Konaklama İşletmelerinde Halkla İlişkiler

**Prof. Dr. Sinsi** · 10-21-2012

HALKLA İLİŞKİLER VE TURİZM

Haberleşme araçlarının kullanımı ve devletin de ülkelerde halkla ilişkiler konularıyla ilgili olarak turizmi geliştirmekte H

I

in rolü üstünde uzmanlaşma ve yerleştirme sağlandığında, formaliteler basitleştirildiğinde, açıklayıcı bültenler, kitaplar yaygınlaştığında, klavuzlar yetiştirildiğinde ve turistler “celbedildiğinde” Halkla İlişkilerde başlamıştır

Asıl Halkla İlişkiler taksi şoförleri, garsonlar, otobüs ve trenlerdeki vatandaşlar, dükkan sahipleri, sokakta adres sorulan kimseler gibi insanlar tarafından yapılır

Turistler gelmeden önce, hedefi ülkenin bütün halkı olan bir iç Halkla İlişkiler kampanyası açılmalıdır

İnsanlar, kolaylıklar sağlanmış ve iyi duyurulmuşsa bir ülkeyi merak edip gelebilirler

Ama o ülkede kalışlarının süresi ve sık sık gelmeleri, o ülke halkının kendilerine davranış tarzıyla çok yakından ilgilidir

2

SÜREKLİ HALKLA İLİŞKİLER TEKNİKLERİ

1- Doğrudan doğruya mal satmaya yönelik değildir

2- Bütün kamuoyuna hitap edecek şekilde yürütülür

3- İşletme hakkında bilgiler yayınlar

4- İşletme ile kamuoyu arasındaki bilgi akışı üzerinde durur

5- Basınla ilişkiler haber nitelikli bilgiler verilir, ücretsiz yayın yaptır¬maya ağırlık verir

Sürekli Halkla İlişkiler Etkinlikleri

• Yerel kişi ve kuruluşlara ilgilenme

• Endüstriyel birliklere ilgilenme

• Haber bültenleri, gazeteler ve şirket dergileri

• İşgören ilişkileri

• Medya ilişkileri

• Medya araçları ve fotoğrafçılık

• Hissedarlar, işletme sahipleri ve finansman kuruluşları

• Konaklama ile eğitim veren kurumlar

• Aracı kuruluşlar ve rakip işletmelerle ilişkiler

• Hükümet ilişkileri

• Müşteri ilişkileri

• Reklam

Halkla ilişkiler, bir kuruluşun ve kişinin çevresi ile olan ilişkilerini ge¬liştirme ve düzenleme amacıyla yaptığı çalışmalara denir

Bu çalışmaları tu¬rizm işletmeleri, belirli hedef kitlelerini etkilemek, belirli tutum ve davranışla¬rını kamuoyuna benimsetmek ve çevrenin işletmeye karşı olan tutumunu olumlu yönde geliştirmek amacıyla yaparlar

Otellerde halkla ilişkiler, santral memurunun tatlı sesiyle, resepsiyonistin güleryüzüyle, garsonun sevecen ve saygılı davranışıyla başlar

Halkla ilişkilerin temel ilkeleri: Halkla ilişkiler tanıtmanın bir parçasıdır

Fakat iki yönlü bir haberleşmeye dayanır

İşletmeler ilişki içinde bulunduğu kuruluş ve kişilerin anlayış, sempati ve desteğini kazanmak ve devam ettirmek amacıyla halkla ilişkiler çalışmalarını yapar

Halkla ilişkiler faaliyetinde dikkat edilmesi gereken temel ilkeler şunlardır:

a) Dürüstlük,

b) İnandırıcılık,

c) Yineleme,

d) Açıklık

Bir yöneticilik sanatı olarak halkla ilişkiler yüzyıllardır uygulanmaktadır

Ancak yeni bir ilgi alanı olarak diğer disiplinlerden ayrıldığı noktaların belirlenmesi ve bir takım genellemelere gidilmeye çalışılması ise oldukça yenidir

Genelde halkla ilişkiler faaliyeti işletmenin ilişkide olduğu her türlü kişi ve kuruluş ile sağlam bağlar kurup geliştirmesine yönelik çabalardır

Bu çabalar sonuçta işletme ile ilgili yönelik ça¬balardır

Bu çabalar sonuçta işletme ile ilgili kurmak istediği kitle arasında karşılıklı güvenin ya¬ratılmasına ve işletmeye duyulan ilginin arttırılmasına yönelik olmalıdır

Bu tanımdan hareketle halkla ilişkilerde karşılıklı bir ilişki daima söz konusudur

Hedef kitle ile ilişki kuran kişi karşısındaki kitleye birşey verirken o kitleden de bir şey alır

3

HALKLA İLİŞKİLER YÖNTEMLERİ

Halkla ilişkiler, halkı aydınlatma, bir örgüte iyi niyet, destek ve itibar sağlama; halkın bilincinde o örgüt hakkında olumlu bir izlenim ve imaj yaratma ve bunu belleklerde canlı tutma faaliyeti olarak tanımlanır

Kamu oyu yaratmak (oluşturmak), kamuyu aydınlatmak, müşteriyi aydınlatmak ve personeli aydınlatmak biçiminde sıralanabi¬lecek dört boyutlu bir faaliyettir

Bu durumu ile işletmelerde kullanı¬lan ve

gerçekçi bir gözle ve sağlam bilgilerden hareket ederek halkın tanıyıp bilmesini, anlayışını ve sempatisini elde etmenin en iyi yolla¬rından biridir

Özellikle doğrudan kişilerle yüz yüze gelinen otel işletmelerinde Halkla İlişkiler, geniş bir duyma işlevi ile elde ettiği haber ve bilgile¬ri de değerlendirerek;

- Otelin piyasada iyi bir isim yapmasına (ün kazanmasına) ya da,

- Mevcut adının daha iyi olarak tanıtılmasına; böylece,

- Otelin kârlılığının artmasına,

- İşletmenin sürekliliğine,

yol açan işlevleri başaran bir faaliyet dalı olmaktadır

Böylece, tanım¬da yeterince vurgulanamamış olan 'iki yönlülük' burada daha belir¬ginleşmiştir

Diğer bir deyişle, Halkla İlişkiler faaliyeti, tüketiciye yö¬nelmiş bir bilgi akışını sağlamaktan öte anlamlar taşır

Bir başka de¬yişle, tüketiciden de bilgi aktarılmasını sağlayacak ilişkileri geliştirir

Bu amaçla, aşağıda özetlenen yöntemlerden yararlanır:

1) Yüz yüze görüşmek

2) Soru-Yanıt mektupları göndermek

3) Anket yapmak

4) Anket ve görüşme yöntemlerini birlikte uygulamak

5) Araştırma kurumlarından yararlanmak

6) Gözlemlerden yararlanarak örneklemeler yapmak

Yetenekli bir pazarlamacı, kamu tutumundaki değişmeleri bütü¬nü ile izlemeye hazır olmalıdır

Halka İlişkiler doğrudan doğruya kar sağlamaz

Buna karşın, işletmenin uzun dönemde varlığını ve büyümesini, gelişmesini sağlama alır

Tüketici zevklerindeki ve hatta bütü¬nü ile toplumsal değişmeyi izlemeye yarar

Bu anlamı ile kamu oyu yoklaması işlevi Halkla İlişkiler için birinci derecede önem taşır

Pa¬zarlamacı, bu bulgulardan yararlanarak yeni ürün-hizmet türleri oluş¬turulmasını ya da eldekiler (sunulmakta olanlar) üzerinde düzeltme¬ler yapılmasını önerebilir

Değişiklikler Halkla İlişkiler örgütü (ya da uzmanı) yardımı ile yeniden kamu oyuna sunulur

4

OTEL İŞLETMELERİNDE HALKLA İLİŞKİLER FAALİYETLERİ

Halkla ilişkiler faaliyetleri, işletmenin yürütmekte olduğu faaliyetler hakkında hedef kitleye bilgi vermesi ve onlardan gelecek tepkiler (feedback) doğrultusunda faaliyetlerin yeniden düzenlenmesi amaçlayan önceden planlanmış bir faaliyetler bütünü olarak tanımlanabilir

Türkiye'de 1990'lı yıllardan itibaren otelcilik sektöründe halkla ilişkiler faaliyetlerine yer verildiği görülmektedir

Müşterilerle yüzyüze geldikleri için otel işletmelerinin düzenlemiş oldukları halkla ilişkiler faaliyetlerini hedef kitleye ulaştırmaları oldukça kolay olmakta, dolayısıyla sonucun alınması için de uzun

süre beklemek gerekmemektedir

Otel işletmelerinde yürütülecek halkla ilişkiler faaliyetlerinde hedef kitleyi efektif ve potansiyel turist grubu, seyahat acenteleri ve tur operatörleri, ulaştırma işletmeleri, işadamları ve medya kuruluşları oluş¬turmaktadır

Otel işletmelerinde halkla ilişkiler faaliyetleri yürütülürken dikkate alınması gereken iki önemli nokta bulunmaktadır

Bunlar;

• Halkla ilişkiler faaliyetleri karşılıklı iletişimi (işletme hedef kitle, hedef kitle-işletme) kapsar, ve

• Halkla ilişkiler faaliyetlerinin amacı hedef kitlenin ilgisini, güvenini ve desteğini kazanmaktır

Maliyetinin düşük olması, hedef kitleyle doğrudan iletişimi sağlaması gibi yararlan bulunan halkla ilişkiler faaliyetlerinin özellikle orta ve büyük ölçekli otel işletmelerinde etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi için işletme bünyesinde oluşturulacak halkla ilişkiler bölümüne gereksinme duyulmaktadır

Otelin tüm bölümlerinde çalışan personel bizim için hedef kütedir ve önce bu personelle doğru, dürüst, samimi ve sevgi temeline dayanan halkla ilişkiler kurulmalıdır

Bir otelde gülmeden ça¬lışan inşaların otel dışında yer alan hedef kitle ile ilişki kurması mümkün değildir

Otel içinde halkla ilişkiler güvenli bilgilerin toplanması, organizasyonda yapılacak işlerin ve so¬rumlu kişilerin belirlenmesiyle başlar

Otel odaların tipleri ve sayısı; restoran ve barların isimle¬ri, kapasiteleri, yiyecek-içeceklerin özellikleri ve otele özgü özel yemekler, açılış ve kapanış saatleri; banket servisinin kapasiteleri ve özellikleri; otele gelen konuklar için sağlanan ek hiz¬metler ve özellikleri; otelden istasyona, otogara ve havaalanına gidiş olanakları ve zamanları, otelin çevresinde gezip görülecek yerler, opera, tiyatro ve müze gibi yerlerle ilgili tüm bilgiler toplanmalı ve özellikle konuklarla direkt ilişkisi olan tüm personele aktarılmalıdır

Tüm bu bilgi¬lerle ilgili değişikler izlenerek, yapılan değişiklikler ilgili yerlere zamanında iletilmelidir

Halkla ilişkiler çalışması ile ilgili otel içinde yapılması gereken diğer çalışmalar aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür:

• Çalışanların düşünceleri belirli zamanlarda alınarak, değerlendirilir

• Büyük otellerde personel için gazete veya dergi çıkarılır; bu gazetede otelde yeni girenler, ayrılanlar, emekli olanlar, doğum günü olanlar, evlenenler gibi bilgilere de yer verilir

Böylece personelin birbirini tanıması ve kaynaşması sağlanır

• Ayın personelini seçme ve ödüllendirme, aynı zamanda bu lobideki panoda yer verilmesi

• Otele yeni giren personel için işbaşı eğitimi (personel bölümü ile birlikte)

Halkla ilişkiler çok geniş aktivite alanlarını kapsar ye aynı zamanda çok sayıda amaçlar içinde kullanılır

Bundan dolayı, halkla ilişkilerin ne olduğu ve ne yaptığını dar bir tanım çerçevesinde ifade oldukça zordur

Halkla ilişkilerin aktiviteleri, basit bir gazete bildirisinden yahut basın konferansı düzenlemekten; seyahat acentaları yahut tur operatörleri yöneti¬cilerini de kapsayan yazar ve gazetelerin eğitici turlar - enformasyon seya¬hatlerini de (familiarisation visits) içeren geniş bir yelpazeye yayılır

Halkla ilişkiler, reklam ve satış geliştirme çabalarının etkinliğini artır¬mak ve desteklemek için veya bağımsız olarak bir ülkenin turizm yöresi, turizm işletmesi yahut turizm ürünü için arzedilebilir imajını yaratmak ve düzenlemek amacıyla kullanılabilir

5

HALKLA İLİŞKİLERİN ÖRGÜTLENİŞİ VE GELİŞMESİ

Halkla ilişkiler organizasyon türüne ve tanımlayan kişinin bilinç, çıkar ve ideolojik yapısına göre farklı biçimde tanımlanır

örneğin, devlet kurumlarında halkla ilişkiler "danışma, enformasyon" görevini yapan memurluk olarak başladı

Sonradan kurumun tanıtım ve reklamını yapma, kuruma gelen kamunun şikayetlerini alma görevleriyle donatılan bir bölüm haline geldi

Firmalarda halkla ilişkiler firma için imaj yapma etkinliğini üstlenen bölüm olarak ortaya çıktı

Günümüzde, firma halkla ilişkileri bölümleri yerini "firma iletişimi" (Corporate Communications) aidi

Bu değişimin önde gelen nedeni muhtemelen halkla ilişkilerin hakli olarak" kirli kelime" haline gelmesi, halkla ilişkilercilerin "spin doktorları" olarak nitelenmesi ve "PR people" denildiğinde pozitif olan hiçbir çağrışımın olmaması olabilir

Halkla ilişkiler, daha çok, kurum ve firmalara hizmet veren bir endüstri olarak gelişti

Hakla ilişkiler firmaları kendilerine para ödeyen herkesin amacına uygun tanıtım, reklam olarak görünmeyen reklam, propaganda olarak görünmeyen propaganda, uyduru olarak görünmeyen uyduru, gerçek görünen imaj yaratma ve promosyon işini üstlenen ajanlardır

Halkla ilişkiler bir organizasyonun genel promosyon programı içindeki bir promosyon yöntemidir

6

HALKLA İLİŞKİLERDE AŞAMALAR

1

Bilgi Toplama Aşaması:

Yoğun olarak araştırma vardır

Kime, nasıl hangi araçlarla etki edeceğimiz gibi konularda bilgi toplarız

(gözlem, anket, vb teknikleri kullanırız) yine kişileri kullanırız

2

Planlama Aşaması:

Toplanan bilgiler ne yapılacak, toplanan bilgileri kimlere ne amaçla, nerede, nasıl kullanılacak gibi soruların cevaplarını alarak gerekçeler hazırlanır

Eğer ele alınan bir proje ise o projeyi planlarken ilişki planları da ele alınmalıdır

Bununla birlikte planın on uygulaması yapılır

Bu yönde elde edilen veriler değerlendirmeye tabi tutulur

Plan son seklini almadan önce ilgili kişilerin görüşleri alınır

Planın son sekli verilir

3

Uygulama:

Plan doğrultusunda uygulamalar yapılmasıdır

4

Değerlendirme:

Yapılan uygulamaların bir değerlendirmesi yapılır

7

HALKLA İLİŞKİLERDE İLKELER

1- Tanıtma: HI tanıtma amaç olmasının yanında ilişkilerin bir ilkesidir

2- Dürüstlük: HI,yapılanlar olması gerektiği gibi değil, olduğu gibi yapılmasıdır

3- İnandırıcılık: Ne kadar dürüst çalışma yapılsın inandırıcılık ilkesi ile hareket edilmiyorsa basarili olunmaz

4- İlgi destek ve güven sağlama: Her HI çabası içinde bu ilkeyi gerçekleştirme amacındayız

5- Yenileme: Yapılan çalışmaların sonucunda daima yenilikleri takip etme zorunluluğu olmalıdır aksi halde ilişkilerin sürekliliğinden söz etmek mümkün değildir

Her yeniliğin toplumda tepkileri belli değildir

Toplum her yeniliğin başlatıcısı olamaz öyle ise yeniliklerin gelmesi yeterli değildir

Toplum yeniliklere uyumu sağlanmalıdır

10-21-2012	#2
Prof. Dr. Sinsi	Konaklama İşletmelerinde Halkla İlişkiler HALKLA İLİŞKİLER VE TURİZM Haberleşme araçlarının kullanımı ve devletin de ülkelerde halkla ilişkiler konularıyla ilgili olarak turizmi geliştirmekte HIin rolü üstünde uzmanlaşma ve yerleştirme sağlandığında, formaliteler basitleştirildiğinde, açıklayıcı bültenler, kitaplar yaygınlaştığında, klavuzlar yetiştirildiğinde ve turistler “celbedildiğinde” Halkla İlişkilerde başlamıştır Asıl Halkla İlişkiler taksi şoförleri, garsonlar, otobüs ve trenlerdeki vatandaşlar, dükkan sahipleri, sokakta adres sorulan kimseler gibi insanlar tarafından yapılır Turistler gelmeden önce, hedefi ülkenin bütün halkı olan bir iç Halkla İlişkiler kampanyası açılmalıdır İnsanlar, kolaylıklar sağlanmış ve iyi duyurulmuşsa bir ülkeyi merak edip gelebilirler Ama o ülkede kalışlarının süresi ve sık sık gelmeleri, o ülke halkının kendilerine davranış tarzıyla çok yakından ilgilidir 2 SÜREKLİ HALKLA İLİŞKİLER TEKNİKLERİ 1- Doğrudan doğruya mal satmaya yönelik değildir 2- Bütün kamuoyuna hitap edecek şekilde yürütülür 3- İşletme hakkında bilgiler yayınlar 4- İşletme ile kamuoyu arasındaki bilgi akışı üzerinde durur 5- Basınla ilişkiler haber nitelikli bilgiler verilir, ücretsiz yayın yaptır¬maya ağırlık verir Sürekli Halkla İlişkiler Etkinlikleri • Yerel kişi ve kuruluşlara ilgilenme • Endüstriyel birliklere ilgilenme • Haber bültenleri, gazeteler ve şirket dergileri • İşgören ilişkileri • Medya ilişkileri • Medya araçları ve fotoğrafçılık • Hissedarlar, işletme sahipleri ve finansman kuruluşları • Konaklama ile eğitim veren kurumlar • Aracı kuruluşlar ve rakip işletmelerle ilişkiler • Hükümet ilişkileri • Müşteri ilişkileri • Reklam Halkla ilişkiler, bir kuruluşun ve kişinin çevresi ile olan ilişkilerini ge¬liştirme ve düzenleme amacıyla yaptığı çalışmalara denir Bu çalışmaları tu¬rizm işletmeleri, belirli hedef kitlelerini etkilemek, belirli tutum ve davranışla¬rını kamuoyuna benimsetmek ve çevrenin işletmeye karşı olan tutumunu olumlu yönde geliştirmek amacıyla yaparlar Otellerde halkla ilişkiler, santral memurunun tatlı sesiyle, resepsiyonistin güleryüzüyle, garsonun sevecen ve saygılı davranışıyla başlar Halkla ilişkilerin temel ilkeleri: Halkla ilişkiler tanıtmanın bir parçasıdır Fakat iki yönlü bir haberleşmeye dayanır İşletmeler ilişki içinde bulunduğu kuruluş ve kişilerin anlayış, sempati ve desteğini kazanmak ve devam ettirmek amacıyla halkla ilişkiler çalışmalarını yapar Halkla ilişkiler faaliyetinde dikkat edilmesi gereken temel ilkeler şunlardır: a) Dürüstlük, b) İnandırıcılık, c) Yineleme, d) Açıklık Bir yöneticilik sanatı olarak halkla ilişkiler yüzyıllardır uygulanmaktadır Ancak yeni bir ilgi alanı olarak diğer disiplinlerden ayrıldığı noktaların belirlenmesi ve bir takım genellemelere gidilmeye çalışılması ise oldukça yenidir Genelde halkla ilişkiler faaliyeti işletmenin ilişkide olduğu her türlü kişi ve kuruluş ile sağlam bağlar kurup geliştirmesine yönelik çabalardır Bu çabalar sonuçta işletme ile ilgili yönelik ça¬balardır Bu çabalar sonuçta işletme ile ilgili kurmak istediği kitle arasında karşılıklı güvenin ya¬ratılmasına ve işletmeye duyulan ilginin arttırılmasına yönelik olmalıdır Bu tanımdan hareketle halkla ilişkilerde karşılıklı bir ilişki daima söz konusudur Hedef kitle ile ilişki kuran kişi karşısındaki kitleye birşey verirken o kitleden de bir şey alır 3 HALKLA İLİŞKİLER YÖNTEMLERİ Halkla ilişkiler, halkı aydınlatma, bir örgüte iyi niyet, destek ve itibar sağlama; halkın bilincinde o örgüt hakkında olumlu bir izlenim ve imaj yaratma ve bunu belleklerde canlı tutma faaliyeti olarak tanımlanır Kamu oyu yaratmak (oluşturmak), kamuyu aydınlatmak, müşteriyi aydınlatmak ve personeli aydınlatmak biçiminde sıralanabi¬lecek dört boyutlu bir faaliyettir Bu durumu ile işletmelerde kullanı¬lan ve gerçekçi bir gözle ve sağlam bilgilerden hareket ederek halkın tanıyıp bilmesini, anlayışını ve sempatisini elde etmenin en iyi yolla¬rından biridir Özellikle doğrudan kişilerle yüz yüze gelinen otel işletmelerinde Halkla İlişkiler, geniş bir duyma işlevi ile elde ettiği haber ve bilgile¬ri de değerlendirerek; - Otelin piyasada iyi bir isim yapmasına (ün kazanmasına) ya da, - Mevcut adının daha iyi olarak tanıtılmasına; böylece, - Otelin kârlılığının artmasına, - İşletmenin sürekliliğine, yol açan işlevleri başaran bir faaliyet dalı olmaktadır Böylece, tanım¬da yeterince vurgulanamamış olan 'iki yönlülük' burada daha belir¬ginleşmiştir Diğer bir deyişle, Halkla İlişkiler faaliyeti, tüketiciye yö¬nelmiş bir bilgi akışını sağlamaktan öte anlamlar taşır Bir başka de¬yişle, tüketiciden de bilgi aktarılmasını sağlayacak ilişkileri geliştirir Bu amaçla, aşağıda özetlenen yöntemlerden yararlanır: 1) Yüz yüze görüşmek 2) Soru-Yanıt mektupları göndermek 3) Anket yapmak 4) Anket ve görüşme yöntemlerini birlikte uygulamak 5) Araştırma kurumlarından yararlanmak 6) Gözlemlerden yararlanarak örneklemeler yapmak Yetenekli bir pazarlamacı, kamu tutumundaki değişmeleri bütü¬nü ile izlemeye hazır olmalıdır Halka İlişkiler doğrudan doğruya kar sağlamaz Buna karşın, işletmenin uzun dönemde varlığını ve büyümesini, gelişmesini sağlama alır Tüketici zevklerindeki ve hatta bütü¬nü ile toplumsal değişmeyi izlemeye yarar Bu anlamı ile kamu oyu yoklaması işlevi Halkla İlişkiler için birinci derecede önem taşır Pa¬zarlamacı, bu bulgulardan yararlanarak yeni ürün-hizmet türleri oluş¬turulmasını ya da eldekiler (sunulmakta olanlar) üzerinde düzeltme¬ler yapılmasını önerebilir Değişiklikler Halkla İlişkiler örgütü (ya da uzmanı) yardımı ile yeniden kamu oyuna sunulur 4 OTEL İŞLETMELERİNDE HALKLA İLİŞKİLER FAALİYETLERİ Halkla ilişkiler faaliyetleri, işletmenin yürütmekte olduğu faaliyetler hakkında hedef kitleye bilgi vermesi ve onlardan gelecek tepkiler (feedback) doğrultusunda faaliyetlerin yeniden düzenlenmesi amaçlayan önceden planlanmış bir faaliyetler bütünü olarak tanımlanabilir Türkiye'de 1990'lı yıllardan itibaren otelcilik sektöründe halkla ilişkiler faaliyetlerine yer verildiği görülmektedir Müşterilerle yüzyüze geldikleri için otel işletmelerinin düzenlemiş oldukları halkla ilişkiler faaliyetlerini hedef kitleye ulaştırmaları oldukça kolay olmakta, dolayısıyla sonucun alınması için de uzun süre beklemek gerekmemektedir Otel işletmelerinde yürütülecek halkla ilişkiler faaliyetlerinde hedef kitleyi efektif ve potansiyel turist grubu, seyahat acenteleri ve tur operatörleri, ulaştırma işletmeleri, işadamları ve medya kuruluşları oluş¬turmaktadır Otel işletmelerinde halkla ilişkiler faaliyetleri yürütülürken dikkate alınması gereken iki önemli nokta bulunmaktadır Bunlar; • Halkla ilişkiler faaliyetleri karşılıklı iletişimi (işletme hedef kitle, hedef kitle-işletme) kapsar, ve • Halkla ilişkiler faaliyetlerinin amacı hedef kitlenin ilgisini, güvenini ve desteğini kazanmaktır Maliyetinin düşük olması, hedef kitleyle doğrudan iletişimi sağlaması gibi yararlan bulunan halkla ilişkiler faaliyetlerinin özellikle orta ve büyük ölçekli otel işletmelerinde etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi için işletme bünyesinde oluşturulacak halkla ilişkiler bölümüne gereksinme duyulmaktadır Otelin tüm bölümlerinde çalışan personel bizim için hedef kütedir ve önce bu personelle doğru, dürüst, samimi ve sevgi temeline dayanan halkla ilişkiler kurulmalıdır Bir otelde gülmeden ça¬lışan inşaların otel dışında yer alan hedef kitle ile ilişki kurması mümkün değildir Otel içinde halkla ilişkiler güvenli bilgilerin toplanması, organizasyonda yapılacak işlerin ve so¬rumlu kişilerin belirlenmesiyle başlar Otel odaların tipleri ve sayısı; restoran ve barların isimle¬ri, kapasiteleri, yiyecek-içeceklerin özellikleri ve otele özgü özel yemekler, açılış ve kapanış saatleri; banket servisinin kapasiteleri ve özellikleri; otele gelen konuklar için sağlanan ek hiz¬metler ve özellikleri; otelden istasyona, otogara ve havaalanına gidiş olanakları ve zamanları, otelin çevresinde gezip görülecek yerler, opera, tiyatro ve müze gibi yerlerle ilgili tüm bilgiler toplanmalı ve özellikle konuklarla direkt ilişkisi olan tüm personele aktarılmalıdır Tüm bu bilgi¬lerle ilgili değişikler izlenerek, yapılan değişiklikler ilgili yerlere zamanında iletilmelidir Halkla ilişkiler çalışması ile ilgili otel içinde yapılması gereken diğer çalışmalar aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür: • Çalışanların düşünceleri belirli zamanlarda alınarak, değerlendirilir • Büyük otellerde personel için gazete veya dergi çıkarılır; bu gazetede otelde yeni girenler, ayrılanlar, emekli olanlar, doğum günü olanlar, evlenenler gibi bilgilere de yer verilir Böylece personelin birbirini tanıması ve kaynaşması sağlanır • Ayın personelini seçme ve ödüllendirme, aynı zamanda bu lobideki panoda yer verilmesi • Otele yeni giren personel için işbaşı eğitimi (personel bölümü ile birlikte) Halkla ilişkiler çok geniş aktivite alanlarını kapsar ye aynı zamanda çok sayıda amaçlar içinde kullanılır Bundan dolayı, halkla ilişkilerin ne olduğu ve ne yaptığını dar bir tanım çerçevesinde ifade oldukça zordur Halkla ilişkilerin aktiviteleri, basit bir gazete bildirisinden yahut basın konferansı düzenlemekten; seyahat acentaları yahut tur operatörleri yöneti¬cilerini de kapsayan yazar ve gazetelerin eğitici turlar - enformasyon seya¬hatlerini de (familiarisation visits) içeren geniş bir yelpazeye yayılır Halkla ilişkiler, reklam ve satış geliştirme çabalarının etkinliğini artır¬mak ve desteklemek için veya bağımsız olarak bir ülkenin turizm yöresi, turizm işletmesi yahut turizm ürünü için arzedilebilir imajını yaratmak ve düzenlemek amacıyla kullanılabilir 5 HALKLA İLİŞKİLERİN ÖRGÜTLENİŞİ VE GELİŞMESİ Halkla ilişkiler organizasyon türüne ve tanımlayan kişinin bilinç, çıkar ve ideolojik yapısına göre farklı biçimde tanımlanır örneğin, devlet kurumlarında halkla ilişkiler "danışma, enformasyon" görevini yapan memurluk olarak başladı Sonradan kurumun tanıtım ve reklamını yapma, kuruma gelen kamunun şikayetlerini alma görevleriyle donatılan bir bölüm haline geldi Firmalarda halkla ilişkiler firma için imaj yapma etkinliğini üstlenen bölüm olarak ortaya çıktı Günümüzde, firma halkla ilişkileri bölümleri yerini "firma iletişimi" (Corporate Communications) aidi Bu değişimin önde gelen nedeni muhtemelen halkla ilişkilerin hakli olarak" kirli kelime" haline gelmesi, halkla ilişkilercilerin "spin doktorları" olarak nitelenmesi ve "PR people" denildiğinde pozitif olan hiçbir çağrışımın olmaması olabilir Halkla ilişkiler, daha çok, kurum ve firmalara hizmet veren bir endüstri olarak gelişti Hakla ilişkiler firmaları kendilerine para ödeyen herkesin amacına uygun tanıtım, reklam olarak görünmeyen reklam, propaganda olarak görünmeyen propaganda, uyduru olarak görünmeyen uyduru, gerçek görünen imaj yaratma ve promosyon işini üstlenen ajanlardır Halkla ilişkiler bir organizasyonun genel promosyon programı içindeki bir promosyon yöntemidir 6 HALKLA İLİŞKİLERDE AŞAMALAR 1 Bilgi Toplama Aşaması: Yoğun olarak araştırma vardır Kime, nasıl hangi araçlarla etki edeceğimiz gibi konularda bilgi toplarız(gözlem, anket, vb teknikleri kullanırız) yine kişileri kullanırız 2 Planlama Aşaması: Toplanan bilgiler ne yapılacak, toplanan bilgileri kimlere ne amaçla, nerede, nasıl kullanılacak gibi soruların cevaplarını alarak gerekçeler hazırlanır Eğer ele alınan bir proje ise o projeyi planlarken ilişki planları da ele alınmalıdır Bununla birlikte planın on uygulaması yapılır Bu yönde elde edilen veriler değerlendirmeye tabi tutulur Plan son seklini almadan önce ilgili kişilerin görüşleri alınır Planın son sekli verilir 3 Uygulama: Plan doğrultusunda uygulamalar yapılmasıdır 4 Değerlendirme: Yapılan uygulamaların bir değerlendirmesi yapılır 7 HALKLA İLİŞKİLERDE İLKELER 1- Tanıtma: HI tanıtma amaç olmasının yanında ilişkilerin bir ilkesidir 2- Dürüstlük: HI,yapılanlar olması gerektiği gibi değil, olduğu gibi yapılmasıdır 3- İnandırıcılık: Ne kadar dürüst çalışma yapılsın inandırıcılık ilkesi ile hareket edilmiyorsa basarili olunmaz 4- İlgi destek ve güven sağlama: Her HI çabası içinde bu ilkeyi gerçekleştirme amacındayız 5- Yenileme: Yapılan çalışmaların sonucunda daima yenilikleri takip etme zorunluluğu olmalıdır aksi halde ilişkilerin sürekliliğinden söz etmek mümkün değildir Her yeniliğin toplumda tepkileri belli değildir Toplum her yeniliğin başlatıcısı olamaz öyle ise yeniliklerin gelmesi yeterli değildir Toplum yeniliklere uyumu sağlanmalıdır