Exel Kullanımı Hakkında Geniş Anlatım

**Prof. Dr. Sinsi** · 09-09-2012

ADRES-MEKTUP BIRLESTIRME (Mail Merge )

Bir mektupta adres alanlari, etiket formu ve zarflarin basilmasi için yapilan adres verisi ve alanlarin birlestirme islemine Adres-Mektup Birlestirme denir

Bu islemler için adresleri yada gereken verileri daha önceden olusturmak gerekir

Adres bilgileri, Word’de bir tablo, Excel’de bir tablo yada Outlook’ta hazirlanmis bir adres listesi olabilir

Birlestirme islemi su alanlarda yapilir:

a ) Form Mektuplari

Bir mektubun hazirlanarak çok sayida adrese gönderilmesi ile yapilan düzenlemedir

Örnegin bir yil sonu mutabakat mektubunu çok sayida kisiye göndermek istiyorsunuz, bu durumda bir mektup formu hazirlayarak mektubun gidecegi kisilerin adreslerini mektup içine yerlestirebilirsiniz

Ardindan mektubu istenildigi kadar kisiye postalamak üzere bastirabilirsiniz

b ) Mektup Formlari

Tipki bankalarin VISA ödemeleri için gönderdikleri yazilara benzer

Zaten ayni mektup tasarimi birçok kisi için kullanilmaktadir

Mektup Formlari Yaratma

1 ) Araçlar-Adres-Mektup Birlestirme komutu seçilir

2 ) Asil belge bölümünden Yarat dügmesi tiklanir

3 ) Form Mektuplari seçilir

4 ) Adres-Mektup birlestir islemine mektubun yazildigi belge üzerinde
baslasaydiniz Etkin Pencere seçenegi seçilir

5 ) Veri Kaynagi bölümünden Veri al dügmesi tiklanir

Eger adresler yeni yaratilacaksa Veri kaynagi yarat, eger adresler daha önce bir dosyaya kaydedilmisse Veri kaynagi aç, eger adreslere Outlook’tan erisilecekse o zaman Adres defterini kullan seçenegi kullanilir

6 ) Veri kaynagi aç seçenegi seçilmisse bilgilerin bulundugu dosya seçilir ve Aç dügmesi tiklanir

7 ) Daha sonra Ana belge düzenle dügmesi tiklanarak belge üzerinde birlestirme alanlarinin eklenmesine geçilir

8 ) Belgeye eklenen Adres-Mektup birlestirme araç çubugunda yer alan alanlardan yararlanilarak islemlere devam edilir

Birlestirme alani ekle dügmesine tiklanarak istenilen alanlar mektuba eklenir

9 ) Ardindan Yeni belgeye birlestir yada Yaziciya birlestir dügmeleri tiklanarak birlestirme islemi yapilir

c ) Zarf Çekme
Zarflarin üzerine de baski yapilabilir

Genelde etiketler çekilip zarf üzerine yapistirildigi için pek kullanilmaz

Bu islem için zarflarin yaziciya giriyor olmasi gerekir

Ardindan yapilacak islemler ayni etiket çekmeye benzer

d ) Katalog Çekme
Katalog çekmek de hemen hemen ayni sekilde yapilan bir islemdir

Katalog olarak bir ürün listesi, telefon fihristi vb

belgeleri yaratmak için de kullanilabilir

SAYFA YAPISI

Sayfanin dikey yada yatay olmasi, sayfa kenarlarinin ayarlari, Üstbilgi ve Altbilgi ayarlari ve yazdirilacak alan gibi ayarlari yapmak için Dosya menüsünde yer alan Sayfa Yapisi seçenegi kullanilir

Burada 4 tane sekme vardir

a ) Sayfa sekmesi: Kagit yönlendirmesi (yatay-dikey ) ve Ölçek kutusundan büyütme-küçültme gibi ayarlar yapilir

b ) Kenar Bosluklari: Sayfalarin üst, alt, sag ve sol kenar bosluklari belirlenir

Ayrica Üstbilgi-Altbilgi alanlarinin üstten ve alttan uzakliklari da ayarlanir

Yazicidan çikartilacak veri alanlarinin sayfanin yatay veya dikey olarak ortalanmasi islemi de buradan yapilir

c ) Üstbilgi/Altbilgi: Her sayfada çikmasi istenen bilgilerin (örnegin; zaman, kullanici adi, firma adi ) girildigi yerdir

Daha önce yaratilmis Altbilgi/Üstbilgi disinda Özel Üstbilgi/Özel Altbilgi dügmelerinden de kendi istediginiz bilgileri de buradan girebilirsiniz

Ayrica Baski Önizleme de buradan kullanilabilir

d ) Çalisma Sayfasi: Yazdirma alaninin, tekrar edilmesi istenen sütun ve satir basliklarinin ve diger yazdirilmasi istenen ögelerin ayarlandigi seçenektir

Birden çok sayfaya bölünmüs bir sayfayi yazdirmak için Excel 2 yol izler;
Önce asagiya sonra yana yolunda birden fazla sayfa olan sayfanin ilk sayfasi yazdirildiktan sonra 1

sayfanin alt kismi yazdirilir

Sonra birinci sayfanin yandan tasan fazlasi yazdirilir

Önce yana sonra asagiya yönteminde ise birinci sayfa yazdirildiktan sonra birinci sayfanin sag yan fazlasi olan sayfa ikinci olarak basilir

Yazdirma alani kutusu yazdirilacak alan adresini girmeniz gereken yerdir

Yazdir kutusu seçenekleri
Klavuz çizgileri isaretliyse belge yazicidan çikarken klavuz çizgileri de bastirilacaktir

Onay kaldirilirsa yalniz yapilan kenarliklar bastirilacaktir

Notlar, hücrelere girilen notlari da bastirmak istiyorsaniz bu seçenek onaylanir

Taslak kalitesi, yazicidan çikti hizini artirmak için kullanilir

Siyah ve beyaz, verilerinizi yada grafiklerinizi renkli yapmaniza ragmen siyah-beyaz yazici kullaniliyorsaniz bu seçenegi seçmeniz gerekir

Satir ve sütun basliklari satir ve sütun basliklarini da belgenize dahil etmek için kullaniriz

EXCEL GENEL AYARLARI

Excel programinin görünüm, düzen ve genel vb

ayarlarini yapmak için Araçlar menüsündeki Seçenekler kullanilir

a ) Görünüm
Bu sekmede istege bagli olarak formül çubugu ve durum çubugu ekrandan kaldirilabilir

Ayrica klavuz çizgileri, yatay ve dikey kaydirma çubuklari, satir ve sütun basliklari da bu seçenekten kaldirilir

Formüller seçenegi isaretlenirse çalisma sayfasina yazilan tüm formüller ayni anda görüntülenebilir

Klavuz çizgilerinin rengi de bu sekmeden degistirilebilir

Ayrica Açiklamalar ile ilgili detaylarda burada yer alir

b ) Genel
Dosya menüsündeki son kullanilan dosya sayisi (en fazla 9 dosya ismi ) ve çalisma kitabindaki sayfa sayisi (en fazla 255 sayfa ) buradan ayarlanir

Ayrica standart yazi tipi ve yazi boyutu da buradan degistirilebilir

c ) Düzen
Enter tusunu yönü ve sabit ondalik basamak sayisinin ayarlandigi sekmedir

d ) Renk
Yazi tipi rengi ve dolgu renginde yer alan standart renkleri silmek ve yeni tanimlanan renklerle degistirmek için kullanilir

e ) Özel listeler
Yeni bir liste tanimlamak, tanimli listeleri silmek için kullanilan seçenektir

f ) Uluslararasi
Sayilarin ondalik ve binlik ayraçlarini degistirmek için bu seçenek kullanilir

g ) Kaydet
Belgelerin “otomatik kurtarma bilgilerini kaydetme” seçenegi burada yer alir

Bu özellik sayesinde belgeler belirlenen siklikta otomatik olarak kaydedilecektir

h ) Güvenlik
Belgelere açma veya degistirme parolasi vermek için bu seçenek kullanilir

09-09-2012	#2
Prof. Dr. Sinsi	Exel Kullanımı Hakkında Geniş Anlatım ADRES-MEKTUP BIRLESTIRME (Mail Merge ) Bir mektupta adres alanlari, etiket formu ve zarflarin basilmasi için yapilan adres verisi ve alanlarin birlestirme islemine Adres-Mektup Birlestirme denir Bu islemler için adresleri yada gereken verileri daha önceden olusturmak gerekir Adres bilgileri, Word’de bir tablo, Excel’de bir tablo yada Outlook’ta hazirlanmis bir adres listesi olabilir Birlestirme islemi su alanlarda yapilir: a ) Form Mektuplari Bir mektubun hazirlanarak çok sayida adrese gönderilmesi ile yapilan düzenlemedir Örnegin bir yil sonu mutabakat mektubunu çok sayida kisiye göndermek istiyorsunuz, bu durumda bir mektup formu hazirlayarak mektubun gidecegi kisilerin adreslerini mektup içine yerlestirebilirsiniz Ardindan mektubu istenildigi kadar kisiye postalamak üzere bastirabilirsiniz b ) Mektup Formlari Tipki bankalarin VISA ödemeleri için gönderdikleri yazilara benzer Zaten ayni mektup tasarimi birçok kisi için kullanilmaktadir Mektup Formlari Yaratma 1 ) Araçlar-Adres-Mektup Birlestirme komutu seçilir 2 ) Asil belge bölümünden Yarat dügmesi tiklanir 3 ) Form Mektuplari seçilir 4 ) Adres-Mektup birlestir islemine mektubun yazildigi belge üzerinde baslasaydiniz Etkin Pencere seçenegi seçilir 5 ) Veri Kaynagi bölümünden Veri al dügmesi tiklanir Eger adresler yeni yaratilacaksa Veri kaynagi yarat, eger adresler daha önce bir dosyaya kaydedilmisse Veri kaynagi aç, eger adreslere Outlook’tan erisilecekse o zaman Adres defterini kullan seçenegi kullanilir 6 ) Veri kaynagi aç seçenegi seçilmisse bilgilerin bulundugu dosya seçilir ve Aç dügmesi tiklanir 7 ) Daha sonra Ana belge düzenle dügmesi tiklanarak belge üzerinde birlestirme alanlarinin eklenmesine geçilir 8 ) Belgeye eklenen Adres-Mektup birlestirme araç çubugunda yer alan alanlardan yararlanilarak islemlere devam edilir Birlestirme alani ekle dügmesine tiklanarak istenilen alanlar mektuba eklenir 9 ) Ardindan Yeni belgeye birlestir yada Yaziciya birlestir dügmeleri tiklanarak birlestirme islemi yapilir c ) Zarf Çekme Zarflarin üzerine de baski yapilabilir Genelde etiketler çekilip zarf üzerine yapistirildigi için pek kullanilmaz Bu islem için zarflarin yaziciya giriyor olmasi gerekir Ardindan yapilacak islemler ayni etiket çekmeye benzer d ) Katalog Çekme Katalog çekmek de hemen hemen ayni sekilde yapilan bir islemdir Katalog olarak bir ürün listesi, telefon fihristi vb belgeleri yaratmak için de kullanilabilir SAYFA YAPISI Sayfanin dikey yada yatay olmasi, sayfa kenarlarinin ayarlari, Üstbilgi ve Altbilgi ayarlari ve yazdirilacak alan gibi ayarlari yapmak için Dosya menüsünde yer alan Sayfa Yapisi seçenegi kullanilir Burada 4 tane sekme vardir a ) Sayfa sekmesi: Kagit yönlendirmesi (yatay-dikey ) ve Ölçek kutusundan büyütme-küçültme gibi ayarlar yapilir b ) Kenar Bosluklari: Sayfalarin üst, alt, sag ve sol kenar bosluklari belirlenir Ayrica Üstbilgi-Altbilgi alanlarinin üstten ve alttan uzakliklari da ayarlanir Yazicidan çikartilacak veri alanlarinin sayfanin yatay veya dikey olarak ortalanmasi islemi de buradan yapilir c ) Üstbilgi/Altbilgi: Her sayfada çikmasi istenen bilgilerin (örnegin; zaman, kullanici adi, firma adi ) girildigi yerdir Daha önce yaratilmis Altbilgi/Üstbilgi disinda Özel Üstbilgi/Özel Altbilgi dügmelerinden de kendi istediginiz bilgileri de buradan girebilirsiniz Ayrica Baski Önizleme de buradan kullanilabilir d ) Çalisma Sayfasi: Yazdirma alaninin, tekrar edilmesi istenen sütun ve satir basliklarinin ve diger yazdirilmasi istenen ögelerin ayarlandigi seçenektir Birden çok sayfaya bölünmüs bir sayfayi yazdirmak için Excel 2 yol izler; Önce asagiya sonra yana yolunda birden fazla sayfa olan sayfanin ilk sayfasi yazdirildiktan sonra 1 sayfanin alt kismi yazdirilir Sonra birinci sayfanin yandan tasan fazlasi yazdirilir Önce yana sonra asagiya yönteminde ise birinci sayfa yazdirildiktan sonra birinci sayfanin sag yan fazlasi olan sayfa ikinci olarak basilir Yazdirma alani kutusu yazdirilacak alan adresini girmeniz gereken yerdir Yazdir kutusu seçenekleri Klavuz çizgileri isaretliyse belge yazicidan çikarken klavuz çizgileri de bastirilacaktir Onay kaldirilirsa yalniz yapilan kenarliklar bastirilacaktir Notlar, hücrelere girilen notlari da bastirmak istiyorsaniz bu seçenek onaylanir Taslak kalitesi, yazicidan çikti hizini artirmak için kullanilir Siyah ve beyaz, verilerinizi yada grafiklerinizi renkli yapmaniza ragmen siyah-beyaz yazici kullaniliyorsaniz bu seçenegi seçmeniz gerekir Satir ve sütun basliklari satir ve sütun basliklarini da belgenize dahil etmek için kullaniriz EXCEL GENEL AYARLARI Excel programinin görünüm, düzen ve genel vb ayarlarini yapmak için Araçlar menüsündeki Seçenekler kullanilir a ) Görünüm Bu sekmede istege bagli olarak formül çubugu ve durum çubugu ekrandan kaldirilabilir Ayrica klavuz çizgileri, yatay ve dikey kaydirma çubuklari, satir ve sütun basliklari da bu seçenekten kaldirilir Formüller seçenegi isaretlenirse çalisma sayfasina yazilan tüm formüller ayni anda görüntülenebilir Klavuz çizgilerinin rengi de bu sekmeden degistirilebilir Ayrica Açiklamalar ile ilgili detaylarda burada yer alir b ) Genel Dosya menüsündeki son kullanilan dosya sayisi (en fazla 9 dosya ismi ) ve çalisma kitabindaki sayfa sayisi (en fazla 255 sayfa ) buradan ayarlanir Ayrica standart yazi tipi ve yazi boyutu da buradan degistirilebilir c ) Düzen Enter tusunu yönü ve sabit ondalik basamak sayisinin ayarlandigi sekmedir d ) Renk Yazi tipi rengi ve dolgu renginde yer alan standart renkleri silmek ve yeni tanimlanan renklerle degistirmek için kullanilir e ) Özel listeler Yeni bir liste tanimlamak, tanimli listeleri silmek için kullanilan seçenektir f ) Uluslararasi Sayilarin ondalik ve binlik ayraçlarini degistirmek için bu seçenek kullanilir g ) Kaydet Belgelerin “otomatik kurtarma bilgilerini kaydetme” seçenegi burada yer alir Bu özellik sayesinde belgeler belirlenen siklikta otomatik olarak kaydedilecektir h ) Güvenlik Belgelere açma veya degistirme parolasi vermek için bu seçenek kullanilir