Görüşmeyi Başlatmak
 

A. GÖRÜŞMEYİ BAŞLATMAK

1. GÖRÜŞME ORTAMINI HAZIRLAMAK
"Görüşme ortamı, görüşmenin havasına veya tonuna denir. Görüşme ortamı sıcak uçtan soğuk uca kadar uzanan bir süreçtir. En iyi ortam görüşme amacına ulaşmaya yar*dımcı olan ortamdır."
Ne tür bir ortam amaçlanırsa amaçlansın ilk birkaç dakika çok önemlidir. Bu dakikalara buzları çözen dakikalar denir.
"Buzlan çözme, görüşmenin kimin tarafından başlatıldığına da bağ*lıdır. Eğer iletişim görüşülen tarafından başlatıldıysa buzları eritme ça*basını da o göstermelidir. Görüşenin yapacağı yalnızca dinlemektir. Eğer ortam uygun değilse görüşen hissettirmeden değiştirmeye çalışmalıdır"
Görüşenin başlattığı iletişimlerde buzlar biraz daha kolay çözülür ve sorumluluğun çoğu görüşene düşer. "Başlangıçta üretken bir ortam yaratmak ve başlangıç stresini azaltmak için görüşmenin şu iki yönüne önem verilmelidir: Res*miyet ve iyi ilişki"
Resmiyet, görüşülenin sosyal durum ve rol ilişkilerine denir.
İyi ilişki, hem görüşen hem de görüşülen arasındaki uyum ve an*layışa denir. Bu iki faktör birbiri ile yakından ilgilidir ve görüşmenin diğer yönleri ile de bağlıdır.
Resmi bir ortam kesin ast-üst ilişkisinden doğar. Diğer taraftan ortam gayri resmi olduğunda katılımcılar birbirlerine eşittirler ve bir*birlerine öyle davranırlar. Diğer taraftan görüşmelerin çoğu gayri resmi bir ortamda daha iyi yürütülür."
"Uygun resmiyet düzeyini belirlemek için beceri sahibi birçok gö*rüşen sözlü olmayan teknikleri kullanır. Örneğin görüşen gayri resmi bir ortam için başlangıç stresini aşmak üzere görüşülenin elini sıkıp, on*lara gülümseyerek rahat bir koltuk gösterebilir. Resmi görüşmelerde ise, daha resmi bir karşılama, daha kurallara uygun bir oturuş düzeni seçilebilir. Sandalyeler arasındaki aralık resmiyet derecesinin iyi bir göstergesidir. Eğer gayri resmi bir ortam yaratmaya çalışılıyorsa kar*şımızdaki kişiye yakın oturulur. Diğer taraftan resmi bir ortam ya*ratmak için koltuklan birbirinden uzak tutup araya bir masa veya baş*ka bir engel konulabilir. Eğer daha az resmiyet isteniyorsa görüşülene bir fincan kahve ikram edilebilir, sigara içebilecekleri de söylenebilir.
Bunlar gibi resmiyeti azaltıcı taktikler görüşülene bir misafir gibi veya görüşenin eşiti gibi hissetmesini sağlayabilir. Resmiyeti arttırıcı taktikler ise tam tersini sağlayabilir. Plânlanmış resmiyet derecesini sağ*layan bir dizi sözlü teknikler vardır: Örneğin her görüşülene ismiyle hitap etmek ve ismini sık sık kullanmaktır. Resmi veya gayri resmi or*tamlar görüşülenin adının veya soyadının kullanılmasından belli olur. İlk isminin kullanılmasıyla sıcak, gayri resmi bir ortam yaratılmış olu*nur. Soyadı ile Bay veya Bayan tanıtıcılarının kullanılmasıyla daha res*mi bir ortam yaratılmış olur.
Gayri resmi görüşmelerde buzları çözerken kısa bir sohbetten ya*rarlanılabilir. Burada amaç görüşü*lenleri konuşturmaktır, insanlar bir kere konuşmaya başladılar mı daha rahat hissederler ve birbirleri ile olan ortak noktaların farkına vara*bilirler. Resmi bir görüşme ortamında sohbet atlanarak hemen konuya geçilebilir. Çok uzun sohbetler görüşmeyi amacın*dan saptırabilir. Bazı görüşenler klişeleşmiş açışlar kullanmaya çalı*şırlar. Özellikle resmi görüşenler ve fazla görüşme yapmayanlar bu yönteme başvurur. Bunun yerine her birey için ayrı bir açış düşünülmelidir. Klişeleşmiş açışlar görüşülenlere aceleye getirildikleri duygusunu verdiğinden başlangıçta gereken samimiyet de kurulamayabilir.
Resmiyet derecesi buzları çözme döneminde başlatılıyorsa da gö*rüşme ilerledikçe değişebilir. Sonradan davranışlarda çok ani değişiklik*ler yapılmamalıdır. Ani değişiklikler akıl karıştırabilir ve huzursuzluk vere*bilir.

2. İYİ İLİŞKİYİ GELİŞTİRMEK
Görüşmenin ilişki düzeyi en az resmi*yet düzeyi kadar önemlidir. Buzlan çözmenin bir parçası olarak ilk ya*pılacak iş; karşıdaki kişiyi incelemektir. Bu gözlem sonucu kişilerin gi*yimlerini, yüz ifadelerini, vücut yapılarını, saç uzunluklarını, mücevher*lerini ve gözlerini inceleyerek ilk izlenimlere sahip olunur. Bu izlenimle*re dayanarak onlar sınıflandırılır ve yargılanmaya başlanır. Sınıflandır*ma genellikle ilişki geliştirmeden önce gelir.
İlk izlenimlerin kişiyi yanıltmasına izin verilmemelidir. İlk izlenim*ler çok yanlış olabilir, bunun için karar vermeden önce karşıdaki kişiye konuşma olanağı tanınmalıdır. "Bekle ve gör" tavrı benimsenmelidir. Aradaki uyumu arttırmak için görüşen de aynı şekilde çaba gösterme*lidir. Görü*şülenlerin dikkât etmeleri gereken diğer bir faktör de sözcük dağarcık*larıdır. Bazı kişilerin sözcük dağarcıkları oldukça geniştir ve böylece fi*kirlerini ve kavramlarını kolaylıkla ifade edebilirler. Yine aynı şekilde, görüşen kendi kullandığı sözcükleri, görüşülene uydurmaya çabalamalıdır.
Başlangıç sırasında oluşturulan izlenimler karşıdaki kişinin dünya görüşü hakkında bir fikir verebilir. "Görüşen, görüşme rehberini önceden varsayımlara dayanarak ha*zırladığından sonradan rehberdeki bazı soruların görüşülenin sözcük da*ğarcığına göre yeniden gözden geçirilmesi gerekmektedir."
B. SORU SORMAK VE CEVAP ALMAK

Sorular ve cevaplar görüşme sürecinin belkemiğini oluşturur. Soru sorma biçimi de en az soru türü kadar önemlidir.
"Soru sorma ne kadar önemli olursa olsun görüşme süresince soru sorarak çok zaman harcanmamalıdır.
Soru sormanın bilgi almaktan başka şu yararlan da vardır: Birinci olarak, görüşmenin kontrol altında tutulmasına yardımcı olur. İkinci olarak, sorunun tipi kısmen cevabı hazırlar. Üçüncü olarak, sorular katılımı teşvik eder. Dördüncü olarak, sorular uygun resmiyet ve ilişki seviyesini devam ettirir. Beşinci olarak sorular, görü*şenlerin kendileri ve konu hakkında sahip olduklarından başka farkında olmadıkları bilginin de ortaya çıkmasını sağlarlar."
Tüm bu amaçlara soruların sözlerinin ve biçimlerinin seçimi ile ulaşılabilinir.
Soruları hem hazırlarken hem de sorarken görüşülen hedef olarak alınmalıdır. Sorular; bu kişinin hedeflerini, alışkanlıklarını, geçmişini ve sorunlarını yansıtmalıdır. "Balinsky ve Burger bu konu ile ilgili aşağıdaki öğütleri verirler.
Bir görüşmenin başarıya ulaşmasında iyi bir görüşen sorularını aşa*ğıdaki gibi formüle edecektir:

— Sorularıyla derine inmeli fakat sorgulamaman,
— Soru sorulmalı fakat kafa tutulmamalı,
— Önerilerde bulunulmalı ama talep edilmemeli,
— Meydana çıkarılmalı"
"iyi bir görüşen sorularla "ne kadar bilgi elde ettim" ile değil "gö*rüşmeyi ne kadar incelikle yönlendirdim?" sorulan ile kendini değer*lendirmelidir"

1. GÖRÜŞMEDE SÖZLERİN SEÇİMİ
Görüşmede söz seçimi çok önemlidir. Görüşmede önemli olan sözcük anlamları; görüşen ve görüşülenin zihinlerindeki anlamlardır. Bu nokta hem soru sorarken hem de cevapları kaydederken önemlidir.
Görüşülenin sözcük dağarcığını keşfedip kullanmak görüşene dü*şer. So*ruların sürekli olarak açıklanması istenirse, yanlış sözcüklerin kullanıl*dığı en belirgin biçimde ortaya çıkar. Kolayca anlaşılır sözcükler benim*senip kullanılmaya başlayınca görüşmenin akışı da düzelebilir.
Mümkün oldukça karmaşık sözcükler yerine daha basitleri tercih edilmelidir.
"Basit sözcük kullanmanın sakıncalarından biri, kısa tümcelerin uzun tümceler haline dönüştürülmesidir. Dillman örnek olarak aşağıdaki sorunun basitleştirilirken ne kadar uzun hale dönüştürüldüğüne dikkâti çeker."

"Reçete ile satılan ilâçlar üzerindeki satış vergisi % 5'ten % l'e indirilmeli mi?" Basitleştirilmiş hâli, "doktorun önerilerine uygun ola*rak alınan ilâçlar üzerindeki satış vergisi bütün ilâçlar için harcanan her lira üzerinden % 5 yerine % l ödenebilecek biçimde azaltılmalı mı?" şekline dönüştürülebilir.
Sözcük seviyesinin kar*maşıklığı görüşülenlere uygun olarak dikkatlice seçilmelidir.
Örneğin birçok İngilizce sözcük çok anlamlıdır. Çok anlamlı ve be*lirsiz olduklarından farklı kişiler için farklı anlamlara gelebilirler. En belirsiz sözcükler en soyut olanlarıdır. "Özgürlük", "mutluluk", "sorum*luluk" soyut sözcüklere iyi birer örnektir. Eğer görüşülenlere "işinizde özgürlüğünüz ve sorumluluğunuz var mı?" diye bir soru sorulduğunda belirsiz bir soru sorulmaktadır. Soru belirsiz yani çok anlamlıdır. Çün*kü görüşülenler soruyu birçok farklı biçimde yorumlayabilirler. Daha az belirgin bir soru, "işinize istemediğiniz zaman gidip gelebilir misiniz?" olabilir.
"Çok anlamlı sorular çok anlamlı cevaplara yol açar. Görüşülenler bu sorulan farklı şekilde yorumlayarak bu yüzden farklı cevaplar vere*bilirler.
Bazen de çok anlamlılık soru sormada bir teknik olarak kullanılır. Birçok açık uçlu soru görüşülenlere istedikleri gibi cevaplama olanağı verdiği için özellikle çok anlamlı biçimde sorulur. Bu amaç için kulla*nıldığında çok anlamlılık olumsuz değildir, fakat sorunun çok anlamlı olduğunun farkında olunmalıdır. Belirli cevaplar beklendiğinde sorular çok anlamlı biçimde formüle edilirse ortaya sorunların çıkabileceği unu*tulmamalıdır."
"Sözcüklerin kişilere göre anlam de*ğiştirdiklerine dikkât edilmelidir."
"Görüşmeyi işlerinin bir parçası olarak devamlı kullanan kişilerin işleriyle ilgili özel terimleri vardır. Bu kullanıma özel terminoloji denir.
Özel terminoloji birtakım kısaltmaları da içerir. Mümkün olduğunca özel termi*noloji ve kısaltmalardan kaçınılmalıdır."
Özet olarak, önce görüşülenlerin bildikleri sözcükler kullanılmalı, ikinci olarak, kullanılan sözcüklerin anlamlarının hem görüşen hem de görüşülen için aynı olmasına özen gösterilmeli, üçüncü olarak, sözcük anlamları hakkında varsayımlar yapılmamalı, dördüncü olarak, soyut ve çok anlamlı sözcüklere dikkât edilmeli, beşinci olarak da özel termi*noloji kullanılmamalıdır.

2. SORULARI FORMÜLE ETMEK
"Görüşen her sorunun belirli bir ortam içinde geçerli olacağını unut*mamalıdır. Ortama uyacak biçimde sorular formüle edilmelidir. Soruları hazırlayan giriş*tir. Giriş sorudan önce gelen bir tümcedir ve görüşülenin soruyu anla*masına yardımcı olur.
Görüşen, görüşülenlerin belirli temel varsayımlarla görüşmeye ka*tıldığını unutmamalıdır. Eğer bu varsayımlar görüşenin umduğu varsayımlarsa, o zaman soru girişi olmayabilir. Diğer taraftan bu varsayım*lar yanlışsa veya görüşen onların yanlış olduklarını düşünüyorsa, o zaman gerçeklere dayanan bir girişe gereksinim vardır. Gerçeklere da*yanan giriş, görüşülenin bir soruya cevap vermesinde yardımcı olacak verileri sağlar. Gerçekler görüşülenin hafızasını harekete geçirerek kar*maşıklığı da önleyebilir.
Giriş aynı zamanda da soruları yönlendirebilir. Eğer giriş çarpıtılmışsa veya önemli gerçekleri kapsamıyorsa görüşülenlerin düşündükle*ri biçimde değil de, yönlendirildikleri gibi cevaplar vermeleri ile sonuç*lanabilir. Gerçeklere dayanan giriş dikkatli ifade edilmeli ve tam ve ön*yargısız bilgi kapsayıp kapsamadığı kontrol edilmelidir."
Bir soru formüle edilirken görüşülen harekete geçirilmeli. Bir diğer giriş türü de güdüsel giriştir. Güdüsel giriş görüşülenin merakını uyan*dırır. Örneğin "Bu işin en heyecan verici özelliklerinden birisi de ilerle*mek için sınırsız bir potansiyel oluşudur", "Ayrıca bu alanda çok de*neyimli olduğunuzu biliyorum" biçiminde girişler görüşüleni bu alanda cevap vermeye iter. Veya girişte bir ödül vadedilerek görüşülen güdü*lenebilir, "işletmede birini terfi ettirmeden önce öğrenmek isteyeceği*miz..." gibi bir giriş, kişiyi soruya cevap vermeye teşvik edebilir.
Bir giriş aynı zamanda sorunun ürkütücü yönünü azaltarak da gü*düsel olabilir. Görüşülene, girişte bir kaçamak sağlayarak soruların ür*kütücü yönleri azaltılabilir. "Evde bazı sorunlarının olduğunu biliyorum, fakat ..." veya "işleri bu şekilde yapan ilk insan sen değilsin, ama ..." biçiminde girişler kaçamak sağlayan girişlerdir. "Görüşülenlerin isimle*rini kullanarak veya onlara "sen" diye hitap ederek onların teşvik edil*mesi mümkündür, insanların kendileriyle ilgilenildiği zaman daha ilgili ve katılımcı olduğu unutulmamalıdır."
Etkili bir görüşme sağlamanın çok önemli bir yönünü sorulan for*müle etme oluşturmaktadır. Giriş, soruları formüle etmede en etkin yollardan biridir. Soruları formüle etmek cevapları biçimlendirmeye ben*zer. Formüle etmenin başlıca amacı, görüşülene bir soruyu doğru ce*vaplandırmasında yardımcı olmak üzere bilgi ve güdü sağlamak; cevap**** biçimlendirmenin amacı ise; beklenen cevabı bir yolunu bularak görüşenin not almasıdır.
"Sorular mümkün olduğunca amaca yönelik, açık, doğal, kısa, dü*şündürücü, sınırlandırılmış ve önyargısız olmalıdır. Bir soru eğer belir*li bir amacı elde etmek için tasarlanmışsa amaca yönelik sayılır. Soru, görüşenin tasarladığı biçimde görüşülen tarafından anlaşılıyorsa açık sayılır. Soru; basit sözcükle ifade edilmişse kısa, görüşülenlerin soruyu dikkâtle düşünmelerini sağlıyorsa düşündürücüdür, gereken cevabın de*rinliğini ve alanını belirliyorsa sınırlandırılmış, tercih edilen bir cevaba doğru yönlendirmiyorsa önyargısızdır."

3. SORULARI İFADE ETME TÜRLERİ VE KARŞILAŞILAN SORUNLAR
Soruların uzun olması görüşülenin zihnini karıştırabilir. Bu yüz*den uzun olan ifadelerde ilk cümlede konu biçimlendirilmeli, ikinci cüm*lede soru sorulmalıdır.
"Görüşenler bazen uzun sorulardan kaçınmak için çok kısa soru sorabilirler. Bu görüşülenlerin ya soruyu anlayamamalarına ya da soru çok kesin bir cevap istiyorsa onların bu ayrıntıyı hatırlayamamalarına, dolayısıyla sorulara cevap verememelerine yol açabilir, örneğin "Ne ha*ber?" sorusu çok kısadır. Görüşülen ne tür bir cevap beklendiğini bile*meyebilir. Bu tür kısa sorular "neden ne haber" gibi bir soruya yol aça*bilir.
Soruları ifade ederken karşılaşılan diğer bir sorun da aynı soruda birden fazla düşüncenin tanıtımıdır. Örneğin "işletmelerin çevreyi kir*letmeleri hakkında ne düşünüyorsunuz ve bu konuda ne yapılmasını önerirsiniz?", vb. ifadeler sorulara açıklık kazandırmak için kullanılırsa da soruyu daha da belirsiz hale dönüştürebilirler. Görüşülenler de dola*yısıyla sorunun bir tarafını cevaplarlar. Bu sorun soruları birbirinden ayırarak ifade etmekle çözümlenebilir."
"Olumsuz sorular görüşüleni savunmaya iterler. "... hakkında ne*leri sevmezler?", "En kötü...", vb. sorular olumsuz soru örnekleridir. Mümkün olduğunca sorular olumlu bir biçimde ifade edilmelidir.
Görüşülenleri savunmaya iten soru ifade biçimlerinden biri de aşı*rı derecede kırıcı olan sorulardır. "Doğruyu söylüyor musun?" veya "Son işinden atılmış miydin?", vb. sorulan örnek olarak verebiliriz. Bu genel*likle kapalı sorular sorulduğunda meydana gelir.
"Belki", "biraz", "olabilir", "oldukça", vb. sözcükler ve "Mümkün olabilir mi?", "Şunu söyler misiniz?", "Nasıl oldu da...?", "Ne derece*ye kadar...", "Neye bağlıyorsunuz?" vb. ifadeler sorunun kırıcı tesirini azaltmak için kullanılabilir."
Bazen görüşülenlere sorular dolaysız olarak sorulduğunda onlar bil*gi vermekten kaçınabilirler. Bu, özellikle utandırıcı ve endişe verici ola*rak; düşünülen bilgiler için geçerlidir. Bu tür sorular; uyuşturucu kul*lanımı, yaş, gelir, medeni hal, vb. kapsayabilir. Görüşülenler eksik veya yanlış bilgi vererek kendilerini korumak isteyebilirler. Bu tür durum*larda görüşenin bir dizi önemli karar alması gerekecektir. Bunlardan ilk kararı, bilginin bir görüşme yolu ile alınıp alınamayacağı oluşturur. Eğer görüşen bilginin görüşme yolu ile alınamayacağını düşünüyorsa, bilgiyi belgeler, gözlemler veya üçüncü kişilerle görüşmeler yolu ile almaya ça*lışır. Eğer görüşen bilginin görüşme sırasında alınabileceğini ve tam ol*masa da bilgiyi bu yolla almanın önemli olduğunu düşünüyorsa, o za*man dolaysız soru ile mi yoksa dolaylı bir ifade kullanarak mı bilginin alınacağını belirlemelidir.
"Dolaylı yaklaşım açıkça ortaya çıkıp soruyu sormadan bilgi alma*ya çalışan bir yaklaşımdır. Bilgi edinmenin dolaylı yöntemleri çok ve çe*şitlidir. Soruyu üçüncü şahıs yolu ile ifade etmek en yaygın yöntemler*den biridir. Üçüncü şahıs sorulan, soru odağını görüşenden başka bir kişi veya kişilere yönelterek görüşülenin cevaplarını kamufle edebilme*sini sağlar. Örneğin bir üniversite bölüm başkanı belirli bir hoca hakkın*da bir öğrenciden bilgi almaya çalıştığında dolaysız olarak öğrenciye, "Prof. ... bu dersi size göre nasıl veriyor?" diye de sorabilir veya do*laylı olarak üçüncü şahıs sorusu kullanıp, "öğrencilerin çoğuna göre Prof. ... bu dersi nasıl veriyor?" diye sorabilir. Varsayıma göre, görü*şülenler soruya kendi düşünce ve duygularına göre cevap vereceklerdir. Fakat üçüncü şahıs sorusu sorulduğunda onların endişelerini azaltmış olacaktır. Bildiğimiz gibi bir soru ne kadar az kişisel olursa o kadar dürüst cevap alma şansı artar."
Bir görüşmede ön yargılı soru yöneltici sorudur. Yöneltici soru do*laylı ve dolaysız olarak görüşülene "doğru" cevabı önerir.
Görüşme uzmanlarının çoğu hiçbir zaman yöneltici soru sorulmamasını önerirler. "Yöneltici soruların kullanımı ile ilgili birbirinden ayırd edilmesi gereken üç durum vardır: İlki, yöneltici sorunun daha doğru bilgi alın*masına yardımcı olduğu hallerdir. İkincisi, soru yöneltici olsun olmasın, yasal bilginin ortaya çıktığı durumlardır, Üçüncü ve bel*ki de en yaygını, yöneltici sorunun kasten ve kasti olmayarak cevabı çarpıttığı veya etkilediği durumlardır.
Birçok durumda, yöneltici sorunun kullanımı cevabı gerçeklerden uzaklaştırabilir. Yöneltici soruların hangi durumlarda pozitif, hangi durumlarda ne*gatif etkileri olabileceğim bilmek çok önemlidir."
"6 farklı yöneltici soru türleri vardır. Birinci olarak, önceki sorular*dan kaynaklanan yöneltici sorulardır.
İkinci ve en geniş yöneltici soru türü, yöneltici girişler içerir. "Biz işletmemizde çalışanların her üç senede bir yer değiştirmeleri gerekti*ğine inanıyoruz. Sizin yer değiştirmeye bir itirazınız var mı?" örneğin*de olduğu gibi beklenen cevap girişten anlaşılmaktadır.
Bazen yöneltici bir giriş istenilen bir amaçla ilgili cevaba yönelik*tir. Örneğin "Birçok kişi aileleri için mali güvence isterler". Bir başka örnek; "Patronunuz, sizin benimle bir iki dakikalık bir görüşmeye va*kit ayırabileceğinizi söyledi. Bir iki dakikanız var mı?", vb.
Üçüncü tür yöneltici sorular, tahrik edici sözcükler kullanıldığı için yöneltici niteliğini taşırlar. Bildiğimiz gibi, dillerde pozitif veya negatif değerler taşıyan birçok sözcük vardır. Bu sözcükler görüşülenleri pozi*tif veya negatif yönde etkiler. Tüm sorulan bu tür sözcüklerden arındır*mak olanaksızdır. Yapılacak en iyi şey bu tür sözcükleri kullanırken her iki türün birbirini dengelemesine dikkât etmektir.
Dördüncü olarak; bir soru, eğer uygun cevaplar arasından bir ve*ya birkaç türü atlarsa veya eşit olmayan türleri içerirse yöneltici olur. Örneğin "Evli misiniz, bekâr mı?" sorusu "Evli mi, bekâr mı, dul mu, ayrılmış mı, boşanmış mı?" sorusu ile karşılaştırıldığında önceki soru*da geçen bir dizi kategorinin atlanmış olduğu görülecektir.
Beşinci tür yöneltici sorular yüklü olarak da bilinir. Yüklü soru ya görüşülene cevabı dikte eder ya da soruya nasıl cevap verebileceği dü*şüncesi ile görüşülenle soruyu baş başa bırakır. "Bu duyduğunuz en iğ*neli ifade değil mi?", "Hiç kimse buna gerçekten inanamaz, değil mi?" türünden sorular görüşülene cevabı dikte eden sorulardır. Görüşülene cevabı bırakmayan sorular ise; "Bu şekilde çalışırsanız daha ne kadar sizi işte tutacağımızı düşünüyorsunuz?" vb. sorulardır.
Ne tür görüşme yapılırsa yapılsın dikkatli ifade kullanmak çok önemlidir. Sorular amaca yönelik, açık, doğal, kısa ve düşündürücü bi*çimde formüle edilmelidir.

4. SORULARA UYGUN CEVAP ALMAK
Çok basite indirgendiğinde iyi bir cevap, görüşen tarafından istenen bilgiyi sağlayan cevap, kötü bir cevap da istenen bilgiyi vermeyen cevap olarak tanımlanabilir. Bir cevap hem kötü olabilir hem de iste*nen bilgiyi sağlayabilir. Bunun nasıl mümkün olduğunu anlayabilmek için önce bir cevabın kötü olma olasılıklarını inceleyelim.
Genelde cevaplar ya görüşenden ya da görüşülenlerden kaynaklana*rak doğru, yanlış ve kısmen doğru olarak üç sınıfa ayrılır. Bir cevabın doğruluğu hem soruyu soranın ne demek istediğine hem de görüşülenin o soruyu nasıl algıladığına dayanır. Bazen görüşülen soruyu yanlış an*ladığı için yanlış cevap verebilir. Yanlış anlama; kullanılan sözcüklere, sorunun ifade edilişine, vb. nedenlere bağlı olabilir. Yanlış cevaplar gö*rüşülenin direnmesinden, saldırganlık hissetmesinden, vb. nedenlere bağ*lı olabilir.
"Tümüyle bakıldığında doğru veya yanlış cevaplan halletmek kolay*dır. Kısmen doğru olan cevaplan halletmek en zor iştir. Çarpıtmak, at*lamak, gerçekten ayrılmak, kısmen doğru cevaplan üretir. Daha önce*den hazırlık yapılmamışsa ve her soru için ne tür cevap istendiği bilin*miyorsa, bu cevapların üstesinden gelmek özellikle zordur, örneğin bir kişinin neden istifa ettiğini ortaya çıkarmak isteyen bir görüşen evrak*ları kontrol eder ve son iki ayda aynı bölümden üç kişinin daha ayrıl*dığını öğrenir ve tüm ayrılanların hepsinin de hanım olduğunu öğre*nir. Ayrıca o bölümün yöneticisi ile ilgili bazı olumsuz ifadeler de işitmiştir. Görüşmeye başlayınca ayrılan kişiye neden ayrıldığı sorulduğun*da daha iyi bir iş bulduğunu söyler. Görüşen biraz daha araştırınca gö*rüşülenin yeni işinin o kadar da iyi olmadığını öğrenir. Ne kadar ısrar edilse de görüşülen detayları vermeyebilir. Sonunda, görüşülenin ayrıl*madan önce vereceği bilginin kendi aleyhinde kullanılmayacağı ve ismi*nin gizli tutulacağı görüşmeci tarafından söylendiğinde, bunun üzerine yöneticisinin davranışlarının onu rahatsız ettiği öğrenilir."
Eğer hazırlıklı olunmasaydı, onun daha önceki gerekçelerinden biri kabul edilecekti. Yöneticinin sorun çıkardığını bilmiş olma kısmen doğ*ru olarak kalacaktı, fakat nedenleri öğrenilemeyecekti.
"Bir cevabın doğru ama aynı zamanda kötü cevap olması, çok hız*lı telaffuz edilmiş olmasından, çok az veya çok fazla detaylı olmasından, açık olmamasından, sıkıcı olmasından, veya görüşenin hatalı değerlen*dirmesinden kaynaklanabilir. Görüşülen bir kişi olarak görüşmenin gö*rüşen için de önemli olduğu unutulmamalıdır. Bu yüzden her cevabın görüşeni dinlemeye, anlamaya ve kaydetmeye özendirecek nitelikler ta*şımasına gayret edilmelidir.
Görüşülenler cevapların niteliklerini arttıracak bir dizi şey yapabi*lirler. Önce, görüşenleri cevapları için hazırlamalıdırlar. Bu da cevaba bir giriş yapılarak elde edilebilir. Bu tür bir giriş görüşene bir cevaptan ne kadar emin olunduğunu iletir. Yavaşça ve düşün*celi bir tonda konuşmak görüşenleri hazırlamanın yollarındandır.
Her cevap sırasında her cevabın niteliğini arttıracak bir dizi ön*lemler alınabilir: Örneğin cevabın açık olmasına dikkât edilebilir. Ör*nekler, ayrıntılar kullanmak bir cevabın açık olmasına yardımcı olur. Açıklık kısa fakat özlü olmayı gerektirir. Cevapların içindeki tahmin ve atıflar alabildiğince azaltılmalıdır. Görüşülenler görüşenlere not al*maları için olanak tanımalıdırlar.
İyi cevapların bir niteliği de kamçılayıcı olmalarıdır. Cevaplar eğer çeşitlilik ve yenilik kapsamıyorlarsa kamçılayıcı olurlar. Kamçılayıcı cevaplar görüşenlerin erkenden sonuca ulaşmalarını önler.
Sıkıntı ve dikkatsizliğin en yaygın nedenlerinden biri çok fazla ay*rıntıdır. Gerekliyse görüşenlere her cevap için ne kadar ayrıntı istedik*leri sorulmalıdır. Tüm bu niteliklerin yanında tüm görüşmelerde her soruya olabildiği kadar tam ve dürüstlükle cevap vermenin iyi cevapları meydana getirdiği unu*tulmamalıdır."
Bilindiği gibi her görüşenin kendine özgü bir üslûbu olduğu gibi her görüşülenin de kendine özgü üslûbu vardır.
Görüşenler görüşülenlerden görüşme sırasında kişiliklerini ortaya çıkarmalarını beklerler. Kişiliği ne olursa olsun görüşülen başka bir kişiliğe bürünmemelidir. Sorular cevaplanırken olabildiğince doğal olmaya çalışılmalı.
"İyi cevaplar dikkatli dinlemeyi ve düşünmeyi gerektirir. Görüşen*ler eksik ve yanlış cevaplar verilecek hallerde hemen cevap vermeden dikkatli düşünülmesini tercih ederler. Bir soruyu cevaplarken sözcükler dikkatli seçilmelidir. Geçici veya niteleyici bir dil gerektiğinde, bu ce*vabın bir parçası halinde sunulmalıdır. Geçici ifade, "Emin değilim, ama...", "Tam olarak düşünmedim, ama...", "inanıyorum ki...", vb. ifadeleri kapsar. Dikkatli dinleme karışık bir soruyu aydınlatma yete*neğini de kapsar. Görüşülen hiçbir zaman "Ne demek istediniz?" diye sor*maktan çekinmemelidir. Soruyu cevaplamadan önce anlaşıldığından emin olunmalıdır, iyi cevaplar iyi sorular gibi dikkatlice ifade edilmelidir. Amaca yönelik, açık, doğal, 'kısa, düşündürücü, özlü ve önyargısız olma*lıdır. Her cevap dikkatlice düşünülmeli, görüşen ile tartışmaktan ve iğ*neli konuşmaktan olabildiğince kaçınılmalıdır.
Görüşülenler görüşenlerin görüşme akışını ve hızını kontrol etme*lerine izin vermelidirler. Görüşülen üslûbunu olabildiğince görüşenin üslûbuna uydurmalıdır."
"Seçme görüşmesiyle ilgili soru hazırlama, bir yandan adaylar üze*rinde dikkati korumayı öte yandan da görüşmenin gidişini kontrol altın*da tutmayı içerir. Görüşmeciler oldukça geliştirilmiş bir rehber kullan*dıklarında, dikkâtleri rehberindeki sırayı bozmamaya, atlamamaya yö*nelebilir ve bu yüzden de mekanikleşebilir ve ifadesiz bir yüze sahip ola*bilirler. Dolayısıyla katıldıkları açılıştaki gayri resmi havayı da boza*bilir. Üstelik bir sonraki soruya hemen geçmek istemeleri yüzünden, adayın bir önceki soruya vermekte olduğu cevabın da yarım kalmasını sağlayabilir. Bu durumun sonucu olarak da aldıkları cevaplan değerlen*dirmede yanlışlık yapma olasılıkları fazla olabilir. Bu arada bir konudan öteki konuya geçişte tamamlanan konunun bir özetinin yapılması ve adaya yeni bir konuya geçilmekte olduğu hususunda kapama sorusu sorulması unutulabilir. Konuyu kapama sorusu, adaya işe alınıp alınma*masını etkileyebilecek, bir diyeceği ya da kendisi hakkında karan et*kileyebilecek önemde bir anlatacağı olup olmadığının sorulmasıdır. Baş*vuran adaylardan işe uygun olmaları ile ilgili verilecek kararı etkileyici değerdeki ek bilgiler istenmesi son derece önemlidir. Bilindiği gibi reh*ber görüşenin davranışlarını kısıtlamamalı, iyibir karar almasına yar*dım edebilecek sorular sorulmasına ve bilgi toplamasına yardımcı olmalıdır."
"Başvuran adaylar görüşene tam, açık ve dürüst bilgi vermelidir. Görüşenin bunu sağlama yollarından biri; onların sırtını sıvazlamak, onları yüreklendirmektir. "Çok güzel", "Bunun için takdir edilmeniz gerekir", "Son derece ilginç", vb. sözler söylemek, adayı yüreklendirir ve açık kalple konuşmasını sağlar. Adaya böylece cesaret verilirse, o da rahatlar ve kendiliğinden detaylı bilgi verebilir. Görüşenin yüreklendi*rici davranışlarının, sahte olmaması önerilmektedir.
Eğer başvuranlar kendi başarılı yönlerinin görüşen tarafından an*laşıldığını ve kabul edildiklerini anlarsa eksik yanlarını açıklama konu*sunda da istekli olabilirler."
"Bir aday kendi eksik ya da kusurlu yönleri konusunda açıklama yapmaya başlarsa, görüşen bunlara önem vermiyormuş gibi davranarak verilen bilgiyi derinleştirebilir; etraflıca öğrenebilir. Görüşenin bunu ya*parken üzerinde fazlaca durmaması önerilmektedir. Bazı görüşenler ken*di .geçmişlerinden örnek vererek adayın eksik ya da kusurlu yanından dolayı duyduğu endişeyi azaltmak ve onu rahatlatmak yolunu benimse*yebilirler. Görüşen her zaman tarafsız ve kabul edici durumda bulunma*lı. Aşağıda usta seçme görüşenlerinin davranışlarını belirten örnekler bulacaksınız."
1. O, "evet" ya da "hayır"la cevaplanabilecek sorular sormaz. Bir çok sorulan, adayın cevaplarken açıklamalar yapması gereken türden*dir. Ayrıca şu sırayı izleyen sorulan yineleyerek sorar:
"Bu konuya nasıl ilgi duydunuz?" ve "Bu konuda neler hissetti*niz?".
2.Başvuran aday cevabım tamamladıktan sonra, görüşen en az birkaç saniye sessiz kalır. Bu sessizlik, adaya daha çok konuşma ola*nağı verir. Bu bakımdan, görüşmeye ne zaman katılmamak gerektiğini bilmek, çok yerinde sorular sormak kadar önemlidir... Her sessiz sani*yeyi konuşarak doldurmak zorunda bulunduğunu sanan bir görüşen bil*melidir ki kendi içinde hissettiği konuşma istekliliği, çoğu zaman ada*yı düşünmesinden değil, kendi kendini rahatlatma çabasından doğar.
3. Başlangıçta birkaç farklı konuya girerek bunlardan hangisinin adayı konuşturacağı kararlaştırılır. Ama yine de adayın en hoşlanma*dığı konulara dönerek, alamadığı cevabın önemli olup olmadığını karar*laştırmaya çalışır.
4. Adayın kilit değerindeki bazı cümlelerini soru sorar gibi bir ton*la kendisine tekrarlar ve böylece açıklama istediğini belirtir.
5. Her defasında bir soru sorar.
6. Sorularını en açık şekilde ve doğru cevabın ne olduğunu belirlemeksizin sorar.
7. Davranışı ilgiliymiş gibidir. Devamlı dikkatlidir ve ne davranış*larıyla ne de sözleriyle adayın söylediklerine karşı bir sabırsızlık işare*ti göstermez.
8. Bir dostluk havası oluşturmadan önce, çok kişisel sorular sor*maz.
9. Aday konu dışına çıkarsa görüşen onu hemen konuya getirme*ye çalışmaz.
10. Adaya uyacak bir dil kullanır.