımı yapılan bölgeye, ülkeye ve ürüne karşı bir sempati, yakınlık be benimseme duygusu oluşturmaktır Bu aşamada önem kazanan bir unsurda tanıtımda hedef alınacak pazarların belirlenmesinde öncelikle bu pazarların analiz edilmesi ve iyi tanınmasının gerekliliğidir Hedef kitlelerin eğilimleri, zevkleri ve tatilden beklentileri bilinirse ancak halkla ilişkiler çalışmalarıyla potansiyel turistin ilgisini çekmek mümkün olabilir

Görüldüğü gibi halkla ilişkiler, öncelikle etkilemek istediği kitlenin nasıl bir iklimden hoşlandığını, tatilini, araştırmayla mı, güneşlenerek mi, kültürü tanımakla mı veya nasıl geçirmek istediğini en çok neden etkilendiğini kısaca hedef kitle hakkındaki bütün özellikleri öğrenmek durumundadır Edindiği belirleyici bilgiler ışığında tanıtım çalışmalarını yürütmelidir

Bu tür bilgilerin edinilmesinde bilinen tüm bilimsel methodların yanı sıra halkla ilişkiler koordinatörü hedef kitlenin ait olduğu toplumları sürekli takip etmek ve bu toplumlara sürekli bir iletişimi sağlamak durumundadır

Toplumların birbirinden çok farklı özellikler taşıdıkları bilinmektedir Farklı toplumların değişik istek ve beklentilerine cevap verebilmek için halkla ilişkiler çalışmalarında etkilemek istenilen toplumun ilgi alanına uygun ve anlayacağı bir tarz ile farklı kampanyalar düzenlemelidir
Halkla ilişkilerin en önemli ilkelerinden birisini teşkil eden “duymak ve duyurmak ” ilkesi, özellikle turizm alanında önem taşımaktadır Bu açıdan halkla ilişkiler basın – yayın kuruluşlarıyla daima samimi ve sürekli geliştirici ilişkiler kurmak zorundadır

Turizm sektöründe halkla ilişkilerin görevlerini kısaca özetlemek gerekirse;

• Tanıtmayı ilgilendiren halk kesimlerinin tutumları konusunda bilgi toplamak,

• Ekonomik sosyal ve siyasi düşüncelerindeki değişimleri incelemek, değerlendirmek,

• Bir kamuoyu paketi biçiminde tanıtma yöntemine sunmak,

• Değişimlere göre yeni halkla ilişkiler politikaları ve stratejileri geliştirmek,

• Tanıtma yönetiminin halk kesimiyle daha iyi ilişki kurmasını sağlayacak önerilerde bulunmak,

• Kamuoyu araştırmaları yürütmek,

• Halkla ilişkiler plan ve programlarını hazırlamak,

• Yararlanılacak iletişim araçlarını seçmek,

• Tanıtmada her türlü halkla ilişkiler çabalarını düzenlemek ve denetlemek olarak sıralayabiliriz

Bir işletme insan doğasına uygun olarak çalışmalıdır İnsanlar ve davranışlar karmaşıklaştıkça, bunlarla uğraşmak tecrübe ve uzmanlık istemektedir İletişim becerileri önemli olduğu halde kıttır ve giderek daha kıtlaşmaktadır Halkla ilişkiler, toplumsal değişmede bir köprü görevi görür ve değişmenin neden olduğu yeni tutumlara insanları uyarlama aracıdır Aynı zamanda katı tutumları yumuşamaya ve değişmeye teşvik eden bir araçtır Halkla ilişkiler, işletme görüntüsünü ve ününü yaratmaz fakat işletmenin görünümünü ve ününü yaratan etkinlikleri ve politikaları önerir ve yorumlar Böylece halkla ilişkilerin bu alandaki “Tanıma ve Tanıtma ” özelliği oluşmaktadır

Tanıtma faaliyetlerinde hedef kitle olayına ayrıntılı olarak değinilmesi söz konusu olduğunda, hedef kitle özellikleriyle, alışkanlıklarıyla, istekleriyle, beklentileriyle, eğilimleriyle, stratejileri belirleyici bir rol oynamaktadır

Halkla ilişkiler faaliyetlerinde tamamen hedef kitlenin ilgi ve desteğini çekecek nitelikte planlanması ve uygulanması gerekmektedir Aksi taktirde istenilen sonuca ulaşmak mümkün olamayacaktır

Turistik tanıtma söz konusu olduğunda halkla ilişkilerin hitap edeceği gruplar şunlardır:

1 Kitle : Tatil geçirme amacıyla gelenlerden; avcılar, dağcılar, balıkçılar, kayak sporu yapanlar, ata binenler gibi özel merakı olanlardan ve değişik meslek gruplarına mensup iş adamlarından oluşabilir

2 Özel Gruplar : Turizm ile ilgili seyahat acentası, ulaştırma şirketleri, dini teşekküller, öğrenci dernekleri, meslek oda ve teşekkülleri olabilir

3 Özel Kişiler : Kamuoyunu etkileyebilecek güçte olan parti ve hükümet başkanları, din adamları, gazeteciler, yazarlar, ses sanatçıları, tanınmış sporcular ve benzeri kişilerdir

Sonuç olarak denilmelidir ki;

Turizm sektörü büyük ölçüde kar amacıyla turistik mal ve hizmet üreten, pazarlayan, sonuçta katma değer yaratan turistik teşebbüslerden oluşmaktadır Turistik teşebbüsler;

• Konaklama, yiyecek, içecek

• Seyahat

• Pazarlama

• Yan teşebbüsler

gibi dörtlü bir sınıflamada ele alınmalıdır

KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE HALKLA İLİŞKİLER
DEPARTMANI

• OTEL İŞLETMELERİNDE HALKLA İLİŞKİLERİN YERİ

 İŞLETMEDE HALKLA İLİŞKİLER BÖLÜMÜNÜN ANLAMI

Günümüzde özellikle demokratik ülkelerde kamuoyunun önemi artık gayet iyi bilinmektedir Halkın inanmadığı, desteklemediği eylemleri gerçekleştirmek çok zordur, hatta olanaksızdır Gerçekleştirilse bile ileride olumsuz sonuçlar doğurmaktadır Bu yüzden ; hem özel işletmeler, hem de hükümetler kamuoyunu yakından izlemeye, politikalarını da buna göre belirlemeye başlamışlardır

Yüzyılın başında özellikle özel işletmelerin tek hedefi daha çok kar elde etmekti Bu yüzden de kamuoyunu hiç dikkate almıyorlardı Ancak 1930’larda tüm dünyada etkisini gösteren ekonomik bunalımdan sonra, ilk önce kamu kesimindeki, daha sonraları ise özel kuruluşlardaki yöneticilik anlayışındaki önemli değişiklikler başladı Temel amaç olarak görülen, işletmenin dolayısıyla ortakların kazançlarının katlanarak büyümesi ilkesine kamuoyu için doyum ve beğeni yaratmak görüşü de katıldı Böylece; işletmenin toplum içerisinde kendini tanıtmasını , ilişki kurduğu çevreleri tanıması ve bu ilişkiden gerek işletmenin gerek çevrenin daha çok yararlanabileceği bir düzeye getirilmesini sağlayacak bir kavramın, halkla ilişkilerin gerekliliği ortaya çıktı

Günümüzde işletmeler sadece teknik ve ekonomik olarak tanımlanmayıp, sosyal bir kuruluş olarak da tanımlanır Toplumun işletmelerden beklentileri yeni boyut kazanınca işletmeler de topluma karşı tutum ve davranışlarını değiştirerek üstlerine düşen sosyal sorumluluklarını yüklenmek ya da yeniden gözden geçirmek durumunda kalmışlardır Çağdaş işletme sadece mal üreten, pazarlayan ve sonuçta kar eden kuruluş olmaktan çıkmakta ve topluma karşı belirli sorumluluklar taşıyan kuruluş haline dönüşmektedir

İşletme, çevresiyle sürekli bir etkileşim içerisindedir ve varlığını sürdürebilmek için toplumun ekonomik, sosyal ve kültürel yapısına uyum sağlamak zorundadır

Bunu en bilinçli ve sürekli şekilde yürütebilmek için de bünyesinde bir halkla ilişkiler bölümü bulundurmalıdırlar

Konaklama İşletmesinin ulaşmaya çalıştığı toplulukla iyi ilişkiler kurmasını, güçlü ve güvenilir bir izlenim yaratmasını sağlayan Halkla İlişkilerdir Halkla İlişkiler Bölümü çalışmaları esnasında, basın ilişkileri, işletme tanıtımı, işletme içi ve dışı iletişim, danışmanlık, lobicilik gibi birçok farklı araç ve yöntem kullanır

Özellikle yüz yüze iletişimin egemen olduğu otel işletmelerinde halkla ilişkiler bölümü; otelin bu sektörde iyi bir isim yapmasında ve/veya mevcut adının daha iyi olarak tanıtılmasında böylece otelin karlılığının artmasında ve işletmenin sürekliliğinin sağlanmasında en önemli sektördür

Otel işletmelerinin halkla ilişkiler uzmanları tarafından yapılan kısa ve uzun vadeli planlar, otelin yaratılmak istenen olumlu izleniminin oluşmasını ve sürdürmesini sağlar

Halkla İlişkiler Bölümü; iki yönlü haberleşmeye, karşılıklı açıklığa, iyi niyete ve dürüstlüğe dayanan, gerçekleri tam ve doğru bir biçimde, tartışmaya açık olarak ortaya koyan, bu nedenle de yanıltıcı ve yıkıcı etkiler doğurmayan faaliyetler yürütür

 İSTANBUL’ DAKİ OTELLERDE HALKLA İLİŞKİLER DEPARTMANI’NIN
YERİ

20 yüzyılın ikinci yarısında yeni ve zincir otellerin sayısı Amerika ve Avrupa’da hızla artmaya başlamıştır Bu da otel işletmeciliğinde bir takım gelişmelerin meydana gelmesine yol açmıştır
Otellere oranla daha düşük bir ücret karşılığında hizmet veren motel işletmelerinin ortaya çıkmasıyla 1950’li yıllarda otellerin doluluk oranında belirgin bir düşüş yaşanmıştır Bu olumsuz düşüşü engellemek, gelişen uluslar arası turizm hareketlerinin sonucunda doğan kongre turizmin de yer edinmek ve karlarını arttırmak isteyen otel işletmeleri yeni yapılanmalara gitmişlerdir Önceleri basit bir organizasyona sahip olan otel işletmeleri günümüzde birçok farklı hizmet bölümünü çatısı altında toplamaktadır

Oteller büyüklük, istihdam ettiği personel, izlediği politikalar, kuruluş yerelleri, müşterilerine sağladıkları olanaklar açısından birbirlerinden farklıdır Bu nedenle tüm otel işletmeleri için geçerli kabul edilen tek bir organizasyon şeması yoktur Ancak belirli bir büyüklüğe sahip olan tüm otel işletmelerinin iç bünyelerinde satışı gerçekleştirecek ve destekleyecek konusunda uzman birimler bulunmaktadır Satış personeli, halkla ilişkiler uzmanları, uluslar arası satış temsilcileri ve diğer satış görevlileri ortaklaşa bir çalışma yürütmektedir

Otel işletmelerinde görev yapan halkla ilişkiler yöneticisi doğrudan genel müdüre bağlıdır Otelin diğer bölümleriyle sıkı bir işbirliğine girerek, karşılıklı bilgi akışını sağlayan halkla ilişkiler bölümü, çeşitli tanıtım faaliyetlerini organize ederek tüm bölümlere destek vermektedir

Ancak ülkemizde hizmet veren beş yıldızlı otellerin birçoğunda bu durum olması gerektiğinden farklıdır İstanbul’daki beş yıldızlı otellerin organizasyon şemaları incelendiğinde halkla ilişkiler bölümlerinin genellikle satış ve pazarlama bölümlerinin altında yer aldığı görülmektedir Otelin halkla ilişkiler sorumlusu pazarlama müdürüne ya da satış müdürüne bağlı olarak çalışmalarını yürütmektedir Satış ve pazarlama müdürleri ise doğrudan genel müdüre bağlıdır

Pazarlama ve Satış Bölümü’nün çalışmaları otelin Pazar payını doğrudan etkiler, olumlu ya da olumsuz sonuçları kısa zamanda ortaya çıkarır ve aylık mali raporlar yardımıyla izlenebilir Halkla İlişkiler Bölümü’nün çalışmaları ise uzun vadeli planlar çerçevesinde yürütülür ve sonuçlar pazarlama ve satış bölümünün sonuçları gibi net biçimde görülemez

Halkla İlişkiler ve Pazarlama Bölümleri kullandıkları teknikler bakımından birbirine çok yakındır İki bölüm de; araştırma, bilgi toplama, plan yapma, bütçeleme, hedef kitle saptama, mesajı ve kullanılacak araçları belirleme ve sonuçları değerlendirme konularında benzer yöntemlerden faydalanırlar Ancak Pazarlama Bölümü ile karşılaştırıldığında Halkla İlişkiler Bölümünün ne derece etkili olduğu zamanla ortaya çıkar

Dolayısıyla ülkemizde halkla ilişkilerin otelin karlılığıyla doğru orantılı bir etken olduğu kabul edilmekle beraber yönetimde gerektiği kadar söz sahibi değildir

OTEL İŞLETMELERİNDE HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMALARI
VE ORGANİZASYON YAPISI

Başarılı bir halkla ilişkiler faaliyeti birçok alanda araştırma yapılmasını gerektirir Marketing Türkiye dergisinde yayınlanan bir yazıda bunlardan beş ana araştırma şu şekilde sıralanmıştır:

1 Çevre Taraması : Bu tarama üç seviyeli olarak gerçekleştirilebilir Bir kriz anında ne olduğu, neden bu noktaya gelindiği geçmiş olaylara bakılarak belirlenir Bu şekilde hemen ne yapılması gerektiği konusunda çevreden bilgi toplanır Bir başka yöntem ise kriz anını beklemeden her yıl düzenli olarak ne olup bittiğinin değerlendirilmesidir Bu çalışmada belli bir konuya veya karara odaklanır

2 Halkla İlişkiler Denetlemesi : Kurumun, çeşitli kamuoyu gruplarının gözündeki yerini belirlemek için yapılan çalışmadır Amaç grupların tavrı ile kurumun ( otel işletmesinin ) tavrını karşılaştırmak, kampanyaları hedef kitlelerin tavrını göz önüne alarak daha etkili hale getirmektir

3 İmaj Araştırması : Tutum araştırmaları ile ilgili kitlelerin kurumu nasıl algıladıkları saptanır Böyle bir çalışmadan sonra imaj hedefleri belirlenir ve amaca götürecek stratejik plan hazırlanır

4 İletişim Denetimi : Halkla ilişkiler denetimi gibi iletişim denetimi de çeşitli yöntemlerle yapılır Amaç, iletişim kanallarını, mesajı ve iletişim iklimini belirlemek ve değerlendirmektir

5 Sosyal Denetim : Toplumsal araştırmalar ile kurumun ilgili kitleler üzerindeki etkileri saptanmaya çalışılır Bu amaçla bazı kurumlar düzenledikleri veya sponsor olarak destekledikleri toplumsal faaliyetleri broşür halinde toplarlar

Halkla İlişkilerin Temel Özellikleri :

• İletişim – Araçlar,

• Kalite,

• Süreklilik,

• Araştırma – Geliştirme,

• İmaj ve Prestij Yaratma,

Prestijin Oluşabilmesi İçin Gerekli Olan Kriterler İse;

• Yüksek kalite,

• Güvenirlik,

• Satış sonrası hizmet,

• Tekniktir

Otel işletmelerinde imajı yükseltmek ve prestiji sürekli kılmak gereklidir Prestij, kalitenin sürekliliğini sağlamak için yapılan çalışmalardır

Halkla ilişkiler de çalışma ortamını en iyi şekilde oluşturmanın bir takım kriterleri vardır Bunlar:

• Görev,

• Göreve verilen önem,

• Öneme verilen değer, özendiricilik,

• Huzur

Ticaret ve seyahat etmenin artmasıyla, otelciliğin kaynağını oluşturan hanlara da ihtiyaç artmıştır Geçmişte hanlar olduğu gibi, günümüzün çağdaş otellerinde de her zaman temel amaç, insanlara rahat bir ev ortamı yaratmak olmuştur Ancak geçmişin hanlarında kuralları koyan genelde hancı olurken ve insanlara sadece para ödeyen müşteriler gözüyle bakılırken, günümüzde bu düşünce tarzının yerini kuralların büyük ölçüde misafir isteklerine bağlı kılınarak koyulduğu ve insanların otel sahipleri ve yöneticileri tarafından misafir olarak kabul edildiği bir düşünce şekli ve uygulaması almıştır

Zamanla otelcilik sektöründe, otel standartlarında meydana gelen bu değişimin yanı sıra, otel sayılarında artış ve müşterilere sunulan hizmette de önemli gelişme olmuştur Bu gelişmeler, aynı zamanda oteller arasında hızlı bir rekabet ortamına yol açmış ve sadece broşürler yoluyla yapılan kısıtlı tanıtımlar yerine, daha farklı tanıtım metodlarına yönelme ihtiyacını doğurmuştur Oteller; müşteri çekmek için otel hizmetlerini, tüketim malları gibi halkla ilişkiler ve reklamcılık yoluyla satmak durumunda kalmışlardır

Bu ortamda otel, işletmenin sunduğu ana hizmetleri ve yan hizmetleri müşterilerine tanıtmak ve onlarla iyi ilişkiler kurmak için en etkili yöntem halkla ilişkiler olmuştur

Günümüzde toplumun beklentileri ve değer yargıları, hızla değişmektedir Bu nedenle otel işletmeleri varlıklarını ve faaliyetlerini sürdürebilmeleri için toplumdaki bu değişikliğe ayak uydurmaları, toplumun nabzını sürekli ellerinde tutarak, gerekli düzenlemeleri yapmaları gerekmektedir Gerekli düzenlemelerden bir tanesi de çağdaş işletmecilik anlayışının gerektirdiği halkla ilişkiler faaliyetleridir

Halkla ilişkiler çalışmalarıyla otel için, müşterilerde yaratılmak istenen imaj, müşterinin değişik alanlardaki çeşitli öğeleri karşılaştırması sonucu edindiği duygusal ve rasyonel görünümlerin bütününü oluşturmaktır Otel işletmesi hakkında kişilerin sahip olduğu imaj, otel hizmetinin satın alınıp alınmayacağı kararını büyük ölçüde etkilemektedir Otel için kullanılan isim ve sembollerin kişi zihninde yarattıkları etkileşimler oluşturulan imajın bir parçasını teşkil etmektedir ve bu nedenle çok önemlidir

Otel işletmelerinde tanıtıcı nitelikte halkla ilişkiler faaliyetleri;

• İsim ve sembol

• İmaj yaratma olmak üzere iki ana başlıkta toplanabilir

İSİM VE SEMBOL : Bir otel hakkında elde edilen bilgiler ve bizzat yaşanan tecrübelerin yanı sıra otelin adı duyulduğunda zihinde oluşan imaj sembolle ifade edilir Bu isim veya semboller otellerin diğerlerinden ayırt edilebilmesi için biçimleri ve renkleri farklı olarak düzenlenmektedir Sembollerin kullanımında değişik ülkelerde kurulu otel zincirine ait otellerde farklı kullanım şekilleri vardır

İMAJ YARATMAK : Otel hizmetlerinin satın alınmasında karar verme süresi büyük ölçüde otel hakkında edinilen imaja bağlı bulunmaktadır

Otel işletmelerinin kamuoyunda imaj yaratmaya çalışması ancak kaliteli hizmet ve etkin bir iletişim ile sonuca gidebilir Bunun için:

a) Haber Görünümünde Tanıtma

Haber görünümünde imaj yaratmanın en yaygın şekli yöresel, bölgesel ve ulusal düzeyde halkın ilgi duyduğu konulara ilişkin bilgi ve haberlerin halkla ilişkiler biriminde hazırlanıp basına gönderilmesidir Bu iki şekilde olabilir :

• Planlı Haberler

• Önceden Planlanmış Haberler

Planlı haberlere örnek olarak, periyodik olarak gerçekleşen veya önceden bilinebilen açılış törenleri; festival, sergi ve yarışmaların düzenlenmesi, ödül verilmesi, restorasyon çalışması, yıl dönümleri, yeni bir mal sahipliği veya yeni bir yönetim, personel arasında geçen esprili bir olay, fuarlar düzenlenmesi gibi yöresel, bölgesel ve ulusal değeri olan olaylar sayılabilir

 Açılış Törenleri

Otel işletmeleri tarafından yaptırılacak yeni otel projelerinin kamuoyuna ilanından, temel atma törenine kadar otele ilişkin bilgilerin sürekli basına iletilmesine temel atma törenine ilişkin bilgilerin basına verilmesi ve medya mensuplarının davet edildiğinden, otelin takriben açılış tarihini gösteren basın bültenlerinin dağıtılmasına, resmi açılışın organize edilip lanse edilmesine, açılış galasının planlanmasına ve açılışa katılanlara basın aracılıyla teşekkür edilmesi gibi bir yelpaze oluşturmaktadır

 Festival, Sergi ve Yarışmaların Düzenlenmesi

Basın sergisine konu olabilecek,planlı haber niteliği taşıyan olaylar, festival, sergi ve yarışma düzenlemektedir Festivaller, sergiler veya yarışmalar olsun amaçlı – amaçsız hem toplumsal bir hizmet, hem de kuruluşun adının duyurulması amacını taşıyan faaliyetler olmakta ve toplumun değişik kesimlerinin belirli bir amaca doğru yönlendirerek ve özendirerek, sonuçta katılanları ödüllendirmek büyük yararlar sağlamaktadır

 Ödül Verilmesi

Otele müşteri getiren turizm şirketlerine veya ülke turizmine katkılarından dolayı başarılı turizmcilere ödül vererek bazı otel işletmeleri otel isminin kamuoyuna duyurulmasını ve turizm işletmeleriyle turizmcileri motive etmeyi amaçlar

 Restorasyon Çalışması

Halkla ilişkiler açısından restorasyon çalışmalarıyla eskiden faaliyette olan bir otelin yeniden düzenlenerek açılması ve bu olayın basında yer alması büyük önem taşımaktadır

 Yıldönümleri

Yıldönümlerinde yani otelin ilk kez faaliyete açıldığı günün kutlamalarında halkla ilişkiler ile kuruluşun başlangıçtan beri ne gibi gelişmeler kaydettiğini ve başarılarını belirtmek ve bu sayede kuruluş hakkında varsa yanlış izlenimleri silerek kuruluşun saygı kazanması ve tanınması fırsatı doğar

 Yeni Bir Mal Sahipliği Veya Yeni Bir Yönetim

Bu tür olayların kamuoyunda yanlış anlaşılmayacak şekilde basına duyurulması da önemli ve dikkatli bir halkla ilişkiler çalışması gerektirir

 Yurtdışında Fuarlara Katılma Veya Haftalar Düzenleme

Bu faaliyetlerdeki amaç, otelin hem yurtdışındaki hem de yurt içindeki tanıtımını gerçekleştirmektir Bu nedenle böyle katılımların ve organizasyonların basına duyurulması çok önemlidir

 Röportaj ve Makale Türü Yazılar

Röportajlar, belirli bir okuyucu kitlesine seslenmek üzere kaleme alınmış, çoğunlukla resimlendirilmiş, bazen de belli ölçüde yorumu olan makaleleştirilmiş yazılardır Röportaj, genellikle bir endüstri dalına ait sorunları tanımlar ve bu sorunlara etkin çözümlerin nasıl bulunabildiğini anlatmaya çalışır Otel imajı her safhada en etkin medyalardan bir başkası da makale türü yazılardır Bu tür yazıların ( ücretli yada ücretsiz olarak ) iş ve meslek dergilerinde, gazetelerde yayınlanması başlı başına bir tanıtma politikası olabilmektedir

 Resim ve Fotoğraflarla Tanıtma

Bir çok otel örgütlerinde çeşitli olay ve gelişmeleri orijinal ve haber değeri bulunan fotoğraflarla satmak amacıyla fotoğrafçı kadroları oluşturmuşlardır ya da serbest çalışan fotoğrafçılardan yararlanmaktadırlar

Fotoğrafların otellere maliyeti, fotoğrafların birçok amaçlarla kullanılmaları sağlanarak düşürülebilir

 Olağanüstü Durumlarda Tanıtma

Otel işletmelerinde meydana gelen fazla rezervasyon, kaza ve felaket olayları vb basınla ilişkilerde önemli sorunlar yaratır Bu tür olaylar halkla ilişkiler birimlerince değerlendirildiği taktirde, basın ve yayın organlarıyla olumlu, etkin ve uzun süreli ilişkiler kurulmasında önemli bir rol oynayabilir Aniden ortaya çıkan olağanüstü olaylardan zarar görülmemesi veya az zararla olayın giderilmesi için önceden hazırlanmış bir programa ihtiyaç vardır Bu gibi durumlarda otel adına konuşmak, basına gerekli bilgileri vermek ve basın mensuplarının sorularını cevaplandırmak üzere bir kişiye yetki verilmesi yararlı olur Bu kişi veya olay yerindeki üst kademe yöneticiler dışında herhangi bir personel olayla ilgili olarak basına bilgi vermesi bazen çok sakıncalı sonuçlar doğurabilir, bu nedenle de personelin olağanüstü durumlar için eğitilmesi faydalı olacaktır Halkla ilişkiler birimi,yönetim ile basın arasında bağ kurmalı ve yöneticilerin bilgilerin ve haberlerin doğru biçimde aktarılması sağlanmalıdır

Olağanüstü olaylar basından gizlenmemelidir Eldeki bütün bilgiler en iyi biçimde ve doğru olarak basın mensuplarına sunulmalıdır Bu amaçla halkla ilişkiler görevlileri olay yerinde mutlaka hazır bulunmalıdırlar

HALKLA İLİŞKİLER DEPARTMANI’NIN KULLANDIĞI TEKNİK VE
ARAÇLAR

1 Dış Tanıtım Teknikleri

• HABERLEŞME

Haberleşme halkla ilişkiler çalışmalarını temelini oluşturur ve kısaca insanlar arasında ortak kılmak işlemi olarak tanımlanır Haberleşmede anlatılmak istenen konular ister sözlü ister yazılı biçimde olan sözcüklerle nakledilir Ancak; sözcüklerin kullanılmadığı resim, işaret, duman gibi haberleşme yöntemleri de vardır Yalnız tüm bu yöntemlerin ortak yanı; anlamların belli sembollerle taşınmaya çalışılmasıdır Bir haberleşme işleminde kullanılan araç ne olursa olsun, başlıca üç öğenin bulunması gerekir Bu öğeler;

 Göndereceği bir mesaj olan kaynak,

 Mesajın gönderilmesinde kullanılan sembol,

 Mesajın ulaşacağı alıcıdır

Haberleşmenin başarılı olabilmesi için kullanılan sembolün anlatılacak konuya en uygun sembol olması ve bu sembolün alıcının kolaylıkla anlayabileceği biçimde olmasıdır Uygun seçilmeyen sembol başarılı olmayı engeller, yanlış anlaşılmalara, gereksiz tekrarlara sebep olur

İnsanlar birbirleriyle olan ilişkilerine haberleşme ile başlar ve yine haberleşme tarafından ilişkiler azaltılır, bitirilir Haberleşme sürecinin bir başka boyutu da haberleşme yönüdür Bu tek yönlü ve çift yönlü olabilir Bu boyut diğer boyutlardan bağımsızdır Ayrıca haberleşmeyi biçimsel ve biçimsel olmayan boyutlarıyla da ele almak olasıdır

Biçimsel haberleşme işletmenin gereksinmelerini karşılamakta, biçimsel olamayan haberleşme ise bireylerin sosyal eylemlerini karşılamakta kullanılmaktadır
• ENFORMASYON (DANIŞMA)

Danışma, bilgi almak ve bilgi vermek gibi iki anlamda kullanılan çift yönlü bir kavramdır

 Bilgi Alma Yönüyle Enformasyon : Genel tanıtımda da turist tanıtımında da başarı ve etkinlik işlerini yürütmede yararlanılan bilgilerin sağlam ve güvenilir olmasına bağlıdır Tanıtma faaliyetleri geçmişte yapılmış ve bugün yapılmakta olan çalışmalardan edinilen bilgilerle geleceğin tahmin esasına dayanır Rakip firmalar da dahil olmak üzere yapılan tüm turistik faaliyetlerinin yarattığı sonuçlar incelenmek suretiyle, en etkin tanıtım teknikleri tespit edilip, gelecekteki faaliyetler planlanır

 Bilgi Verme Yoluyla Enformasyon : Bilgi verme yoluyla enformasyonun amacı; herhangi bir ülke ya da yörenin ilgi çekici bir imajın yaratılmasında katkıda bulunmaktır Ülke ya da yöre hakkında elverişli bir ortam yaratmak ve tüketicilere güven verebilmektir Enformasyon, ticari reklamcılıktan etkilenerek, özündeki bilgi verme niteliği değiştirilmemelidir

• DEVLET REKLAMCILIĞI

Toplumun yararına politik, ekonomik veya sosyal gücü geliştirmek için yapılan faaliyetler bu tür reklamlardandır

• KOLLEKTİF REKLAM

Kişisel reklamcılık vasıtalarının sınırlı kaldığı ortamlarda kollektif reklamcılık devreye girer Kollektif reklamcılığında değişik tipleri vardır Bunlardan bazıları şunlardır:

 Aynı Otelcilik Zincirine Bağlı İşletmelerin Kollektif Reklamları :

Genel olarak yüksek sınıfta yer alan büyük bir otel işletmesi bazen ülkenin muhtelif yerlerinde bazen de aynı işletme bünyesinde mütaala edilen otel işletmelerinde kullanılır

 Bölgesel Kollektif Reklamcılık :

Bir bölgede ya da istasyonda kurulmuş bulunan otelcilik işletmeleri tarafından ortaklaşa yapılan reklamcılık faaliyetleridir Burada amaç; turisti bir işletmeye çekmek değil, bölgeye gelmesini sağlamaktır Bölgesel kollektif reklamcılıkta afiş ve reklam gibi klasik reklamcılık araçlarından yararlanılır

 Turizm Dernekleri Tarafından Kollektif Reklamcılık :

Turizm bakımından değer kazanmaya başlamış veya değerlendirilmesi ön görülmüş yerlerde kurulmuş bulunan turizm dernekleri bulundukları yerin kollektif reklamını yaparlar Bu amaçla genel karakterde deplianlar hazırlayacakları gibi istasyonun otel listesine ait bir deplian veya otel fotoğraflarından oluşan bir albümü yayınlayabilirler Bu deplianlarda otellerin resmi bir sınıflaması, özellikleri, mevsim ve mevsim dışı fiyatları gösterir

 Turizm Büroları :

Bir istasyonun turistik reklamı için, özellikle ticari açıdan zorunlu faaliyetlerle meşgul olmak üzere turizm büroları açılır Bu bürolar şehrin merkezinde kendilerine tahsis edilmiş olan salonda satış, reklam, enformasyon, ekskürsiyon ve her türlü bilet satış hizmetlerini yürütürler

• SATIŞ GELİŞTİRME

Satış kavramı turistik mal ve hizmetlerin bazı giderlere katlanarak piyasaya arzını ve sürümünü ifade eder Diğer bir deyişle turistik ürünün nihai alıcının yönünde akışını geliştirmek için alınan önlemlerin tümü ya da turistik ürünün tüketici ile karşılaşma olanaklarını arttıran girişimlerdir Turizm işletmelerinin satışını etkileyen iç ve dış faktör olmak üzere iki çeşit faktör vardır

• TİCARİ REKLAMCILIK

Bir turizm işletmesinin veya işletmeler grubunun ürettiği mal ve hizmetlerin eski müşterilerini tutmak, mal ve hizmetlere yeni müşteriler çekebilmek için kollektif biçimde yararlanılan tekniklerin tümüdür Ticari reklamcılığın temel amaçları;

 Bir turizm işletmesinin veya işletmeler grubunun ürettiği mal ve hizmetleri duyurmak, tanıtmak, mal ve hizmetlerin nitelikleri hakkında bilgi vermek, toplumun ilgisini bu mal ve hizmetler üzerine çekmek, ilgiyi devam ettirerek potansiyel tüketiciyi ikna etmek ve o tüketiciyi efektif tüketici haline getirmek

 Firmanın ürettiği mal ve hizmetlerin eski efektif müşterilerini korumak

 Tüketiciye ve satışlara aracı olan kuruluşlara güven vermek

 Ekonomik ve teknik koşullardaki değişme ve gelişmelere gittikçe artan rekabete ayak uydurulduğunu duyurmak

 Turistik mal ve hizmetlerin, müşterilerin firmaya gelmesine ihtiyaç kalmadan satışını sağlamak

2 DIŞ TANITIM ARAÇLARI

Halkla İlişkiler uygulamasının kullandığı araçlar belli bir sıralamaya tabii tutulamayacak kadar çeşitli ve çok yönlüdür Ancak; evrensel açıdan da belirli bir sıra yapmak olanaklıdır Bunlar basılı olan ve basılı olmayan araçlar olmak üzere iki ana bölümde incelenebilir

• Basılı Araçlar ( Basın Yoluyla Tanıtım )

a) Gazeteler : Halkla İlişkilerde en çok kullanılan araçların başında gazeteler gelir Gazeteler kamuoyunun oluşmasında oldukça etkilidirler Çok farklı hedef kitlelere seslenme olanağı sağlarlar Bulvar gazeteleri, fikir gazeteleri, spor gazeteleri kapsamlarını okuyucularına göre düzenlerler Bunun içinde basını iyi tanımak, öğrenmek gerekir Her şeyden önce basını etkin bir biçimde kullanmak isteyen halkla ilişkiler uzmanı, onu tanıyan, nasıl çalıştığını bilen kişiler olmalıdır Bir halkla ilişkiler uzmanı, örgütle ilgili haberlerin basına hızlı, doğru ve bol biçimde akmasını sağlamalıdır Basınla örgüt arasındaki ilişkileri karşılıklı güven ve anlayış içinde devamlı sürdürebilmelidir Her şeyden önce halkla ilişkiler uygulaması gazetecilik değil gazetecilerle ilişkiyi içermektedir

b) Dergiler : Gazetelerin halkla ilişkiler aracı olarak sahip oldukları özellikler aynen dergiler içinde geçerlidir Dergilerin de niteliklerine göre okuyucu kitleleri vardır Gazeteyi dergiden ayıran en önemli özellik zaman açısındandır Genellikle haftada bir çıkarlar Aylık çıkanları da mevcuttur Halkla ilişkiler uzmanı hangi kitleye seslenecekse ona en kısa yoldan ulaşacak ve okunmayı sağlayacak önlemler almalıdır

c) Broşürler : Kurum tarafından hazırlandığı için gerek dağıtım gerekse içerik açısından geniş olanak ve içtenlik sağlarlar

d) El Kitapları : Resimden çok yazıya ağırlık verilir Kurumla ilgili konuların anlatımını, kurumun uğraşı alanı ile ilgili sorunlarının açıklanmasını amaçlamış olabilir

e) Fotoğraflar : İlgi çekici fotoğrafların basında yer alma şansı her zaman fazladır O nedenle fotoğrafla ilgili resim alt yazısının da gönderilmesi daha çok avantaj sağlar

f) Yıllık Raporlar : Kurumların çalışmalarını özetleyen kuruluş hakkında açıklayıcı bilgiler veren kitaplardır

g) Afişler : Dikkat çekici, az sözcükle mesaj ulaştırabilecek nitelikte olabilmelidir

h) Pankart ve Delianlar : Küçük boyda afişlerdir Dükkanların vitrinlerine ve sergilere konur

i) İşletme Gazetesi : Özellikle büyük işletmelerde etkili bir halkla ilişkiler aracı olarak kullanılabilir Konu ve felsefe açısından en az herhangi bir gazete kadar değişik konuları işlemelidir İşletmenin üretim, satış ve finans durumunun yanında çalışma koşulları, terfiler, sanat, sinema, spor, aktüalite gibi konulara da yer verilmelidir

• BASILI OLMAYAN ARAÇLAR

Kulağa ve göze hitap eden kitle iletişim araçlarıdır Başlıcaları :

a) Radyo : Daha çok okuma yazma oranı düşük ülkelerde etkinlik açısından büyük önem kazanır Halkla İlişkiler aracı olarak hemen hemen tüm programlarından yararlanmak olasıdır Haber bültenleri, dokümanter programlar, açık oturumlar, röpörtajlar, kısa anonslar vb Radyo yayınları ile çok büyük kitlelere ulaşma olanağı vardır Ancak halkla ilişkiler uzmanının radyoyu kullanırken çok isabetli olması gerekir Örneğin; radyo programlarında bir “ ölü gün ” dolu günden daha çok avantaj sağlar Ayrıca iletilecek mesajın programa uygunluğuna da özen gösterilmelidir

b) Televizyon : Çağımızın neredeyse simgesi haline gelen göze ve kulağa hitap ettiği için de etkisi öteki haberleşme araçlarına göre daha fazla olan bir araçtır Televizyonun halkla ilişkiler alanında kullanılması için yayın zamanı, süresi, hedef kitle, sunuş ve programla ilgili özelliklerin göz önünde tutulması gerekir Her şeyden önce televizyon, karşılıklı konuşmaya, içtenliğe ve sosyal etkileşime ağırlık veren etkileme gücü yüksek bir kitle iletişim aracıdır

c) Film : Film halkla ilişkiler için oldukça güçlü bir araçtır Sergi ve fuarlarda gösterilirler Ancak, bir film hazırlanmadan önce halkla ilişkiler açısından iyice özümsenmeli, hangi amacı sağlamak için yapıldığı, ulaşılmak ve etkilenmek istenen hedef kitlenin özelliği iyi bilinmelidir Film, özellikle sınırları belirlenmiş bir kitleyi kapsamalı, bilgi ya da iletilecek mesajı belli bir görüş açısından vermelidir

d) Yarışmalar : Kuruluşların duyurmak istediği konularda olabileceği gibi sadece kurumun adını duyurmak ve prestij sağlamak amacıyla da düzenlenebilir Yarışmanın ödüllü olması ilgi ve ciddiyeti arttırır

Tüm bu araçlara daha pek çokları eklenebilir Örneğin; kurslar, törenler, geziler vb Yalnız önemli olan bunların hangi ortamlarda halkla ilişkiler aracı olabileceğinin halkla ilişkiler uzmanının deneyimi ile belirlenmesidir

HALKLA İLİŞKİLER DEPARTMANI TARAFINDAN KULLANILAN
İLETİŞİM ARAÇLARI

İşletmeyi iç ve dış çevreye tanıtmak amacıyla çeşitli medya araçlarından faydalanılır Bu medya araçları, yazılı, sözlü, görsel-işitsel araçlar ve basın olmak üzere dört ana grupta toplanır

1 YAZILI ARAÇLAR

Medyadan, personelin felsefesini oluşturmak için de yararlanılabilir Genellikle işletme dergileri, işletme ve bölüm gazeteleri, kişisel ve toplu görüşmeleri, haber mektupları, öneri programları, kapalı devre televizyon ve video yayınları, adres sistemleri, ödeme koşulları, personel ve aileleri için çeşitli turlar ve doğrudan postalama iletişimde büyük rol oynar

a) İşletme Gazetesi

İşletme gazetesi, özellikle işletmenin personeline yönelik olarak hazırlanır ve işletmeyi tanıtmayı, bilgi aktarmayı ve personel ile yönetim arasındaki ilişkileri güçlendirmeyi hedefler

Haftalık, 15 günlük veya aylık çıkan işletme gazetesi, halkla ilişkiler bölümü, personel müdürlüğü ve birkaç çalışanın işbirliği ile hazırlanır
Özellikle personele yönelik olarak hazırlanan bu yayın, çalışanların dışında işletmenin ilişki içerisinde bulunduğu diğer kurum ve kuruluşlara da ücretsiz olarak dağıtılır Bu yüzden içinde işletmenin ekonomik, sosyal, teknik yapısı, yatırımları ve son gelişmeler hakkındaki bilgilerin yanı sıra, personele yönelik yeni sosyal haklar, iş güvenliği, emeklilik, yeni işe girenler ve ayrılanlar, doğum-ölüm, evlenme günleri gibi kişisel haberler, personelin spor, kültür ve benzeri faaliyetlerini yansıtan haberler yer alır

Otel işletmelerinde çalışan personelin sayısı birçok işletmeden daha fazladır Dolayısıyla personelin fikirleri, mesleki çalışmaları, ilgi alanları birbirinden çok farklıdır Bu yüzden aynı yayınla hem bütün personele ulaşabilmek, objektif olmak, hem de işletme yönetiminin isteklerini karşılayabilmek oldukça zordur

İşletme gazeteleri yönetimin sözcüsü konumuna kesinlikle düşmemelidir Yoksa beklenen ilgiyi göremez, personel tarafından okunmadan bir kenara atılıverir Ayrıca personelin eğitilmesine yönelik haberlerin yanında, spor, eğlence, kültür-sanat, çevre, aktüalite, sağlık gibi haberlere de yer verilmelidir

İşletme gazetesinde kullanılan dil de etkinliği açısından büyük rol oynar Yazılarda ağır ve anlaşılması güç veya belli bir gruba seslenen bir dil yerine, herkes tarafından anlaşılabilir bir ifade şekli kullanılmalıdır Çok yönlü işlenen ve her düzeydeki çalışanın bilgi gereksinimini karşılayan bir işletme gazetesinin yaygınlığı da o derece yüksek olur

İşletme gazetesi çıkarmak çok emek gerektiren bir grup çalışmasıdır Gazete personeli, haber kaynaklarıyla, grafiklerle, editörlerle vb çalışmak zorundadır

Gazetede görev alan personel dışında, başka çalışanlardan da zaman zaman gazeteye yazı vermek, belli konularda görüşlerini belirtmek isteyenler olabilir Bu kişilere saygı gösterilmeli ve olanak tanınmalıdır Böylece personelden yönetime doğru bir geri besleme sağlanır Personelin birtakım konular hakkındaki görüşlerini, tepki ve isteklerini doğru olarak değerlendirip, çalışmalarına buna göre yön veren yönetim iç iletişimde önemli adımlar atar Karşılıklı bilgi aktarımı yardımıyla ileride büyük sorunlar doğurabilecek konuların zamanında önüne geçilebilir

b) Dergi

Kurum dışındaki bazı kitleler hedef alınarak düzenlenen ve bu kitlelere işletmeyi tanıtmak, işletme hakkında iyi bir izlenim bırakmak ve bu izlenimi kuvvetlendirmek amacıyla Hakla İlişkiler Departmanı tarafından hazırlanan süreli yayınlardır

Genellikle aylık veya üç aylık çıkan dergiler, gerek içerik bakımından genel şekil bakımından işletme gazetesinden çok farklı özellikler taşımaktadırlar Dergiler, işletmeye ilişkin haberleri işletme dışında ilgili kişi ve kuruluşlara aktaran araçlardır Sayfa sayısı işletme gazetesine oranla daha azdır

Belirlenen kitleye seslenen özel haberler, işletmeyle ilgili yenilikler, toplantı konferans, seminer gibi konular dergilerin içeriklerini oluşturur Burada en önemli unsur belirlenen hedef kitleye ulaşabilmektir Dolayısıyla yayınlanacak haberlerin çok dikkatli seçilmesi, dergilerin zamanında yayınlanarak okuyucuya ulaştırılması gerekir

c) Broşür

İlişki kurulan kitlelerin çeşitli konular hakkında aydınlatılması için 8-16 sayfa arasında basılan, bol fotoğraflı bir tanıtma aracıdır
İşletme hakkında bilgi veren, amaçları, araçları, çalışmaları ve politikalarını aktaran genel broşürlerin yanı sıra belli bir hedef kitleye yönelik özel olarak hazırlanan broşürlerde bulunmaktadır

Halkla İlişkiler Departmanı tarafından hazırlanan bu tanıtım aracının; renkli bastırılması, sayfaların konu bakımından belli bir sıra izlemesi, yazıdan çok fotoğraf ve tabloya yer verilmesi en önemli özellikleridir Bu özellikleriyle diğer yazılı tanıtım araçlarından daha dikkat çekici bir nitelik taşır

Broşürler; otel işletmesine gelen müşterilere, banka ve yatırımcılara, turizm kuruluşlarına, çalışan personele veya işletmenin yakın çevresinde bulunan konut ve kuruluşlara, derneklere veya basına yönelik farklı konuları içeren şekillerde oluşturulabilir Burada en önemli unsur seçilen hedef kitleyi iyi tanımak ve broşürlerde doğru mesajları kullanabilmektir Ayrıca broşürlerin etkili olabilmesi için hedef kitleye zamanında ulaştırılması da gerekir

d) Afiş

Afişler, mesajın geniş bir kitleye iletilmesi amacıyla hazırlanır Kişilerin ilgi ve dikkatlerini belirli konulara çekmeyi hedefleyen afişlerde kullanılan yaratıcı sloganlar etkinliği arttırır

Kısa fakat etkileyici sözcüklerden oluşan mesaj, anlatımı kolaylaştırıcı çizgi ve resimlerle desteklenir
Hedef kitleye ulaşabilecek mekanlara asılan bu afişler yardımıyla adresleri bilinmeyen kişilerle de ilişki kurulabilir

Halkla ilişkiler amaçları için açık hava reklamının güçlü bir hatırlanabilirlik değeri vardır Doğrudan bir hareket oluşmasına yardımcı olur En iyi sonucu almak için az sayıda sözcükten oluşmalı ve dikkat çekecek simgeler kullanılmalıdır Çünkü yoldan geçen kişinin dikkatini bir anda çekmek gerekir

• Diğer Yazılı Araçlar

Yıllık raporlar, pankartlar, bültenler, el kitapçıkları, mektuplar hedef kitleye ulaşmada kullanılan diğer yazılı araçlar içerisinde yer alırlar

a) Yıllık Raporlar

İşletmenin bir yıl içerisinde yaptığı çalışmaları özetleyerek kurum içi ve kurum dışı hedef kitlelere dağıtılır

b) Pankart

Üzerinde kalıcı, etkileyici ve ilgi çekici sloganların yer aldığı ( kolay yazılmış bir karakterle yazılmış ) duyuru kartlarıdır T Tanıtım kampanyasında destekleyici bir özellik taşırlar

c) Bülten

İşletmeye ilişkin güncel haberleri, verileri çalışanlara ve kurum dışında ilgili kişi ve kurumlara duyurmak amacıyla hazırlanır

Bülten oluşturulması en basit, en hızlı ve en ucuz malzemedir Sayfalar küçük boyutlu ve sayısı sınırlıdır Bültenlerde yer alan makaleler oldukça kısadır Kuruluş hakkında küçük grafik ve bilgiler de verilebilir Üretimi ucuz olduğundan küçük ölçekli işletmeler için çok uygundur

d) El Kitapçıkları

İşletmeyle ilgili birtakım konuları anlatan, açıklayıcı bilgiler içeren, fotoğraf yerine yazıya ağırlık verilen ve kolay okunabilir bir sayfa düzenine sahip yardımcı kaynaklardır

Özellikle işletmeye yeni giren personele yönelik olarak hazırlanan el kitapçıkları, işletmeyi çok yönlü tanıtır, çalışanların hak ve sorumlulukları hakkında bilgi verir

Personelle, özellikle yeni personelle iletişimde ilk adım onların nerede duracaklarını ve işletmenin onlardan beklentilerini anlatmaktadır Bu genelde önceden yapılan görüşmelerle gerçekleştirilir, ancak izinler, tatiller, hastalık, kişisel nedenler ve askerlik için ayrılmalar, yaşam koşulları, transfer izinleri, tanıtma, eğitim olanakları, kişisel ve personel danışmanlığı, hastane, medikal korumalar, dinlenme aktiviteleri ve diğer çıkarlarla ilgili yazılı konularla bütünleştirilir Saatli ya da maaşlı personel, bilgi kitapçıklarıyla günün değişen koşullarını izleyebilmelidir

e) Mektup

Mektup, diğer iletişim araçları gibi toplumsal değil kişisel bir nitelik taşımasından ötürü daha etkili bir araç olarak kabul edilmektedir

Samimi ve açık bir dille yazılan mektuplar, bir olayın veya yeniliğin duyurulması, belirli bir konuda görüş ve düşüncelerin sorulması veya davet niteliği taşıyabilirler

Mektup aracılıyla arzu edilen sonuca ulaşılabilmesi için inandırıcı ve ikna edici olmak gereklidir

Kurum dışı hedef kitleye ulaşmada en önemli etkenlerden biri olan “Adres Bankası ” Halkla İlişkiler Departmanının can damarıdır Mektupların doğru kişilerin eline ulaşması için belli aralıklarla kontrol edilen ve sürekli yenilenen Adres Bankası çeşitli ölçütlere göre sınıflandırılarak bilgisayarda depolanır

2 SÖZLÜ ARAÇLAR

Belirlenen hedef kitleye ulaşmada kullanılan sözlü araçlar; yüz yüze görüşmeler, toplantı, konferans ve seminerlerdir

a) Yüz Yüze Görüşmeler

Otel işletmelerinde insanın insanla ilişkisi son derece yoğundur, dolayısıyla beşeri ilişkilere çok büyük önem göstermek zorunludur

Halkla İlişkilerde kurum içi ve kurum dışı hedef kitleye ulaşmak için kullanılan sözlü iletişim araçları içerisinde en etkili yüz yüze görüşmelerdir Yazılı iletişimden daha kesin sonuçlar doğuran yüz yüze görüşmelerde bir tarafta işletmeyi temsil eden kişi, diğer tarafta ise hedef kitle bulunmaktadır İşletmeyi temsil eden kişinin davranış tarzı, konuşma biçimi, karşısındaki kişiyi doğrudan etkiler ve işletme hakkında olumlu veya olumsuz ilk izlenimin oluşmasına yol açar

Yüz yüze görüşme yöntemiyle hedef kitle ile ilişki kurarken bazı noktalara çök dikkat edilmelidir Bunun iki yönlü bir süreç olduğu göz önünde bulundurularak, hedef kitlenin algılama, davranış ve tepkilerini anında saptamak ve görüşmeyi ona göre yönlendirmek gerekir

Yüz yüze iletişime basit örnekler vermek istersek, bir satış elemanı müşterisi ile yemekte konuşabilir ya da bir hastanenin halkla ilişkiler uzmanı müşterisi için yapılan yardım kampanyasını bir editöre anlatabilir Bu durumda ikna etmeye çalışanın kişiliği uyandıracağı tepkiyi etkilemektedir Bir gülüş, saygılı bir yakınlık, mesajı karşıdaki kişiye iletmede faydalı olacaktır

Örneğin kurum dışı hedef kitle olarak kabul edilen bir müşteri ile otel işletmesi arasındaki yüz yüze görüşme süreci misafirin rezervasyon için otele telefon açmasından itibaren başlar, otele giriş yaptığı nadan çıkış yapana dek sürer

Yüz yüze iletişim sonucunda olumlu bir izlenim edinen hedef kitle, bunu çevresindeki kişilere aktararak, işletme için bir halkla ilişkiler hizmetini de yerine getirir

b) Toplantı, Konferans ve seminerler

İşletmenin kurum içi veya kurum dışı hedef kitleye tanıtılmasında “ toplantılar ” halkla ilişkiler alanında oldukça sık kullanılan bir yoldur

Bilgi alma, değerlendirme veya bilgi verme amacıyla gerçekleştirilen toplantılarda konular, işletme temsilcileri ile toplantıya katılan kişilerce her yönü ile ele alınmalıdır Karşılıklı bilgi alışverişi sonucunda elde edilen sonuçların kitle haberleşme araçları tarafından duyurulması da diğer hedef kitlelerin bilgilendirilmesine olanak tanır Bütün katılımcıların görüşlerini açıkça ifade edebilmeleri desteklenmelidir

Toplantının konusu, yeri ve zamanı önceden belirlenerek, katılımcılara bildirilmelidir Ayrıca toplantı sırasında herhangi bir aksaklıkla karşılaşılmaması için teknik donanımın önceden kontrol edilmesi ve içinde toplantıyla ilgili ayrıntılı dökümanların bulunduğu dosyaların önceden hazırlanarak gerek katılımcılara gerek gazetecilere dağıtılması toplantının amacına ulaşmasında önemli bir rol oynar

İşletmeler belirli kitleleri bir konuda bilgilendirmek istediklerinde konferans yöntemine başvururlar Burada tek yönlü bir akım söz konusudur Birtakım bilgi ve düşünceler konferanslar aracılıyla aktarılır Konferansın amacına ulaşabilmesi için katılımcıların konu hakkında önceden bilgilendirilmesinde fayda vardır

Toplantılar konunun niteliğine göre, çift yönlü bir akımın söz konusu olduğu seminer biçiminde de olabilir

3 GÖRSEL – İŞİTSEL ARAÇLAR

Hedef kitle ile kurulacak iletişimi kolaylaştırıcı nitelik taşıyan görsel-işitsel araçlar, radyo – televizyon, filmler ve video kasetler, sergiler, festivaller, yarışmalar ve sponsor etkinlikleri başlıkları altında incelenebilir

a) Radyo Ve Televizyon

Görsel – işitsel kitle iletişim araçlarının en etkini kabul edilen radyo ve televizyon kamuoyu oluşturmadaki büyük rolü yüzünden halkla ilişkiler çalışmalarında büyük önem taşır

Yaygın yayın araçları olan radyo ve televizyonun, haber verme, bilgilendirme, eğitme, tanıtma ve eğlendirme gibi birçok işlevi vardır Bu işlevlerini yerine getirirken aynı zamanda toplumu yönlendirirler

İletinin yorumlanmasında diğer kitle araçlarına oranla daha hızlı ve kolay şartlara sahip radyo, çok geniş bir dinleyici kitlesini etkisi altına alır Radyo kanalıyla hedef kitleye ulaşmaya çalışan işletme, hedef kitlesinin hangi yayın istasyonlarını dinlediğini araştırmalıdır

Hız ve taşınabilirlik, radyoya diğer kitle iletişim araçları arasında özel bir konum sağlamaktadır Eğer acil bir durum söz konusuysa, radyo istasyonuna ulaşan haber hemen yayınlanabilir Haberin baskı gibi, zaman alıcı süreçlerden geçmesine gerek yoktur Radyo programcılığı televizyon programcılığına oranla daha esnek olmasından dolayı programın acil bir anons iletmek için kesilmesi, televizyondaki kadar uzun karar verme sürecine de gereksinim göstermez

Birçok halkla ilişkiler mesajının iletilmesinde böyle acil bir durum söz konusu olmamasına karşın, belirli kriz dönemlerinde radyonun çabukluğu, şirketlere ve organizasyonlara, halka acil bilgi aktarımında yardımcı olabilir

İnsanlar arasında güvenilir bir kitle iletişim aracı olarak kabul edilen radyodan halkla ilişkiler konusunda en etkin haber bültenlerinde, açık oturumlarda, röportajlar ve tanıtıcı programlarda yer alarak faydalanılır

İşletmenin hedef kitlesine iletmek istediği mesajın radyo programlarında yer alabilmesi için radyoda çalışan görevliler ile Halkla İlişkiler Departmanı yetkililerinin iyi ilişkiler içerisinde olmaları da önemli bir noktadır

Radyolardaki haber müdürleri, çeşitli güncel olayları yerinde kaydedip yayınlayarak, haber bültenlerini zenginleştirmek isterler Bunlar, canlı veya banttan yayınlanabilir Halkla İlişkiler çalışanları da radyo istasyonlarına kendi programları ile ilgili bu tür kayıtlar ulaştırarak yayınlanmasını sağlayabilirler Örneği; halkla ilişkiler programı ile ilgili olan şirketlerin bir üst düzey yöneticisinin bir yemekte veya açılışta yaptığı konuşma, yerel radyo istasyonunun haber bülteninde kolayca yayınlanabilir Radyo istasyonlarının az sayıda muhabiri olduğundan, istedikleri kadar çok haber malzemesi toplayamayabilirler Bu yüzden tarafsız olduğuna inandıkları müddetçe her türlü yardımı kabul ederler

Teknolojideki gelişmelere paralel olarak, insanlar üzerindeki etkisi her geçen gün biraz daha artan televizyon, çarpıcı bir kitle iletişim aracıdır

Mesajı görüntü ile güçlendirerek sunan televizyondan yararlanılırken çok dikkatli davranılmalıdır İzleyicide uzun süre devam edecek izler bırakan televizyon, belirli bir düşünce ve görüşün oluşmasını kısa sürede sağlar

Radyoya oranla yayın alanı daha sınırlı 9olan televizyonda, mesajın hazırlanmasında ve aktarılmasında teknik olanaklardan maksimum derecede yararlanılmaya çalışılır, bu da maliyeti yükseltir ve televizyonun pahalı bir yayın organı olmasına yol açar

Televizyon programlarında yer almak, işletmenin toplumdaki yeri üzerinde etkili bir rol oynar Bunu için de yine işletmenin halkla ilişkiler uzmanlarına önemli görevler düşer, İşletme ile ilgili haberlerin televizyonda yer alması, hedef kitleye hızlı ve etkin bir şekilde ulaşılmasına olanak tanır

Halkla İlişkiler alanında radyo ve televizyon kullanımının başarıya ulaşması büyük ölçüde zamanlamaya bağlıdır Editörlere yapılacak bilgi ve malzeme akışının hızlı olması şarttır Görüşmeler, mekan kayıtları stüdyo konuları gibi şeyler istenildiğinde hemen sağlanabilmelidir Bazı kurum ve organizasyonlar kendi stüdyolarını kurmakta, böylece TV istasyonlarına gerektiğinde hızlı malzeme akışını gerçekleştirebilmektedir Zamanlamanın önemli olmasının başka bir nedeni daha vardır: televizyonda yer alacak sunumun düzenli, kusursuz ve profesyonel olması gerekir Radyo ve televizyon izleyicileri, istedikleri zaman kanal değiştirebilme olanağına sahip olduklarından, hedef kitleye ulaşma konusunda başarısız olunabilir Sonuç olarak, yayıncıların ve halkla ilişkiler çalışanlarının ilk anda ilgiyi yakalamak gibi bir zorunlulukları vardır

Eğer radyo ve televizyonda halkla ilişkiler programına yer verilmesi sağlanmışsa, bundan da ikinci bir haber olarak yararlanabilir Yayından sonra gazete, dergi ve ticari yayınlara dağıtılan haberlerle ek avantaj sağlanabilir Radyo veya televizyon stüdyolarında çekilen fotoğraflar, özellikle şirketin çalışma alanının yayınları tarafından ilgiyle karşılanır

b) Filmler Ve Video Bantlar

Değişik hedef kitlelere yönelik olarak hazırlanan film ve video kasetler, belgesel, eğitim, kültür veya tanıtım türünde hazırlanır
Belirli mesajların sık ve etkili biçimde işlenerek iletilmesi, konunun özümsenmesine yardımcı olur

Bir endüstri filminin yapımı ya da video kaydı bazen en pahalı tanıtım aracı olup, en dar kullanım alanına sahiptir “ Amaç nedir? ” sorusu bu başarısızlığa uğramamak için gereken tek ve en önemli sorudur

Amacı belirledikten sonra atılacak adım, bunu nicel terimlerle ifade etmek, yani filmin bütçesini saptamaktır Tüm olası pazarın 50 bin kişi olduğunu düşünün, yılda 5 bin kişi gerçekçi bir hedef kitle olabilir mi? Eğer n-bu uygulanabilir geliyorsa, dağıtım ve filmin yaşam süresi de dikkate alınırsa yapılacak tahmini harcama uygun mu? Yanıt genellikle dağıtım kanalları belirlendiğinde, üretim masrafının azalabileceğidir

Film ve video kasetler hazırlanmadan önce hedef kitle saptanmalı eğilimleri araştırılmalıdır Aktarılmak istenen mesajlar, filmin özellikleri elde edilmesi istenen sonuçlara göre belirlenmelidir Filmin hazırlanması sırasında halkla ilişkiler görevlisi film yapımcısı ile sürekli işbirliği içerisinde olmalıdır

Son yıllarda özellikle uluslar arası işletmelerin tanıtılması amacıyla işletmenin fiziksel özelliklerini, sosyal tesislerini ve çalışmalarını içeren film ve video kasetlere ağırlık verilmektedir

c) Sergiler

Sergiler, işletmenin kamuoyu tarafından tanınmasına, hedef kitlenin güvenini kazanmasına yardımcı olan etkili bilgilendirme araçlarıdır

Resim, karikatür, el sanatları gibi belirli bir alanda yapılmış eserlerin yer aldığı sergilerin dışında, işletmeyi ya da yaptığı etkinlikleri tanıtıcı nitelikte sergiler de vardır

Kamuoyu tarafından ilgiyle izlenen sergileri düzenleyen işletme, saygı ve sempatiyle karşılanır, prestiji artar

Bilgilendirme ve öğretim gösterisi niteliğini taşıyan sergilerde, belli bir zaman dilimi içerisinde gerçekleştiren çalışmaların, belli bir sürede elde edilen gelişmelerin gösterilmesi amacı güdülür

Sergilerin etkisini arttırmak için yöneticinin sorumlu olduğu konular şunlardır:

• Gerekli bütçenin hesaplanması,

• Projeye bir koordinatör atanması,

• Sergi ve standın genişliğinde karara varılması,

• Standta duranlardan sorumlu olacak bir sergi müdürünün atanması,

• Stand yapımcısı ve düzenleyiciler arasında anlaşma sağlanması,

• Standta sergilenecek tüm yazılı ve görsel malzemenin hazırlanması,

• Sergi öncesi her şeyin kontrolden geçirilmesi, başvuru formlarının hazırlanması, ziyaretçilerin nerede kalacağına karar verilmesi,

• Sergi kataloğunun ve reklamlarının hazırlanması,

• Basın ile ilişkilerin düzenlenmesi,

• Çalışanlar, önemli misafirler ve basın için özel hazırlıkların yapılması,

• Sergiden sonra neler yapılacağına karar verilmesi

Sergiler, devamlı, geçici, gezici ve uluslar arası sergiler olarak da sınıflandırılabilir

İşletme içerisinde belirli bir alanda misafirlerin sürekli olarak gezebilecekleri sergiler düzenlenebilir Bu tür sergiler aracılıyla işletme misafirlerle devamlı bir iletişim kurma şansı yakalar

Yalnızca belirli bir süre içerisinde yapılan sergilerin yanı sıra, farklı mekanların taşınarak gerçekleştirilen ya da daha çok belirli bir konuda uzmanlaşmış sergiler de vardır

Sergiyi gezenlere ulaşabilmek, aktarılmak istenen görüşün doğru olarak kavranabilmesini sağlamak için de diğer kitle iletişim araçlarından da faydalanılır Başarıyı arttırmak için görüntülerle anlatılmak istenen konu, broşür, afiş, tanıtıcı film ve multivizyon gösterimi desteklenir

Sergi ekibinin üyeleri, standta kullanılması gereken özel teknikleri bilmek zorundadır Ama en önemlisi halkla ilişkiler uzmanının sergi sorumluluğunu üzerine alması ve prensiplerini anlamasıdır

Ayrıca, sergi salonunda misafirlerle ilgilenecek, onların sorularını yanıtlayabilecek nitelikte görevli kişilerin bulunması serginin başarısında doğrudan etkili olur

Sergilerin açılışlarında özel etkinlikler düzenlenebilir Örneğin; bir kokteyl veya akşam yemeğiyle desteklenen sergi açılışı işletme yetkililerinin hedef kitlelerle yüz yüze iletişim kurmalarına olanak tanır Davetlilere serginin konusuyla bağlantılı ufak hediyelerin sunulması da onların üzerinde olumlu bir etki bırakacaktır

Diğer önemli nokta ise, işletmenin en önemli hedef kitlesinden biri olan basın görevlilerinin bağlı bulundukları kitle iletişim araçlarında sergi ile ilgili izlenimlerini haber olarak yayınlamaları aracılıyla işletmenin kamuoyunda kendini tanıtma olanağını elde etmesidir

d) Festivaller

Festivaller işletmenin kendini, özellikle bulunduğu bölge halkına tanıtmak ve benimsetmek için kullandığı halkla ilişkiler tekniklerindendir Geniş çapta ve iyi organize edilmiş festivaller, işletmenin, dikkatleri üzerine çekerek ulusal hatta uluslar arası yankılar uyandırmasını sağlar

İşletme bir festivali düzenleyebileceği gibi, çeşitli alanlarda başka işletmelerle işbirliği yaparak festivalin finansman, yer veya organizasyon sorumluluğunu da üstlenebilir

Festivalin açılışının kamuoyunca tanınmış bir kişi tarafından yapılması, ünlü kişilerin festivale katılmaları, etkinliğin kitle iletişim araçlarında yer alması başarıyı arttırır

Festival süresince çeşitli yarışmalar, sergiler, konserler düzenlenmesi olaya ayrı bir renk katarak ilgiyi arttırır Sosyal etkinliklerle desteklenen festivaller her yıl organize edilerek gelenekselleşir ve işletme ile bütünleşir

e) Yarışmalar

Farklı kitlelere veya kişilere yönelik olarak düzenlenen yarışmalar, kamuoyunun ilgisini işletmeye çekmekte kullanılan bir yöntemdir

Yarışmanın şartları, jüride yer alan kişiler, kazananlara verilecek ödüller belirlenerek afiş, broşür, pankart gibi hedef kitleye ulaşmada kullanılan araçlar yardımıyla duyurulur Burada hiç kuşkusuz en etkili yol gazete, dergi, radyo – televizyon gibi kitle iletişim araçlarından çıkan haberler olacaktır Yarışmanın iyi duyurulması katılımı arttırıcı etkendir

Yarışmaya olan ilgiyi arttırmak, yüksek sayıda katılımcıya ulaşmak için verilecek olan ödüller de büyük önem taşımaktadır Yarışmanın niteliğine göre katılacak olan kitlenin özellikleri bellidir Ödüller bu kitlenin özellikleri ve işletmenin kamuoyundaki görüntüsüne uygun olarak saptanmalıdır

Yarışmalar işletme dışındaki hedef kitlelere yönelik olabileceği gibi, işletme içine de dönük olarak düzenlenebilir Her iki türü de işletmenin tanınmasına ve beğeni kazanmasına destek verir

Bilimsel, kültürel, sanatsal, sportif vb alanlarda düzenlenen yarışmanın sonuçları düzenlenen bir törenle açıklanır, ödüller sahiplerine verilir

Yarışmanın gelenekselleştirilmesi katılımcıların sayısında her yıl belli bir artış gözlenmesini ve niteliğin yükselişini de beraberinde getirir

Kitle iletişim araçlarında yarışmanın sonuçları, ödül töreninden görüntüler, işletme yetkilisi ve ödül sahipleriyle yapılan görüşmelerin yer alması tanıtımı daha da güçlendirir

f) Sponsor Etkinlikler

Sponsorluk kısaca, kişi ya da kuruluşun kendi olağan etkinliklerinin dışındaki sportif ya da sanatsal bir olaya, kar amacı güderek, destek sağlaması demektir Destek, para ya da malzeme şeklinde olabilir, ama sponsorluğu alınan etkinliğin sponsordan bağımsız olması şarttır; aksi taktirde verilen destek, kuruluşun kendi satış promosyonundan başka bir şey olamaz Sponsorluk, iki yönlü bir iş aracıdır; sponsor verdiği desteğin karşılığında satışlarında artış veya ün kazanmak gibi bir yarar beklemektedir Şartlar ne olursa olsun, sponsor sağladığı desteğin bir bağış durumunu almamsı için bir kar ummaktadır; ama uygulamadaki yanlışlıklar nedeniyle işler genellikle hesaplandığı gibi gitmemekte, sponsor firma beklediği karı elde edememektedir Aradaki çizgi çok ince olsa da bağış ile sponsorluğu iyi ayırt etmek gerekir

OTEL İŞLETMELERİNDE HALKLA İLİŞKİLER UZMANININ SAHİP
OLMASI GEREKEN ÖZELLİKLER

Halkla ilişkiler uzmanının sahip olması gereken özellikler arasında özellikle gazetecilik deneyiminin varolması gerekliliğinden söz edilmelidir Basın organlarının çalışma koşullarını bilmek ve medya ile sağlıklı ilişkiler kurmak önemlidir Burada söz edilmesi gereken önemli nokta da halkla ilişkiler uzmanının medyanın gündemini en iyi şekilde takip edebilmesidir Medya gündeminin takip edilmesi otel işletmesiyle ilgili konuları medyanın gündemine getirmede ve bu konulara şekil verme de özellik kazanacaktır Ayrıca bir halkla ilişkiler uzmanı otel işletmesiyle ilgili medyada yer alan haberde fotoğrafların baskınlığı, görünürlük boyutunu, önemlilik boyutunu inceleyebilmelidir Halkla ilişkiler uygulamacısı için gündem oluşturma, halkın dikkatini yakalamak için doğru yolda olayın çerçevelenmesinin önemini ortaya koyar

Halkla ilişkiler uzmanının sahip olması gereken en önemli özellik yaratıcı olması gerekliliğidir Yaratıcılığında çeşitli tanımları vardır Lowenfeld yaratıcılığı, bireylerin değişken miktarlarda sahip oldukları ve durumlara bağlı olarak az çok ortaya çıkmaya elverişli bir tür özellik olarak tanımlanmıştır Bir başka deyişle kendini göstermek için uygun koşullarla karşılaşması gereken kişide bulunan potansiyel güç söz konusudur

Barran, en yaratıcı kişilerin aynı zamanda, riskleri göze alabilen, genellikle çok iyi bilgilendirilmiş vb girişken kişiler olduğunu saptar Bu kişiler aynı zamanda, iyi bir sözsel alımcılık ile yani dilin kullanılmasındaki özel bir rahatlık ile nitelenirler

Bir halkla ilişkiler uzmanı için yaratıcı süreç şu aşamalardan oluşur :

• İhtiyacın tanınması,

• Bilginin toplanması,

• Bu bilgiyi işleyen düşünce etkinliği,

• Çözümlerin tasarlanması,

• Doğrulama,

• Uygulamaya koyma

Bir otel işletmesi için bir hizmet endüstrisi olarak halkla ilişkiler uzmanının sahip olması gereken özellikler arasında “ yaratıcılık ” en üst sıralarda yer almalıdır

Birçok kişi halkla ilişkiler mesleği için iyi bir konuşmacı olmanın çok önemli olduğuna inanmaktadır Oysa iyi yazma çok daha önemlidir Halkla ilişkiler uzmanı basın bültenlerini organize edebilmeli, iyi gazete ilanları oluşturabilmeli, yıllık raporlar hazırlayabilmeli ve hatta broşürlü tanıtımlar yaratabilmelidir

Bir halkla ilişkiler uzmanının hazırladığı yazı hem bilgilendirici hem de okuyucunun ya da misafirin ilgisini çekecek şekilde canlı ve renkli olmalıdır Halkla ilişkiler uzmanı, çok uzun ve detaylı bir görüşmeyi yada yazıyı en kısa şekilde özetleyebilmelidir Bu da can alıcı yerleri iyi gözlemlemekle mümkün olacaktır Misafirin ne dediğini anında anlayabilmek ve yol gösterebilmek için insanları da çok iyi tanımak gereklidir Agresif olmamak, girişken ve alttan alan bir yapıya sahip olmak gereklidir

Halkla ilişkiler uzmanı insanları sevmeli, dış görünüşüne önem vermelidir Bu önce kendisine sonra da hedef kitlesine duyduğu saygıyı gösterir Saygınlık kazandıracak bir dış görünüm itici görünümü engeller

Çok iyi derecede yabancı dil bilmelidir Kendi dilini en iyi şekilde kullanmasını bilmelidir Haberleşmede dilin nasıl kullanıldığı çok önemlidir

Bir halkla ilişkiler uzmanı için renklerin dili de çok önemlidir Renkler bazen duyguların, bazen düşünce ve ideolojilerin bazen bireylerin toplum hiyerarşisindeki kurumların simgeleri olarak iletişimde belli bir rol oynarlar ve sözsüz iletişimin bir biçimini oluştururlar Bilinmelidir ki renkler toplumların içinde bulundukları doğal çevreye ve yaşantılarına göre anlam kazanırlar

Halkla ilişkiler uzmanı iyi bir yönetici olmayı başarabilmelidir İş görenlerine karşı açık olabilmelidir

Halkla ilişkiler uzmanının iş görenlere ( kendisi ile beraber çalışanlarına ) açık olmasının önemli göstergeleri şunlardır :

• İş görenlerine dostça davranmak,

• Yapılacak işlerde iş görenlerle konuşmak, tartışmak,

• İş görenleri ile ilgili oldukları konuları yönetime katmak

• Yönetimi demokratikleştirmek,

• Çok yönlü işleyen bir iletişim ağı kurmak,

• Toplumsal etkinlikleri arttırmak

Halkla ilişkiler uzmanı gerçekçi bir insan olmalıdır ve gerçekçi bir insanda şu özellikler bulunur :

• Kendi yeterlilik ve yetersizliklerini iyi tanır

• Çevresine ilişkin doğru bilgiler edinir

• Amacına ulaşmak için uygun yöntem ve doğru bilgiler arar

• Engellerin gücünü kestirebilmek için bilgi, beceri ve deneyimlerini kullanır

• Karşılaşması olası tehlikelerin gücünü ( olası krizleri ) doğru kestirir

Halkla ilişkiler uzmanlarına işletme içerisinde düşen görev kuruluşun başarılarını, faaliyetlerini, yeniliklerini kamuoyuna yansıtmaktır ve bu nedenle düşündüklerine objektif kriterler içinde yanıt aramalıdırlar

Bütün bu anlatılanlardan çıkan bir sonuç vardır ki o da halkla ilişkiler uzmanının araştırmacı ve yenilikçi bir kişiliğe sahip olması gerekliliğidir

Sürekli artan teknoloji çağına girilmesi bu özellikleri öncelikle gerekli kılmaktadır

ALAN ÇALIŞMASI

Bu bölümde beş yıldızlı otellerin halkla ilişkiler departmanı sorumlularıyla yapmış olduğum anketlerin sorularını ve anket sonuçları değerlendirmelerini aktaracağım

ANKET SORULARI

1 Otelinizde halkla ilişkiler departmanı aktif olarak ne zamandan beri hizmet vermektedir ?

Anket yapmış olduğum otellerin halkla ilişkiler departmanları; otel açıldığı günden beri otel bünyesinde hizmete başlamış fakat bazı otellerde daha sonra bu departman başka bir departman bünyesinde ya da otel organizasyonundan bağımsız, özel bir şirkete bağlı olarak çalışmalarını sürdürmektedirler

2 Halkla ilişkiler departmanı olarak kaç kişilik bir kadroyla hizmet vermektesiniz ?

İstanbul’daki beş yıldızlı otellerde yaptığım araştırma sonucunda, halkla ilişkiler departmanında genelde çok dar bir kadro ile hizmet verildiğini gördüm Çoğunlukla iki kişilik bir kadro halinde çalışmalarını yürüten halkla ilişkiler departmanı; düzenli ve sistemli çalışıldığı zaman çok geniş bir kadroya gerek olmadığı kararında birleşmektedir

3 Halkla ilişkiler departmanının otel organizasyonundaki yeri nedir ?

 Doğrudan genel müdüre bağlı

 Başka bir departmana bağlı

 Bağımsız

İstanbul’daki beş yıldızlı otellerin büyük bir yüzdesi halkla ilişkiler faaliyetlerini başka bir departmana bağlı olarak sürdürmektedir Başka bir departmana bağlı ya da otel organizasyonundan bağımsız, özel bir şirket tarafından halkla ilişkiler çalışmaları yürütülmektedir

4 Otel bünyesinde başka hangi departmanlarla bilgi alışverişi içerisindesiniz ?

Çırağan Palace Swiss Ceylan
Housekeeping 
Satış Pazarlama  
Satın Alma 
Ön büro 
F&B  
Güvenlik 
İnsan Kaynakları 
Muhasebe 
Müşteri Hizmetleri  

 Housekeeping Departmanı

 Satış Pazarlama Departmanı

 Satın Alma Departmanı

 Önbüro Departmanı

 F & B Departmanı

 Güvenlik Departmanı

 İnsan Kaynakları Departmanı

 Muhasebe Departmanı

Halkla ilişkiler departmanı olarak otelin tüm diğer departmanları ile bilgi alışverişi içinde olmak konusunda birleşiyor departman sorumlularının büyük bir bölümü Otel içerisindeki bilgi akışı en üstten en alta kadar tüm departmanlar arasında sağlanmaktadır Satış – Pazarlama Departmanı ile daha çok bilgi alışverişi içerisinde bulunulmasına rağmen; halkla ilişkiler departmanı az veya çok tüm diğer departmanlar ile işbirliği içinde çalışmalarını sürdürmektedir

5 Reklam ve tanıtım organizasyonları halkla ilişkiler departmanı tarafından mı yürütülmektedir ?

 Evet

 Hayır

Otelin tanıtımı, daha büyük kitlelere ulaşması için yürütülen reklam ve tanıtım kampanyaları halkla ilişkiler departmanı tarafından yürütülmektedir Satış – Pazarlama Departmanı ve özel şirketlerle bu konuda bir işbirliği söz konusudur

6 Halkla ilişkiler departmanı tarafından yürütülen tanıtım çalışmalarının müşteri potansiyeline etkisi ne kadardır ?

 % 0 – 25

 % 25 – 50

 % 50 – 75

 % 75- 100

Halkla ilişkiler departmanı sorumluları halkla ilişkiler departmanı tarafından yürütülen çalışmaların müşteri artışına kesin bir etkisi olduğu konusunda birleşmektedir Diğer departmanlara haksızlık etmek istemediklerini belirtirlerken, yapılan reklam ve tanıtım çalışmalarıyla daha büyük kitlelere ulaşabildiklerini söylemekteler

7 Halkla ilişkiler departmanı olarak misafirlerinizin görüş ve önerilerini değerlendirmek amacıyla anketler düzenliyor musunuz?

 Evet

 Hayır

Otel misafirlerinin görüş, istek, öneri ve şikayetlerini öğrenip, değerlendirmek amacıyla anket düzenlenip düzenlenmemesi konusunda iki görüş hakim Bazı departman sorumluları memnuniyet anketi düzenlenmesinin; bazı departman sorumluları ise anket düzenlemek yerine çeşitli festivaller, sergiler vb etkinlikler düzenlemenin daha yararlı olduğu görüşünü savunmaktalar

8 Misafirleriniz tarafından doldurulan bu anketlerin sonuçları halkla ilişkiler departmanı tarafından mı değerlendiriliyor ?

 Evet

 Hayır

Cevabınız evet ise; misafirlerinizin şikayetleri daha çok hangi alanda yoğunlaşmaktadır ?

Çırağan Palace Swiss Ceylan
Temizlik
Güvenlik
Genel Dekor
Personel
F&B 
Diğer 

 Temizlik

 Güvenlik

 Genel Dekorasyon

 Personel Hizmet ve Davranışları

 Yiyecek – İçecek Kalitesi

 Diğer

Misafirler tarafında doldurulan memnuniyet anketleri sonuçlarının halkla ilişkiler departmanı tarafından değerlendirildiği, ve personel konusunda kesinlikle hiçbir şikayet alınmadığı, misafirlerin otelden çok memnun ayrıldıkları fakat bazı durumlarda teknik ve F&B konularında ufak aksaklıklar yaşanabildiği ortaya konmuştur

9 Otelinizin tanıtımı için yararlandığınız reklam araçları hangileridir?

Gazete Broşür TV Radyo Internet Dergi Diğer
Çırağan Palace Hotel Kempinski   
Swiss Hotel  
Ceylan Inter Continental  

 Televizyon

 Radyo

 Gazete

 Broşür

 İnternet

 Diğer

Otelin daha büyük kitleler tarafından tanınması ve müşteri potansiyelinin artış göstermesi konusunda çeşitli reklam araçları kullanılmaktadır En çok geri dönüşüm sağlayan reklam aracı hiç kuşkusuz yazılı ve görsel basındır

10 Halkla ilişkiler departmanının otel bütçesindeki payı ne kadardır ?

Halkla ilişkiler departmanı çalışmaları için otel bünyesindeki başka bir departmanın bütçesi içinden bir pay ayrılmaktadır Çoğu yönetici ise özel bir soru olduğunu söyleyip bu soruya cevap vermek istememektedir

Sonuç olarak ; halkla ilişkiler departmanı İstanbul’daki beş yıldızlı otellerin organizasyon yapıları içerisinde kendi başlarına bir departman olmaktan çok, otel bünyesindeki başka bir departmanın bünyesinde çalışmalarını yürütmektedir Beş yıldızlı otellerin büyük bir çoğunluğunda ayrı bir halkla ilişkiler departmanı bulunmamakla beraber halkla ilişkiler çalışmaları satış - pazarlama departmanı ya da özel bir şirket tarafından yürütülmektedir