Toplantı Sanatı Kitap Özeti

Bölüm 3:

TOPLANTI: İNSANCIL BİR OLAY

Kişileri yönetmek, makinaları araç-gereçleri yönetmekten daha zordur

Yönetici insanları iyi tanıyabilirse onları ve kendisini kolayca yönetebilir

İnsanlar arsındaki farklılıklarla insanlar buz dağına benzerler Aralarında tek fark vardır Buzdağlarının yedide biri su yüzündedir, insanların yediyüz de biri Bu yüzden insanı anlamak çok zordur

Güçlü Fakat Önemsenmeyen Yanımız: Duygular

İnsanlar toplantılarda da insanların düşüncelerinden duygularının akışına göre davranırlar

Karşıdakini nasıl hissediyorsak ona göre davranırız Davranma bazen yapıcı bazen de kırıcı olabilir Duyguların önemsenmediği toplantılar kırıcı olur Toplantılar, insanlar eşya gibi görülmediği onların ihtiyaçlarına yer verildiğinde başarılı olur

İş Hayatında”İçimdeki Ben “Oyunu

Kendini işine kaptırmış biri bazen içindeki “beni” unutur Ama zaman zaman onu çıkarmalı, sosyal ilişkiler kurmalı İnsandaki bu ben kontrollü kullanılırsa toplantılarda yeni şeyler ortaya koyar

Toplantının Üç Boyutu:

1-Toplantı yönteminin işlemleri: Amacı, özellikleri, zaman programı, iç gündemi olmalıdır

2-Toplantıdaki sosyal ilişkileri, diyaloğu yönlendirme

3-Fiziksel ortam: Odanın büyüklüğü, ışık, havalandırma

İnsan Gücünün Yönetimi:

Başarısız toplantılar genellikle ya engellenmiş, ya boşa harcanmış, yada yanlış yönlendirilmiş insan gücünden kaynaklanır

İlgili Davranış:

Her toplantıda birbirine ilgi duyan insanlar vardır İlgi toplantıdakileri daha sık çalışmaya iter, daha anlayışlı olmayı sağlar

İlgi ekip üyelerini birbirine bağlar, amaçları birleştirir, çalışmayı zevkli kılar

Manevi Uyarımlar:

Olumlu manevi uyarımlar: Dostluk ve ilgi dolu uyarımlardır

Olumsuz manevi uyarımlar: Eleştirme, susturma, görmezlikten gelmedir

Belirsiz manevi uyarımlar: “Akla”acaba ne demek istedi sorusunu getirir

Sahte manevi uyarımlar: Aslı olumsuz manevi uyarımdır ve başka amacı vardır”ooo iyi hazırlanmışsın”

Manevi uyarımsızlık: Hiç uyarım almamaktansa olumsuz manevi uyarım almak daha iyidir Yoksa varlığının farkına varılmadığı hissine kapılır

Manevi Uyarım Öğelerinin Değiştirilmesi:

Olumlu manevi uyarımlar tercih edilmelidir böylece birey gurubuyla gurur duyar, beğenilen davranışlar sergiler Toplantılarda bireysel ilişkileri arttırmak, iltifatta bulunmak işleri verimli kılar fertlere destek olunmalıdır

Açık konuşma soyluluğu:

Açık konuşma etkin bir yönetimde, özellikle toplantı yönetimi için zorunludur Açık olarak ne istediğinizi bildirin Ne istediğinizden emin olun Gerçekleri olduğu gibi kabullenin ve ne yapmanız gerektiğini bu duruma göre düşünün Hayır demek istediğinizde çekinmeden deyin ki, evet dediğinizde inanılsın

Yalnız açık konuşurken dikkatli olmak lazım bazen karşıdan sert tepkiler gelebilir Ama en önemlisi karşıdakini tanıyarak konuşmaktır

Bolüm 4:

TAHLİL VE TEŞHİS

Her toplantı birbirinden farklı amaçlar taşıyabilir Bu amaca uygun bir toplantı modeli bulmak bazen zordur Aşağıdaki dört boyut incelenerek amaca uygun bir toplantı modeli oluşturulabilir

-Toplantının amaçları

-Kişisel toplantı tavrınız

-Toplantıdaki çalışmalar

-Toplantının değerlendirilmesi

Toplantı Amaçlarının Değerlendirilmesi:

Toplantının amaçları çoktur ama genel olarak birkaç sınıfa ayrılabilir

-Sorunun belirlenmesi

-Uygun çözümler bulunması

-Hareket tarzının belirlenmesi

-Seçenekler arasında tercih yapılması

-Eylemin belirlenmesi

Görev Sınırlarını belirleme zorunluluğu:

Toplantı, geniş içerikli bir yönetim biçimi olsa da kapsamı açık olarak tanımlandırılıp sınırlandırılmalıdır bu sınırlar içerisinde amaca ulaşınca da durmasını bilmelidir Toplantı sonucunda görev tarihleri belli olunur Sonra üyeler çalışmalara başlar

Gizli Gündem:

Kişisel gündemler genellikle gizli olur bazen amaçlar kişilerin özel isteklerine göre şekillenebilir İyi bir yönetici bunu sezer

Kendi analiziniz:

Toplantılarınızın sayısına bakınız Başarılı ve başarısızları tespit edin Nedenleri ve Niçinleri tahlil edin Sonunda yapılması gereken değişiklikleri bulacaksınız

Toplantı Değerlendirmesi:

Aşağıdaki ölçülere göre bir değerlendirme yapılabilir:

-Amaçlar

-Toplantıya katılanların rolleri

-Toplantının amca ulaşmadaki önemi

-Öncelikler sıralaması

-Zaman kavramı

-Temel konuların görüşülmesi

-Toplantıya katılanların aldıkları kararlar

-Toplantıya katılanların kullanımı

-İşlem ve kurallar

Toplantının Yolunda Gitmesini Sağlayan İki Ana Öğe:

Elde bilgi olmadan değişiklik yapmak zordur Tabi bilgiler de kullanılabilir olmalıdır Bir iş toplantısında iki faaliyet vardır İşler ve işlemler

İşler, sorun üzerinde düşünmeyi ve çalışmayı içerir

İşlemler, gurubun sorunlar üzerine nasıl eğildiğini ve bunu hangi yöntemlerle çözmeye çalıştığını kapsar

Bölüm 5:

BAŞKANIN YAPABİLECEĞİ DEĞİŞİKLİKLER

Doğal olarak bir toplantı başkanı toplantıda en önemli değişikliği yapabilecek konuma sahiptir

Başkan, başkan olduğu için diğerlerinden ayrılır ama değişikliği tek başına yaparsa büyük bir olasılıkla başarısızlığa uğrar

Değişiklik Kararı

İki tehlike söz konusudur Değişiklik yapılırken başkan, denetimi kaybedeceğinden, işlerin daha kötüye gidebileceğinden ve oluşturduğu iyi görüntünün kaybolacağından korkar

Diğer tehlike ise değişikliği yapmamaktır toplantılarla hiçbir yere varılamıyorsa, zaman kaybına sebep oluyorsa, üyelerde enerji kaybı varsa değişiklik yapmak lazımdır

Bir önder nelerin yanlış olduğunu sezmeli bunları düzeltmek için neler in yapılabileceği konusunda uzman olmalıdır

Başkan değişiklik için gruptan yardım istemekten çekinmemelidir Bu durumu onlarla ciddi bir şekilde konuşabilmelidir

Değerlendirme İle Başlayın:

Çözümlerle değil, sorunlarla başlayın Başkan toplantı değerlendirmesini katılanlardan dinleyebilir

Genellikle su yüzüne çıkmış problemlere çözüm getiren dört yaklaşım vardır------Toplantı konusunda bildiklerinizi bir araya toplamak

-Katılan kişilerin ihtiyaçlarını karşılamak-

-Toplantılarda karara katılmayı sağlamak

-Toplantılardaki “Zamanı” iyi denetlemek

Başkan amaçları saptamak zorunda değil ama belirlendiğinden emin olmalıdır Karar vermek zorunda değildir ama zamanı gelince grubun karara varmasını sağlamalıdır

Değerlendirme ve geliştirmeyi başlatmak başkanın görevidir

Bölüm 6:

TOPLANTI ÜYELERİNİN YAPABİLECEĞİ DEĞİŞİKLİKLER

Toplantılarda değişiklik yapmak önemlidir(Eğer verimsiz oluyorsa)Değişikliği yapmanın en önemli yöntemi duygularınızı ölçmenizdir Bir toplantının sonuçları, yönetenleri veya havasıyla ilgili duygularınızı anlayın Değişiklik yapmakta kararlı olamıyorsanız vazgeçin Toplantıdaki herhangi bir bireyde kişisel tarzını değiştirerek karşı izlenimleri ölçebilir Toplantılardan zevk almak ve grup çalışmalarını daha verimli hale getirmek için beceri ve görüşleri tazelemek gerekir

Eski alışkanlıklara sıkı sıkı bağlılık yetenekleri önemli ölçüde kısıtlar

Kendi tarzınıza göre şu özellikleri belirleyebilirsiniz:

1-Başkanı etkileme

2-Toplantının akışını etkileme

3-”Oyunlara” Katılma

4-Düşünceleri paylaşmak

5-Riskleri göze almak

6-Olumlu manevi destekleri kullanmak

7-İddiacı olmak

8-Görüşlerinize ters olan düşüncelere karşı alınan tavır

9-Duyguların açığa vurulması

10-Başkanlığı denemek

11-Başkaları konuşurken onları dinlemek

Kendi kendinize yaptığınız bazı değişiklikler karşıdakilerin tepkisini çekebilir Çünkü siz iyi bir şey yapmış da olsanız, onlar kafalarında sizi biryere oturtmuşlardır ve sizi öyle görmek istiyorlardır

Kişisel Gelişim Düzeylerinin Anlaşılmaması:

Toplantılardaki davranış türleri kişilerin bulunduğu düzeyi gösterir Bu düzeyler

1Düzey: Bağımlılık aşaması

Başkalarına bağımlı kişilerdir Kendi başlarına harekete geçme cesaretleri yoktur Daima birilerinden bir işaret beklerler Sınırlar ve kurallara bağımlıdırlar

2Düzey: Kendi kendine başarıya ulaşma aşaması

Atılgan ve sınırları sonuna kadar zorlayan bir kişiliğe sahiptir Bazen birinci düzeydekilerle aralarında uyuşmazlık çıkabilir Toplantılardan çözüm ile çıkarlar

3Düzey: Sosyal ilgi aşaması

Bu aşamadakilerden oluşan toplantı başarılı geçer Karşılıklı anlayış ve saygı vardır Toplantıda başkanı bile yönlendirebilirler

4Düzey: Kendi kendini değerlendirme aşaması

Kendi kendini iyi tanır Herkese iyi davranır Kendi başına güçlü bir kaynaktır ve kullanılmayı bekler Uyum gösterilmesi zor olabilir

Bölüm7:

TİCARET VE SANAYİ KURULUŞLARINDA TOPLANTI

Ticaret ve sanayi kuruluşlarındaki en belirgin fark, boyutlarında, ürettikleri ürün ve hizmetlerde, teknolojilerinde ve dağıtıma ilişkin yaklaşımlarındaki çeşitliliktedir

Ortak Bağ : Kar

Çeşitliliğine rağmen toplantılarda ortak bir şey vardır o da “Kar” dır Şirket kar etmek için atak, başarılı bir yöneticiye ve bununla işlerini yönetir

Faaliyet Sonucunun Etkisi:

Kâr amacını taşıyan kuruluşlarda toplantı yapmak yırtıcı hayvanları aynı kafese koymak gibidir Çoğu zaman olumlu kararlara ulaşma yetenekleri zedelenebilir

Önlenmesi Gerekenler

Toplantıları iyileştirmek için şunlar önlenmelidir

Katılan üyeler arasındaki alaycı ve kinayeli davranışlara son vermek

“Suçlama”Oyununa son vermek

Her türlü gözdağı oyunlarına son vermek

Vurgulanması Gerekenler

Manevi destek artırılmalı

Hedefler açıkça belirtilmeli

Kendinizi bir işyeri sahibi gibi görün

Atılımcı ve girgin yaratılışın olumsuz yanlarını iyiye kanalize edin

Toplantı boyunca sorun çözücü düşünce tarzından uzaklaşmayın

Her ne kadar bu toplantılarda kişiler aceleci davranıyorsa da bu bürokrasiden iyidir

Bölüm8:

RESMİ DAİRELERDE TOPLANTI:

Resmi daireler kadar kendi toplantılarıyla kendini yıpratan belki de hiçbir kuruluş yoktur

Değişik Toplantılarda Değişik Yaklaşımlar:

Dahili toplantılar