İş Hayatında İletişim

2 İŞ HAYATINDA İLİŞKİLER

21 İşletmelerin Yapısı
211 İşletmenin Tanımı

Önce işletme ile aynı anlamda kullanılan diğer terimleri belirtelim Bunlar; firma,

kuruluş, teşebbüs ve kurumdur

İşletme; bilgi, fikir, teşebbüs, emek, para, makine, malzeme gibi iş unsurlarından

hepsinin veya birkaçının bir araya getirilerek planlı olarak kurulmuş bir düzen içinde,

bunlardan bir üretim veya hizmetin elde edildiği, sistemlerdir O halde; fabrikalar askeri

birlikler, hastaneler, oteller, restaurantlar, okullar, nakliye şirketleri, turizm şirketleri, sigorta

şirketleri, matbaalar, yayın evleri, inşaat şirketleri, maden ocakları, devletler, ithalat ve

ihracat firmaları, pazarlama şirketleri, devlet kuruluşları birer işletmelerdir Evden devlete,

pazarlamacısından otomobil fabrikasına kadar değişik türde, değişik özellikte ve büyüklükte

olan birimler hep birer işletmedir

Çalışanlar, işletmenin hayatlarında oldukça fazla önem taşıması nedeniyle şu soruların

cevaplarını bilmek isterler:

İşletmenin temsil ettiği ayırt edici ya da temel inançlar nelerdir?

DEĞERLER

İşletme bu gün ne durumdadır ne duruma gelmeye çalışmaktadır?

AMAÇ

İşletme nasıl bir bağlılık taşımaktadır ve nereye doğru gitmektedir?

HEDEFLER

212 İşletmelerin Organizasyonu (örgütleme)
Organizasyon terimi Yunanca organon yani uzuv kelimesinden gelmektedir Uzuv bir

bütünün veya canlı bir varlığın yaşamını sürdürebilmek için ihtiyaç duyduğu bir

fonksiyondur İşletmelerde ise organ ve uzuv bir sistemin onu amaçlarına ulaştırmak üzere

belirli faaliyetler yapmak üzere kurulmuş bir kısım veya parçasıdır Organizasyon ise,

olgunlaştırma sisteminin amacına ulaşmak için çeşitli, görevleri yapmak üzere oluşturduğu

ve diğer kısımlarla ahenkli bir şekilde iş gören bölümlerinin oluşturulmasıdır

Organizasyon, işletmelerde yapılacak işleri, bu işleri yapacak kişileri ve çeşitli

ilişkileri kağıt üzerine döker ve bu unsurları belirli bir sistem içinde işletme amaçlarına

yöneltir Aynı zamanda, organizasyon işleminde işlerin yetki ve sorumlulukları belirlenir ve

devredilir

Bu aşamaların belirlenmesi beklenen verimin gerçekleşmesi için yeterli olmayabilir

Çalışanların beklentilerini önemseyerek örgüt işleyişini sağlamak gerekir Çalışanların,

alacakları maaşın ötesinde bir başka beklentileri daha vardır: Saygınlık Bir kuruluşta hizmet

veriminin artması insan gücü ile sağlanır Saygın bir konuma oturtulan bir bireyin götüreceği

hizmet ile horlanan, tepeden bakılan bir bireyin götüreceği hizmet arasında önemli

farklılıklar bulunmaktadır

İş yapana değer vermek ve verilen değeri göstermek motive edici olacaktır Yapılan

araştırmaların bazıları, amaçların belirlenmesinde çalışanların dahil edilmesinin en güçlü

motivasyon faktörü olduğunu göstermiştir İnsanları motive etmek, onları hangi dürtülerin

daha iyi çalışmaya ittiğini anlamaktır Bu, onların kişisel ihtiyaçlarını anlamak ve daha iyi

çalışma arzusu gösterecekleri çalışma koşullarını yaratmakla mümkün olur

Bir firmada örgütsel yönetim söz konusu ise orada yüksek motivasyondan ve

sinerjiden bahsedilebilir Sinerji; birden fazla olumlu enerjinin birleşmesidir Yani, örgüt içi

çalışanların birlik ve beraberlik içinde bir takım halinde hareket etmesidir Olumsuz (negatif)

enerji ise asinerji oluşturur

Yüksek Motivasyon:

 Tüm çalışanların gülümseyen bakışları,

 Diğer çalışanlara ve müşterilere içtenlikle

yardımcı olma,

 Sorumluluk alma ve paylaşma isteği,

 Çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim,

 Katılım ve işbirliği,

 Problem çözümünde işbirliği ,

 Birbirine pozitif yaklaşma ve destek olma,

 Olumlu bakış açısı,

 Sevgi ve saygı,

 İşe adapte olma ve başarıyı paylaşma,

 İşe isteyerek gelme,16

Düşük Motivasyon

 Asık suratlar,

 Birbirini engelleme,

 İşten kaçma, birbirine sorumluluk atma,

 Hiyerarşi, gerginlik, yapay iletişim,

 Yardımdan kaçınma,

 Gereksiz problemler yaratma,

 Her konunun olumsuz yönlerini görmek,

 Nedensiz çatışmalar,

 ?Mesai bitse de gitsek? düşüncesi,

 İşe gelirken isteksizlik

213 İşletmelerin Yönetimi
Başkalarının aracılığıyla amaca ulaşma ve başkalarına iş gördürme faaliyeti şeklindeki

tanımda; yönetimin esas itibariyle insan ilişkilerine dayanan bir süreç olduğu

anlaşılmaktadır

Yönetim: İşletme amaçlarının etkili ve verimli olarak gerçekleştirilmesi amacıyla

planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarına ilişkin, kavram, ilke

teori, model ve tekniklerin, sistematik ve bilinçli bir biçimde maharetle uygulanması ile ilgili

faaliyetlerin tümüdür Kısaca yönetim belirli insani amaçlara erişmeye yarayan, planlı insani

faaliyetlerdir

Günümüzde özellikle özel işletmeler, artık tek kişi tarafından kurulan ve işletilen bir

ekonomik model olmayı çoktan aşmış ve çok kişi tarafından kurulan, işletilen ve yönetilen

yapılar olarak gelişmektedir Yönetim, amaçlara yönelik beşeri ve psiko-sosyal bir süreçtir

Yöneticilik: Daha çok belirlenen amaçlar doğrultusunda gücünü yetkiden alan

başkalarına iş yaptırma sanatıdır
İyi bir yöneticinin sahip olması gereken özellikleri klasik bir şekilde saymak yerine şu

örnek olayı aktarmak, görevin önemini daha etkin bir şekilde kavratacaktır (Geçmiş bir

tarihte yayınlanan ve bütün dünyanın ilgisini çeken bir dialogtan alınmıştır)
Bir gün ,odama giren bir memur bana:

-Efendim, siz birlikte çalıştığım arkadaşların birini bir derece terfi ettirdiniz Yaş ve

kademe bakımından aramızda bir fark yoktur Öğrenimimiz de aynı O benden daha yakışıklı

da değil Böyle olduğu halde beni terfi ettirmiyorsunuz,dedi

İşe dalmış şekilde mırıldandım:

-Sokakta gürültüler var, duyuyor musunuz, nedir acaba?

Memur can sıkıntısı ile cevap verdi :

-Gidip sorayım efendim Efendim

Biraz sonra döndü,

-Bir arabaymış efendim,

-Yükü neymiş?

-Gidip bakayım efendim

Mesai bitse de gitsek17

Döndüğünde:

-Arabanın yükü bir sürü çuval efendim

-Çuvallarda ne varmış?

-Gidip bakayım efendim

Biraz sonra döndüğünde:

-Çuvallarda çimento varmış efendim

-Bu araba nereye gidiyormuş?

-Gidip bakayım efendim

Biraz sonra dönüp cevap verdi

- X ve Y inşaat şirketinin merkez şantiyesine gidiyormuş efendim

- Çok güzel şimdi bana terfi eden arkadaşını çağırır mısınız? Hani şu haksız yere terfi

eden arkadaşınız

Diğeri geldi Ben mırıldandım:

- Sokakta bir takım gürültüler oluyor Nedir acaba?

- Gidip bakayım efendim

Döndüğü zaman şöyle cevap verdi

- Kırk çuval portland çimentosu yüklü bir araba Çimentoların menşei NewOrleans X

ve Y inşaat şirketinin merkez şantiyesine gidiyormuş Uluslararası ulaşıma ait kamyon,

çuvalları istasyondan almış, çuvallardan biri yolda patladığı için şimdi bunun yerini

değiştirmeye çalışıyorlarmış

214 Yönetimin Özellikleri

• Yönetimde, ulaşılması düşünülen belli bir amaç vardır,
• Yönetim bir grup faaliyetidir
• Yönetimin beşeri özelliği vardır
• Yönetim bir işbirliği ve uzmanlaşma faaliyetidir
• Yönetim bir yetki faaliyetidir Yönetimle yetkili kılınan kişi emir verme ve
• başkalarının davranışlarını yönlendirme hakkına sahiptir
• Yönetim bir karar verme sürecidir

215 Yönetimin Fonksiyonları
Yönetimin Temel Fonksiyonları:
 Planlama

 Organizasyon (örgütleme)

 Yöneltme (emir- kumanda)

 Koordinasyon (uyumlaştırma-düzenleştirme)

 Denetim (kontrol)

Yönetimde Destekleyici Fonksiyonlar:
 İletişim

 Bütçe

 Karar verme

İşletmelerde Denetim (Kontrol)
Kontrol, yönetim sürecini tamamlayan ve tüm sürecin

geri beslenmesini alan öğedir Kontrol yapılabilmesi öncelikle

bir planın olmasını gerektirir ki, süreç sonunda hedeflere

ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilsin Bu aşamaya durum

değerlendirmesi demek üstlendiği görev açısından uygun

olacaktır Nasıl ki iletişim sürecinde etkinlik için (feed-back)

geri bildirim önemli ise, yönetim sürecinde de en önemli

öğenin kontrol olması gerekir

Kontrol, planlama, organizasyon, yöneltme görevlerinin nasıl ve hangi ölçüde

başarıldığının belirlenmesi, gerektiğinde düzeltici önlemlerin alınmasıdır Bir başka ifadeyle

kontrol; belirli hale getirilmiş bir istek, bir karar, bir planın uygulamaya konması sırasında,

uygulamanın söz konusu istek veya plana uygunluğunu temin etme çabasıdır Bir planın

uygulanması sırasında, kontrol faaliyetleri bu planı düzeltici fonksiyon olarak vardır
Denetim fonksiyonu, birbirini izleyen aşamalardan oluşur
 Denetimin yapılması sırasında 4 aşama belirlenir

 Denetimin standartlarının belirlenmesi

 Gerçekleşen durumun ölçülmesi

 Gerçekleşen durum ile hedeflenen durumun karşılaştırılması

 Farklılıkların (sapmaların) nedenlerinin belirlenerek düzeltici önlemlerin

alınması

Denetim Çeşitleri:

Dört çeşit denetim vardır:

 Önleyici denetim: İşletmeyi olumsuz yönde etkileyen faktörlerin hangi şartlarda

ne zaman, nerede meydana gelebileceğini tahmin etme ve bunlara karşı tedbir

almaktır

 Düzenleyici denetim: Belirli bir dönem sonunda, belirli bir standarttan ne kadar

sapıldığını araştırmak ve sapmaların belirli bir sınırı aşmışsa gelecek dönem için

gerekli düzeltmeleri yapmaktır

 Bütçe denetimi: Bütçelerin, belirli dönemlere ilişkin işletme amaçlarını

rahatlıkla anlamaktır Belli bir dönem sonunda elde edilen sonuçlar, daha önce

tespit edilmiş rakamlarla karşılaştırılır ve böylece bütçe denetimi

gerçekleştirilir

 Proje denetimi: Uygulamaların belirlenen süre ve fiyat ölçülerine göre

gerçekleşmekte olup olmadığını gösteren bir denetim türüdür

Denetimde dikkat edilmesi gereken husus, denetimin sürekli bir baskı haline

getirilmemesidir