Toplantı Sanatı Kitap Özeti

Toplantı Sanatı Kitap Özeti

Yazar : Richard J DUNSİNG

Yayınevi : İlgi

Baskı : İstanbul / 1989 / 177 sayfa

GİRİŞ:

Kitaba başlarken iki noktayı göz önünde bulundurdum:

1)Toplantıların çoğunlukla kötü ve ürkütücü bir niteliğe sahip olması

2)Toplantıların çok daha iyi olabileceğine olan inancım

Toplantılara değişik sıfatlarla katıldım yönetim danışmanı olarak katıldığımda nelerin değişebileceği hakkında kararımı verdim

Birinci bölümde sorunla ilgili farklı anlayışlar arasında bağıntı kurmaya çalıştım ikinci bölümde yapılan düzenlemenin etkilerini araştırdım Bu bölümde iş dünyasını guruplara ayırdım Bu gruplar örnek olarak alınabilir

Bolüm 1:

TOPLANTILAR NİÇİN BU KADAR TATSIZ?

“Roma yanarken Neron lir çalıyordu”sözü hep aklımı kurcalamıştır Yirmi yıllık tecrübem sonucunda şu sonuca vardım:

Neron o sırada toplantıdaydı

Altı saatlik toplantı sonucunda iki kişinin midesine kramp girmiş, üç kişinin de uzun süre aynı durumda oturmaktan dizleri tutulmuştu Şarap molası konusunda anlaşmaya varılmış ama diğer meseleler çozümlene-memişti

Şirket toplantılarının çoğu böyle geçer Toplantılarda yaşanan en yoğun duygular, huzursuzluk, aşırı can sıkıntısı ve bıkkınlıktır Aşağıdaki madde-ler toplantılardaki sıkıcılığı biraz hafifletebilir:

Neler olup bittiğini ve bunların nedenlerini anlayın

Toplantıların, katılanları nasıl etkilediğini görün

Olumlu ve olumsuz yanlarıyla birlikte elde hangi seçeneklerin bulunduğunu belirleyin

Ne tür bir toplantı?:

Burada çoğunlukla kendilerinden enerji, bağlılık ve yetenek isteyen birer işe sahip olan kişilerin katıldığı iş toplantılarından bahsedeceğiz Bu katılımlarda gurup üyeleri, sorun çözme, hedeflerin ve önceliklerin belirlenmesi veya sadece karşılıklı ihtiyaçların, umutların, endişelerin birbirine aktarılması üzerinde dururlar

Şirket İlkelerini Yansıtan Toplantılar:

Her toplantının, o işletmenin yönetim tarzı ve ilkeleriyle kaynaşmış kendine özgü bir dünyası vardır

Toplantının Boyutları:

Toplantının boyutları yönetim tarzının boyutlarıyla sınırlıdır Öyleyse toplantılar, bir işletmedeki yönetimin hemen her yönüyle ilgilidir İşletmedeki genel yönetim tarzını etkileyen tüm faaliyetler ile toplantıları etkileyen faktörler aynıdır Bu durum toplantıda yapılacak değişikliklerde dikkate alınmalıdır

Toplantılara İlişkin Şikayetler:

Gerek yönetenlerin gerekse sadece katılanların, işte bu “böyle gelmiş böyle gider”duygusundan ötürü toplantılardan zevk alamıyor ve başarılı olamıyorlar

Bazı şikayetler:

- İnanır mısın bu hafta katıldığım dördüncü toplantı

- Saat 1230 da bitecekti

- Her şeyi bil, her şeyi gör ve haberdar ol

- Patronun bu defa ne isteyeceğini bilen var mı ?

- Neden hala başlayamıyoruz?

- Henüz patron gelmedi

Toplantı Maliyeti :

Toplantılarda kaybedilen zaman ve toplantıya katılanların ücreti önemlidir Diğer bir maliyet de toplantı havasının insan hayatına ya bir şeyler eklemesi veya ondan bir şeyler koparmasıdır

Eylemsizliğin Etkisi:

Mektuplar, raporlar ve diğer belgeler masalarda yığılmaya başlar Yani, depolama sureci başlar Yönetici toplantıdan çıktığı zaman kendisiyle görüşmek isteyen bir sürü insan vardır

İşe yaramayan toplantıların hayatın bir parçası olduğunu kabullendiğiniz zaman tuzağa düşmüş olursunuz Böyle yaparsanız sistemi tıkar, iş hayatının kalitesini düşürürsünüz-Yöneticilik, değişmesi gereken şeylerin değiştirilmesi dir Mevcut durumun yönetimi yöneticilik değildir-

Sonuçsuz Toplantı:

Büyük bir enerji harcanır ama hedef yoktur Katılanlar “aktifler”ve “pasifler”olarak iki gurupta ele alınabilir Aktifler sessizliği bozmaya çalışır, pasifler hiçbir şeye karışmak istemezler Pasifler birini bularak onunla eğlenirler Böylece sonuçsuz toplantıların eğlence yanı ağır basar Aynı zamanda karşılıklı atışmalar vardır

Bir dönme dolap gibi, bitmek tükenmek bilmeyen daireler çizerek sürüp giden bir toplantı, ilgisiz konuşmalar ve eleştirilerle sonuçsuz kalmaya mahkumdur

Toplantı Yerine Geçen Yöntemler:

Yönetici, başkaları arcılığı ile çözüme ulaşan kişidir Toplantı, aşağıdaki iletişim araçlarından biridir

- İstatistik bilgiler ve raporlar

- Notlar, mektuplar ve yazıyla iletilen diğer bilgiler

- Telefon konuşmaları

- Toplantılar

- Karşılıklı konuşmalar

Eldeki bu seçenekler duruma göre değerlendirilmelidir Karşılıklı konuşma en etkili yoldur Yönetici, toplantının amacını, katılan kişilerin yeteneklerini ve kendi yönetim tarzını anlamışsa toplantının ne zaman ve nasıl yapması gerektiğini bilir Bütün bunları bilmiyorsa yanlış seçimler yapar ve sonuçsuz toplantıların ağına düşer

Hiç Toplanmazsak Ne olur?

Bu hiç bir şeyi çözümlemez Diğer yöntemleri çok iyi kullanmak gerekir ama sonra yine problem çıkar

Bölüm 2:

NEDEN VAZGEÇEMİYORUZ?

İyi toplantılar için iyi örnekler gerekir Başarılı guruplarda şu özellikler görünür

-Her üye, kendi tarzına göre verimlidir,

-Dürüst ve açıktırlar başkalarını güç durumda bırakmadan doğruyu söylerler sorunlara olan ilgileri o kadar yoğundur ki, çoğu zaman gürültülü olur eleştirilerden korkmazlar

-Toplantıdan sıkılmazlar, uyumludurlar

-Kimse kimseyi küçük düşürmez

-Gurup olarak başkalarını da yardıma çağırırlar

Boşluğun Doldurulması:

Önlerinde iyi bir örnek olmadan toplantıya gidenler, kaçınılmaz olarak kötü örnekler öğrendiklerini uygularlar Bu durum yönetilenler için kötümser bir vakit, ölü bir sonuç ve cezalandırıcı bir nitelik taşır

Toplantıyla İlgili Boş İnançlar:

Toplantıların ne olması gerektiği ve özellikle nasıl yönetilmesi gerektiğine ilişkin birkaç efsane vardır

Efsane 1: Başkan toplantının başarısından sorumlu olan kişidir

Başkan konunun çerçevesini çizip tempoyu belirlemek zorundadır Toplantı yükünü toplantıya katılanların hepsi yüklenmelidir Bu önemli bir noktadır

Efsane 2: Toplantının başarısı için başkanın sıkı denetimi şarttır

Böyle bir denetim dikkatle yapılmış bir plan gerektirir Konuların sınırlarını ve konular arasındaki ilişkilerin sağlanmasını gerektirir Aynı zamanda başkan bir trafik polisi gibidir Konuşmalara o izin verir Önerileri bir cümleyle kabullenilmez sonuçlara götürür Bu fazla benimsenen bir usül değildir Çünkü toplantıya katılanların fikirlerini alma yoktur Bu katı denetim;

1-Katı bir gündem anlayışıyla yani başkan, katılanların gündemi belirlemede rol oynamalarına izin vermez

2-Anayasal kurallarla olur ki bu da büyük toplantılar için gereklidir Bunlar yasal yapısı olan toplantılar için geçerlidir Ufak gruplarda ise verimliliğe engel olur

Efsane 3: Gurubun karara katılması her durumda geçerlidir

Aşırı denetim nasıl uygun değilse aşırı katılımda uygun değildir Bazen aşırı katılım bir keşmekeşe dönüşebilir Yöneticinin burada yaptığı hatalar şunlardır:

-Herkesin mutlaka iştirak etmek istediğini sanır Sonra “burda her şey konuşulabilir”diye herkese bir açık kapı açar Fakat bir türlü kendi istediği kararı toparlayamaz

-Sınırlar çizili değildir

-En basit konuları dahi katılanlara sunar Önemli konuları kendisi karara bağlar

-Toplantıda gurupların temsilcilerini seçip onlarla görüşmeyi akıl edemez

Bu şekildeki çoğulcu katılımlarda yönetici akıntıya karşı kürek çekmektedir

Katılım iyidir ama yönetim şarttır

Efsane 4: Herkes saygılı olursa toplantı mutlaka başarılı olur Bazen katılanlar arasındaki yüksek gerilimi önlemek için yönetici onlara nezaketle davranır Sonra katılanlar birbirine yapay iltifatlar yağdırır Ama gerçek fikirler ortaya çıkmaz Başkan toplantıya hakim olmadığından dolayı güçlü duygu ve görüşleri denetim altına alır Kendini korur ve kalın bir kibarlık tabakasına bürünür

Efsane 5: Herkesle olumlu ve etkili ilişkilere girmek iyi yöneticiliktir

Güven ve açıklık, başkalarının adına konuşan ve karşılıklı yararların korunacağından emin olan küçük gruplardan daha iyi sonuç verir Herkesle iyi ilişkilerde olmak iyidir ama bir toplantıda bunu yapmak zaman kaybıdır

Toplantılarda Oynanan “Oyunlar”:

Bir gündeme bağlı olarak yapılarak toplantılarda psikolojik oyunlar oynanır Fakat bunlar makul, mantıklı dürüst görüşler olarak görülür

-“Ne Müthiş Bir İnsanım”, Oyunu-Günün mucizeleri: Herkes kendi tezgahında kendini mükemmel göstermekle meşguldür Sorun çözme yoktur

-Ne güçlükler başardık: Günün mucizesini daha mükemmel göstermektir

-Ne kadar sıkı çalışıyoruz: Çoğunluğun sempatisini kazanmak, harcanan emeğe değer verenlerin de beğenisini kazanmak Galip olan büroya veya işe ilk girip son çıkan olur Halının altına süpürmek; Sorunları başarıyla halının altına itebilmek, gözardı etmektir

Başkasının halısının altındakileri ortaya çıkarmaya çalıştığınızda misilleme olarak sizin halınızın altındakilerde ortaya çıkarılabilir

Suçlama Oyunları:

Bu tür oyunlarda en iyi savunma hücumdur

-”Böyle yapmasalardı ”; Olmamış olayın sorumluluğunu başkasına yüklemektir

-Çamur atmak: Bu oyunda “Evet ama ” taktiğidir En iyi iş bile çok kötü gösterilebilir

Toplantı asıl amacından sapıp atılan çamurun konu edildiği bir toplantı olmuştur

-Ateş et: Burada sorun görmezlikten gelinir ve karşılıklı atışma başlar

-Seni kıstırdık: Hata yapanın üzerine çullanılır

-Küt-Pat: Açıktan saldırı, yumruklar bile konuşabilir

Acındırma Oyunları:

Kendini yere atarak saldırının etkisinden kurtulmaktır Burada “Zavallı ben” portresi vardır Bu oyun türüne birkaç örnek;

-Beni tekmele: Yukarıdakine benzer bir oyundur

-Soluksuz kalan patron: Kişinin herşeyi hallediyormuş gibi görünmesi ama aslında öyle olmayışıdır İhtiyaç sahiplerine sana bunları yapacaktım ancak görüyorsun çok meşgulüm Bunların ötesinde asıl oyun işler karşısında kendi kendimizi yönetip gerçekleri kabullenmek ve işleri çözmektir

Başarımızı Engelleyen Saplantılar:

Her grubun bazı şeyleri değiştirmek için bir ilk adımı vardır Ancak bunu atmak pek zordur Çünkü ilk adımın sonucuna ilişkin bazı yersiz önyargıları vardır Bu, cesaretlerini kırar Kendilerinin güçsüz olduğu saplantısına kapılırlar

Katı alt ve üst ilişkilerinin bulunduğu yerlerde kişiler verimli görüşlerini anlatma cesaretinden yoksun olurlar

Toplantılara Katılmasaydık Daha İyi Yönetirdik:

Bazı insanlar toplantı tutkunu haline gelir Vakitlerinin çoğu bu toplantılara koşturmakla geçer Bu durum alınan kararların harekete geçirilmesini geciktirir

Kişinin bu olumsuzları düşünmesi bile kimi zaman onu toplantı bağımlılığından kurtaramayabilir

Daha İyi Toplantı İçin Kişisel Sorumluluk:

Toplantıda neyin yanlış olduğunun farkına varmak bu işin başlangıcıdır Sonra ya toplantıdaki bu durumlar değiştirilir, ya da olduğu gibi bırakılır veya toplantı terkedilir