Arşiv Hizmetleri Hakkinda Genelge (İdarî Ve Malî İşler Dairesi Başkanliği)
 

ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA GENELGE (İDARÎ VE MALÎ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI)

ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA GENELGE (İDARÎ VE MALÎ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI)

T.C.
ADALET BAKANLIĞI
İdarî ve Malî İşler Dairesi Başkanlığı
Sayı : B.03.0.İMİ.0.00.08-010.06.02-5
13/02/2006
Konu : Arşiv Hizmetleri
[/b]GENELGE
No: 128
Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı'nın 24/05/2005 tarihli ve 3013 sayılı yazısında, 22/03/1989 tarihli ve 20116 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı Kuruluşları Arşiv Yönetmeliğinin yürürlükten kaldırılarak, Başbakanlık Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin öngördüğü yapılanma çerçevesinde uygulamaya yönelik açıklamaların teşkilata duyurulması istenmektedir.
Bu itibarla;
1- Yukarıda belirtilen zorunluluk nedeniyle 22/03/1989 tarihli ve 20116 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı ile Bağlı Kuruluşları Arşiv Yönetmeliği, 16/07/2005 tarihli ve 25877 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilâtı ile Bağlı Kuruluşları Arşiv Yönetmeliğinin Yürürlükten Kaldırılmasına Dair Yönetmelikle yürürlükten kaldırılmıştır.
2- İleride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir sebeple bunların kayba uğramaması, korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmeleri, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına ilişkin usul ve esaslar hakkında 16/05/1988 tarihli ve 19186 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre işlem ifası gerekmektedir.
3- İlgili yazıda tüm taşra teşkilatında kurulan arşivlerin "birim arşivi" olarak kurulması; üretilen evrakın muhafazası, ayıklanması, imhası ve arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin Devlet Arşivine devir işlemlerinin, taşra birimlerinin kendilerince yerine getirilmesi ve yürürlükten kaldırılan Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı Kuruluşları Arşiv Yönetmeliği ekinde bulunan ve arşivlik malzeme ile bunların birimde ve kurumda saklama sürelerini gösterir listenin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli bir şekilde yeniden düzenlenmesi gerektiği bildirildiğinden, söz konusu liste, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile güncelleştirildikten sonra tüm teşkilata duyurulacaktır. Bu zamana kadar eski listedeki arşivlik malzeme ve saklama sürelerine riayet edilmeye devam edilecektir.
4-Birim ve Kurum Arşivlerinin Kurulması
A.Birim arşivleri
a) Bakanlıkta, Merkez Teşkilatına dahil bütün birimlerde,
b) Cumhuriyet başsavcılıklarında, mahkemelerde, Adlî yargı adalet komisyonlarında, ceza infaz kurumları ve tutukevlerinde, denetimli serbestlik şube müdürlüklerinde, ceza infaz kurumları personel eğitim merkezlerinde, icra ve iflas dairelerinde,
c) İdarî yargı adalet komisyonlarında,
B. Kurum arşivi Bakanlıkta,
kurulur.
5- Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonları
a) Cumhuriyet başsavcılıklarında; Cumhuriyet başsavcısı veya görevlendireceği bir Cumhuriyet savcısının başkanlığında, Cumhuriyet başsavcılığı yazı işleri müdürü ile Cumhuriyet başsavcısının görevlendireceği savcılık kâtibinden,
b) Mahkemelerde; hakimin başkanlığında, o mahkemelerin yazı işleri müdürü ile hakimin görevlendireceği bir kâtipten; heyet halinde teşekkül eden mahkemelerde ise; mahkeme başkanının başkanlığında, başkanın görevlendireceği bir üye ile o mahkemelerin yazı işleri müdürlerinden,
c) Adlî yargı adalet komisyonlarında; komisyon başkanı veya görevlendireceği komisyon üyesi hakimin başkanlığında, komisyon başkanı tarafından görevlendirilecek bir yazı işleri müdürü ve kâtipten,
d) Bölge idare mahkemelerinde; bölge idare mahkemesi başkanı veya görevlendireceği bir bölge idare mahkemesi üyesinin başkanlığında yazı işleri müdürü ve başkanın görevlendireceği bir kâtipten,
e) İdare mahkemelerinde; idare mahkemesi başkanının başkanlığında, yazı işleri müdürü ve başkanının görevlendireceği bir kâtipten,
f) Vergi mahkemelerinde; vergi mahkemesi başkanının başkanlığında, yazı işleri müdürü ile başkanının görevlendireceği bir kâtipten,
g) İdarî yargı adalet komisyonlarında; komisyon başkanının veya görevlendireceği bir komisyon üyesinin başkanlığında, komisyon başkanının görevlendireceği bir yazı işleri müdürü ve kâtipten,
h) İcra ve İflas dairelerinde; icra hâkiminin başkanlığında, icra müdürü ile icra hâkimi tarafından görevlendirecek bir memurdan,
i) Ceza infaz kurumları ve tutukevlerinde; kurum müdürünün başkanlığında, varsa

ikinci müdür ile konuyla ilgili personelden, ikinci müdür yoksa kurum müdürünün başkanlığında, kurum müdürünün görevlendireceği iki personelden, müdürlük teşkilatı bulunmayan yerlerde ise, ceza infaz ve tutukevinin yönetimiyle görevli bulunan Cumhuriyet savcısının başkanlığında, bu Cumhuriyet savcısının görevlendireceği iki memurdan,
j) Denetimli serbestlik şube müdürlüklerinde; şube müdürünün başkanlığında, şube müdürünün görevlendireceği iki personelden,
k) Ceza infaz kurumları personel eğitim merkezlerinde; müdür yardımcısının başkanlığında, iki şube müdüründen,
teşekkül eder.
Merkez Teşkilatı birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemi Merkez Teşkilatı Kurum Arşivinde yapılır. Diğer birimlerde "Kurum Arşivine İntikal Etmeyecek Olan" kısmında yer alan malzeme Kurum Arşivine devredilmez ve birim arşivi ayıklama ve imha komisyonlarınca imha edilir.
6- Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu
Merkez Teşkilatı Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu, İdarî ve Malî İşler Dairesi Başkanlığının gözetim, denetim ve sorumluluğunda Kurum Arşivi Bürosu Müdürü'nün başkanlığında, bu Büroda görevli iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek Merkez Teşkilatı ilgili birimlerinin arşiv büro müdürü ve bu büronun bir memurunun katılmasıyla beş kişiden teşekkül eder.
Ağır Ceza Cumhuriyet başsavcılıkları ve bölge idare mahkemelerinde Kurum Arşivi uygulaması sona ermiş olup, bu yerlerde arşivler birim arşivi olarak kurulacak, üretilen evrakın muhafazası, ayıklanması ve arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin Devlet Arşivine devir işlemlerini adı geçen birimler kendileri yapacaklardır. Kurum arşivlerindeki mevcut arşivlik malzemeler, bulunduğu Cumhuriyet başsavcılığı ya da bölge idare mahkemesi birim arşiv ayıklama imha komisyonu tarafından ayıklama ve imha işlemi yapıldıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilecektir.
Arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde herhangi bir aksamaya sebebiyet verilmemesi için yukarıda belirtilen hususlarda,
Gereken dikkat ve özenin gösterilmesini rica ederim.
Cemil ÇİÇEK
Bakan

Kaynak: mevzuat.adalet.gov.tr