|
Prof. Dr. Sinsi
|
Sorun Çözme Tekniği Kitap Özeti
derinlerde yatıyor olabilir Akla gelen ilk çözüm, sorunu olan kişiyi memnun etse bile hemen kabul edilmemelidir Sorunu kaynağının kim yada ne olduğunu saptamak önemlidir Sorunu olan kişi kendi sorumluluğunun derecesini ve doğasını kendisi keşfetmelidir Çözümün sorumluluğu her zaman sorunlu kişide değildir Ama bu kişi etkili bir çözüm bulunmasının sorumluluğunu üstlenebilir Sorun çözümü bir “suçlama”oyunu değil, bir”değişiklik yapma”oyunudur
6-TEMEL ARAŞTIRMA BECERİLERİ:
Araştırma, süreci temel oluşturan altı temel becerinin kullanılmasını gerektirir: anlayışı geliştirip açıklığa kavuşturacak yaratıcı sorular; konuşanın kastettiği derin anlamı yansıtan yorumlayıcı özetler; mevcut durumda önem taşıyan duyguların araştırılması; sorunu olan kişiye kendini somut olarak ifade etmesi için yardımcı olmanın yolları; seçilmesi mümkün eylem çizgilerinin sonuçlarının test edilmesi; konuyla ilgili enformasyonun verilmesi Bu bölümde bu konulara değinilmiştir
Bazı yöneticiler duyguları araştırmaktan çekinse de, duygular sorunların hem ortaya çıkması hem de çözülmesi açısından kritik bir önem taşır Dolayısıyla , duyguların nasıl araştırılacağının bilinmesi, sorunların etkili bir şekilde çözülmesi bakımından önemli bir beceridir Bu teknik, gerekli güven ortamının tesis edildiğinden emin olunmadan kullanılmamalıdır-iyi dinlemenin bu konuda çok yardımı olacaktır Araştırılan duygular her zaman sorunla ilgili olmalıdır Yöneticinin karşısındaki kişi “bunun konuyla ne ilgisi var”diye sorduğu zaman bu ilgiyi ortaya koyabilmesi gerekir Yönetici bu noktada araştırmasını genellikle mahrem
sayılan bir alana yönelttiğinden, sorunu olan kişiye karşı duyarlı ve saygılı olmalıdır Sorunu olan kişiler çoğu zaman duygularını ifade etmekte güçlük çektikleri için, yöneticinin onlara bu konuda yardım etmeye hazır olması gerekir
Duygular belli kesinlikle teşhis edilmedikçe, sorunun çözümünde hangi rolü oynayacaklarını tahmin etmek kolay değildir
Sorunu olan kişiye söyleyeceklerini somut bir şekilde ifade etmesi için yardımcı olmak çok önemlidir Şikayetleri kesin bir şekilde ifade etmeye çalışmak, bazen bunların hiç de önemli olmadığını anlaşılmasını sağlar Bazı durumlarda da , somut olma çabası sorunun ameliyat masasına yatırılarak daha etkili bir şekilde araştırmasını sağlar ve bundan sonra atılacak adımları ortaya çıkarır Sorunu olan kişiler kimi zaman somut konuşmayı güç bulurlar ve bu sürece karşı direnirler Yönetici, sorunu olan kişinin geçmişte yaptıklarını yada gelecekte yapacaklarını gerçeklikle karşılaştırmasını sağlamak için sonuç testine başvurur Bu test, sorunu olan kişiden çok şey beklediği için ancak olumlu bir sonuç vereceğinden emin olduğu zaman kullanılmalıdır İnsanlar yapmayı düşündükleri birşeyi sonucunda nasıl hissedeceklerini hayal etmeyi güç bulacaklarından, sorunu olan kişiye bu konuda yardımcı olunmalıdır
Yönetici sorunu olan kişiye konuyla ilgili bütün bilgileri verdiğinden emin olmalıdır Bu bilgiler, şirketin politikaları ve yapısı, yönetsel kararlar, genel enformasyon yada başkalarının sorunu olan kişi hakkında ne düşündükleri gibi konularda olabilir
Bütün bunlar güçlü yöntemlerdir Yönetici bunlardaki becerisini geliştirmek için pratik yapmalıdır Normal bir iş gününde bunları ayrı ayrı uygulamak için çeşitli fırsatlar çıkacaklardır
7-BAŞKA ARAŞTIRMA BECERİLERİ:
Araştırma aşamasında kullanılan becerilerle ilgili birkaç yöntemin , sorunun önemli noktalarını saptamakta yararlı olduğu görülmüştür
-Kalıplar: Ele alınan yada bunlarla geçmişte yaşanan bazı olaylar arasında ortak bir yön bulunduğu tarafların dikkatini çeker Bunun araştırılması, sorunun ortaya çıkmasında bir davranış kalıbının rol oynadığını gösterebilir Böylece bir tek faktör değiştirilerek sorunun bir çok yönünü düzeltmek olanaklı hale gelir
-Varsayımlar: Sorunu olan kişiler hepimiz gibi, yaşam hakkında, genel olarak insanlar hakkında ve tek tek kişiler hakkında varsayımlar yaparlar Bazen bu varsayımlar yanlış yada uygunsuzdur, dolayısıyla sorunu ortaya çıkmasına katkıda bulunurlar Sorunu olan kişi kendi varsayımlardan haberdar olmayabileceği için yönetici bunları bulmakta ve araştırmakta yardımcı olmalıdır
-Başvuru Çerçevesi: İnsanların kendi başvuru çerçevelerinden uzaklaşıp sorunu farklı bir bakış açısından görmeleri güçtür Sorunu olan kişi kendini bu sorunla ilgili diğer insanların yerine koyduğunda , durumu daha iyi anlayacaktır Bunun bir başka yoluda, farklı bir bağlamda ortaya çıkan benzer bir sorunu düşünmektir Böylece sorunu olan kişi işle ilgili konularda yargı verme tarzını değiştirebilir
-Tutarsızlıklar: Yönetici, araştırdığı malzemede bazı tutarsızlıklara rastlayabilir Bunlar , söylenen iki şey arasında , sorunu olan kişinin söyledikleri ile yaptıkları arasında yada iki davranış arasında olabilir Bunların araştırılması, sorunun önemli öğelerini ortaya çıkarabilir
-Anlamlı Unutkanlıklar: Söylenmeyen şeyler bazı söylenenler kadar etkili olabilir Sorunu olan kişinin önemli bir noktadan hiç söz etmemesinin sebebi bazen o konuyu bütünüyle unutmak istemesi , bazen de utangaçlıktır Yönetici hangi unutkanlıkların üzerine gitmesi ve bunu nasıl yapması gerektiğine karar vermelidir
-Anlamlı Değinmeler: Sorunu olan kişiler daha önce açıklamadıkları anlamlı bir noktaya değinerek , ortaya bir ipucu atabilirler Böyle yaparken genellikle, yöneticinin o ipucunu yakalayıp üzerine gitmesini umarlar Böylece, gayretkeşlik yapmak istemedikleri halde o bilgiyi vermek zorunda kalmış olacaklardır Bunlar, elde sorun açısından önemli olduğunu yalnızca yöneticinin anlayabileceği anlamlı ama bilinçsiz değinmelerden ayırt edinmelidir
-Birden Fazla Görüşme: Görüşme zamanın kısıtlı olması birden fazla görüşmeyi gerekli hale getirebilir Bunu bazı avantajları vardır: Taraflar konuyu daha ortamlarda birkez daha düşünme fırsatı bulurlar ve araştırmaya devam etmek için ev ödevlerini yapabilirler Yöneticinin yaptığı görüşmelerle ilgili notlar alması iyi olur; bu notlar ona hem daha konuşulanları anımsatacak hem de sonraki görüşmeye hazırlanmasına yardımcı olacaktır
-Kağıt ve Kalem: Araştırılacak çok fazla malzeme varsa tarafların birlikte çalışarak bir diyagram hazırlamaları yararlı olabilir Böylece sorunu kuş bakışı görerek öğeleri bütünlükleri içerisinde değerlendirebilir ve dolayısıyla dikkatlerini yöneltmeleri gereken daha önemli alanları kolayca saptayabilirler
8-ARAŞTIRMA-SENTEZ:
-Araştırma aşamasının yapısı, hipotezler oluşturma süreci etrafında kuruludur Bu hipotezler ilk başta kabul yada reddedilmeye ve gözden geçirilmeye bütünüyle açıktır
-Araştırma aşaması ilerledikçe, konuyla ilgili olgular saptanıp incelenir Bu, önceki hipotezlerin değiştirilmesine yada yenilerini oluşturulmasına götürür
-Yönetici, olguları aydınlatabilmek için daha önceki bölümlerde açıklanan beceri ve yöntemlere gereksinim duyar; bu arada tarafların sorun üzerinde bir ekip olarak çalıştıkları işbirliği ortamını kurmasını gerekir Amaç bir suçlu bulmak değil sorunu çözmektir
-Araştırma aşaması, sorunun çözülmesi için kimin yada neyin değişmesi gerektiği belirlenene kadar tamamlanmış olmaz
9-AMAÇ SAPTAMANIN İLKELERİ:
-Amaç saptama , sorunun anlaşılmasını o sorunun çözülmesi için eyleme geçmeye dönüştüren aşamadır
-Yöneticiler, eyleme yönelik bu aşamayı hoş karşılamakla birlikte bazen bunun özel bir dikkat gerektirmediğini, hatta kendi kendine hallolacağını düşünürler
-Amaçların başarıyla gerçekleşmesi için, SGGD (somut-gerçekçi-gözlenebilir-değerli) kriterlerine uymaları gerekir
-Amaç saptama, hem yöneticinin hemde sorunu olan kişinin düzenli bir şekilde çalışabileceği, bilinçli bir süreç olarak ele alınmalıdır
-İnsanoğlunun, uygun gibi görünen ilk amaca sarılma eğilimi vardır Sorunları çözmeye çalışan yönetici, en iyi amaçları bulmak için çeşitli alternatifleri araştırmalıdır
-Çoğu zaman amaçlar arasında bir hiyerarşi gözetmek gerekir: Sorunu çözülmesini sağlayacak bir ana amaç ve buna ulaşılmasını sağlayacak araçlar gibi düşünülebilecek olan alt-amaçlar vardır Bunlara ulaşmak içinde alt-amaçlara gerek duyulabilir Bir çok sorunun çözümü için, bir amaç stratejisine sahip olmak önem taşır Bu noktada diyagram kullanmak yararlı olabilir
-Stratejinin oluşturulması, amaçlar ve alt-amaçlar için bir sıra zaman sınırı saptamasıyla tamamlanır Mesela Napolyon’un kış ortasında bomboş bir Moskova'ya girdiğinde aldığı gibi, zamanlama stratejinin önemli bir parçasıdır
10-İŞE YARAR AMAÇLAR SEÇMEK:
-Sorunun çözülmesi için hangi amaçlar yada alt-amaçlar seçilmiş olursa olsun, bunların SGGD kriterlerine uyması gerekir Bu testi geçemeyen amaçlar ya değiştirilmeli yada bir tarafa bırakılmalıdır
-Amaçlar somut olmalı, yani hem yönetici hemde sunucu olan kişi sonuçta neyin elde edileceğini açık seçik bilmelidir Sorunu olan kişiden neyin beklenebileceği, amaca ulaşıp ulaşmadığı ve ne zaman ulaşıldığı da açıkça görülebilir
-Seçilen amaçlar geçerli olmalıdır, yani bunlar sorunu olan kişinin ulaşamayacağı hedefler olmamalıdır Sorunu olan kişiler bazen heyecanlarına kapılıp fazla hırslı amaçlar seçerler Bazen de amaç gerçekçi olduğu halde gerçekleşmesi için başka adımlar atılması, yani alt-amaçlara ulaşılması gerekir Çok sayıda amaç aynı anda ele alınmamalıdır En iyisi, her seferinde bir yada iki amaçla ilgilenmek, gerisini sonraya bırakmak Birden fazla amaç seçildiği zaman, bunların hangi sıra içinde ele alınacağını saptamak önemlidir Bu sıra kendiliğinden belli olmuyorsa, ilk ele alınacak amaç olarak, sorunu olan kişiye başarı zevkini tattıracak ve kolay bir amaç seçilmelidir Sorunu olan kişi, amacı yanlış seçilmesi yada istenen sonucun vermemesi yüzünden başarısızlıkla karşılaşmaya hazır olmalıdır
Amaç kendi içinde gerçekçi olsada, sorunu olan kişi onu gerçekleştirecek kapasitede olmayabilir Amaca ulaşmayı kolaylaştıran ve güçleştiren faktörlerin bir tablo halinde düzenlenmesi yararlı olacaktır Bu tablonun düzenlenmesi sonucunda, sorunu olan kişiye ek bir yardım sağlanması yada stratejinin değiştirilmesi düşünülebilir
-Amaçlar gözlenebilir olmalı, yani bunlara ulaşıp ulaşılmadığını anlamanın bir yöntemi bulunmalıdır Bu sorunu olan kişi başarısını görerek motive olmasını sağlar Başarıyı değerlendirmenin yolunu bulmak güçte olsa, yılgınlığa kapılınılmamalıdır Başarıyı mümkün olduğunca ölçebilecek bir yöntem bulmak, hiç yöntem olmamasından daha iyidir
-Amaçlar değerli olmalı, yani nihai olarak kabul edilmeden önce sağduyunun mihenk taşına vurularak sonuçta elde edilecek şeyin gösterilen gayrete değeceği görülmelidir
11-AMAÇLAR VE ÖDÜLLER:
Amaç saptama sürecine uygulamadan önce , ödüllerin başlıca özelliklerini özetlemek yararlı olacaktır:
-Çeşitli ödüller vardır ve kişinin bunlara verdiği öncelik koşullara ve kendi mizacına bağlıdır
-Ödüller olumlu ya da olumsuz olabilir;olumlu bir ödül ona yol açan davranışı güçlendirir, olumsuz bir ödülse zayıflatır
-İnsanlar davranışla ödülü arasında bir çağrışım ilişkisi kurarak, belli bir şekilde davranmayı (yada belli bir şekilde davranmaktan kaçınmayı) öğrenirler Bunu çoğu zaman bilinçsiz yaparlar İnsanlara ödüller vererek, belli bir şekilde davranmayı öğrenmelerini sağlamak mümkündür Bunu öğreten de yaptığı şeyin bilincinde olmayabilir
-Ödüller içsel yada dışsal olabilir İçsel ödül davranışın kendisinden kaynaklanır ve, dolayısıyla, hemen hemen her zaman mevcuttur; dışsal ödülse başka bir yerden gelir ve sürekli olması koşullara bağlıdır
-Ödülle güçlendirilmeyen davranışlar zamanla unutulur
-Ödül dengesinde zamanın büyük bir önemi vardır; insanların önemli fakat uzun vadeli ödülleri daha önemsiz fakat kısa vadeli ödüllere feda etmesi, çok rastlanan bir durumdur
Genel bir kural olarak, insanlar elde etmeyi umdukları yararın büyüklüğüne göre davranırlar
Ne varki yararların doğası ve birbirlerine göre büyüklükleri sağduyu ile verilen yargılara her zaman uymaz
Bu genel kural sorunları çözerken önem taşır, çünkü yararlar arasında uygun bir denge oluşmasını sağlayacak amaç ve alt-amaçlar formüle ederken kullanılabilir, böylece amacın gerçekleşmesine yardımcı olur
Söz konusu genel kural, verimi düşüyor gibi görünen bazı davranışların açıklanmasını kolaylaştırabileceğinden araştırma aşamasından da yararlıdır
Sorunu olan kişilerin şirket yada grup kültürlerinden etkilendikleri unutulmamalıdır Bu kültür bazen, verimi düşüren davranışları ödüllendirebilir
12-DESTEKLEME
Destek , sorunu olan kişinin amaçlarına ulaşmak için gereksinim duyabileceği yardımdır
-Sorunu olan kişinin seçilen amaçların ulaşabileceğinden emin olmak önemlidir Yardımcı kartları gibi araçlar bu konuda işe yarayabilir
|