Zaman Yönetimi Martin Scoot

Zaman Yönetimi Martin SCOOT



Yazarı : Martin SCOOT

Yayınevi : Rota Yayınları

Baskı : İstanbul / 1995 / 204 sayfa

BÖLÜM 1: SORUNLARI TANIYALIM

Zamanı İyi Kullanmak Ne Demektir?

Zaman paha biçilmez bir kaynaktır ve akan zaman geri çevrilemez Birçok kişi zamanının kendisine yetmediğinden yakınır Bunun bir sorun değil de, hedeflerinin belirsiz olduğu, önceliklerinin iyi sıralanmadığı ve zamanının iyi planlanmadığı yolunda bir belirti olduğunu anlayana kadar Fakat zamanı planlayamazsınız O, belirli bir ritimde Ammansızca akıp gider Aslında planlayabileceğiniz bir tek şey vardır, o da kendinizsiniz”Kendinizi Planlamak” bu çalışmanın asıl başlığıdır Konu sizsiniz, işinizi nasıl yaptığınız ve hayatınızı nasıl yaşadığınızdır

Öncelikler

Sorumluluklarınız ve çalışma saatiniz ile bir kaldıraç dengesi oluştursak Siz terfi ettiğinizde sorumluluklarınız artacak ve sizin kaldıracı dengelemeniz gerekecektir Bunun için sizin daha çok çalışmaya değil, kaldıraç dengesinde önemli olan işleri yapmaya ihtiyacınız var

Kaldıraç dengesinde önemli yer tutan unsurlar:

Eğitim( personel ve kendiniz için)

Planlama

Bir sistem oluşturmak

İnsanlarla ilişkiler kurmak ve bu ilişkileri sürdürebilmek

Görev vermek ( hedefler göstermek )

Dikkatimizi önceliklerimizden uzaklaştıran nedenler:

Acil işler, krizler ve panikler

Yangın söndürmek zevklidir(işyerinde oluşan küçük krizler, panik, vb şeyleri engellemek için koşturmak ve kanımıza pompalanan adrenalinden dolayı hareketin verdiği zevk)

Adrenalin sonrası çöküntüsü (planlı hareket edilmediğinden krizler sonrası yapacak iş bulamayıp sıkılma)

Yangını söndürenler terfi eder

Rahat, tanıdık, kolay işler

Anında ödüllendirilmek

Zamanı iyi planlama işinin çeşitli yönleri gibi çözüm gayet basittir Çözümün iki basamağı vardır; kaldıraç dengesinde önemli olan işlere daha çok vakit ayırmak ve öteki işleri çabuk halletmek

Erteleme:

Erteleme etkileyici bir sözdür ama ertelemek insanı güçsüz düşüren bulaşıcı bir hastalıktır Ertelemek zaman hırsızıdır ve beceriksizliğin bir başka biçimidir

Ertelemenin çok nedenleri vardır ama bunlardan zaman harcamamıza sebep olanlar şunlardır:

-Bu iş çok büyük, nereden başlayacağımı bilemiyorum (planlama yapılıp iş küçük parçalara ayrılmalıdır)

-Bu iş çok bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilmiyorum ( kararın önemini ve aciliyetini belirleyerek hareket edin)

-Bu iş hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor

-Kendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok

-Sabah ve öğleden sonra işe başlamakta güçlük çekiyorum

-İşlerimi kolay kolay bitiremiyorum

Masanız Ve Çalışma Alanı:

Yöneticilerin üçte birinin düzensizlik sorunu vardır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır Bazen hiç incelemeyeceğimiz şeyleri bile masamızın üzerine koyarız ve bir çok belgeyle kaplı bir masamız olur

Bunun çözümü, gelen belgelerin önemine göre, hemen inleyebileceğimiz ve önemli olan belgeleri masanın üzerine koymak, sonra yapacaklarımızı veya yaptıklarımızı dosyalamak ve bizim için önemli olmayan belki de hiç okumayacağımız belgeleri hemen çöpe atmaktır Ayrıca bilgisayar gibi teknik aletlerden de faydalanabiliriz

Kesintiler:

Önemli bir işe yoğunlaştığınızda birisi beş dakikalık bir iş için sizi rahatsız etse belki bu rahatsızlık sizin yarım saatinize mal olacaktır Rahatsız edilmekten korunmak için bir yönteminiz olmalı ve bunu sıkı bir şekilde uygulayın ki insanlar kabul etsin İnsanlar engelinizi aşıp ta sizi rahatsız ettiğinde onları nazikçe uyarmalısınız

Açık-plan bir büroda çalışan bir mühendis sık sık rahatsız edilmeyi önlemek için büyük bir oyuncak ayı almış ve onu masasının yanındaki dolabın üzerine koyup, iş arkadaşlarını şu mesajı vermiş;Ayı size gülümseyerek bakıyorsa beni rahatsız edebilirsiniz ama ayı ters duruyorsa bina yansa bile beni rahatsız etmeyin Bu şekilde rahatsız edilmekten kurtulmuş

Okumak:

Günlük okumanız gereken metinleri değerlendirin ve önemsiz olanları bir kenara bırakın Çöpe atılması gereken şeyleri disiplinsizce okumak ve önemsiz materyaller, zamanı boşa harcar Ayrıca okunması gereken çok miktarda materyal varsa bunları iş arkadaşlarınızla paylaşıp okursunuz ve önemli yerleri birbirinize aktarırsınız

Bir şeyi okumaya başlamadan önce amacınızı belirleyerek plan yapın

Okuma becerinizi geliştirin, böylece okumanız gerekenleri daha hızlı okursunuz

Değişik materyalleri değişik hızda okumayı öğrenin ve okuduğunuz şeyi geçiştirerek değil de hakkını vererek okuyun

Bellek:

Öğrendiğimiz şeyleri unutmak büyük bir zaman israfıdır Unutmamak için, kendinize bir öğrenme sistemi geliştirin Bir seminere katıldığımda, bir kitap okuduğumda ve bir şekilde hatırlamak istediğim bir bilgi bulduğumda, bazı özel notlar alırım- öyle uzun uzun değil, sadece birkaç anahtar sözcük; daha iyisi resim çizerim Bir gün sonra bu notlara bakarım, bu notlar birer anahtar görevi görür: konuyla ilgili birçok ayrıntıyı anımsatır ve açarlar Bu anahtar sözcüklere iki-üç gün boyunca bakarım, böylece bu bilgi uzun vadeli belleğime yerleşmiş olur

Çalışma Saatleri:

Önemli olan uzun zaman çalışmak değil, gerektiği gibi çalışarak işleri halletmektir Yorgunluk bir onur madalyası değildir

Uzun saatler çalışan insanları ödüllendiren şirketler, etkili çalışanları cezalandırıyor demektir ve uzun saatler çalışan yönetici, çalışanları için çok kötü bir örnek oluşturuyor demektir

Bence insanları uzun çalışma saati tuzağına düşüren üç büyük neden var: tembellik, kötü zamanlama ve hayır diyememe

Yolculuk:

Yolculuk, birçok yöneticinin zamanı çarçur eden şeyler listesinde bulunur Öte yandan onların çoğu, yolculuk yaparken harcadıkları zamanı azaltmak için pek fazla çaba göstermez Yolculuk esnasında gazete, dergi veya kitap okunabilir, planlama gibi işler de halledilebilir Araç telefonu gibi araçlarda yolculukta faydalı olabilir

Bir de önemli olan, yolculuğa gerçekten ihtiyaç olup olmadığıdır Bir düşünsek belki de işimizi telefon veya faksla halledebiliriz

Toplantılar:

Eğer dokuz kişi saat 1400 de toplantıya başlayıp saat 1630 da bitiriyorsa, o toplantı üç çalışma gününü mahvetmiş demektir Bir toplantı düzenlemeyi yada bir toplantıya katılmayı düşünüyorsanız, kendinize aşağıdaki iki soruyu sorun

-Bu toplantı gerekli mi?

-Herkes bütün toplantı boyunca içeride kalmaya zorunlu mu?

İşte size bazı etkili toplantı önerileri:

-Mutlaka bir gündem olmalı

-Konuyla ilgili kağıtlar önceden dağıtılmalı

-İnsanlar hazırlıklı olmalı

-Başkan, toplantıyı iyi yönlendirmeli

-Başlangıç ve bitiş zamanı belli olmalı

-Duyuru sayfaları ve görsel yardımcılar kullanılmalı

-Uzun toplantılarda teneffüs olmalı

-Tutanak tutulmalı

-Toplantılarınız eğlenceli mi?

Stres Ve Sağlık:

Stres enerjinizi emer, karar verme gücünüzü ve performansınızı zayıflatır Hastalık ve stres zamanı harcayıp işlerinize engel olduğundan sağlığın korunması kaldıraç dengesinde önemlidir Strese tutulmamak için:

-Olabilecek en kötü şey nedir?

-Beş yıl sonra bunun benim için önemi olacak mı?

-Eğer sadece altı aylık ömrüm kalmış olsaydı buna nasıl bakardım?

Sorularını düşünün ve stresten kurtulmak için insanlarla dostluk ve egzersiz gibi yollar deneyin

Zaman Çizelgesi:

Bir yönetici için zamanı nasıl geçirdiği çok önemlidir, çünkü işler zamanında bitirilmelidir Zamanınızı gerçekte nasıl harcadığınızı bir zaman çizelgesi kullanarak bulmak, asıl sorunları bulmanıza yardımcı olabilir Hangi işe ne kadar zaman harcadığını öğrenmek ve zaman çizelgesi bir yöneticinin çalışma yöntemini çok etkiler ve ona büyük katkı sağlar

BÖLÜM 2 : İNSANLAR

Konularımız, işleri öncelik sırasına koymaktan sonra en önemli yeri tutan insanlara görev vermek, patronla ve öteki insanlarla uğraşmak gibi sorulardır Yeni şirket modellerinde en önemli unsur insan yani müşteridir Yönetici artık bir polis değil bir denetimci bir yönlendiricidir; yeni yönetici artık bir danışman, işleri kolaylaştıran ve çalışkanı destekleyen biridir Yöneticinin etkili olması, insanlarla ilişkisine bağlıdır; İletişim becerisi, görev verme, liderlik ve şirketin hem içindekilerle hem de dışındakilerle çalışmak

Etkili İletişim:

Toplumsal bireyler olarak varlığımız iletişime dayanır, ancak iletişim konusunda gösterdiğimiz beceriksizlik, şirketlerde büyük yetersizliklere yol açmaktadır Dolayısıyla zamanı çarçur eden önemli unsurlardan biridir

Bu bölümde iletişimin altı yönü incelenecek;

Genel İletişim İlkeleri: Herkes kendi istediği şeyi duyar ve kendi beklentilerine uymayan mesajları almamaya eğilimlidirler İletişimde en büyük hata iletişim kurduğunu sanmaktır Yanlış anlaşılma olasılığını azaltmanın yolu; mesajları kolay anlaşılır şekilde vermek ve mesajın anlaşılıp anlaşılmadığını sürekli kontrol etmektir

Yazılı İletişim: Geribildirim alınamadığından dolayı yazılı iletişim etkisi az olan bir yoldur Birine not göndermek iletişim değildir Ama böyle bir şey yapılacaksa raporunuz veya yazınız kısa, öz ve anlaşılır olmalıdır

Topluluk Önünde Konuşmak: Bu sonradan kazanılan bir beceridir ve herkes bu beceriyi elde edebilir, hatta utangaç ve içe kapanık olsalar bile Dinlediğiniz konuşmacıların yaptıkları hataları yapmayarak bu konuda başarılı olabilirsiniz Unutmayın; dinleyicilerde sizin iyi bir konuşma yapmanızı ister

Dinleme Becerisi: Dinleme yeteneği de konuşma gibi gelişebilir Birini dinlemek ona gösterdiğiniz en üst düzeyde saygıdır Bu, onlara değer verdiğinizi gösterir Etken dinleme sadece söylenileni dinlemek değil, konuşan kişiyi konuşması için yüreklendirmek ve ona bu yolda yardımcı olmaktır İnsanların çoğu konuşmayı sever, siz de onları dinleyerek onlara olan saygınızı gösterirsiniz

İkna Edici Konuşma: Bunun için dostça ilişki kurun, öteki insanların görüşlerini ve gereksinimlerini belirleyin, kendi konumunuzu açıklayın, bütün olasılıkları araştırın, görüşün ve anlaşın

Sözsüz İletişim: Alınan mesajların çoğu sözsüz işaretlerden elde edilir Karşınızdakilere açık bir duruş sergileyin, sık sık gözlerinin içine ve yüz ifadelerinizi gevşetip gülümseyin

Görev Vermek:

Yöneticilik, emirler vererek işlerin yapılmasını sağlamaktır Bu tanım, insanlara görev vermek anlamına gelir

Eğer iyi bir yönetici olmak istiyorsanız, çalışmalarınızı, size sorunları değil, her zaman önerilerini getirecek biçimde eğitin görev verme sanatını öğrenip görsel bir yönetici olun Çalışanlarınızla birlikte zaman geçirin ve bu süre içinde : onlara öğüt verin, danışmanlık yapın, onları galeyana getirin ve hedefleriniz konusunda hemfikir olmaya çalışın

Görevlendirmeyi Engelleyen Tuzaklar

-Görevlendirmek nispidir

-Çalışanlarım aptaldır

-İş yapmak yönetmekten daha zevklidir

-Ben bunu daha iyi yaparım

-Ben bir uzmanım

-Kendim daha çabuk yaparım

-Bu işi yapmak hoşuma gidiyor

-İnsanlara yardım edeyim

-Çalışanlarımın işi başından aşkın

-Gösteriş yapmak

-Güvensizlik duygusu

Ayrıca gerekli sorumlulukları verdiğiniz iyi bir sekreterde sizin işlerinizi kolaylaştıracaktır