Sistem Yaklaşımının Yönetim Açısından Önemi
 

Sistem yaklaşımı, yönetim sürecinde bir düşünüş olup, işletme faaliyetlerinin başarılı yönetimi için iç ve dış faktörlerin birlikte ele alınmasını ve değerlendirilmesini öngörür. Böylece işletmeleri onlarla ilişkili diğer sistem, alt sistem ve üst sistemler yardımıyla tanımak kolaylaşacaktır. Yönetimde sistem yaklaşımın bir yansımasını bütünün tasarımı oluşturmaktadır.
Günümüzün büyük ve karmaşık işletmelerinde uzmanlaşmaya doğru bir eğilim vardır. Ancak burada riskli olan bir durum, işletmeyi oluşturan bileşenlerin (insanlar, bölümler, departmanlar, fonksiyonlar vd.) hedeflerinin aynı doğrultuda birleştirilmesinin zorlaşmasıdır. Burada sistem yaklaşımının amacı, işletmenin bir bütün olarak optimizasyonunu sağlamak ve bu şekilde farklı eğilimleri uyumlu hale getirmektir. Bu noktada, yönetimin görevi, çeşitli fonksiyonel bölümlerin faaliyetleri arasında koordinasyon sağlanması olmaktadır.
İşte bu noktada yönetimin işletmeyi çok iyi gözlemlemeyebilmesi ve anlayabilmesi önem kazanmaktadır. Bunu doğru ve etkin bir şekilde yapabilmenin yollarından birisi Yönetim Bilişim Sistemleri‘ni kullanmaktır. Burada örgütsel sistemlerden birisi olan bilgi sistemini, ‘karar vermek ya da örgütün denetimi için gerekli bilgiyi sağlayan organize olmuş süreçler’ şeklinde anlamak gereklidir.
Son olarak, yönetimde sistem yaklaşımını kullanmanın, yöneticilere sağladığı yararlar şunlardır:

• Yönetici görevini dar bir şekilde, sadece kendi fonksiyonu açısından yorumlamaktan kurtularak, kendi sisteminin bağlı olduğu diğer alt sistemleri ve çevre koşullarını da dikkate almak zorunda kalmıştır.
• Yönetici kendi sisteminin amaçlarıyla daha geniş bir sistemin amaçlarını ilişkilendirmek fırsatı bulmuştur.
• Yönetici organizasyon yapısını alt sistemlerin amaçlarıyla uyumlu bir şekilde kurmak olanağına kavuşmuştur.
• Yönetici alt sistemlerin esas sisteme yaptığı katkıyı belirleme olanağına kavuşmuştur.

BİLGİNİN YÖNETİM İÇİN ÖNEMİ

Bir bilginin yönetim açısından bir anlam ifade edebilmesi ya da kullanılabilmesi için aşağıdaki üç nokta çok önemlidir:

• Bilginin içeriği
• Bilginin sunulma şekli
• Bilgi sunmanın zamanlaması

Bilginin yeterli olması, anlaşılır olması ve güncel olması bir bilginini kullanılabilirliğini belirlemektedir. Bu noktaların en önemlisi bilginin güncelliği ya da bilginin en hızlı şekilde iletilmesidir. Burada gerekli bilgilerin (örneğin raporlar, tablolar) ilgili yöneticilere hangi sıklıkta ulaştırıldığı da önemlidir. Eğer bilgi akışı çok seyrek ya da çok sıksa, amacına ulaşması zor olacaktır. Burada optimum zaman aralığının belirlenmesi iletilecek bilgiye bağlı olarak doğru bir şekilde yapılmalıdır.
Yönetime bilgi verme genelde hazırlanan raporlar şeklinde olmaktadır. Bu raporları kısaca şu şekilde sınıflandırabiliriz:

• Rutin raporlar; düzenli olarak üretilen ve yöneticilerin bilgi sistemlerinde en fazla rastlanan raporlardır. Bu raporlar aynı tip bilgiler taşımakta olup, aynı formatta ve belirli zamanlarda yönetime iletilir. Bunlara örnek olarak, haftalık satış raporları, altı aylık işe devamsızlık raporları, altı aylık personel değişikliği raporları ve yıllık raporlar verilebilir.
• İstisnai raporlar; bazı istisnai durumlarda üretilen raporlardır. Örneğin bir yöneticinin üretim ünitelerinin performans raporlarına bakıp, düşük performanslı ünitelerle ilgili rapor talep etmesi gibi.
• Sipariş raporlar ise rutin rapordaki bilgilerin yetersiz olduğu düşünüldüğünde istenebilir. Rutin raporlamadaki genel ifadelerin yöneticiye yeterince yardımcı olamadığı ya da bazı bilgilerin açıkça anlaşılamadığı durumlarda, belli konularda ayrıntılı rapor talep edilir. Bir yöneticinin rutin olarak aldığı bir raporu başka bir ünitedeki bir yönetici kullanmak üzere sipariş verebilir.
• Özel raporlar; özel bazı durumlarda yeterli bilginin hazır olmadığı ya da diğer raporlarda yer almadığı durumlarda hazırlanır. Burada genelde şirket içerisinde ulaşılamayan bazı bilgilere dış kaynakların yardımıyla ulaşılmaya çalışılır.

Özellikle bilgisayar teknolojisinin yoğun bir şekilde kullanılmasından sonra, rutin raporların minimumda tutulması ve daha çok amaca yönelik sipariş raporların hazırlanması tavsiye edilmektedir. İyi bir yönetim bilgi sistemi kurmayı başarmış işletmelerde hangi tür olursa olsun bilgiye ulaşmak zor olmayacaktır.
YBS’nin önemi işte böylesine yararlı ve zaman tasarrufu sağlayan bilgilere ulaşmayı her zaman mümkün kılmasıdır.
YBS’nin yönetim ve personel üzerindeki etkileri öncelikle YBS ile beraber yöneticilerin aldıkları kararlarda sezgilerden çok bilgi ön planda olacağı için daha isabetli kararlar alınabilecektir.
Bu da üst yönetimin stratejik planlama ile geleceği daha iyi görmesi demektir. İkinci olarak, YBS ile işletme içinde bir sistem oluşturulmuş, dolayısıyla işletme faaliyetlerinin daha sistemli olarak yürütülmesi sağlanmış olacak, başka bir ifadeyle ‘örgütsel düzen’ kurulmuş olacaktır. Ayrıca yöneticilere etkin bir denetim imkanı veren YBS’nin kurulması ile bazı departmanlar işlevlerini yitirebilecektir.
Personelle ilgili olarak, öncelikle YBS’nin kurulmasına bazı personelin direndiği görülmüştür. Yeniliklere karşı direnç gösterilmesi birçok işletmede rastlanabilecek bir durumdur. Bunun aşılmasının yollarından birisi, personelin teknolojinin yararları ve gerekliliği konusunda eğitilmesidir. İnsanların bilmedikleri, tanımadıkları teknolojileri kabullenmekte zorlandıkları bir gerçektir.