|
Prof. Dr. Sinsi
|
Ms Office Excel İçin İpuçları - Ms Office Excel Püf Noktaları - Excel Kullanımı
MS Office Excel İçin İpuçları - MS Office Excel Püf Noktaları - MS Office Excel Kullanımı
MS Office Excel İçin İpuçları - MS Office Excel Püf Noktaları - Excel Kullanımı
1-OTOMATİK KAYDETME:
SORU:Excel'de çalışırken belgelerimizin belirli aralıklarla otomatik olarak kaydedilmesini sağlayabilir miyiz?
CEVAP:Araçlar*İçine Ekle (Tools*Add-Ins) komutunu çalıştırın Ekrana gelen diyalog kutusunda Otomatik Kaydet (AutoSave) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine basın Artık Araçlar (Tools) menüsünü açtığınızda Otomatik Kayıt (AutoSave) seçeneğinin eklendiğini göreceksiniz Bu komutu çalıştırınca ekrana Otomatik kaydetme ayarlarını yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecektir Otomatik kaydetme aralığı ve buna benzer diğer bir sürü seçeneği buradan ayarlayabilirsiniz
2-ÜST VE ALT BİLGİ:
SORU:Excel tablolarımı kağıda dökerken üstbilgi ve altbilgi alanlarında değişik, kendime özel bilgiler yazdırmak istiyorum Örneğin basılan sayfanın başlığı, sayfayı hazırlayan kişinin adı vs gibi Bunu nasıl başarabilirim?
CEVAP:Excel ile çalışma sayfalarınızı kağıda dökerken alt tarafa özel bilgiler yazdırmak istiyorsanız, Dosya*Sayfa Yapısı (File*Page Setup) komutunu çalıştırın Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Üstbilgi/Altbilgi (Header/Footer) sekmesine gidin Burada üstbilgi (header) ve altbilgi (footer) alanlarını özelleştirebilir, bu alanlara yazılacak olan bilgileri aşağı doğru açılan listelerden seçebilirsiniz
3-SAYILARI BİÇİMLEME:
SORU:Bir hücreye yazdığımız rakamlar bazen ondalık kesir basamaklı, bazen TL eklenmiş olarak görünüyor Bazen de yazdıklarım tarihe dönüşüveriyor Bunun nedeni nedir?
CEVAP:Bunun nedeni, seçtiğiniz hücrelerin biçiminin kullanma amacınızdan farklı biçimlenmiş olması Bu durumu düzeltmek için, hücre veya hücreleri seçin, sağ fare tuşu ile üzerine tıklayıp Hücreleri Biçimle (Format Cells) komutuna tıklayın Karşınıza gelen diyalog kutusunun Sayı (Number) bölmesindeki listede, Genel, Sayı, Para Birimi, Tarih, Zaman gibi seçenekler göreceksiniz Bunlar hücrenin biçimini belirler Bu diyalog kutusunun sağındaki pencere içinde ise bu biçimlerin farklı türleri yer alır Her birinin üzerine geldiğinizde açıklaması diyalog kutusunun üzerinde görünür, ama bir örnek vererek konuyu daha iyi açıklayalım:
Örnek:Hücreye yazdığımız rakamın ondalık kesirden sonra iki hanesinin görünmesini istiyorsak, Hücreleri Biçimle diyalog kutusunda Sayı seçeneğini seçin; Ondalık Yerleri (Decimal places) kısmına 2 yazın Excel ondalık kesrini virgül (,) olarak gösterir Buradaki 1000 Ayracı Kullan (Use 1000 Seperator) seçeneğini işaretlerseniz, rakam sondan itibaren üçer hanede bir nokta () ile ayrılacaktır (örneğin 345 bin, 345000,00 olarak gösterilir)
4-PARA BİRİMİNİ DEĞİŞTİRME:
SORU:Para birimi girdiğimiz hücrelerde hep TL çıkıyor Bazen para birimi olarak ABD doları da ($) kullanıyoruz Hücre biçimlerini kendimiz belirleyemez miyiz?
CEVAP default para birimini Windows belirler Bunu Denetim Masası*Bölgesel Ayarlar*Para Birimi (Control Panel*Regional Settings*Currency) bölmesinden değiştirebilirsiniz Ancak yapacağınız değişiklik tüm belgelerinizi etkiler Bazı hesap tablolarında TL, bazılarında $ işareti kullanacaksanız, Excel size hücreleri özel olarak biçimleme seçeneği sunar Özel biçimlemek istediğiniz hücreleri seçip üzerlerine sağ fare tuşu ile tıklayın ve Hücreleri Biçimle*Sayı (Format Cells) komutunu çalıştırın Karşınıza gelen diyalog kutusunun Sayı (Number) bölmesine girip listeden İsteğe Uyarlanmış'ı (Custom) seçin Tür (Type) kısmının altındaki listede bazı hazır rakam formatları göreceksiniz Bunlardan sizin için uygun olanını seçin Örneğin seçtiğiniz hücrede 3455 yazıyorsa ve listeden ###0,00 seçeneğini işaretlemişseniz, gerçek ra kam 3455,00 olarak görünecektir Rakamınızın nasıl görüneceğini diyalog kutusunun Örnek (Sample) kısmında görebilirsiniz Son olarak Tür kısmında görünen biçimin sonuna bir boşluk bırakıp $ işaretini yazın Tamam düğmesine tıkladığınızda hücrede 3455,00 $ yazdığını göreceksiniz
5-DEFAULT AYARLARINI DEĞİŞTİRMEK:
SORU:Excel'i her açtığımda yazıtipi, üstbilgi ve altbilgi alanları, kenar boşlukları, kılavuz çizgileri default olarak geliyor Bu default değerleri değiştiremez miyiz?
CEVAP:Bu ayarların bazılarını Araçlar*Seçenekler (Tools*Options) komutu ilke açılan diyalog kutusunun çeşitli bölmelerinden değiştirebilirsiniz, ancak hepsini değil Bunun daha değişik bir yolu var: Excel'de yeni bir kitap (workbook) açın ve yazıtipinden, altbilgi ve üstbilgi alanlarına, kenar boşluklarından kılavuz çizgilerinin görünüp görünmeyeceğine her şeyi istediğiniz gibi düzenleyin Sonra bu kitabı Excel programınızın bulunduğu klasörün altındaki XLStart klasörüne KİTAPXLT adıyla kaydedin Artık Excel'i her açtığınızda kendi belirlediğiniz default değerlerle karşılaşacaksınız
6-Excel Sayfasız Açılsın
SORU/CEVAP:Excel'i her açtığınızda, karşınıza boş bir kitap sayfası gelir Mevcut bir Excel dosyasını açacaksanız, bu sayfa boşu boşuna açılmış olur Excel'in sayfasız olarak açılmasını istiyorsanız, masaüstünde bir Excel kısayolu yaratın Bu kısayola sağ fare tuşu ile tıklayıp Özellikler (Properties) komutunu çalıştırın Kısayol (Shortcut) bölmesinin Hedef (Target) kısmında yazılı program yolunun sonuna /E parametresini ekleyin
7-ONDALIK VE BASAMAK AYRAÇLARI
Excel'de ondalık ayracı default olarak virgül (,), binlik hane ayracı nokta () işaretleri ile gösterilir Aslında bunu Windows belirler Ondalık ayracının nokta, binlik basamak ayracının virgül olmasını istiyorsanız, Windows Denetim Masası*Bölgesel Ayarlar*Sayı (Control Panel*Regional Settings*Number) bölmesine girin Aradığınız ayarları burada bulacaksınız
8-SAYFALARA İSİM VERMEK:
Bir Excel çalışma kitabının sayfaları Sayfa1, Sayfa2; olarak isimlendirilmiştir Bunlara özel bir isim vermek istiyorsanız sayfa sekmesinin üzerine çift tıklayın, yeni sayfa ismini girip Tamam düğmesine tıklayın
9-ÖZEL DÜĞMELER EKLEMEK
Excel araç çubuklarında bulamadığınız düğmeleri arıyorsanız, araç çubuğuna sağ fare tuşu ile tıklayıp Özelleştir (Customize) komutunu çalıştırın Her bir kategoriyi seçtiğinizde, yan tarafta kullanabileceğiniz düğmeleri göreceksiniz Bu düğmelerin üzerine tıkladığınızda, diyalog kutusu üzerinde açıklaması belirecek Bu düğmeleri fare ile araç çubuğuna sürükleyip bırakabilirsiniz
10-EXCELİN DOSYA AÇ KLASÖRÜYLE AÇILMASI:
Excel ile hazırladığınız belgeleri belirli bir klasör altında tutuyorsanız, Dosya*Aç komutuyla direkt karşınıza bu klasörün çıkmasını isteyebilirsiniz Bunun için Araçlar* Seçenekler*Genel (Tools*Options*General) bölmesine girin "Varsayılan dosya yeri" (Default file location) bölmesine Dosya Aç komutu ile açılmasını istediğiniz klasörün yolunu yazın
11-BULUNAN DEĞERLERİ BAŞKA HÜCRELERDE KULLANMA:
SORU:Hücrelerde formüller kullanarak hesaplama yaptırıyoruz Bulunan değerleri başka sayfaların başka hücrelerinde de kullanmanın pratik bir yolu var mı?
CEVAP diyelim ki, Sayfa1'in D sütununa mart ayı giderlerini kalem kalem girdiniz ve sütun sonunda tüm giderleri toplayıp mart ayı giderlerini buldunuz Bu toplamı başka hücrelerde kullanacaksanız kopyalayıp yapıştırmak yetmez; çünkü formülde hücre adresleri yeni hücrenin konumuna göre değişir; yani bir anlamda değerler değil formül kopyalanır Yapılacak iş, formülü değil hücre adresini kopyalamaktır Örneğin mart ayı toplamı, Sayfa1'in D5 hücresinde ise bunu başka bir sayfadaki başka bir hücreye kopyalarken
Kod:
=Sayfa1!D5
formülünü kullanmanız gerekir Bunun pratik yolu ise, kaynak alınacak hücrelere bir ad vermektir Örneğin, orijinal mart ayı toplamının bulunduğu hücreyi seçip Ekle*Ad*Tanımla (Insert*Name*Define) komutunu çalıştırırsanız, karşınıza Ad Tanımla (Define Name) diyalog kutusu çıkar Çalışma kitabındaki adlar (Names in workbook) kısmına bir ad girin (örneğin mart_toplam) Burada sözcükler arasında boşluk bırakmamaya dikkat edin Tamam düğmesine tıkladığınızda o hücrenin bir ismi olur Artık o çalışma kitabının herhangi bir sayfasında herhangi bir hücreye =mart_toplam yazdığınızda, orijinal hücredeki mart ayı toplamı görünecek
12-HATA MESAJLARININ ANLAMI:
Excel'de formüller kullandığımızda, hücrelerde bazen hata mesajları çıkıyor Bunların anlamı nedir?
O halde size hata mesajlarının anlamını açıklayalım
#SAYI/0! (#DIV /0!) Formülünüz bir sayıyı sıfıra bölmeye veya bölme işlemi için boş bir hücreye göndermeye çalışıyor Bildiğiniz gibi bir sayı sıfıra bölünemez
#AD? (#NAME?) Formül, çalışma tablosunda bulunmayan bir alan adına başvuru yapıyor Hücrelerinizi adlandırdıysanız, yazım yanlışı yapmış ta olabilirsiniz
#YOK! (#NULL?) Formülde hücre başvurularını bağımsız değişkenlerden ayırmak için virgül veya noktalı virgül kullanmanız gereken yerlerde boşluk kullandığınızı gösterir
#SAYI! (#NUMBER!) Formülünüzde bir sayı ile ilgili bir sorunla karşılaştığınızı gösterir Bu, Excel formülünde yanlış türde bir bağımsız değişken veya hesaplama sonucu, çalışma sayfasında görüntülenemeyecek kadar büyük veya küçük bir değer olabilir
#REF! Excel, geçersiz bir hücre başvurusu ile karşılaştığında belirir Bu, formül içinde başvurulmuş bir hücreyi sildiğinizde veya üzerine başka bir hücre yapıştırdığınızda olabilir
#DEĞER! (#VALUE!) Bir formülde yanlış türde bir bağımsız değişken, yanlış tür bir işlem kullandığınızda veya metin girişi içeren hücrelere başvuru yapan matematik işlemler yapmaya kalkıştığınızda belirir
13-BÜYÜK KÜÇÜK HARF DEĞİŞİMİ:
Word'de büyük harflerle yazdığımız sözcükleri küçük, küçük harflerle yazdıklarımızı büyük yapmayı öğrenmiştik Excel'de bunun için bir kısayol tuş kombinasyonu yok mu?
Bunun için bir klavye kombinasyonu yok ama yaratacağınız iki ufak makro ile bu işi kendiniz halledebilirsiniz
Metni büyük harfli yapmak için şu makroyu kullanın:
Kod:Sub BuyukHarf() For Each c In SelectionCells cValue=Ucase$(cValue) Next c End Sub Metni küçük harf yapmak içinse şu makroyu kullanın: Sub KucukHarf() For Each c In SelectionCells cValue=Lcase$(cValue) Next c End Sub
Bu makroları kullanmak için, içindeki sözcükleri değiştirmek istediğiniz hücreleri seçin ve makroyu çalıştırın İsterseniz bu makroları araç çubuğuna düğme olarak da atayabilirsiniz
14-OTOMATİK DOLDURMA:
Excel, haftanın günlerini, ayları ve rakamları otomatik doldurabilir Örneğin bir hücreye Ocak yazın; bu hücreyi seçili duruma getirip sağ alt köşesindeki noktayı fare ile çekiştirerek seçili alanı sütunun altına doğru 4-5 hücre genişletin Diğer hücrelerin (Şubat, Mart, Nisan) olarak dolduğunu göreceksiniz Rakamlarda ise en az iki veri girişi gerekir Örneğin bir sütunda ilk hücreye 1, ikinci hücreye 2 yazıp aynı işlemi yaparsanız, geri kalan hücreler (3, 4, 5) olarak dolar Bu tür verilerde ilk iki hücreye birer atlamalı doldurma yaparsanız (örneğin 1 ve 3 ya da Ocak, Mart) otomatik doldurma işlemi de birer atlamalı devam eder (1, 3, 5, 7, 9 veya Ocak, Mart, Mayıs gibi) Sadece gün, ay ve rakamlarla da sınırlı değilsiniz Otomatik doldurulacak serileri kendiniz tanımlayabilirsiniz Bunun için Araçlar*Seçenekler*Özel Listeler (Tools*Options*Custom Lists) bölümüne girip YENİ LİSTE seçeneğini işaretleyin ve Liste Girdileri (List entries) kısmına serinizi yazıp Ekle (Add) düğmesine tıklayın
15-SEÇİLİ SÜTUNU BAŞKA SÜTUNA TAŞIMA:
Excel'de seçili bir sütunu nasıl başka bir sütuna taşırım?
Excel'de belirli bir hücre alanını seçtiyseniz, bu alanın etafında bir kontur çizgisi oluşur Fare imlecini bu kontur çizgisinin üzerine getirdiğinizde, imleç ok işareti halini alır Bu imleçle bir hücre alanını boş bir alana sürükleyip bırakabilirsiniz Böylece veriler bir alandan başka bir alana taşınmış olur Ama sürüklediğiniz alan dolu ise, buradaki verilerin silineceği uyarısı ekrana gelir Bu işlemi yaparken <Shift> tuşunu basılı tutarsanız, seçili alan kopyalanır, yani ayni alandan iki tane olur Burada da sürüklediğiniz alan dolu ise, buradaki verilerin silineceği uyarısı ekrana gelir Aynı işlemi <Ctrl>+<Shift> tuşlarına basarak gerçekleştirirseniz, taşıma yaptığınız alanda yeni bir sütun oluşur ve komşu hücrelerdeki veriler bozulmadan verileriniz araya girer
16-BİRİM DÖNÜŞTÜRME:
Elimizde pound, Fahrenhaeit, galon gibi metrik sistemde kullanılmayan birimler cinsinden değerler var Bunları Excel'de kolayca metrik sisteme dönüştürebilir miyiz?
Evet Ama önce Araçlar*İçine Ekle (Tools*Add-Ins) komutu ile çıkan diyalog kutusundan Çözümleme Araç Paketi'ni (Analysis ToolPak) işaretleyip bu modülün yüklenmesini sağlamalısınız Bu işlem tamamlandıktan sonra ÇEVİR (CONVERT) fonksiyonunu kullanarak birimleri dönüştürebilirsiniz Aşağıda sırasıyla libreyi kilograma, Fahrenheit'ı Celcius'a, litreyi galona, watt'ı beygirgücüne dönüştürmek için verdiğimiz 4 örnek fonksiyonlara bakabilirsiniz Bunlarda rakam yerine hücre adresi yazarsanız o hücredeki rakama göre işlem yapılır Diğer birimlerin nasıl kullanılacağını Excel Yardım dosyalarında ÇEVİR (CONVERT) sözcüğünü aratarak bulabilirsiniz
Kod:
=ÇEVİR(1; "lbm"; "kg") =ÇEVİR(78; "F"; "C") =ÇEVİR(C12; "lt"; "gal") =ÇEVİR(30; "w"; "h")
17-HÜCRE ORTASINA ÇİZGİ ÇİZMEK:
Bir sayının iptal edildiğini göstermek için Bir Excel hücresinin üzerini bir köşeden bir köşeye çizmemiz gerekiyor Ama hücrenin boyutunun değiştiğinde çizginin de boyunun buna göre hizalanmasını istiyoruz
Çizim (Drawing) araç çubuğunu açın Bu araç çubuğu üzerindeki Çizgi (Line) düğmesine tıklayın Fare imleci bir artı işaretine dönüşecektir Diyagonal olarak çizeceğiniz hücrenin üzerine gelin, klavyeden <Alt> tuşuna basın ve basılı tutun; çizginizi çizin <Alt> tuşuna basıp bu çizgiyi çizince çizgi bu hücreye yapıştırılır Artık hücre bir yere taşınırsa ya da boyutu değişirse çizginin boyutları da otomatik olarak buna göre değişecektir Çizginin renk, kalınlık gibi özelliklerini ayarlamak için çizginin üzerine çift tıklayın ve açılan diyalog kutusundan gerekli ayarları yapın
18-HÜCREYİ METNE UYDURMAK
Excel'de yazdığınız bir metnin yazıldığı hücreye tamı tamına uymasını sağlamak için Biçim*Sütun*En Uygun Genişlik (Format*Column*AutoFit) komutunu kullanabilirsiniz Bu işlemin en pratik yolu ise, metni girdikten sonra fare imlecini hücrenin bulunduğu sütunun başlığına götürüp, sağ hücre sınırı üzerine çift tıklamaktır Aynı şey satırlar için de geçerlidir
19-ÇOK UZUN SAYFALAR
Excel durum çubuğu tüm sayfaları aynı anda görüntülemeye yetmez Tüm sayfaları görmek için durum çubuğunun sağındaki sola sağa kaydırma düğmelerinin üzerine sağ fare tuşu ile tıklayın ve istediğinizi seçin
20-OTOMATİK TOPLAM
Bir sütundaki tüm değerleri toplamını o sütunun altındaki hücreye yazdırmak istiyorsanız, bu hücreye gelip araç çubuğundaki Otomatik Toplam (üzerinde sigma simgesi var) düğmesine tıklayabilirsiniz Klavyeyi tercih edenler ise <Alt>+<Shift>+0 tuşuna basabilir
21-ENTER TUŞUNU KONTROL EDİN
Excel'de bir hücreye yazdıktan sonra <Enter> tuşuna basarsanız, etkin hücre seçicisi bir alt hücreye, <Shift>+<Enter> tuşuna basarsanız bir üst hücreye geçer Ama genelde alt alta hücreleri değil yan yana hücreleri dolduruyorsanız bu düzeni değiştirebilirsiniz Araçlar*Seçenekler*Düzen (Tools*Options*Edit) bölmesine girin, Yön bölmesini Sağ olarak belirleyin Artık <Enter> tuşuna bastığınızda bir sağdaki hücre seçilecek
22-HIZLI KOPYALAMA
Bir hücrenin içeriğini bir alttaki hücreye kopyalamak istiyorsanız, alt hücreye gidip <Ctrl>+<"> tuşlarına basın
23-FORMÜL KOPYALAMA
Aynı formülü aynı anda birden fazla hücreye girmek için, hücrelerin tümünü seçin, formülü yazın ve <Ctrl>+<Enter> tuşuna basın
24-BÜYÜK ALANLARI SEÇMEK
Büyük bir veri alanını fare ile kaydırarak seçmek yerine bir anda geniş bir seçili alan oluşturabilirsiniz Bunun için <Ctrl>+* tuşlarına basmanız yeterli Excel sizin için bu büyük alanı seçecektir
25-EXCEL'DEN WORD'E TABLO AKTARMA:
Bunun üç yolu var: Basit Yapıştırma (bkz Bunları da Bilin!; xx Tablo Yapıştırma); Gömme; ve Bağlama Basit yapıştırma hesap tablosunun sadece bir görüntüsünü yapıştırır Excel'de bu hesap tablosunu açıp yapacağınız değişiklikler, Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz Gömme (Embedding) işleminde ise, Excel tablosunda yapacağınız değişiklikler Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz, ancak Word'deki tablo üzerine çift tıkladığınızda, tablo ile birlikte Word'ün araç çubuğu ve menüleri Excel'inki gibi olur ve tablo üzerinde gerekli değişiklikler yapılabilir Gömme işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip <Ctrl>+C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın Açılan diyalog kutusunda Yapıştır (Paste) ve Microsoft Excel Çalışma Sayfası Nesne'yi ( Microsoft Excel Worksheet Object) seçin Tamam düğmesine tıklayın
Bağlama (Linking) işlemi ise Excel'deki tabloda sonradan yaptığınız değişikliklerin, Word'e yapıştırdığınız tabloya yansımasını sağlar Bağlama işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip <Ctrl>+C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın Açılan diyalog kutusunda Bağ Yapıştır (Paste Link) ve Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın Word'deki tablo üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp açılan menüden Bağlantıyı Güncelleştir (Update Link) komutuna tıklarsanız, tablonuz Excel'de yapılan değişikliklere göre güncellenir Bu menüde Excel'de bağlantı kurulmuş dosyayı açmak için de komutlar vardır
26-Bazı tablolarımız, sayfayı yatay konuma getirsek bile sayfaya sığmıyor Ne yapmalıyız?
Önce araç çubuğundaki Sayfa Önizleme (Print Preview) düğmesine tıklayarak sayfanın baskıdan önceki görünümüne geçin Üstteki Kenar Boşluğu (Margins) düğmesine tıklayın Hücrelerin ve sayfanın sınırları belli olacak; bunları çekiştirerek hem hücrelere sığmayan metinleri düzeltebilir, hem de sayfada yazılabilecek alanın boyutlarını genişletebilirsiniz Tablonuz bir sayfaya yine sığmıyorsa Ayarla (Setup) düğmesine tıklayın Karşınıza sayfa yapısını ve diğer sayfa ayarlarını yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecek Burada sayfanın yatay dikey ayarlarını yapabileceğiniz gibi, Sığdır (Fit to) seçeneğini işaretleyerek, tablonuzu enine ve boyuna kaç sayfaya sığdırmak istediğinizi belirleyebilirsiniz Gerekirse Küçültme/Büyütme (Adjust to) alanına yüzde cinsinden değerler girerek tablonuzu büyütüp küçültebilirsiniz Bu işlemler hücreleri ve yazıtipin i uygun boyutlarsa getirecektir Tabii fazla uzun bir tablo hazırlamışsanız, bunu tek sayfaya sığdırmak, yazıların okunamayacak kadar küçülmesine yol açacaktır Fazla zorlamayın ve tablonuzu birden fazla sayfada sunmanın yollarını arayın Ne de olsa bir kağıdın boyutları sınırlıdır
27-Hücrenin içinde birden fazla satır kullanmanın yolu nedir?
Sütun başlıklarınızın birinci satırda yer aldığını varsayalım Satırın başındaki satır numarasına bir kere tıklayın ve tüm satırı seçili duruma getirin Biçim*Hücreler (Format*Cells) komutunu çalıştırın Ekrana gelecek olan diyalog kutusundan Hizalama (Alignment) bölümüne gidin Bu bölümde de hücre içerisindeki metnin yatay ve dikey olarak nasıl yerleştirileceği ayarlanabilir Bunun hemen yanındaki Metni Sar (Wrap Text) seçeneğini aktif hale getirirseniz, hücre içerisinde istediğiniz kadar satır kullanabilirsiniz Excel hücre içerisindeki satırları otomatik olarak bir alta kaydırır Eğer satırı istediğiniz yerde alta geçirmek istiyorsanız hücre içerisinde satırı yazarken <Enter> yerine <Alt+Enter> tuşlarını kullanarak satırı bir alta kaydırabilirsiniz
28-İki farklı sayfadaki hesap tablolarımı raporumuzun tek sayfasına nasıl bastırabiliriz?
Diyelim ki Excel kitabınızın ilk sayfasında (Sayfa1- "Sheet1") aşağıdaki gibi bir tablo var
Sayfa2'de ise çok benzer, ancak B Grubu olarak adlandırılmış birtakım veriler olsun B Grubu verileri A Grubu verilerinin tam altına taşınmış halde yazıcı çıkışı almak istiyorsunuz O halde Sayfa2'ye (Sheet2) gidin Görünüm*Araç Çubuğu*Özelleştir (View*Toolbars*Customize) düğmesine tıklayın Kategoriler (Categories) listesinde Yardımcı (Utility) seçeneğinin üzerine gelin Sağ tarafta, üzerinde fotoğraf makinesi simgesi olan düğmeyi araç çubuğuna sürükleyip bırakın Bu kamera düğmesidir Diyalog kutularını kapattıktan sonra Sayfa2'de veri girilmiş alanı seçin (Burada A1: D6) ve kamera düğmesine tıklayın Sayfa1'e geçip bu sayfanın altındaki uygun bir hücreye (örneğimizde A8) tıklayın Sayfa2'deki verilerin bir görüntüsü Sayfa1'in üzerine yapıştırılacaktır <Alt> tuşunu basılı tutarak yapıştırılan görüntüyü uygun bir konuma sürükleyin Yapıştırdığınız alanın çerçevesini silmek için üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp menüden Nesneyi Biçimle (Format Object) komutunu çalıştırın Desen (Pattern) bölmesinde Hiçbiri (None) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın Aşağıdaki gibi bir tablo elde edeceksiniz Sayfa2'deki değerleri değiştirirseniz, Sayfa1'e yapıştırdığınız alan içindeki değerler de değişecek
29-SEÇİMİN VAZİYETİ
Bir Excel çalışma sayfasında bir dizi hücreyi seçtikten sonra bu seçim alanındaki bazı bilgileri Excel penceresinin hemen altındaki durum çubuğunda bulunan Otomatik Hesaplama kutusundan alabilirsiniz Bu kutuda normalde seçtiğiniz hücredeki sayıların toplamı görüntülenir Ancak bu kutunun üzerine gidip sağ fare düğmesine bastığınızda bir menü açılır Bu menüden seçimle ilgili ortalama, sayı adedi, en büyük ve en küçük değerleri ve elbette sayıların toplamını ekrana getirebilirsiniz
30-BAŞLIK ORTALAMA
Çalışma tablosunun bir satırında belirli hücreler arasına ortalanmış bir başlık yazmak istiyorsanız, ilk hücreye başlığınızı yazın Sonra o satırda ilk hücre ile birlikte ortalama yapılacak tüm hücreleri seçin ve araç çubuğunda Sütunlar Arasında Ortala (Merge and Center) düğmesine tıklayın
31-TABLO YAPIŞTIRMA
Excel'de hazırladığınız tabloyu bir Word belgesine, Word tablolarına benzer bir şekilde yapıştırmak istiyorsanız, tabloyu Excel'de seçip <Ctrl>+C tuşlarına basın Daha sonra Word belgesine geçip Düzen*ÖzelYapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın Türü (As) kısmında Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın
32-WORD'DEN EXCEL'E TABLO
Word'de hazırladığınız bir tablo varsa bunu Excel'e kes/yapıştır yöntemi ile biçimi bozulmadan aktarabilmeniz için o tablonun Word'ün tablo yaratma fonksiyonları ile değil, aralarına sekme (Tab) verilerek hazırlanmış olması gerekir Bu sekmeler, Excel'de verinin bir sağdaki hücreye yazılacağını belirtir
33-EXCEL'DE BİR GRAFİĞİ NASIL ÇİZDİRİRİZ?
Bunu basit bir örnek üzerinde açıklayalım Diyelim ki aşağıdaki gibi bir veritabanımız var Bu veritabanında belirtilen kamyonların her ay taşıdıkları yük miktarı grafik olarak gösterilmek isteniyor
Önce bu tablonun tamamını seçin ve araç çubuğundaki Grafik sihirbazı (Chart Wizard) butonuna tıklayın İmleç artı işaretine dönüşecektir Bu imleç ile hesap tablosunun boş bir alanına bir dikdörtgen çizin Karşınıza Grafik sihirbazının 1 adımı çıkacak Tablonun tamamını önceden seçtiğiniz için Aralık (Data range) kısmında değişiklik yapmanız gerekmez; İleri (Next) düğmesine tıklayın 2 ve 3 adımlarda grafiğinizin biçimini seçeceksiniz; bu tercih size kalmış 4 adımda satır veya sütunlardaki verilerin grafik üzerindeki yerleşimi ile ilgili ayarlar var Örneğimizde bu diyalog kutusunda bir değişiklik yapmak gerekmiyor; ama diyalog kutusunda görünen örnek grafiğe göre bu seçeneklerin ne işe yaradığını kolayca görebilirsiniz 5 adımda göstergeyi (lejand) ekleme seçeneğinin yanı sıra, grafik başlığını ve eksen başl ıklarını yazabileceğiniz alanlar bulunur Bunları doldurun Son düğmesine tıkladığınızda grafiğiniz oluşacak Grafiğin renklerini, çizgi ve kenarlık kalınlıklarını değiştirmek için, Grafiğin üzerine çift tıklayın; daha sonra biçimini değiştirmek istediğiniz öğenin üzerine çift tıklayın Karşınıza biçimle ilgili her tür değişikliği yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecek
34-RAKAMLARIN EN YAKIN TAM SAYIYA YUVARLANMASI:
Bunun için Excel'in YUVARLA (ROUND) fonksiyonundan yararlanabilirsiniz Ancak, fonksiyonlar verilerin bulunduğu hücrelerde kullanılamazlar; yoksa fonksiyon döngüye girer Bu yüzden, bir sütuna sayıları girdiyseniz, yanındaki sütuna YUVARLA fonksiyonu ile yuvarlatılmış hallerini yazmalısınız Sonra gerekirse gerçek rakamların bulunduğu sütunu seçip, sağ fare menüsünden Gizle (Hide) komutu ile bu sütunu gizleyebilirsiniz Şimdi YUVARLA fonksiyonunun nasıl kullanıldığını anlatalım: =YUVARLA(A5;-1) gibi bir değer A5 sütunundaki rakamı bir basamak yuvarlar Örneğin rakam 3456 ise 3460 yapar -1 yerine -2 kullansaydık yuvarlanmış rakam 3500 olacaktı Burada eksi (-) işareti sizi şaşırtmasın: Burada 1, 2 gibi pozitif bir değer kullansaydık, varsa ondalık kesirden sonrasını yuvarlayacaktı Örneğin 3456,45 gibi b ir rakam
için =YUVARLA(A5;1) fonksiyonunu kullanırsanız, yuvarlanmış rakam 3456,5 olur
35-Raporumuzda matrisler kullanacağız Bu matrislerin çarpımını Excel'de otomatik yaptırabilir miyiz?
Excel bu özelliğe sahip Örneğin çalışma tablonuzun A1:C3 alanında 3x3'lük bir matris ile F1:G3 alanında 3x2'lik birer matris olsun (İki matrisin çarpılabilmesi için, ilk matrisin sütun sayısının, ikinci matrisin satır sayısına eşit olması gerektiğini hatırlatalım) 3x3'lük (mxn formatındaki) matris ile 3x2'lik (nxp formatındaki) iki matris çarpılırsa, 3x2'lik (mxp formatında) yeni bir matris oluşur O halde çalışma tablomuzun boş ve uygun bir yerinde 3x2'lik bir alan seçin ve bu alana =DÇARP(A1:C3; F1:G3) formülünü girip (İngilizce Excel kullanıyorsanız DÇARP yerine MMULT fonksiyonunu kullanın) <Shift>+<Ctrl>+<Enter> tuşlarına basın İşte matris çarpımınız karşınızda
36- Makroları tüm kitaplarda geçerli kılmanın yolu:
Bu, Excel'i yaratanların bir azizliği Excel'de makrolar Word'den farklı bir şekilde kaydedilir Makrolarınızı tüm belgelerde geçerli kılmak için şu yolu izlemelisiniz: Excel'de bir kitap (workbook) açın Araçlar*Makro Kaydet*Yeni Makro Kaydet (Tools*Record Macro*Record New Macro) komutuna tıklayın Karşınıza gelen diyalog kutusuna yeni makronuzun adını girin ve Seçenekler (Options) düğmesine tıklayın Saklama Yeri (Store in) kısmında Kişisel Makro Çalışma Kitabı (Personal Macro Workbook) seçeneğini işaretleyin Tamam düğmesine tıklayarak açılan Modül sayfasında yeni makronuzu yazın (Bu şekilde makro yazmak için Visual Basic for Applications dilini bilmeniz veya elinizde makro örneklerinin olması gerekir) Dosyayı PERSONALXLS adıyla EXCELXLSTART dizinine kaydedin Bundan böyle her Excel'i açtığınızda bu dosya karşınıza gelecek, yarattığı nız her yeni makro bu dosyaya eklenecek ve üzerine açtığınız tüm dosyalarda tüm makrolarınız geçerli olacak Tabii, Excel'i her açtığınızda PERSONALXLS dosyasının görünmesini istemeyebilirsiniz Öyleyse bu dosya açıldığında Pencere*Gizle (Windows*Hide) komutunu çalıştırın Yeni bir makro yaratacağınız zaman bu dosyayı Pencere*Göster (Window*Unhide) komutuyla görünür hale getirmeniz gerektiğini de unutmayın
37-Formül (işlev) kullanarak yaptığım hesapların, formül olarak değil, rakamsal değer olarak görünmesini istiyorum
Bir hücrede formül kullanarak yaptığınız hesabı başka bir hücreye kopyalayacaksanız, bu hücreyi seçin ve Ctrl+C tuşları ile kopyalayın Sonra kopyalama yapacağınız hücreye geçerek Düzen*ÖzelYapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın Ekrana gelen diyalog kutusunda Değerleri (Values) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın Ama bir hücre veya hücre grubundaki formülleri rakamsal değere çevirmek istiyorsanız, şu makroyu da kullanabilirsiniz:
Kod:
Sub Form2Deger() For Each c In SelectionC ells cFormula=cValue Next c End Sub
38-DİKİNE BAŞLIKLAR KULLANMAK:
Excel tablonuzda dikine başlıklar kullanmak istiyorsanız, başlığın yer aldığı hücreyi seçin, üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp Hücreleri Biçimle (Format Cells) komutunu çalıştırın Hizalama (Alignment) bölmesine geçip Yönelim (Orientation) kısmından dikine başlık formatını seçip Tamam düğmesine tıklayın
39-OTOMATİK BİÇİM
Excel'de hazırladığınız tablolara şık bir görünüm vermek istiyorsanız, tabloyu seçip Biçim*Otomatik Biçim (Format*AutoFormat) komutunu çalıştırın Karşınıza gelen diyalog kutusunda pek çok tablo biçimini örnekleri ile birlikte bulacaksınız
40-ROMEN RAKAMLARI
Bir sayının Romen rakamları ile görünmesini istiyorsanız, ROMEN() formülünü kullanabilirsiniz B2 hücresinde 1996 sayısının olduğunu varsayalım Eğer A2 hücresinde bu sayıyı Romen rakamı ile görmek istiyorsanız, bütün yapacağınız şey A2 hücresine ROMEN(B2) formülünü girmektir
41-HÜCRE DEĞERİNİ ARTTIRIP AZALTACAK DÜĞMELER:
Hesap tablonuza bir hücrenin değerini artırıp azaltacak düğmeler eklemek için Fırıldak (Spinners) özelliğini kullanabilirsiniz Bu düğmeyi kullanmak için herhangi bir hücreye herhangi bir değer girin Forms (Formlar) araç çubuğundan Fırıldak aracının düğmesine basın Farenizi kullanarak hesap tablosunda istediğiniz yere istediğiniz boyutta bir fırıldak çizin Fırıldak üzerine sağ fare tuşuyla basın; Nesne Biçimle (Format Object) komutunu çalıştırın Diyalog kutusunun Hücre Bağlantısı (Cell Link) bölmesinde sayının etkileyeceği adresi girin (örneğin B3 için $b$3) Bu diyalog kutusundan ayrıca hücrenin alabileceği minimum ve maksimum değerleri, artış miktarını ayarlayabilirsiniz İşte bu kadar Artık arttırma/azaltma düğmenizi kullanabilirsiniz
42-EXCEL İÇİNDE HESAP MAKİNASI
BASİT hesaplamalar yapmak için de Excel'in formülleri ile uğraşmaya değmez ki Excel araç çubuğuna bir hesap makinesi simgesi ekleyip bu düğmeye basılınca Windows basit hesap makinesinin açılmasını sağlayarak işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz Bunu yapmak için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterli:
• Herhangi bir Excel araç çubuğunun üzerine sağ fare düğmesi ile tıklayın ve Özelleştir komutunu çalıştırın
• Komutlar bölümüne gelin
• Kategoriler bölümünde Araçlar seçeneğine gelin
• Sol taraftaki listeden Özel seçeneğine gelin, yan tarafında minik bir hesap makinesi simgesi olması lazım Bu seçeneği sürükleyip istediğiniz bir araç çubuğunun üzerine bırak
• Kapat düğmesine basarak diyalog kutusunu kapatın Bundan sonra Excel içinde mini bir hesaplama yapmak istediğiniz zaman bütün yapacağınız araç çubuğuna eklemiş olduğunuz hesap makinesi düğmesine basmak Hesap makinesi programı açılacaktır
43-EXCEL SAYFALARINI BİRLEŞTİRMEK
Bir Excel çalışma kitabının içerisinde bulunan bir veya daha fazla çalışma sayfasını başka bir çalışma kitabına almak istiyorsanız, bütün yapacağınız önce hedef, daha sonra da kaynak Excel çalışma kitabını açmak Daha sonra Pencere menüsünden Yerleştir * Yatay komutunu çalıştırarak iki dosyanın da içeriğinin ekranda görünmesini sağlayın
Kopyalamak ya da taşımak istediğiniz çalışma sayfalarının alt tarafında bulunan sayfa TAB'larından fare ile tutun ve hedef Excel çalışma kitabının üzerine bırakın
Bu işlemi yaptığınızda sayfayı taşımış olacaksınız Eğer sayfayı kopyalamak, yani orijinalini kaynak çalışma kitabında bırakmak istiyorsanız sürükle ve bırak işlemi sırasında CTRL tuşuna basın ve basılı tutun Sürüklenen simgenin yanında bir + (artı) işareti belirecektir Bu işaret sayfanın "kopyalandığını" gösterir
44-SÜTUNLARI SATIR OLARAK KOPYALAMAK:
Excel'de Sayfa1 de hazırladığım bir formun başlığı A1 ile A10 hücreleri arasında bulunmaktadır Sayfa1 de A sütununa yazılmış bu verileri Sayfa2 de 1 satıra kopyalamak istiyorum Bu işlemi yapabileceğim en kısa yol hangisidir?
45-KESİRLİ SAYILARLA ÇALIŞMAK
SORU:Excel ile çalışıyorum Belki size garip gelecek ancak zaman zaman kesirli sayılar yazmam gerekiyor Örneğin 15 2/3 (on beş tam 2 bölü 3 yani) gibi bir sayı yazmak istediğimde 15 ile 2 arasında boşluk bırakmak canımı sıkıyor Bu işi yapmanın en kolay bölü işaretinin sağ tarafındaki asteriks (*) düğmesine basmak Böyle yazdığımda işim kolaylaşıyor Böyle yazsam da daha sonra bu yıldızlar otomatik olarak boşluk haline dönüştürülse olmaz mı? Eğer olursa bunu nasıl yapacağım?
CEVAP:Bu isteğinizi başarmak için sayılar yıldızlı olarak yazıp daha sonra bir makro yardımı ile bul-değiştir şeklinde boşluklara dönüştürme yoluna gidebilirsiniz Ancak yıldız karakterini direkt olarak arattırıp bulduramazsınız, çünkü Excel yıldız işaretine wildcard (bir veya birden fazla harfin yerine geçen bir işaret) uygulaması yapar
Bu yüzden yıldız karakterini arattırırken ~* şeklinde bir notasyon kullanmalısınız Aşağıdaki makro gerekli işlemi yapmaktadır
Kod:
Sub arabul() SelectionReplace "~*", " " End Sub
Bu makroyu yaratmak ve her Excel oturumunda açılmasını ve aktif olmasını sağlamak için aşağıdaki adımları takip edin:
1 Ctrl + N tuşlarına basarak yeni ve boş bir Excel belgesi açın
2 Alt + F8 tuşlarına basın Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda makro ismi olarak "arabul" (tırnaklar yok) yazın ve Yarat düğmesine basın
3 Makronuzun Sub ve EndSub bölümlerinin gösterildiği Visual Basic makro düzenleyicisi ekrana gelecek Burada iki satır arasına SelectionReplace "~*", " " yazın
4 Alt + F4 tuşlarına basarak Visual Basic makro düzenleyicisi penceresini kapatın
5 Ctrl + S tuşlarına basın
6 Dosyayı Personalxls adında C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeXLStart klasörüne kaydedin
Bundan böyle, kesirli sayılarınızı yıldız kullanarak yazabilirsiniz Değiştirmek istediğiniz alanı seçili duruma getirip Alt + F8 tuşuna basın ve Arabul makrosunu çalıştırın Yıldızlar otomatik olarak boşluklara dönüştürülecektir
|